Acciones clave por:

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Puesta en marcha

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Implementación

Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

Organizar un sistema de gestión financiera para el proyecto con base en planes de actividad actualizados que brinde soporte para una puesta en marcha rápida y gestión financiera efectiva durante todo el transcurso del proyecto.

Fase:

Puesta en marcha

Categoría:

Gestión financiera

Acción Clave 1	Revisar el borrador del acuerdo de donante para asegurarse de que CRS pueda cumplir los requisitos financieros de los donantes.
Quien	Director de operaciones (HoOps), o en su defecto el gerente financiero cuando no haya HoOps, para proyectos administrados por programa de país; personal de IDEA para proyectos administrados desde HQ; gerente financiero y otros expertos en la materia en el programa de país/HQ, según la naturaleza y el valor de la adjudicación y según lo requiera el Hoja de Ruta del Proceso de Convenio (APM); el Director adjunto regional para gestión de calidad (DRD/MQ), o el supervisor del personal de IDEA; el Propietario del convenio; y el Regional Finance Officer (RFO), si así lo solicita el DRD/MQ.
Cuando	Inmediatamente después de que el donante comparta el borrador del convenio

Acción Clave 2	Trabajar con los socios para hacer un diagnóstico de su capacidad de gestión financiera y desarrollar planes para su mejoramiento.
Quien	Director de operaciones (HoOps); gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); gerente financiero (FM) y otro personal asignado de finanzas o de cumplimiento; director de programas (HoP) u otro personal asignado de programas; representante de país (CR)
Cuando	En el caso de subreceptores nuevos u otros subreceptores que requieran un diagnóstico actualizado: Realizar los diagnósticos de gestión financiera del subreceptor antes de preparar el convenio de subreceptor, ya que los resultados del diagnóstico afectarán la frecuencia de la presentación de informes plasmada en el convenio. Los diagnósticos se pueden realizar durante la etapa de diseño; para proyectos con fondos externos, es más común realizar el diagnóstico durante la puesta en marcha. Si los diagnósticos no se completaron durante la fase de diseño, completar el diagnóstico (o los diagnósticos) en el periodo previo a la vigencia del convenio y de puesta en marcha, de ser posible, cuando haya fuerte indicio que se vaya a ganar.

Acción Clave 3	Refinar el presupuesto del proyecto con base en cambios en el contexto operativo y el plan de implementación detallado, incluyendo todas las actividades programáticas y operativas.
Quien	Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP); gerente financiero y/o el oficial financiero o contador; director de operaciones (HoOps); personal de gestión de cadenas de suministro incluso compras, según sea necesario; recursos humanos (RRHH); y socios de CRS
Cuando	Para refinar el presupuesto en lo relativo al contexto operativo: A poco de haberse aprobado el proyecto y antes de ingresar el presupuesto detallado en el sistema financiero. Para refinar el presupuesto en lo relativo a la planificación de acciones detalladas: Inmediatamente después de haber desarrollado el plan de implementación detallado (PID) (consultar Estándar 7, acción clave 3).

Acción Clave 4	Introducir el presupuesto al sistema financiero de forma que se facilite su análisis y la presentación de informes.
Quien	Gerente de presupuesto (BM) (típicamente es el gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)); gerente financiero (FM), director de programas (HoP), director de operaciones (HoOps), personal de la región (ej., Director Adjunto Regional para Gestión de Calidad (DRD/MQ) u oficial financiero de la región (RFO))
Cuando	De inmediato después de firmar el convenio o recibir la carta de autorización previa, los presupuestos actualizados serán ingresados al inicio de cada año fiscal posterior.

Acción Clave 5	Revisar y documentar los requisitos, roles y responsabilidades de gestión financiera que sean específicos del proyecto.
Quien	Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP); director de operaciones (HoOps); director de programas (HoP); gerente financiero y otro personal de finanzas asignado al proyecto (ej., contador, oficial de finanzas); otro personal del proyecto con responsabilidades específicas de gestión financiera (ej., director adjunto de proyecto)
Cuando	Después de haber completado el traspaso desde el equipo de desarrollo de propuesta al equipo de puesta en marcha/implementación de proyecto, pero antes de que comience la implementación de proyecto; idealmente antes del taller de arranque del proyecto.

Acción Clave 6	Trabajar con los socios para establecer procesos, formatos y programaciones de gestión financiera y presentación de informes que sean específicos para el proyecto, y orientar al personal del socio sobre los mismos.
Quien	Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); gerente financiero (FM) y/u otro personal financiero designado; personal del socio; personal de IDEA; oficial financiero de la región (RFO) y/o director adjunto regional para calidad de gestión (DRD/MQ)
Cuando	Como parte de la firma de sub-convenios y antes de transferir los fondos del proyecto a los socios; a inicios de la fase de puesta en marcha si se ha programado que los socios implementen actividades en los primeros meses del proyecto. En el caso de proyectos con fondos externos: Comenzar el proceso al recibir el borrador del convenio con el donante.