Actions clés par:

Norme 10: Poser les bases pour des relations et une redevabilité efficaces envers les bailleurs de fonds.

Poser les bases pour des relations réussies avec les bailleurs de fonds tout au long du projet.

Revoir le projet d’accord avec le bailleur de fonds par rapport à la politique de CRS et au droit local et négocier d’éventuels ajustements nécessaires.

  • Pourquoi

    Avant qu’un accord avec le bailleur de fonds ne soit approuvé, le personnel de CRS vérifie l’exactitude, la faisabilité, l’exposition aux risques et la désirabilité de l’accord. Du point de vue de la gestion du projet, il est important de revoir l’ensemble du projet d’accord, y compris les annexes, pour vérifier que l’étendue, les paramètres, les exigences et les livrables du projet sont compris de la même manière et confirmer que l’accord reflète la situation du projet sur le terrain au moment de la finalisation de l’accord. Pendant la revue, il est crucial de déterminer s’il y a un conflit entre les dispositions de l’accord (y compris les exigences du bailleur de fonds), les lois locales et les politiques de CRS. Il est aussi important d’identifier les conditions du bailleur de fonds qui peuvent causer des difficultés pour la gestion du projet, par exemple en  rendant la prise de décisions rapides et l’adaptation plus difficiles.

    Revoir le projet d’accord et négocier des ajustements si possible :

    • Permet à CRS et au bailleur de fonds d’avoir les mêmes attentes réalistes et faisables et la même compréhension de l’accord et des droits et responsabilités respectifs de CRS et du bailleur.
    • Aide CRS à déterminer s’il y a des problèmes et des risques relatifs à la conformité avec les exigences du bailleur de fonds que CRS devra gérer pendant le projet.
  • Quand
    • Aussitôt que CRS reçoit le projet d’accord avec le bailleur de fonds.
    • Selon Politique et procédure des accords, utilisez aussi ces directives pour les modifications/amendements aux accords.

    CONSEIL : Pour les bailleurs de fonds qui sont nouveaux pour CRS, celui-ci devra demander un exemple du modèle d’accord standard du bailleur de fonds immédiatement après avoir reçu notification de l’approbation du bailleur de fonds, tandis que celui-ci finalise les détails de l’accord de financement. Tous les bailleurs de fonds ne le donneront pas, mais au cas contraire, recevoir le modèle standard peut aider à accélérer la revue du projet d’accord par CRS et à déterminer quelles exigences peuvent poser des problèmes.

  • Comment

    NOTE : Cette action clé s’applique aux situations où le bailleur de fonds rédige l’accord. Elle ne s’applique pas aux situations où c’est CRS qui rédige l’accord. Cf. les directives dans Politique et procédure des accords.Comme indiqué dans la politique (III, 2), « Les accords relatifs à la réception par CRS de fonds octroyés par les donateurs sont habituellement rédigés ou préparés par l’entité qui accorde le financement. Les accords en rapport avec le décaissement de fonds par CRS sont habituellement rédigés ou préparés par CRS ou un conseiller juridique local de CRS. »

    Cette action clé incorpore les résultats de l’examen des conditions financières du bailleur de fonds décrit dans la Norme 8, action clé 1 et elle est menée conformément à Politique et procédure des accords, y compris le diagramme du processus des accords (APM).  

