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Puesta en marcha

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Implementación

Estándar 13: Gestión financiera efectiva durante la implementación de proyecto.

Lograr coherencia financiera, transparencia y administración a través de la adecuada y continua planificación financiera, monitoreo, controles y presentación de informes.

Fase:

Implementación

Categoría:

Gestión financiera

Acción Clave 1	Preparar proyecciones financieras anuales y trimestrales con base en el plan de implementación detallado actualizado.
Quien	Gerente de presupuesto; el personal de compras/gestión de cadenas de suministro, personal de recursos humanos, gerente financiero (FM), director de operaciones (HoOps), director de programas (HoP), representante de país (CR)
Cuando	Preparar proyecciones de presupuesto anuales: Al desarrollar el Plan Anual de Programa (APP). En el transcurso del año, para los fondos arrastrados del año previo (octubre), y para adjudicaciones/modificaciones y otras autorizaciones de gastos o reasignaciones de recursos (p. ej., para fondos discrecionales) que se reciban y no se hayan previsto en los presupuestos. Finalizar proyecciones de la previsión trimestral según el calendario de planificación anual de la institución, típicamente: Al día 15 de cada trimestre para previsiones de efectivo Febrero, mayo y julio/agosto para previsión de gastos

Acción Clave 2	Analizar la comparación de presupuesto mensual y los informes de antigüedad para revisar gastos comparados con el plan de implementación detallado, y tomar decisiones según corresponda.
Quien	Gerente de presupuesto; gerente financiero (FM); otros miembros del equipo de programa de proyecto; director de programas (HoP); director de operaciones (HoOps); representante de país (CR)
Cuando	Mensualmente, con la circulación de la comparación de presupuesto y los informes de antigüedad dentro de los 5 días antes del cierre financiero de final de mes. Cuando las revisiones trimestrales que coincidan con previsiones presupuestarias, también presentan oportunidades para el análisis financiero y la toma de decisiones.

Acción Clave 3	Monitorear las finanzas de subreceptores y dar acompañamiento a socios en la implementación de planes de mejoramiento de la capacidad financiera.
Quien	Director de operaciones (HoOps) o gerente de operaciones; gerente financiero (FM) o personal financiero designado; gerente de proyecto (PM) o chief of party (CoP), o el que designe el CoP
Cuando	De conformidad con los requisitos de la Política de gestión financiera de subreceptores (SRFMP) y el plan de mejora de control interno (ICIP) del socio en particular

Acción Clave 4	Preparar informes finales que reflejen correctamente todo gasto del proyecto en el sistema financiero, para su revisión por el gerente de proyecto y su presentación a los donantes, según solicitado.
Quien	Gerente financiero (FM) o personal de Overseas Finance de HQ; gerente de proyecto (PM)/director de proyecto (CoP); director de programas (HoP); personal de IDEA si procede; analista de subvenciones de Overseas Finance de HQ; equipo directivo superior (SMT)
Cuando	Según solicite el PM/CoP con base en los plazos establecidos por el donante (consultar la información sobre cómo establecer un calendario de tareas y fechas de entrega para la gestión financiera del proyecto en el Estándar 8, acción clave 5) Consultar el Estándar 16 para mayor información sobre el informe financiero final del proyecto

Acción Clave 5	Asegurarse de que sean oportunos los avances de proyecto y la revisión de informes de liquidaciones del socio, y proporcionar retroalimentación sobre buenas prácticas y las necesidades de mejorar.
Quien	Gerente de proyecto (PM); gerente financiero (FM) u otro personal financiero designado; representante de país (CR) o su designado
Cuando	Después del primer anticipo del proyecto, los anticipos se deben emitir antes de los 15 días naturales después de recibir el informe de liquidación del socio (consultar la Política de gestión financiera de subreceptores SRFMP).