Estándar 11: Gestión de proyectos basada en evidencia y orientada a la acción.

Tomar decisiones colaborativas, oportunas, e informadas para garantizar que el proyecto entregue el impacto previsto a los participantes en el tiempo, alcance y presupuesto aprobados.

Promover y facilitar con intencionalidad la reflexión, aprendizaje y adaptación del proyecto.

Por qué
Una gestión eficaz de los proyectos requiere un enfoque de aprendizaje intencional y un entorno de colaboración en el que se soliciten y valoren diversas visiones e ideas. La gestión efectiva del proyecto también se guía por el entendimiento de que el contexto operativo de cada proyecto es único y dinámico, y a la vez afecta y es afectado por el proyecto, y que compartir el aprendizaje del proyecto con otros actores es importante para la relevancia, influencia e impacto del proyecto. Los equipos del proyecto deben recopilar y reflexionar continuamente sobre el conocimiento del proyecto, identificar y explorar las lagunas de conocimiento y las preguntas, y utilizar estos aprendizajes para la toma de decisiones del proyecto, incluyendo adaptaciones apropiadas y oportunas de las actividades y estrategias del proyecto.

Promoción intencional y facilitación reflexiva de oportunidades para la reflexión y el aprendizaje en los proyectos:
- Apoyar la toma de decisiones fundamentada, transparente e inclusiva.
- Facultar a los equipos de proyecto para que modifiquen sus acciones e intervenciones a la luz de las prácticas emergentes y los nuevos conocimientos.
- Contribuir a mejorar la calidad del programa para el proyecto focalizado así como para otros proyectos.
- Facilitar que CRS y sus socios puedan influir positivamente en otras partes interesadas e intervenciones.

Quién
- Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
  - El PM/CoP instaura un entorno favorableEste entorno favorable a veces se denomina "psicológicamente seguro". La Dra. Amy Edmonson define la "seguridad psicológica" como "la certeza de que uno no será castigado o humillado por expresar ideas, preguntas, preocupaciones o errores" (para más información sobre la seguridad psicológica, véase la charla de TEDx en "Otros recursos"). para la reflexión, el aprendizaje y la adaptación en el marco del proyecto, garantiza que el aprendizaje se haga de forma intencionada y supervisa la documentación y la difusión de los resultados del aprendizaje del proyecto.
- Otros involucrados: Director de programas (HoP); representante de país (CR); equipos de proyecto de CRS y del socio, incluso personal MEAL; asesores técnicos (programa de país, regional y global); personal de crecimiento estratégico del programa de país y la región; personal de IDEA; equipo de comunicaciones PIQA (Impacto de programas y Garantía de calidad)
  - El HoP apoya al PM/CoP en establecer un entorno favorable y apoya las actividades clave de aprendizaje e intercambio.
  - El CR proporciona liderazgo fortaleciendo un entorno favorable para la reflexión, el aprendizaje y la adaptación en el marco más amplio del programa de país.
  - Los miembros del equipo de proyectoDe acuerdo con el principio rector de CRS de subsidiariedad, es especialmente importante que el PM/CoP facilite la participación del personal de CRS y de los socios que trabajan más de cerca con las comunidades, los hogares y las personas que participan en el proyecto. de CRS y de los socios contribuyen activamente a la reflexión y el aprendizaje del proyecto, incluso compartiendo sus observaciones y preguntas de su quehacer cotidiano, identificando los temas para un mayor nivel de aprendizaje e intercambio de ideas y colaborando en la planificación y la puesta en práctica de las actividades de aprendizaje.
  - Los asesores técnicos (MEAL, especialistas sectoriales, personal de alianzas y fortalecimiento de capacidades) apoyan el aprendizaje del proyecto, incluyendo identificar temas, audiencias y oportunidades para compartir el aprendizaje.
  - El personal del programa de país y crecimiento estratégico regional, junto con el personal de IDEA elaboran estrategias sobre las formas más efectivas de compartir el aprendizaje del proyecto con los donantes institucionales.
  - El personal del equipo de comunicaciones de PIQA puede brindar apoyo con orientación y plantillas para documentar el aprendizaje y compartirlo con las partes interesadas externas.

