Norme 10: Poser les bases pour des relations et une redevabilité efficaces envers les bailleurs de fonds.

Principal responsable : Responsable de l’accordLe responsable de l’accord est l’employé de CRS désigné ou approuvé qui est chargé de faciliter la revue de l’accord, en y intégrant les commentaires, en respectant le calendrier de revue, en assurant le suivi auprès d’autres participants au processus de revue et la distribution de l’accord et des documents connexes aux différentes étapes du processus.

Autres personnes impliquées : Veuillez vous référer au Diagramme du processus des accords dans Politique et procédure des accords.

• Aussitôt que CRS reçoit le projet d’accord avec le bailleur de fonds.
• Selon Politique et procédure des accords, utilisez aussi ces directives pour les modifications/amendements aux accords.

CONSEIL : Pour les bailleurs de fonds qui sont nouveaux pour CRS, celui-ci devra demander un exemple du modèle d’accord standard du bailleur de fonds immédiatement après avoir reçu notification de l’approbation du bailleur de fonds, tandis que celui-ci finalise les détails de l’accord de financement. Tous les bailleurs de fonds ne le donneront pas, mais au cas contraire, recevoir le modèle standard peut aider à accélérer la revue du projet d’accord par CRS et à déterminer quelles exigences peuvent poser des problèmes.

NOTE : Cette action clé s’applique aux situations où le bailleur de fonds rédige l’accord. Elle ne s’applique pas aux situations où c’est CRS qui rédige l’accord. Cf. les directives dans Politique et procédure des accords.Comme indiqué dans la politique (III, 2), « Les accords relatifs à la réception par CRS de fonds octroyés par les donateurs sont habituellement rédigés ou préparés par l’entité qui accorde le financement. Les accords en rapport avec le décaissement de fonds par CRS sont habituellement rédigés ou préparés par CRS ou un conseiller juridique local de CRS. »

Cette action clé incorpore les résultats de l’examen des conditions financières du bailleur de fonds décrit dans la Norme 8, action clé 1 et elle est menée conformément à Politique et procédure des accords, y compris le diagramme du processus des accords (APM).  

Revoir le projet d’accord

1. Le responsable de l’accord revoit l’accord suivant les directives dans Politique et procédure des accords, pour s’assurer que CRS peut se conformer aux termes de l’accord. En plus des points indiqués dans la Liste de vérification à l’intention du responsable pour la revue des accordsNotez que la Liste de vérification à l’intention du responsable pour la revue des accords contient une question sur la fréquence des rapports programmatiques et financiers du projet et les exigences pour ces rapports. , lors de la revue du projet d’accord du point de vue de la gestion du projet, faites particulièrement attention aux points suivants (note : il s’agit de pistes et non d’une liste exhaustive) :

• Fréquence des rapports programmatiques et financiers du projet et exigences pour ces rapports (cf. Norme 8, action clé 1 pour des directives sur la revue des exigences relatives aux rapports financiers).
• Le niveau et le type d’implication du bailleur de fonds – par exemple, pour un accord coopératif financé par le gouvernement des États-Unis, dans quels domaines l’accord précise-t-il « implication substantielle » du bailleur ? Tous les domaines sont-ils raisonnables et nécessaires ou CRS devrait-il tenter de négocier ? Pour d’autres bailleurs de fonds, le niveau indiqué d’implication du bailleur dans la prise de décision semble-t-il raisonnable et nécessaire ?
• Est-ce que les livrables, hors rapports, indiqués dans l’accord sont appropriés/faisables ainsi que le calendrier pour la soumission de ces livrables, surtout dans le cas de projets où il y a eu un intervalle entre la soumission du document de projet et la finalisation de l’accord de financement ou quand il y a eu des révisions importantes au document de projet lors de la revue du bailleur.
• Exigences pour le partage ou la soumission de données, y compris si le projet doit soumettre des séries de données à la bibliothèque de données sur le développement de l'USAID
• Les conditions d’achat de matériel pour le projet ou les restrictions relatives à ces achats.
• Les approbations préalables exigées par le bailleur de fonds.

2. Le responsable de l’accord note les risques significatifs liés aux points ci-dessus pour en discuter avec les parties prenantes et potentiellement inclure cela dans le Récapitulatif de la revue de l’accord (ARS).

Demandez l’avis d’autres personnes

3. Le responsable de l’accord consulte le directeur des opérations (HoOps) et le directeur des finances (FM) pour leur demander leur analyse des exigences financières de l’accord (cf. Norme 8, action clé 1 pour plus de directives).
4. Le responsable de l’accord fait faire une revue juridique, comme prévu dans Politique et procédure des accords.
5. Le responsable de l’accord implique l’encadrement au niveau supérieur, la région et les experts du siège selon ce qui est demandé dans le Diagramme du processus des accords (APM) et selon ce qui est nécessaire pour toute autre question.

