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Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

Sentar las bases para que sea exitoso el acercamiento con el donante durante todo el proyecto.

Elaborar un plan para el acercamiento con donantes durante el proyecto (influencia, comunicación, mercadeo).

  • Quién

    • Principal responsable: Gerente de proyecto (PM) o director del proyecto (CoP)
      • El PM/CoP dirige el proceso de desarrollo de un plan específicamente para el proyecto para la participación del donante del proyecto más allá de los informes necesario y otros entregables.

    • Otros implicados: Equipo del proyecto de CRS y del socio; representante de país (CR) y equipo de directivos superiores (SMT); personal de BD (business development) del programa de país y/o la región; personal de IDEA; personal de comunicaciones del programa de país; y Mercadeo y Comunicaciones (MarComm) según proceda.
      • El equipo de proyecto trabaja con el PM/CoP en desarrollar el plan inicial:
      • El CR, SMT, personal de BD y de IDEA brindan orientación en cuanto a la manera que el plan de acercamiento institucional a nivel de la institución debe informar el plan específico del proyecto, y cómo se debe integrar el plan específico del proyecto a la planificación de acercamiento con donantes a niveles más altos;
      • El personal de comunicaciones (si son parte del personal de programa de país) brindan ideas y revisan el plan;
      • El personal MarComm (p. ej., el Oficial de Información Regional) aconsejan en cuanto a estrategias de comunicaciones externas y consideraciones de posicionamiento de marca, según proceda y corresponda.

    Los planes de acercamiento con donantes también son para proyectos con fondos discrecionales: el personal que trabaja en proyectos con fondos discrecionales también puede desarrollar planes para apalancamiento de las inversiones de CRS en el proyecto, involucrando a los donantes institucionales en temas clave de interés mutuo, y enfoques efectivos para abordar estos temas.

  • Cómo

    Esta acción clave aprovecha la conversación inicial sobre el donante y los intereses del donante durante traspaso entre miembros de los equipos de propuesta y de puesta en marcha del proyecto y la orientación sobre requisitos del donante para el equipo de proyecto.

    Siga estos pasos para crear un fuerte plan de acercamiento con donantes:

    1. El PM/CoP convoca al equipo de proyecto y el SMT y personal del programa de país a cargo de crecimiento [business development] y comunicaciones (en caso que existan dichas posiciones) para elaborar un plan de acercamiento con donantes, usando los cinco pasos descritos en guía Elaboración de un Plan de Acercamiento con donantes del proyecto:

    El "mínimo" plan de acercamiento con donantes del proyecto: A veces el proyecto es pequeño y/o está centrado en un sólo tema que podría no ser de interés más amplio. A veces CRS ya tiene una relación fuerte con un donante. En estos casos, tal vez no sea necesario desarrollar un plan de acercamiento con donantes completo para ese proyecto. Como mínimo, sin embargo, el PM, CR y personal de BD relevantes deben tener una conversación estratégica al inicio del proyecto para hablar de cómo apalancar el proceso de implementación de proyecto, sus productos y resultados para crear más oportunidades de hablar con el donante actual y donantes probables (según sea factible, dado el enfoque del proyecto).

    1. El PM/CoP comparte el borrador del plan de acercamiento con el personal relevante del programa de país, socios y personal de la región e IDEA, e incorpora la retroalimentación.
    • Dependiendo del momento que se elabore el plan, revisar durante el taller de puesta en marcha del proyecto.
    • Hay que asegurar que el plan de acercamiento con donantes sea compartido con el personal clave del programa, que se incorporaron tarde al proyecto, como parte de su incorporación al proyecto y su rol (Estándar 9, acción clave 5).

    Diferentes niveles de acercamiento con donantes: El plan de acercamiento con donantes específico del proyecto debe encajar en los planes con el donante del país, la región y HQ, si es relevante. Como tal, los altos niveles gerenciales del programa de país, personal de crecimiento y acercamiento con donantes, no sólo el PM, están involucrados en desarrollar e implementar el plan.  Coordinar la formulación de mensajes del proyecto a estos diferentes niveles. Los planes de acercamiento con donantes son de particular importancia en proyectos multi-país porque coordinar la comunicación resulta más difícil y es esencial para que sea efectivo el manejo de la relación con el donante.

    1. El PM/CoP integra acciones del plan de acercamiento con donantes al plan de implementación detallado (PID).
    • Si se comparte del PID con el donante o con otros actores externos al equipo del proyecto, se debe asegurar que en la versión del PID preparada para distribución externa se incorpore el nivel apropiado de detalle en cuanto a las actividades de acercamiento con donantes (p. ej., acciones de alto nivel).
    • Suba el plan al Registro de convenios de Gateway.
    1. El PM/CoP garantiza que el equipo de proyecto revise las acciones de acercamiento con donantes incorporadas al PID como parte de la revisión periódica del proyecto y planificación (consultar Estándar 11, acción clave 3). El PM/CoP también garantiza una revisión anual del plan de acercamiento con donantes a nivel más amplio.

    Conozca a su donante... A medida que desarrolle, implemente y actualice su plan de acercamiento con donantes, reflexione sobre la relación con el donante y lo que conoce de sus intereses y preferencias en la comunicación. Una relación fuerte con el donante puede fortalecer el aprendizaje mutuo del proyecto, ayudar a la administración del proyecto a crear oportunidades para colaboración futura en torno a intereses y preocupaciones comunes.

  • Asocio
    • Involucrar a los socios en la creación del plan de acercamiento con donantes y asegurar que los socios entiendan roles, responsabilidades y protocolos para la comunicación con donantes, en especial la comunicación informal que se tenga con el donante. Como parte de esto, debe asegurar que los socios entiendan que la comunicación relacionada con el proyecto es responsabilidad del principal, y que los socios no deben tener comunicación directa sobre el proyecto con el donante sin consentimiento de CRS. 
    • Asegurar que los socios se sientan cómodos con su rol en el plan de acercamiento con donantes; brindar acompañamiento al personal del socio, según la necesidad.
    • Al dirigir un consorcio de socios, CRS debe coordinar su trabajo con los donantes cuidadosamente con miembros del consorcio para llegar a un acuerdo en cuanto a los mensajes clave que promoverán todos los miembros. El consorcio también deberá llegar a un acuerdo en cuanto a la calendarización y los mecanismos para resaltar estos mensajes clave. Esto podría ser sensible. Establecer las reglas de terreno para la comunicación interna y externa en una etapa temprana. Considerar la posibilidad de desarrollar un protocolo (ver muestra) y plan de comunicaciones (ver plantilla).
  • Cuando CRS es subreceptor
  • Proyectos de emergencia
    • Use la técnica del telescopio para el proceso y los planes según la necesidad.
    • A la hora de desarrollar un plan de acercamiento con donantes para un proyecto de emergencias, debe tener en cuenta que el contacto frecuente con el donante es clave. Con la evolución de la emergencia, CRS podría encontrarse en la necesidad de cambiar los tipos de intervenciones de proyecto, zonas focalizadas, beneficiarios, etc. Mantener al donante al tanto del contexto que evoluciona puede acelerar la aprobación de cambios que se necesiten y ayudar a profundizar la comprensión que tiene el donante de las realidades de gestión del proyecto.

Recursos Clave

Plantillas y Herramientas

Otros Recursos