Acciones clave por:

Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

Sentar las bases para que sea exitoso el acercamiento con el donante durante todo el proyecto.

Orientar al personal de CRS y el socio en cuanto a los requisitos de los donantes.

  • Por qué

    Cada donante tiene un conjunto de requisitos, cubriendo desde dónde y cómo presentar informes hasta lo que se puede comprar y lo que no. Orientar al personal de CRS y del socio en cuanto a estos requisitos al inicio del proyecto logra lo siguiente:

    • Garantizar que la implementación de proyecto comience bien.
    • Facilitar que el equipo de proyecto complete plantillas, herramientas y procesos operativos del proyecto que ayudan a cumplir requisitos.
    • Ganar tiempo porque se garantiza que los informes y procedimientos se hagan correctamente la primera vez, evitando así la necesidad de hacer revisiones posteriormente.
    • Reducir el riesgo financiero y las dificultades de las asociaciones porque se clarifican los gastos autorizados.
    • Fortalecer las capacidades de CRS en cuanto a la sólida gestión de la adjudicación y del proyecto.
  • Quién

    • Principal responsable: Director de operaciones (HoOps)
      • El HoOps dirige la orientación, asegurando que todo el personal de CRS y el socio que necesiten comprender los requisitos de la adjudicación tengan la información necesaria.

    • Otros implicados: Gerente de proyecto (PM); Director de programas (HoP); personal de IDEA; equipo de proyecto de CRS y socio (programas y operaciones); directivos superiores de CRS y socio
      • El PM apoya y co-facilita el proceso de inducción;
      • El HoP y personal de IDEA (en las adjudicaciones centralizadas, y según sea apropiado en otros proyectos) ayudan a identificar requisitos, en especial aquellos que son particulares del donante y la adjudicación;
      • Miembros del equipo de proyecto de CRS y el socio (programas, incluyendo MEAL; finanzas; compras y gestión de cadenas de suministro; otras operaciones) participan en la orientación, con directivos superiores de CRS y socio (en sesiones generales).

  • Asocio
    • Las reuniones de CRS y socio para orientar al personal del socio sobre procesos de gestión financiera y programaciones específicas del proyecto también son oportunidades para que CRS proporcione orientación y clarificación en cuanto a los requisitos del donante.
    • En el caso de que un socio no ha trabajado con fondos del donante del proyecto, programar tiempo adicional para orientar al personal del socio y ayudarles a adaptar los procesos y las plantillas según se necesite para cumplir con los requisitos del donante (consultar la guía sobre brindar apoyo a los socios con establecer la gestión financiera del proyecto en Estándar 8, acción clave 6).
    • Concentrarse en garantizar que CRS y el socio tengan claros sus respectivos roles, responsabilidades y procesos relacionadas con la implementación de proyecto y cumplimiento con los donantes - hablar del cuándo, dónde y cómo, especialmente para los procedimientos operativos.
    • Involucrar a los socios en analizar detalladamente los momentos del proyecto o de procesos específicos en los cuales puedan haber complicaciones en el cumplimiento. Hacer una reflexión sobre experiencias y retos anteriores. Trabajar de forma colaborativa para identificar soluciones apropiadas y buscar la aprobación de propuestas de solución de los liderazgos de la organización y/o el liderazgo, según sea necesario.
    • En el caso de proyectos con complejos requisitos del donante y/o numerosos o complejos detalles, considerar la posibilidad de desarrollar un manual operativo del proyecto o un manual de cumplimiento del socio (para ver ejemplos, consultar Otros Recursos).
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el mismo proceso para orientar al personal de CRS y socio usando las indicaciones sobre requisitos del donante que proporcione el principal. Si el principal no proporciona información sobre requisitos del donante, la debe solicitar.
  • Proyectos de emergencia
    • Seguir el mismo proceso para proyectos de emergencia.
    • Si el proyecto recibe fondos a través de un llamado de emergencia de Caritas Internationalis, asegúrese de que el taller de puesta en marcha cubra el protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, así como el marco de emergencia de CI y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias. Todos los documentos están disponibles en inglés, francés y español a través de este hipervínculo, y brindan orientación sobre la coordinación y el proceso de implementación, monitoreo y presentación de informes sobre un llamado de emergencia. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y emergencies@crs.org como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS (emergencies@crs.org).
    • En casos de haber apoyo proveniente de múltiples donantes en una respuesta a emergencia general, durante la porción de "detalles clave" del taller de puesta en marcha, prestar atención detallada a la orientación del personal de proyecto en cuanto a los gastos y a qué donante se han de cobrar, según el mapa de gastos acordado con donantes. Revisar esto de nuevo cuando apoye a los socios en establecer procesos de gestión financiera específicos del proyecto (para mayores detalles, consultar Estándar 8, acción clave 6).
    • Ver además el Estándar 8, acción clave 4 y Estándar 13, acción clave 4 con guía sobre establecer sistemas para presentación de informes financieros y para manejar requisitos de dichos informes para múltiples donantes durante una respuesta a emergencias.