Estándar 7: Implementación planificada de manera realista y participativa para impacto del programa.
Desarrollar, en conjunto con los socios, un plan de implementación detallado basado en evidencia que incluya actividades programáticas, financieras, de compras y de acercamiento con donantes.
Desarrollar el sistema MEAL del proyecto.
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Por qué
El sistema MEAL del proyecto es un elemento fundamental para la gestión de proyectos por resultados que sirve de apoyo para que el equipo de proyecto avance hacia los resultados esperados y pueda rendir cuentas a los participantes, donantes y otros actores. El sistema MEAL brinda información que apoya el aprendizaje y la toma de decisiones fundamentada y adaptativa. Durante la puesta en marcha del proyecto, el equipo de proyecto elabora los procesos y desarrolla formularios que componen el sistema MEAL y organiza la información y plantillas del manual operativo MEAL. Un sistema MEAL bien desarrollado permite que el equipo del proyecto pueda hacer lo siguiente:
- Llevar control de los cambios en el proyecto y los avances hacia los objetivos
- Evaluar resultados de las intervenciones del proyecto, incluyendo los que son inesperados
- Recabar retroalimentación de la comunidad y darle respuesta
- Generar aprendizajes del proyecto con claridad de propósito
- Transmitir a los actores los avances, impactos y aprendizajes del proyecto
- Tomar decisiones administrativas fundamentadas, incluyendo la adaptación de los planes del proyecto.
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Quién
- Principal responsable: El coordinador de MEAL y el gerente de proyecto/director de proyecto (PM/CoP)
- El coordinador de MEAL dirige el proceso de desarrollo del sistema MEAL (y supervisa su despliegue e implementación).
- El PM/CoP programa los eventos para desarrollar el sistema MEAL, apoya y contribuye al proceso y garantiza que haya seguimiento para finalizar el sistema MEAL.
- Otro involucrados: Miembros del equipo del proyecto de CRS y del socio (incluyendo personal MEAL del proyecto de CRS y del socio); personal ICT4D y de gestión de cadenas de suministro, según se necesite; personal de MEAL adicional del programa de país, la región y HQ de CRS, según sea necesario
- Los miembros del equipo de proyecto (CRS y socio) contribuyen al desarrollo del sistema MEAL.
- El personal ICT4D apoya el desarrollo y uso de los componentes digitales del sistema; según proceda.
- El personal de gestión de cadenas de suministro contribuye al desarrollo de los procesos y las herramientas para recolectar datos y presentación de informes (ver cuadro más adelante).
- Personal de MEAL de otras áreas de CRS (incluyendo personal de MEAL del HRD en los proyectos de emergencia) apoya el desarrollo del sistema MEAL.
- El asesor regional para MEAL puede realizar una revisión de la calidad de la documentación del sistema MEALVer MPP 1.2: Los Asesores de MEAL revisan la documentación clave del sistema MEAL antes de enviarla al donante,
como un medio para mejorar las prácticas de calidad. y también puede apoyar con la planificación y facilitación del taller de desarrollo del sistema MEAL.
Participación del personal de gestión de cadenas de suministro en el desarrollo del sistema MEAL: En los proyectos que incluyen la distribución de bienes a los participantes, miembros del equipo de gestión de cadenas de suministro a menudo son agentes clave para recolectar datos al final del camino (p.ej., en los puntos de entrega de servicio). Además, los datos recolectados en los centros de distribución pueden ayudar a nutrir los indicadores incluidos en el sistema MEAL del proyecto. Por tanto, es importante incluir al personal de gestión de cadenas de suministro en el desarrollo del sistema MEAL, para tener en cuenta su rol en la recolección de datos, y su uso.