Cuándo
- Constante durante la implementación de proyecto.
- Póngase la meta de al menos a realizar un evento anual de aprendizaje por año

Cómo
Siga estos pasos para promover la intencionalidad en el aprendizaje y la adaptación a lo largo de la implementación del proyecto:

Oportunidades periódicas para el aprendizaje continuo en el proyecto
1. Al comenzar la implementación del proyecto, el PM/CoP establece una frecuencia periódica (por ejemplo, mensual) para las reuniones del equipo del proyecto con el fin de verificar los planes del proyecto, comentar las observaciones de campo -en particular, las observaciones inesperadas a la luz de las suposiciones del proyecto- y hacer los ajustes tácticos que sean necesarios.
2. El PM/CoP desarrolla una agenda para estas reuniones de control junto con un enfoque de facilitación de reuniones que fomente el aprendizaje intencional y el intercambio abierto de éxitos, retos, oportunidades, preguntas y preocupaciones, incluyendo los temas y riesgos del proyecto (véase el Estándar 11, acción clave 2).
- Revisar y adaptar la muestra de la lista de Control de las reuniones mensuales de monitoreo,El equipo del proyecto MAWA de CRS Zambia desarrolló esta lista de control para fomentar la reflexión y el aprendizaje en sus reuniones regulares, utilizando un enfoque de "pensamiento evaluativo" (para más información sobre el pensamiento evaluativo, ver los videos bajo "Otros recursos"). según sea práctico. Hablar con personal con experiencia en facilitar reuniones de control similares, enfocadas en el aprendizaje.
- Usar estas reuniones para involucrar a todos en Debates sobre Aprendizaje para la Acción (LAD), siguiendo una serie de preguntas orientadoras sencillas.
- Usar la Guía de Inicio: Aprendizaje Práctico en CRS, para ver ideas sobre cómo promover una comprensión compartida del aprendizaje entre miembros del equipo del proyecto, al igual que ejercicios y actividades para fomentar el aprendizaje con intención.
- Organizar y dirigir las reuniones de control haciendo uso de abordajes que permitan que se expresen y escuchen experiencias variadas y hasta contrarias.
- Depende del tamaño y estructura del equipo del proyecto, puede que el PM/CoP tenga que trabajar con personal de campo de alto nivel,Si es el personal de alto nivel sobre el terreno el que dirigirá estas reuniones, invítelos a participar en una reunión facilitada por el PM/CoP en las primeras etapas de la ejecución del proyecto. Proporcionar entrenamiento y acompañamiento según sea necesario para ayudar al personal a crear el ambiente propicio para el aprendizaje intencional a nivel del equipo de campo. para establecer un patrón similar y planificar reuniones con personal de campo de CRS y del socio. Dar seguimiento con los líderes de reuniones en el campo, para garantizar que se documenten y compartan puntos clave.
Fortalecer el conocimiento, las habilidades y actitudes para la gestión adaptativaLa gestión adaptativa es una forma de abordar retos complejos. El punto de partida es la suposición de incertidumbre en cuanto a lo que pueda funcionar para abordar el reto. Luego, se caracteriza por su abordaje flexible que incluye pruebas, monitoreo, obtener retroalimentación y - crucialmente - hacer correcciones de curso de ser necesario. (Adaptive management: What it means for civil society organisations, Bond, 2016) del equipo de proyecto: El PM/CoP debe trabajar con los miembros del equipo de proyecto para evaluar sus conocimientos, habilidades y actitudes (KSA) con relación a tres áreas que son clave para que sea efectiva la gestión de proyectos:
- Colaboración - identificar intencionalmente a actores clave internos y externos e involucrarlos apropiadamente
- Aprendizaje - identificar conocimientos y abordar los vacíos de conocimientos, probar la teoría de cambio del proyecto, evaluando riesgos y oportunidades, optimizar los esfuerzos por hacer monitoreo, evaluación y rendición de cuentas
- Adaptación - tomarse el tiempo para reflexionar sobre los aprendizajes y temas globales, y actuar conforme lo aprendido.
Pedir a colegas con experiencia en estos KSA si tienen sugerencias sobre cómo fortalecerlos. Consultar también el Estándar 14, acción clave 2 (Identificar las brechas en las habilidades de gestión de proyectos del personal, elaborar e implementar planes para abordarlas) para ver recursos adicionales.
1. El PM/CoP hace planificación cuidadosa para el aprendizaje con intención, en cada una de las reuniones de planificación y revisión formales, trimestrales y anuales.
- Consultar la guía para recolectar y analizar datos de MEAL del proyecto en el Estándar 11, acción clave 3.
- Consultar la guía detallada para planificar y facilitar reuniones de planificación y revisión trimestrales y anuales del proyecto en el Estándar 11, acción clave 4.
Amplificar la voz del personal más próximo a los participantes del proyecto: Los aprendizajes más significativos y las adaptaciones más efectivas suelen salir de los puntos de vista del personal que trabaja más de cerca con los participantes del proyecto. Sin embargo, muchos proyectos no se aseguran de dar oído a los puntos de vista de dicho personal, especialmente en reuniones grandes con personal superior del proyecto. A la hora de planificar cualquier reunión de control o revisión proyecto, el PM/CoP y otros facilitadores deben prestar atención detallada a las dinámicas de participación y estructurar la reunión de tal forma que se amplifiquen las voces de estos miembros de personal. Hay que recordar que los esfuerzos por fomentar una cultura de aprendizaje y apretura en reuniones formales sólo tendrán éxito si la cultura también se modela y cultiva en las interacciones diarias del equipo de proyecto.
1. El PM/CoP y equipo de proyecto usan el aprendizaje que surja de estas reuniones para hacer ajustes tácticos y estratégicos apropiados a las estrategias y los planes de implementación, y adaptar las actividades formales de aprendizaje del proyecto (ver más adelante).
Actividades y eventos formales de aprendizaje del proyecto (interno y externo)

