Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

• Principal responsable: Director de operaciones (HoOps)
  • El HoOps dirige la orientación, asegurando que todo el personal de CRS y el socio que necesiten comprender los requisitos de la adjudicación tengan la información necesaria.

• Otros implicados: Gerente de proyecto (PM); Director de programas (HoP); personal de IDEA; equipo de proyecto de CRS y socio (programas y operaciones); directivos superiores de CRS y socio
  • El PM apoya y co-facilita el proceso de inducción;
  • El HoP y personal de IDEA (en las adjudicaciones centralizadas, y según sea apropiado en otros proyectos) ayudan a identificar requisitos, en especial aquellos que son particulares del donante y la adjudicación;
  • Miembros del equipo de proyecto de CRS y el socio (programas, incluyendo MEAL; finanzas; compras y gestión de cadenas de suministro; otras operaciones) participan en la orientación, con directivos superiores de CRS y socio (en sesiones generales).

• Durante el taller de puesta en marcha y como parte del apoyar a los socios con el establecimiento de la gestión financiera del proyecto
• Durante la inducción del nuevo personal, especialmente con el personal contratado después del taller de puesta en marcha

Esta acción clave aprovecha la orientación inicial sobre los requisitos de los donantes durante  los siguientes espacios: el traspaso entre el equipo de propuesta y el equipo de puesta en marcha del proyecto; la revisión del convenio del donante en su totalidad durante la reunión de puesta en marcha de gestión financiera; y la reunión de lanzamiento de la adjudicación.La reunión de lanzamiento (“award kick-off meeting”) es la reunión inicial después de la firma de la adjudicación, es coordenada por el gerente de adjudicación, está diseñada para que se describan las variables, los términos y condiciones de la adjudicación, y las responsabilidades y expectativas de los participantes. Como mínimo, entre los participantes se debe incluir el PM, HoOps, HoP y otros gerentes de alto nivel. Esta reunión está separada de la reunión de puesta en marcha del proyecto.

Siga estos pasos para orientar al personal de CRS y del socio de manera adecuada:

Consultar con otros si para usted es nuevo el donante: A menudo, hay alguien de otro programa de país o en HQ que ha trabajado con un donante que es nuevo para usted. Consultar el registro de instituciones donantes en Gateway para identificar a los que han trabajado con ese donante. Conversar con estos colegas para obtener su punto de vista de primera mano sobre las implicaciones de los requisitos de los donantes, y sus consejos sobre la guía y los procesos que podrían ayudarle al equipo de proyecto a cumplir los requisitos del donante.

1. El HoOps, con apoyo del PM y HoP según la necesidad, prepara los materiales necesarios para la revisión de los requisitos de los donantes durante el taller de puesta en march del proyecto. Mientras desarrolla los materiales, el HoOps usa los siguientes como referencia:

• Puntos clave sobre los requisitos financieros del donante señalados por el HoOps y gerente financiero durante su revisión del borrador del convenio del proyectoEl HoOps y el gerente financiero revisan el borrador del convenio del donante para garantizar que CRS pueda cumplir con los términos de gestión financiera. Durante esta revisión, también identifican algunos requisitos financiero que puedan necesitar de atención o esfuerzo especiales para garantizar su cumplimiento.
    (consultar los detalles de esta revisión que están en Estándar 8, acción clave 1).
• Puntos clave de la revisión general del contrato.
• Discusiones de la planificación del taller de puesta en marcha (consultar Estándar 7, acción clave 2 paso 2) sobre aspectos del proyecto que podrían plantear retos considerables, con base en la experiencia anterior de CRS y el socio; el contexto de operación actual; y/o las capacidades de CRS y del socio.
• El Calendario de productos entregables al donante.El Calendario de productos entregables al donante es una herramienta de seguimiento de "un vistazo" que resume la información de los productos entregables  que CRS debe presentar al donante de conformidad con los términos de la adjudicación del donante. Éstos pueden incluir informes técnico y financiero; documentos MEAL como los Términos de referencia y los informes de evaluación; plan de implementación detallado, plan de trabajo, etc.

Reforzar la comprensión de los requisitos de los donantes y sus motivaciones: A la hora de orientación al personal en cuanto a los requisitos del donante, comparta con ellos lo que comprende CRS en cuanto a las motivaciones, restricciones y preocupaciones del donante.  Estos temas afectan el punto de vista del donante en cuanto al cumplimiento.