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Cuándo
- El taller SMILER+SMILER son siglas que significan Medición Simple de Indicadores para el Aprendizaje y Presentar Informes basados en la Evidencia.
donde se desarrolla el manual operativo de MEAL toma lugar dentro de los tres primeros meses desde el inicioProcedimiento para MEAL 1.3: Crear un sistema MEAL que satisfaga las necesidades de información de diferentes grupos de interés y que informará la toma de decisiones y aprendizaje del proyecto en ejecución
Considere que los requerimientos de auditoría requieren la creación del sistema dentro de los 180 días de iniciado el proyecto. del proyecto (el momento preciso dependerá de la duración y complejidad del proyecto)
Programar los pasos para desarrollar el sistema MEAL en el plan de puesta en marcha anticipada del proyecto, para garantizar la disponibilidad de los actores y secuenciar apropiadamente las actividades de puesta en marcha. Se señala que el desarrollo del sistema MEAL suele venir después del desarrollo del PID del proyecto
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Como
Todos los aspectos de implementación de esta acción clave obedecen el Procedimiento MEAL 1.3 de CRS y las prácticas MEAL recomendadasPrácticas MEAL Recomendadas 1.c: Organizar SMILER+ talleres con el personal clave del proyecto, incluyendo a los socios para garantizar que el sistema MEAL refleje una variedad de necesidades de información de los grupos de interés. asociadas.
La Guía SMILER+ brindará orientaciones generales y materiales de facilitación para desarrollar un sistema integral de MEAL de proyecto, incluyendo monitoreo, rendición de cuentas, aprendizaje, ICT4D, visualización de datos y gestión responsable de los datos.
- El PM/CoP con el coordinador de MEAL y equipo de proyecto, usan la guía del Estándar 7, acción clave 1 para actualizar y validar los documentos orientadores de MEAL elaborados durante el diseño de proyecto. Éstos incluyen, como mínimo, la teoría de cambio del proyecto, marco de resultados, Proframe o logframe y presupuesto MEAL (o equivalente del donante).
- Asegúrese de que el plan de gestión del desempeño (o PMP por sus siglas en inglés), incluyendo todas las definiciones de indicadores, se finaliza antes del desarrollo del sistema MEAL y el taller SMILER+.
- El PM/CoP y el coordinador de MEAL revisan la Política MEAL 1, Procedimientos para MEAL 3 y la guía asociada que se encuentra en el sitio de las políticas y procedimientos para MEAL (p. ej., buenas prácticas, herramientas y plantillas) para entender los requisitos y recursos para desarrollar el sistema MEAL del proyecto y documentar el sistema en el manual operativo de MEAL.
- Para proyectos financiados externamente, el PM/ CoP y el Coordinador MEAL también deben revisar los requerimientos del donante para el proyecto MEAL, según la MPP 7.1.MPP 7.1: Integrar los requerimientos MEAL de los donantes en el sistema MEAL y verificar su cumplimiento
durante la implementación.
- El PM/CoP y coordinador de MEAL confirman las fechas y participantes del taller SMILER+ para desarrollar el sistema MEAL del proyecto.
- Deciden el número y tipo de participantes del taller/la reunión.
- Selección de facilitador: La facilitación puede estar a cargo del coordinador de MEAL, otro miembro de personal o de un facilitador externo del proyecto o del equipo de programación del país.
- El facilitador se reúne con el PM/CoP y el coordinador de MEAL para revisar los aspectos de MEAL, confirmar objetivos y productos esperados del taller con el PM/CoP, tratar los temas de contenidos particulares y duración de cada sesión del taller. Después de dichas reuniones, el facilitador prepara una agenda y guía de facilitación del taller SMILER+ propio del proyecto.
MEAL para la incidencia: Al prepararse para desarrollar el sistema MEAL, tenga en cuenta la idea de "MEAL para la incidencia", que busca ampliar el alcance de los impactos del proyecto al involucrar actores estratégicos. Al desarrollar los aprendizajes del proyecto y las comunicaciones para actores interesados, programe tiempo para identificar las maneras de utilizar los datos y aprendizajes del proyecto para influenciar a actores interesadosLleve el plan de acercamiento con donantes del proyecto específico (consultar Estándar 10 y acción clave 4) como insumo para estas reflexiones. en las problemáticas que aborda el proyecto. Consultar Estándar 11, acción clave 1 para ver más ideas de aprendizajes del proyecto y cómo compartirlos
- El facilitador dirige las sesiones del taller SMILER+ para entregar los productos esperados.