Además de adoptar el enfoque intencional del aprendizaje antes descrito en todas las actividades de planificación y revisión de proyectos, la guía a continuación le servirá para planificar e implementar eficazmente las actividades y los eventos del proyecto que se concentran explícitamente en el aprendizaje.
1. El PM/CoP trabaja de la mano con los miembros de los equipos de proyecto de CRS y del socio y otros si es necesario (p. ej., asesores técnicos por sector y de MEAL, y otros que hayan organizado actividades similares) para planificar las actividades formales de aprendizaje del proyecto.Estas actividades probablemente hayan sido identificadas durante el desarrollo del sistema MEAL del proyecto y la planificación detallada de la implementación, pero irán evolucionando a medida que la implementación y el aprendizaje del proyecto evolucionen (ver paso 4 antes descrito). Pida insumos del asesor técnico (AT) en cuanto a los aprendizajes para compartir con actores externos. Las actividades y eventos de aprendizaje formales del proyecto pueden incluir las siguientes:
- Reuniones de reflexión y de revisión post-acción (AAR)
  Reuniones de reflexión y de revisión post-acción (AAR) después de hitos importantes del proyecto, como completar la línea de base del proyecto o la evaluación intermedia, transición de la puesta en marcha a la plena implementación de proyecto, o completar algún proceso importante del proyecto.Por ejemplo: Desplegar un nuevo enfoque de fortalecimiento de capacidades; Completar la primera ronda de distribución de un proyecto de emergencia; Iniciar las actividades de proyecto en una zona nueva como parte del plan de ampliación de escala del proyecto; Reducción progresiva o traspaso progresivo de las actividades del proyecto, como parte de la estrategia de salida a más largo plazo. Estas actividades típicamente se enfocan en aprendizajes internos. Consultar el Procedimiento para MEAL 3.7Procedimiento 3.7:Analizar los hallazgos de la evaluación con los socios y otros grupos de interés para generar recomendaciones adecuadas e informar el aprendizaje de la agencia. y la Guía de Inicio: Aprendizaje Práctico en CRS, para ver enfoques y buenas prácticas para los eventos de reflexión y revisión post-acción del proyecto.
- Investigación, o estudios especiales
  Investigación, o estudios especiales en torno a problemas programáticos u operativos de especial importancia o interés CRS y sus socios pueden haber identificado temas prioritarios para la investigación o los estudiosTenga presente que las evaluaciones a fondo realizadas durante la puesta en marcha del proyecto también pueden ser una rica fuente de aprendizajes y generar información importante para compartir fuera del equipo del proyecto. durante el diseño del proyecto o el desarrollo del sistema MEAL, o al analizar los datos del proyecto y revisar las experiencias de implementación del proyecto. La investigación y los estudios especiales suelen ser provechosos tanto para el aprendizaje del equipo del proyecto como para la discusión y reflexión con otras partes interesadas. Identificar anticipadamente los posibles actores interesados y tener en cuenta sus intereses y preferencias comunicativas en la planificación de la investigación, o estudio.Política MEAL 10: Investigación El personal de CRS trabaja con los socios para llevar a cabo investigaciones alineadas a los estándares de protección de datos y ética, y documentar y difundir los hallazgos de las investigaciones para incidir en las mejores prácticas de la industria.