Avant toute autre chose, CRS a l'obligation éthique de protéger les participants au programme et de collecter et traiter uniquement les informations personnelles identifiables (IPI) qui sont essentielles pour atteindre les objectifs du projet. Étudier les exigences du bailleur de fonds en matière de données ouvertes et confirmer/préciser avec le bailleur de fonds quelles sont ces exigences avant d'accepter les conditions et de signer l'accord et surtout avant de collecter des données personnelles. Vérifier que les exigences du bailleur de fonds sont conformes aux lois et règlements de protection locaux et régionaux pour toutes les juridictions où l’on collectera et/ou traitera des IPI. En cas de conflit, consulter le conseiller juridique local et le bureau du conseiller général de CRS ([email protected]). On peut également contacter Global Risk & Compliance ([email protected]) et Data Protection ([email protected]) pour toute question ou pour obtenir des avis sur le partage des données, en n’oubliant pas que le conseil juridique prime.

Négocier au besoin et finaliser l’accord

6. Au besoin, le responsable de l’accord compile une liste de question pour une négociation possible avec le bailleur de fonds, avec l’argumentaire correspondant, selon ce qui aura été convenu avec les experts pendant le processus de consultation et de revue de l’étape 5. Les questions à négocier peuvent être :

• La flexibilité des lignes budgétaires.
• Les approbations préalables exigées.
• Les demandes de dérogations.
• Les changements proposés à la conception et/ou au budget depuis la rédaction du document de projet (par ex. si le bailleur de fonds n’a pas donné à CRS la possibilité de réviser le document de projet avant la rédaction de l’accord).

7. Si le responsable de l’accord identifie des points à négocier, il demande l’appui du personnel de relations avec les bailleurs de fonds d’IDEA et d’autres experts pour déterminer si/comment il faut négocier avec le bailleur sur ces questions.

• Consultez le personnel des programmes-pays qui ont auparavant géré des accords de financement avec le même bailleur de fonds pour qu’ils parlent de ce qui s’est passé quand ils ont essayé de négocier avec le bailleur et/ou leur expérience de la gestion de modalités complexes ou qui semblaient problématiques dans l’accord.

8. S’il faut négocier, le CR, ou un cadre du siège, envoie une demande écrite avec les justifications des changements ou demande une réunion téléphonique ou en personne avec le bailleur de fonds pour discuter des changements proposés.

• Pour des discussions de négociation en personne ou au téléphone, documentez les principaux points et résultats de la discussion, question par question, pour servir de référence à CRS et au bailleur de fonds.
• Si la négociation se fait par écrit, cela servira de documentation.
• Si le bailleur de fonds n’accepte pas la révision demandée, résumez ses raisons, telles que CRS les a comprises, pour ne pas faire la révision. Envoyez ce résumé par écrit au bailleur.

9. Le responsable de l’accord travaille avec le bailleur de fonds pour incorporer les ajustements convenus afin de créer le document final de l’accord puis demande l’approbation nécessaire selon le Diagramme du processus des accords (APM) et fait signer l’accord final par un signataire autorisé de CRS (cf. Sub-delegation of Signing AuthoritySubdélégation de pouvoir de signature. pour plus d’informations sur le personnel autorisé à signer les accords pour l’agence).
10. Suite à la finalisation et à la signature de l’accord, le responsable de l’accord met les documents finaux sur Gateway. 

Utilisez l’accord final pour l’orientation du personnel du projet et la préparation de calendriers pour répondre aux exigences du bailleur.

11. Le responsable de l’accord remplit le Calendrier des livrables de gestion de la subvention avec les livrables finaux au bailleur d’ici la fin du projet (par ex. rapports techniques et financiers, documents de conception mis à jour, plans de suivi et évaluation, etc.)

• Utilisez le Calendrier des livrables de gestion de la subvention pour revoir avec la direction de CRS et des partenaires et le personnel du projet les engagements du projet et les exigences de conformité du bailleur (cf. Norme 10, action clé 2). Cela comprend l’examen des exigences pendant l’atelier de démarrage du projet.
• Assurez-vous que toutes les approbations préalables exigées par le bailleur sont reflétées dans les accords avec les sous-récipiendaires et insistez sur les approbations préalables exigées pendant les discussions de démarrage du projet et l’orientation de tous les employés du projet et des équipes des partenaires.