    Revoir le projet d’accord

    1. Le responsable de l’accord revoit l’accord suivant les directives dans Politique et procédure des accords, pour s’assurer que CRS peut se conformer aux termes de l’accord. En plus des points indiqués dans la Liste de vérification à l’intention du responsable pour la revue des accordsNotez que la Liste de vérification à l’intention du responsable pour la revue des accords contient une question sur la fréquence des rapports programmatiques et financiers du projet et les exigences pour ces rapports. , lors de la revue du projet d’accord du point de vue de la gestion du projet, faites particulièrement attention aux points suivants (note : il s’agit de pistes et non d’une liste exhaustive) :
    • Fréquence des rapports programmatiques et financiers du projet et exigences pour ces rapports (cf. Norme 8, action clé 1 pour des directives sur la revue des exigences relatives aux rapports financiers).
    • Le niveau et le type d’implication du bailleur de fonds – par exemple, pour un accord coopératif financé par le gouvernement des États-Unis, dans quels domaines l’accord précise-t-il « implication substantielle » du bailleur ? Tous les domaines sont-ils raisonnables et nécessaires ou CRS devrait-il tenter de négocier ? Pour d’autres bailleurs de fonds, le niveau indiqué d’implication du bailleur dans la prise de décision semble-t-il raisonnable et nécessaire ?
    • Est-ce que les livrables, hors rapports, indiqués dans l’accord sont appropriés/faisables ainsi que le calendrier pour la soumission de ces livrables, surtout dans le cas de projets où il y a eu un intervalle entre la soumission du document de projet et la finalisation de l’accord de financement ou quand il y a eu des révisions importantes au document de projet lors de la revue du bailleur.
    • Les conditions d’achat de matériel pour le projet ou les restrictions relatives à ces achats.
    • Les approbations préalables exigées par le bailleur de fonds.
    1. Le responsable de l’accord note les risques significatifs liés aux points ci-dessus pour en discuter avec les parties prenantes et potentiellement inclure cela dans le Récapitulatif de la revue de l’accord (ARS).

    Demandez l’avis d’autres personnes

    1. Le responsable de l’accord consulte le directeur des opérations (HoOps) et le directeur des finances (FM) pour leur demander leur analyse des exigences financières de l’accord (cf. Norme 8, action clé 1 pour plus de directives).
    2. Le responsable de l’accord fait faire une revue juridique, comme prévu dans Politique et procédure des accords.
    3. Le responsable de l’accord implique l’encadrement au niveau supérieur, la région et les experts du siège selon ce qui est demandé dans le Diagramme du processus des accords (APM) et selon ce qui est nécessaire pour toute autre question.

    Négocier au besoin et finaliser l’accord

    1. Au besoin, le responsable de l’accord compile une liste de question pour une négociation possible avec le bailleur de fonds, avec l’argumentaire correspondant, selon ce qui aura été convenu avec les experts pendant le processus de consultation et de revue de l’étape 5. Les questions à négocier peuvent être :
    • La flexibilité des lignes budgétaires.
    • Les approbations préalables exigées.
    • Les demandes de dérogations.
    • Les changements proposés à la conception et/ou au budget depuis la rédaction du document de projet (par ex. si le bailleur de fonds n’a pas donné à CRS la possibilité de réviser le document de projet avant la rédaction de l’accord).
    1. Si le responsable de l’accord identifie des points à négocier, il demande l’appui du personnel de relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA et d’autres experts pour déterminer si/comment il faut négocier avec le bailleur sur ces questions.
    • Consultez le personnel des programmes-pays qui ont auparavant géré des accords de financement avec le même bailleur de fonds pour qu’ils parlent de ce qui s’est passé quand ils ont essayé de négocier avec le bailleur et/ou leur expérience de la gestion de modalités complexes ou qui semblaient problématiques dans l’accord.
    1. S’il faut négocier, le CR, ou un cadre du siège, envoie une demande écrite avec les justifications des changements ou demande une réunion téléphonique ou en personne avec le bailleur de fonds pour discuter des changements proposés.
    • Pour des discussions de négociation en personne ou au téléphone, documentez les principaux points et résultats de la discussion, question par question, pour servir de référence à CRS et au bailleur de fonds.
    • Si la négociation se fait par écrit, cela servira de documentation.
    • Si le bailleur de fonds n’accepte pas la révision demandée, résumez ses raisons, telles que CRS les a comprises, pour ne pas faire la révision. Envoyez ce résumé par écrit au bailleur.
    1. Le responsable de l’accord travaille avec le bailleur de fonds pour incorporer les ajustements convenus afin de créer le document final de l’accord puis demande l’approbation nécessaire selon le Diagramme du processus des accords (APM) et fait signer l’accord final par un signataire autorisé de CRS (cf. Sub-delegation of Signing AuthoritySubdélégation de pouvoir de signature. pour plus d’informations sur le personnel autorisé à signer les accords pour l’agence).
    2. Suite à la finalisation et à la signature de l’accord, le responsable de l’accord met les documents finaux sur Gateway. 

    Utilisez l’accord final pour l’orientation du personnel du projet et la préparation de calendriers pour répondre aux exigences du bailleur.