2. Durante la porción del taller de puesta en marcha en que se hace revisión general del proyecto (el escalón de la "Visión General" de los Componentes Fundamentales del Taller de Puesta en Marcha), el HoOps revisa los requisitos del donante con la alta gerencia de CRS y el socio y con el equipo de proyecto completo de CRS y socio. Esta es una oportunidad de garantizar que la gerencia y el personal entiendan exactamente lo que solicita el donante. Específicamente, el HoOps hace lo siguiente:

• Utilizar el Calendario de productos entregables al donante para revisar los productos a entregar al donante y las fechas.
• Hacer hincapié en las reglas, regulaciones y expectativas del donante, incluyendo las siguientes: auditorías, procesos de gestión de fraude; gastos autorizados y gastos prohibidos, y artículos o actividades que requieren de la aprobación previaÉstos pueden incluir la compra de artículos restringidos, cambios de personal en ciertos puestos, regulaciones de compras, etc.  del donante o una exención; y otros temas de riesgo y cumplimiento.
• Revisar los requisitos del donante en cuanto a visibilización del apoyo del donante, como requisitos de desarrollo de marca y marcadoEl desarrollo de marca y el marcado (“Branding and marking”) son términos de USAID; otros donantes usan términos diferentes para los requisitos que tienen que ver con el reconocimiento de que el proyecto cuenta con patrocinio del donante. De conformidad con USAID, desarrollo de marca (branding) se refiere a la manera que el programa o proyecto se le ha denominado, y cómo ha sido posicionado. Se identifica al patrocinador de la obra. Marcado (marking) se refiere a la aplicación de identidades gráficas o logotipos en los materiales del programa o la señalización del proyecto para reconocer visiblemente a los que han contribuido; se identifica a las organizaciones que apoyan la labor.  u otros similares.
• Compartir información adicional sobre los intereses y las motivaciones del donante que pueden ayudar a que el personal del proyecto comprenda los requisitos del donante.
• Señalar los temas relacionados a requisitos del donante, que requieren de la participación de la estructura de gobernanza del proyecto (siempre y cuando la estructura de gobernanza de proyecto se ha reunido y establecido las tolerancias del proyectoLas tolerancias del proyecto establecen parámetros claros dentro de los cuales el gerente de proyecto (PM) puede tomar acción de forma autónoma-y clarifican en qué situaciones el PM debe buscar aprobación. Las tolerancias del proyecto describen los rangos de variación aprobados en los que está autorizado el PM para supervisar sin buscar respaldo de miembros de la estructura de gobernanza del proyecto. Las tolerancias tienen que ver con asuntos como presupuesto y cronograma del proyecto, alcance y calidad del proyecto. Por ejemplo, la tolerancia del proyecto podría describir en qué porcentaje, o en qué partidas se puede gastar más o menos en un proyecto, sin la aprobación de los miembros de la estructura de gobernanza del proyecto; o el número aceptable de días que se puede retrasar la programación de implementación antes de que se necesite la aprobación de la estructura de gobernanza del proyecto. ).

3. Durante las conversaciones del taller de puesta en marcha en las que se profundiza sobre detalles de programación y operaciones (consultar el escalón de "Detalles Clave" del Componentes fundamentales del taller de puesta en marcha), el personal de implementación de proyecto conversa sobre las maneras de cumplir los requisitos del donante. Específicamente, los miembros del equipo hacen lo siguiente:

• Revisar el programa, presupuesto y otros planes operativos del proyecto (p. ej., gestión de cadenas de suministro) en mayor detalle.
• Hablar del proceso operativo del proyecto, que permitirá que el equipo de proyecto maneje el proyecto efectivamente, mientras se cumplen los requisitos del donante. Esto incluye una revisión detenida de las áreas dónde el equipo de proyecto prevé que pueden haber desafíos.
• Revisar las plantillas para presentación de informes del proyecto. En el caso de informes que no cuenten con plantillas, esto incluye revisar borradores de plantillas desarrolladas por CRS (Estándar 10, acción clave 3), si las hay disponibles, y llegar a algún acuerdo con respecto a cambios que se podrán necesitar.
• Identificar acciones que CRS y el socio necesitan hacer para cumplir los requisitos del donante, para su incorporación al plan de implementación detallado (PID) del proyecto, planes de equipo y de individuos, y el plan de proyecto de acercamiento con donantes. Aquí se incluyen posibles acciones para responder a requisitos de efectividad en la gestión de proyecto y/o cumplimiento que se hayan identificado.

Complejidad, cumplimiento, eficiencia: Los proyectos que son complejos - ya sea debido al entorno operativo, el diseño de proyecto, asocios en el proyecto y/o requisitos del donante - pueden suponer retos especiales para el equilibrio entre eficiencia en la gestión del proyecto y el cumplimiento. Durante las conversaciones sobre los detalles del proyecto, especialmente los detalles de operaciones de proyecto, se debe analizar cuidadosamente los procesos de proyecto que se proponen. ¿Quién es responsable de hacer qué y cuándo? ¿Los roles están claramente y adecuadamente diferenciados, o habrá duplicación? ¿Existen maneras de optimizar procesos y garantizar valor agregado en cada paso, a la vez que se asegura de que cumplamos con los requisitos del donante? Considere la posibilidad de hacer un mapa de los procesos operativos del proyecto para facilitar su análisis. En el momento de buscar la manera de lograr eficiencias en la gestión del proyecto, asegurar que se identifiquen cambios propuestos a los procesos que se necesite tratar y aprobar a nivel alto, incluso por el donante.

4. Si se incorpora personal nuevo al proyecto después del taller de puesta en marcha, el PM se asegura de que reciban una explicación exhaustiva de los requisitos del donante, procesos de implementación y cumplimiento, y plantillas del proyecto, durante su proceso de inducción (para guía sobre jornadas de incorporación, consultar Estándar 9, acción clave 5).