Acciones clave por:

Estándar 11: Gestión de proyectos basada en evidencia y orientada a la acción.

Tomar decisiones colaborativas, oportunas, e informadas para garantizar que el proyecto entregue el impacto previsto a los participantes en el tiempo, alcance y presupuesto aprobados.

Gestionar y revisar proactivamente las relaciones de asociación.

  • Por qué

    El compromiso profundo de CRS con llevar relaciones adecuadas con quienes servimos, en colaboración con la Iglesia y organizaciones seculares más cercanas a los que están en necesidad, genera asociaciones que son esenciales para el éxito de los proyectos de CRS. Con algunos socios de proyecto, CRS tiene alianzas organizativas basadas en una visión de largo plazo y un compromiso común con la promoción de la justicia y la paz. Otras asociaciones podrían estar más estrechamente focalizadas en un proyecto en particular (una asociación de "implementación" o "funcional", según las typologies of relationshipsTipologías de relaciones de CRS). Si CRS está trabajando con un socio de larga trayectoria o si ha establecido una asociación de implementación o funcional para un proyecto, CRS sigue los principios de las asociaciones de la institución en nuestras relaciones con los socios del proyecto. Esto incluye gestionar y revisar proactivamente las relaciones de socio en el transcurso de la implementación de proyecto.

    Gestionar de manera proactiva una relación de socios durante la vida del proyecto logra lo siguiente:

    • Facilita una mejor gestión de proyecto.
    • Contribuye a que las relaciones entre CRS y el socio sean sanas y colaborativas.  
  • Quién

    • Otros implicados: Personal de programación, incluyendo encargado del asocio (de haber uno) y otros miembros de personal de proyecto (directores del proyecto, asistentes del proyecto); personal de finanzas y otro personal de operaciones; representante de país (CR); director de programas (HoP); director de operaciones (HoOps)
      • El personal de programas, finanzas y otras operaciones mantienen interacciones de rutina con los socios y son están en la vanguardia para resolución de problemas;
      • El CR, HoP y HoOps interactúan con los socios en torno a la relación de asocio en general (en el caso de organizaciones con las que CRS tiene una asociación institucional más amplia), y puntualmente en eventos, reflexiones problemáticas más complejas del proyecto.

    El involucramiento de los directivos superiores en la gestión de la asociación: Si bien el PM/CoP es el responsable de manejar la asociación específica del proyecto, los directivos superiores de CRS, en particular CR y HoP, tienen roles importantes en la gestión de la relación con el socio. El PM/CoP involucra activamente a los liderazgos para garantizar que la gestión de los asocios del proyecto sea conforme a las consideraciones y prioridades de la relación institucional, y que las actividades de asocio específicas del proyecto apoyen tanto los resultados del proyecto como también la efectividad del asocio.

  • Cómo

    Determinar las acciones más apropiadas para el manejo efectivo de las relaciones de asocio del proyecto y cuándo y cómo tomar dichas acciones, requiere de un proceso de discernimiento por parte del PM/CoP en coordinación con los directivos superiores y otros miembros del personal del proyecto (ver sección anterior "Quién"), con cada organización socia. Los siguientes pasos generales brindan orientación para los PM/CoP; adaptar dichos pasos según se necesite para responder a las necesidades de contextos específicos de proyecto y asocio.

    1. El PM/CoP trabaja con el personal de programas, finanzas y otro personal de operaciones para establecer mecanismos para manejar de manera efectiva la relación de CRS con los socios de proyecto. Entre estas se incluyen las siguientes:
    • La consulta frecuente y regulare: la frecuencia y la manera de consultar con los socios en cuanto al proyecto depende del personal involucrado, el alcance de trabajo de cada socio y el contexto organizativo, operativo y cultural del socio. Decidir, conjuntamente con los socios, cuál tipo de comunicación regular será el mejor para todas las partes y establecer dichos mecanismos de comunicación para el personal. 
    • Reuniones periódicas: toman lugar de acuerdo con el cronograma del proyecto y suelen incluir visitas de campo (consultar la guía en el Estándar 11, acción clave 3).
    • Monitoreo de asocio formal
    • Reflexión profunda/resolución de problemas: los PM/CoP trabajan con los directivos superiores del programa de país para involucrar a los socios en torno a las siguientes oportunidades para reflexionar de forma más profunda:
      • Completar la Tarjeta de puntación de asociación (Partnership Scorecard) es una oportunidad para la reflexión conjunta de CRS y el socio, y para medir el progreso del asocio y el fortalecimiento de capacidades. El uso de la Scorecard (Tarjeta de puntuación) está estipulado en la estrategia institucional de CRS. Como parte de la implementación de la estrategia de la institución y como buena práctica recomendada, CRS llena la Partnership Scorecard anualmente con los socios estratégicos y de largo plazo (notar que la Scorecard también puede ser utilizada con otras instituciones socias, según las tipologías d relaciones de CRS).
      • Las Reflexiones de la asociación se pueden utilizar al inicio de la asociación para explorar a mayor profundidad la identidad, los valores y la labor de cada socio, y pueden ser una manera muy práctica para que el asocio comience bien. Las Reflexiones de la asociación también son prácticas en momentos posteriores de la relación para tomar distancia y observar la relación de forma más amplia, para ver lo que está funcionando y lo que se podría fortalecer. Las Reflexiones de la asociación no son obligatorias pero se recomiendan decididamente en el caso de los asocios nuevos de CRS iniciadas a través de un proyecto pero con potencial de volverse relaciones estratégicas de largo plazo.

    La Partnership Scorecard (Tarjeta de puntación de asociación) y Reflexión de la asociación son procesos que generalmente están vinculados, ya que la Reflexión incluye la revisión de los resultados de la Scorecard. Si no hay tiempo para hacer ambas, la prioridad sería la Scorecard.

    • Además, se pueden programar reflexiones más profundas en cualquier momento que un asocio enfrente dificultades, dando la oportunidad para hacer una pausa, escucharse mutuamente, y conjuntamente buscar la resolución de problemas.

    Participar a los liderazgos en los desafíos del asocio: Involucrar a los liderazgos de alto nivel de CRS y del socio para la resolución rápida de problemas. En situaciones de conflicto, pida ayuda de los liderazgos de CRS y/o de especialistas en consolidación de la paz.

    1. El PM/CoP hace uso del registro de problemas del proyecto (consultar la guía en el Estándar 11, acción clave 2 y plantilla de registro de problemas) para dar seguimiento a problemas de proyecto en curso y para garantizar que haya memoria institucional en caso de rotación de personal.
  • Asocio
    • Esta acción se concentra exclusivamente en los socios; consultar los pasos "como" antes descritos.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el mismo proceso con cualquier socio subreceptor de CRS a la hora de implementar un proyecto como subreceptor de otra organización.
    • En caso de que el principal no tenga su propio sistema y formas de abordar la gestión de las relaciones con socios, CRS puede sugerir el uso de herramientas como el Marco de Alineación del Consorcio para la Excelencia (CAFE) y el Tutorial CAFE.  
  • Proyectos de emergencia
    • En vista de que los proyectos de emergencia suelen ser implementados en situaciones de mucho estrés es de especial importancia garantizar que el equipo de proyecto incluya personal con fuertes habilidades en las relaciones de asocio.
    • Podría ser necesario realizar controles y reuniones con mayor frecuencia con los socios, debido a las dinámicas del contexto d emergencias, y por la posibilidad de que haya cambios en los roles y responsabilidades a medida que evolucione la respuesta ante la emergencia.