- Almuerzos de trabajo y otras presentaciones y conversaciones
  Aprovechar "almuerzos de trabajo"“Almuerzo de trabajo” se refiere a hacer presentaciones informales organizadas durante la hora del almuerzo. y otras presentaciones y conversaciones en reuniones de departamento, webinarios, discusiones en foros virtuales (p. ej., CRS MEAL Solutions Exchange), y otras oportunidades para la socialización. Estas actividades típicamente se enfocan al interior e involucran a los colegas de CRS fuera del equipo de proyecto, a nivel de programa de país, región o global.
- Los eventos formales de aprendizaje del proyecto como talleres y simposios
  Los eventos formales de aprendizaje del proyecto como talleres y simposios, que típicamente incluyen actores externos y se concentran en socializar los aprendizajes desprendidos de componentes y abordajes clave del proyecto. Estos eventos suelen incorporar los hallazgos e interpretación de investigaciones o estudios especiales, así como de las evaluaciones del proyecto (consultar 7 Steps of Planning Summary and Workshop Agenda7 Pasos para planificar - Resumen y agenda de taller (sólo en inglés) bajo “Otros Recursos” para ver ejemplos del taller de aprendizaje de nivel nacional).
- Reuniones presenciales para compartir los aprendizajes del proyecto con actores clave
  Reuniones presenciales para compartir los aprendizajes del proyecto con actores clave, entre los que se pueden incluir forjadores de políticas, otros funcionarios de gobierno, practicantes o centros de investigación y donantes.
- Presentaciones en foros externos
  Presentaciones en foros externos como reuniones de coordinación del grupo de emergencias, reuniones de grupo técnico de trabajo de ONG, conferencias técnicas, etc.
Compartir los aprendizajes con actores externos: Planificar detenidamente la manera de involucrar a actores externos en eventos de aprendizaje del proyecto, teniendo presente los objetivos de aprendizaje e intereses del equipo de proyecto y de cada actor externo. Consultar los planes y el análisis del proyecto con relación a la comunicación e influencia del actor (incluyendo plan de acercamiento con los donantes, y el [próximamente] plan de comunicación de SMILER + actores). Reflexionar sobre la mejor forma de socializar y tener un intercambio sobre el aprendizaje, en un evento con un grupo más grande de actores, o en reuniones y conversaciones con actores a nivel individual o en grupos más reducidos de actores.
1. El PM/CoP, con apoyo del HoP según se necesite, participa a la región y al PIQA para que ayuden con documentar los aprendizajes del proyecto. El apoyo de la región y PIQA puede variar según el proyecto y la disponibilidad de recursos, y las necesidades y preferencias de comunicación del actor en cuestión. Adaptar y embalar la información de origen y focalizar el mensaje para cada público meta. Piense con creatividad y contacte al personal de comunicaciones con los donantes de IDEA pidiendo apoyo y plantillas.
- Pulse aquí para una lista de Formatos comunes usados para compartir aprendizajes de proyectos.
  Resúmenes técnicos de uso interno y externo
  