- Después del taller SMILER+:
- el coordinador de MEAL y el gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP) coordinan para finalizar los resultados del taller (por ejemplo, haciendo pruebas de campo de los formularios de recopilación de datos y otras herramientas, digitalizando herramientas si corresponde, perfeccionando plantillas para visualización de datos, etc.)
- el PM/CoP (o designado) ingresa al Sistema de Resultados Globales de CRS en Gateway para optar por el informe de Resultados GlobalesEn general, se alienta a todos los proyectos a informar sobre cualquier indicador de resultados globales que sea relevante para su proyecto y para el cual los datos estén o puedan estar disponibles. Los proyectos que optan por no participar requieren la aprobación del director regional adjunto para calidad del programa (DRD-PQ). y seleccionar los indicadores que serán reportados.
- el PM/CoP (o designado) realiza un seguimiento con el donante para confirmar los requisitos para compartir o enviar datos (por ejemplo, presentaciones de la Biblioteca de Datos de Desarrollo de USAID).
- Durante o después del taller o la reunión de desarrollo del sistema MEAL, el equipo de proyecto actualiza el PID del proyecto incorporando actividades clave para establecer, usar y actualizar el sistema MEAL del proyecto.
- Programe el tiempo suficiente para orientar y capacitar al personal de CRS y del socio y otros actores (p. ej., voluntarios de la comunidad) en el uso del sistema MEAL y las herramientas de MEAL.
- Asegúrese de que el PID refleje una planificación realista y cuidadosa del proceso de recabar datos para la línea de base del proyecto (consultar Procedimiento para MEAL 3.1Procedimiento para MEAL 3.1: Documentar los valores y objetivos de la línea de base en la Tabla de Seguimiento de Indicadores de Desempeño (IPTT) para dar seguimiento a los avances futuros. para mayor información sobre líneas de base de proyecto).
Después del taller SMILER+, desarrolle Procedimientos Estándar de Operación (SOP, por sus siglas en inglés) para mecanismos de retroalimentación, quejas y respuesta (FCRM) que describan los procesos y protocolos para implementar el FCRM. Estos SOP también deben aclarar las funciones y responsabilidades para la implementación de FCRM entre el personal de MEAL y del programa (CRS y socios) e incluir el diagrama de flujo de FCRM creado durante el taller SMILER+.
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Asocio
- Es de particular importancia que el socio contribuya al sistema MEAL y que lo comprenda debido al rol central del socio en MEAL del proyecto. El personal del socio y los voluntarios típicamente recogen datos del terreno y están en la vanguardia de los procesos de retroalimentación y los mecanismos de respuesta. Además, los socios son actores clave en actividades en torno a la interpretación y el uso de los datos y los aprendizajes del proyecto. Finalmente, debido a que los socios son responsables de los informes trimestrales y anuales, su personal debe comprender los procesos, formatos y las expectativas en cuanto a la elaboración de informes.
- Los socios pueden aportar un punto de vista importante, anclado en las realidades operativas, de los desafíos y las limitaciones de la recolección de datos dentro del sistema MEAL en sentido más amplio. La participación del personal del socio en el desarrollo del sistema MEAL debe aprovechar el involucramiento del socio en las discusiones y decisiones sobre MEAL durante el diseño de proyecto. Los socios deben seguir con un involucramiento activo en la interpretación de datos y su uso para la toma de decisiones del proyecto y su adaptación durante la implementación (consultar Estándar 11, acciones clave 3 y 4).
- Involucrar al socio en el desarrollo del sistema MEAL puede ser una oportunidad para fortalecimiento de capacidades de MEAL de manera práctica en el trabajo. Al trabajar con socios con menos trayectoria, planifique maneras de maximizar la oportunidad para promover aprendizaje en el trabajo.
