Acciones clave por:

Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

Sentar las bases para que sea exitoso el acercamiento con el donante durante todo el proyecto.

Revisar el borrador del acuerdo viendo que esté en línea con las políticas de CRS y las leyes del país, y negociar cualquier corrección necesaria.

  • Por qué

    Antes de que sea aprobado un convenio, el personal de CRS revisa la exactitud, factibilidad, exposición a los riesgos, y conveniencia del convenio. Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, es importante la revisión exhaustiva del borrador completo del convenio, incluyendo anexos, para garantizar que la comprensión sea la misma en cuanto al alcance, los parámetros, requisitos y productos entregables del proyecto, y para confirmar que el convenio refleje la situación en el terreno al momento de finalizar el convenio. Durante la revisión, es crítico identificar que los términos y condiciones (incluyendo requisitos de los donantes) no tengan conflicto con las leyes locales y políticas de CRS. Además, es importante que se identifiquen las condiciones que impone el donante que podrían presentar problemas para la gestión del proyecto, por ejemplo poniendo límites a la toma de decisiones y adaptación oportunas.

    Revisar el borrador del convenio y negociar las modificaciones en lo posible, logra lo siguiente:

    • Garantizar que CRS y el donante tengan las mismas expectativas y comprensiones realistas y factibles del convenio y entendimiento común de los derechos y las responsabilidades de CRS y del donante.
    • Ayudar a que CRS identifique problemas y riesgos con relación al cumplimiento con los donantes, que tendrá a su cargo CRS durante el transcurso del proyecto.
  • Cuándo

    CONSEJO: En el caso de donantes nuevos de CRS, CRS debe solicitar una muestra de la plantilla de convenio/contrato estándar del donante de inmediato después de recibir notificación de la aprobación del donante, mientras se estén finalizando los detalles del convenio con el donante. No todos los donantes lo entregarán, pero en caso de los que sí lo hagan, revisar la plantilla estándar puede ayudar a acelerar la revisión que haga CRS del borrador del convenio y a identificar requisitos que puedan plantear problemas.

  • Cuando CRS es subreceptor
  • Asocio
  • Proyectos de emergencia
    • CRS típicamente desarrolla las intervenciones de proyectos y los presupuestos para responder a emergencias, en un intervalo muy reducido, y en muchos casos, la realidad en el terreno puede cambiar considerablemente a la hora de que el donante apruebe la propuesta. Aunque el donante apruebe con celeridad la propuesta, la naturaleza fluida de la respuesta ante emergencias significa que CRS va ajustando las intervenciones y presupuestos en emergencias, durante el transcurso de la emergencia, mientras evoluciona la situación. Los grandes donantes de emergencias están conscientes y suelen incorporar 100 por ciento de flexibilidad en las partidas y otras disposiciones en sus convenios. Si no es éste el caso, el programa de país, con apoyo de altos niveles gerenciales o personal de acercamiento con donantes de IDEA, deben negociar los términos más flexibles que permita el donante.
    • Hasta en las emergencias pueden haber retrasos considerables entre la presentación de la propuesta y su aprobación. El dueño del convenio debe estar seguro que el plan del proyecto, según está expresado en la propuesta incorporada al convenio, sea factible en el entorno operativo actual, particularmente si el contrato del donante permite sólo flexibilidad limitada. Si no es factible, se ha de trabajar con el donante para revisar el plan y finalizar el contrato consecuentemente.
    • CRS a menudo recibe financiamiento de múltiples donantes para una respuesta ante emergencia general. Esto puede suponer un reto para los informes narrativo y financiero. Explicar a los donantes (según sea necesario) la complejidad de presentación de informes a múltiples donantes en una respuesta ante emergencias general. De ser posible, negociar fechas de entrega de informes sincronizadas entre donantes. Como mínimo, busque negociar un intervalo más largo para la preparación del informe, dando tiempo para analizar y distribuir gastos en diferentes presupuestos de donante.