    1. Le responsable de l’accord remplit le Calendrier des livrables de gestion de la subvention avec les livrables finaux au bailleur d’ici la fin du projet (par ex. rapports techniques et financiers, documents de conception mis à jour, plans de suivi et évaluation, etc.)
    • Utilisez le Calendrier des livrables de gestion de la subvention pour revoir avec la direction de CRS et des partenaires et le personnel du projet les engagements du projet et les exigences de conformité du bailleur (cf. Norme 10, action clé 2). Cela comprend l’examen des exigences pendant l’atelier de démarrage du projet.
    • Assurez-vous que toutes les approbations préalables exigées par le bailleur sont reflétées dans les accords avec les sous-récipiendaires et insistez sur les approbations préalables exigées pendant les discussions de démarrage du projet et l’orientation de tous les employés du projet et des équipes des partenaires.
  • Partenariat
    • Les termes de l’accord avec le bailleur de fonds doivent être reflétés (répercutés) dans les accords de CRS avec les sous-récipiendaires. Prenez le temps de revoir l’accord de sous-récipiendaire avec les partenaires qui auraient moins d’expérience du travail avec le bailleur de fonds ou avec CRS. N’oubliez pas d’expliquer d’éventuelles exigences du bailleur de fonds qui seraient nouvelles pour le partenaire.
    • Quand vous étudiez avec les partenaires les exigences de l’accord avec le bailleur de fonds, discutez des éventuelles difficultés que le partenaire risquerait d’avoir pour respecter ces exigences, d’après sa performance passée ou les résultats d’éventuelles évaluations des capacités (cf. Norme 6, action clé 4 et Norme 8, action clé 2). Intégrez des mesures pour résoudre ces difficultés et pour renforcer les capacités du partenaire dans les plans de renforcement des capacités des partenaires et dans les plans d’amélioration de la gestion financière. Incorporez, si nécessaire, les mesures appropriées d’atténuation des risquesPar exemple une politique « zéro cash » où CRS paie pour le partenaire.  dans les accords de sous-récipiendaires des partenaires.
    • Envisagez de préparer pour les partenaires une « foire aux questions » (FAQ) spécifique au projet sur les accords de financement qui indique quelles sont les exigences du bailleur de fonds et de CRS et comprenne les modèles pour le projet (cf. Norme 10, action clé 3). Traduisez au besoin en langue locale.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
  • Projets d’urgence
    • Pour les urgences, CRS élabore généralement les interventions et budgets des projets sur un temps très cours et, souvent, la réalité du terrain peut changer énormément avant que le bailleur de fonds n’approuve le document de projet. Même si le bailleur approuve un document de projet rapidement, la nature changeante de la réponse à l’urgence signifie que CRS ajuste ses interventions et ses budgets tout au long de l’urgence, au fur et à mesure de l’évolution de la situation. Les grands bailleurs de fonds d’urgence en sont conscients et intègrent souvent dans leurs accords 100% de flexibilité des lignes budgétaires ainsi que d’autres dispositions. Si ce n’est pas le cas, le programme-pays, avec l’appui de la direction ou du personnel des relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA, devra négocier les termes les plus flexibles que le bailleur autorisera.
    • Même dans les situations d’urgence, il peut y avoir des délais importants entre la soumission du document de projet et son approbation. Le responsable de l’accord doit être certain que le plan du projet, tel qu’énoncé dans le document de projet incorporé dans l’accord, est faisable dans l’environnement opérationnel actuel, surtout si l’accord du bailleur n’autorise qu’une flexibilité limitée. S’il n’est pas faisable, travaillez avec le bailleur pour réviser le plan et finaliser l’accord en conséquence.
    • CRS reçoit souvent des fonds de plusieurs bailleurs de fonds pour une réponse d’urgence globale. Cela peut causer des difficultés pour les rapports narratifs et financiers. Expliquez aux bailleurs de fonds (si nécessaire) la complexité des rapports pour des bailleurs de fonds multiples dans une réponse globale à l’urgence. Si possible, négociez des dates synchronisées pour les rapports aux différents bailleurs. Au minimum, essayez de négocier une durée plus longue pour la préparation des rapports afin de laisser le temps d’analyser et de distribuer les dépenses entre les budgets des différents bailleurs de fonds.