- Junto con los socios, elabore e implemente un plan para orientar al personal del socio que no participaron en el taller de SMILER+ en el uso del sistema MEAL del proyecto. Esto ha de incluir capacitar al personal en roles y responsabilidades de MEAL y los procesos y las herramientas para recolectar y analizar datos.
Cuando CRS es subreceptor- El principal dirige el desarrollo del sistema MEAL del proyecto, que podrá diferenciarse del proceso SMILER+ de CRS; CRS participa en el proceso del principal, junto con los demás subreceptores.
- CRS garantiza que se desarrolle un manual operativo MEAL integral para guiar las actividades de MEAL de CRS y sus socios. Aunque este sistema MEAL podrá ser más abarcador de lo que requiere el principal, enfoque sólo los componentes del proyecto que caen bajo responsabilidad de CRS y los socios.
- Refiérase a la Política MEAL 3 sobre Evaluación para determinar cómo varían los requerimientos de evaluación y la planificación relacionada, cuando CRS es un receptor secundario.
Proyectos de emergencia- Durante las emergencias, suele haber un sólo sistema MEAL para la respuesta a la emergencia en general. Desarrollar un sistema MEAL general para toda la respuesta a la emergencia (que podrá incluir múltiples proyectos) promueve la eficiencia, reduce la probabilidad de duplicación en el conteo de participantes, y facilita la consolidación de los aprendizajes a medida que avanza el esfuerzo de respuesta.
- El equipo de proyecto típicamente desarrolla el sistema MEAL para la respuesta a la emergencia antes de los 180 días que exige la política, usualmente durante el primer mes de la respuesta. Los sistemas de MEAL en la etapa inicial de la respuesta son sencillos, pro-usuario y son flexibles para acomodar los cambios que se dan en el contexto de la respuesta. Los sistemas MEAL de inicio de respuesta se enfocan principalmente en contabilizar el progreso hacia los productos; verificar que la respuesta sea apropiada y efectiva usando indicadores simples a nivel de RI monitoreando y constatando la satisfacción de las personas que atendemos y recibir su retroalimentación; hacer cambios en la respuesta según proceda respondiendo a los hallazgos; y transmitir el progreso y los resultados a los actores interesados.
- En las respuestas a emergencias, el equipo suele desarrollar los componentes del sistema MEAL inicial fuera del contexto de un taller SMILER+. Las herramientas y formatos para elaborar informes se pueden adaptar de otros proyectos de emergencia similares. Estos componentes suelen ser dinámicos y se deben actualizar a medida que vayan evolucionando el contexto y la respuesta. Luego, el equipo desarrolla un sistema MEAL más formal y un manual operativo de MEAL completo a través del proceso de taller SMILER+, cuando se estabiliza la situación de emergencia.
- Si está trabajando en una emergencia a gran escala donde varios miembros de Caritas Internationalis (CI) están respondiendo y/o apoyando una respuesta de Cáritas nacional, consulte los documentos Protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, Marco de emergencia y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias en el sitio web de CI Baobab. Estos documentos brindan orientación sobre la coordinación y el proceso de desarrollo, implementación, monitoreo y presentación de informes sobre un llamado de emergencia para obtener fondos a través de la red de CI. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Otros Recursos
- El taller SMILER+SMILER son siglas que significan Medición Simple de Indicadores para el Aprendizaje y Presentar Informes basados en la Evidencia.
donde se desarrolla el manual operativo de MEAL toma lugar dentro de los tres primeros meses desde el inicioProcedimiento para MEAL 1.3: Crear un sistema MEAL que satisfaga las necesidades de información de diferentes grupos de interés y que informará la toma de decisiones y aprendizaje del proyecto en ejecución
- Principal responsable: El coordinador de MEAL y el gerente de proyecto/director de proyecto (PM/CoP)