  Documentos de investigación
  
  Resumen de la memoria de eventos de aprendizaje
  
  Historias de éxito
  
  Formatos audiovisuales (p. ej., entrevistas con personal y/o participantes del proyecto en formato de video o pódcast)
  
  Artículo publicado en blog
  
  Síntesis de datos del proyecto (evaluaciones, informes de línea base, revisión intermedia, etc.).
Tenga en cuenta que sea cual sea el formato en el que se comparten los aprendizajes del proyecto, el aprendizaje compartido debe sustentarse en datos del proyecto.

Concentrar el aprendizaje en lo que sea de relevancia inmediata para el proyecto: Las posibilidades de aprendizaje en un proyecto pueden parecer ilimitadas. Hablar de las prioridades de aprendizaje del proyecto cuando se elabore el sistema MEAL ayuda a que el equipo del proyecto se concentre en las áreas clave de aprendizaje. Sin embargo, las prioridades de aprendizaje pueden experimentar una evolución durante la implementación de proyecto, con base en los cambios en el entorno operativo y los datos surgidos del sistema MEAL del proyecto. Concentrarse en generar aprendizajes que pude tomar el equipo de proyecto y aplicarlo para hacer adaptaciones apropiadas durante la vida del proyecto.
1. El PM/CoP dirige a los equipos de proyecto de CRS y del socio en la implementación de actividades y eventos formales de aprendizaje del proyecto.
- Pulse aquí para Consejos para tener en cuenta para eventos externos de aprendizaje:
  Garantizar que especialistas técnicos (p. ej., AT de alto nivel en el programa de país, consultores especialistas de sector que apoyen al proyecto, y AT de la región o globales) sean parte de las actividades donde se vaya a socializar los aprendizajes del proyecto con contrapartes técnicos de organizaciones externas (p. ej., personal de un ministerio, personal técnico de ONG, etc.).
  
  Involucrar al HoP y/o CR según convenga para dirigir eventos con gerentes de alto nivel de organizaciones donantes o contrapartes.
  
  Elaborar temas de discusión y agendas claras para las reuniones con actores individuales así como eventos multi-actor, para garantizar que el personal de CRS que participe en la reunión pueda transmitir un mensaje claro y coherente. Elaborar mensajes con insumos de los AT, personal de comunicación según la necesidad, y en el caso de relaciones con donantes centralizadas, con el personal de IDEA.
  
  Organizar sesiones para ensayar, especialmente antes de actividades de difusión con actores muy estratégicos. Considerar la posibilidad de que estas sesiones de práctica sean parte de las actividades de socialización internas.
1. El PM/CoP, en coordinación con el HoP y asesores técnicos si es necesario, identifica otros actores CRS que puedan tener interés en los productos de aprendizaje o la experiencia del equipo de proyecto con la planificación e implementación de eventos de aprendizaje, y comparte la información relevante.
Aprendizaje más allá del equipo del proyecto: Aprender de un proyecto puede contribuir a fortalecer el diseño, la planificación y la gestión de otros proyectos. Las AT aportarán puntos de vista importantes sobre lo que puede ser innovador y de interés y pueden ayudar a enmarcar el aprendizaje del proyecto desde el contexto más amplio de un área de programación técnica - compartir el aprendizaje con ellos y buscar sus aportes con respecto a otros interesados que podrían estar interesados en el aprendizaje del proyecto. Difundir el aprendizaje relevante del proyecto entre el personal del programa de país, el personal regional y de la sede, y el personal de participación de los donantes.
1. Después de los eventos de aprendizaje internos y externos, el PM/CoP sube la documentación de aprendizaje relevante a Gateway, para referencia y uso futuro.
- Si el donante del proyecto lo requiere, también puede subir la documentación de aprendizaje a las bases de datos de donantes pertinentes (por ejemplo, Development Experience Clearinghouse).
Utilice el aprendizaje de proyectos para actualizar regularmente las referencias de desempeño anterior: Las referencias de desempeño anterior (PPRs) son una buena manera de resumir la información sobre los logros y el aprendizaje clave del proyecto y son muy importantes para los esfuerzos de crecimiento estratégico de CRS. Actualizar periódicamente los PPR (p. ej., anualmente) para que se reflejen los resultados y aprendizajes más recientes del proyecto. Consultar la guía adicional en el Procedimiento para MEAL 8.1.Procedimiento MEAL 8.1: Completar la Referencia de Desempeño Pasado o PPR [Past Performance Reference] al finalizar el proyecto para documentar su aprendizaje, y publicarlo en Gateway

Asocio
- Los socios han de ser participantes de pleno derecho en las actividades de aprendizaje y socialización. Se les involucra como "practicantes reflexivos" o "trabajadores del conocimiento," en lugar de meros proveedores de asistencia Sus experiencias, conversaciones y observaciones desde el terreno suelen muy ilustrativas, perspicaces, de actualidad y basadas en realidades sobre el terreno. Esto resulta de gran valor cuando se trata de analizar las consecuencias involuntarias, tanto buenas como malas, que se derivan de las intervenciones de los proyectos (véase también el estándar 11, acción clave 4).
- Apoyar a los socios para que promuevan un entorno propicio para la reflexión, el aprendizaje y la adaptación, incluida la planificación y ejecución de actividades de aprendizaje y de compartir actividades y eventos a nivel de asociados.
- Cuando el equipo de proyecto analice los públicos meta y los mensajes para el aprendizaje del proyecto (ver paso 6 arriba), CRS y los socios pueden en algunos casos determinar que los socios están mejor posicionados para transmitir el aprendizaje con ciertas partes interesadas. En esos casos, trabaje con los socios a fin de planificar y prepararse para las actividades en las que los socios jueguen el papel principal, así como para planificar el papel de los socios en las actividades en las que CRS esté a cargo.
- En el caso de proyectos donde CRS tenga un socio investigador o socio técnico que lidera un componente del proyecto, el socio podría estar a cargo del esfuerzo de documentar los aprendizajes del proyecto de dicho componente. En la mayoría de los proyectos, sin embargo, CRS asume la responsabilidad de documentar el aprendizaje del proyecto.
Cuando CRS es subreceptor
- El principal determina la frecuencia y el enfoque de las reuniones de revisión y aprendizaje de todo el proyecto.
- Siga el proceso de aprendizaje ya descrito en el caso de los componentes del proyecto que maneje CRS, pero recuerde que el principal estará a cargo del compromiso del proyecto con el donante del proyecto en torno al aprendizaje del proyecto.
Proyectos de emergencia
- Los PM de emergencia deben prestar especial atención a la integración del aprendizaje intencional en las reuniones de revisión y planificación de proyectos en curso, dado el contexto operativo dinámico de la respuesta de emergencia.
- En los proyectos de emergencia, el calendario de eventos de aprendizaje suele ser más comprimido, incluyendo Evaluaciones en tiempo real a las 6 u 8 semanas de haber empezado la respuesta,Procedimiento MEAL 3.5: Realizar una evaluación en tiempo real durante las respuestas de emergencia para contribuir al aprendizaje de la agencia e informar a la siguiente fase de la respuesta. según la etapa y la urgencia de la respuesta de emergencia.
- La información de la evaluación inicial a menudo es un insumo clave en el aprendizaje de proyectos de emergencia. Compartir los informes de evaluación inicial y aprendizajes relevantes derivados de las revisiones de los datos de monitoreo y evaluación de los proyectos con los miembros del grupo de emergencia y otros actores, según corresponda, ya que este aprendizaje puede tener una relevancia más amplia para muchos de los actores involucrados en la respuesta a la emergencia. Al momento de socializar y presentar dicha información, sea transparente sobre la metodología utilizada y sus limitaciones.

Estándar 11: Gestión de proyectos basada en evidencia y orientada a la acción.

Recursos Clave

Plantillas y Herramientas

Políticas y Procedimientos

Otros Recursos