Estándar 6: Planificación anticipada de la transición y el inicio (incluso, pre-adjudicación).

• Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP) u otro individuo capacitado en el enfoque de diagnóstico de capacidades de socios de CRS (ver a continuación).
  • El PM/CoP garantiza que el diagnóstico de capacidad del socio se desarrolle de conformidad con el enfoque de fortalecimiento de asocios y capacidades de CRS.

• Otros implicados: Personal del programa de país, la región o HQ que posea experticia en fortalecimiento de asocios y capacidades; el representante de país (CR) y el equipo directivo superior (SMT); asesores técnicos y expertos en la materia de programación, finanzas u otro personal operativo.
  • Personal con experticia en el fortalecimiento de asocios y capacidades proporcionan apoyo técnico;
  • El CR y SMT brindan apoyo en áreas particularmente estratégicas y/o sensibles, y participan en la planificación de acciones;
  • Expertos en programación, operaciones y finanzas apoyan la adaptación de las herramientas de diagnóstico (según sea necesario), participan en el diagnóstico y apoyan el desarrollo del plan de acción.

Capacidad para el diagnóstico de capacidades: si el gerente de proyecto/director del proyecto no está capacitado en el enfoque de diagnóstico de capacidades de socios de CRS, debe comunicarse con [email protected]. En HQ, el equipo y comunidad de práctica de asocio y fortalecimiento de capacidades le ayudará al PM/CoP identificar a un individuo que posea la experticia necesaria en el país, la región o HQ para que éste asuma la responsabilidad principal del diagnóstico con el Instrumento Holístico de Evaluación de Capacidades Organizativas (IHECO). 

• Seguir el programa consignado en el plan de puesta en marcha anticipada; llevar a cabo el diagnóstico a más tardar a finales del primer trimestre. 
• Idóneamente, CRS y cada socio realizan un diagnóstico de capacidades inicial durante la fase de diseño. En estos casos, el diagnóstico de la fase de puesta en marcha logrará lo siguiente:
  
  • Complementar el diagnóstico preliminar de la fase de diseño.
  • Actualizar el diagnóstico con base en información adicional sobre el proyecto.
  • Servir de primer diagnóstico integral de capacidades y necesidades relacionadas con el proyecto.

La presente acción clave es complemento del diagnóstico de capacidad de gestión financiera del subreceptor descrita en Estándar 8, acción clave 2. Si se requiere de un diagnóstico de capacidad de gestión financierade conformidad con el Anexo 1 a la Política de Gestión Financiera de Subreceptores de CRS,
"los subreceptores que hayan sido evaluados antes del 1 de octubre de 2017 no tendrán que ser re-evaluados a menos que el programa de país establezca que esto sea necesario o beneficioso. Esto no debe desmotivar la decisión del Programa de país de re-evaluar si se considera necesario (debido al riesgo) o beneficioso (para dar reconocimiento y valorar las mejoras en la calificación del subreceptor)." idóneamente, CRS y el socio deberán llevar a cabo el diagnóstico general de capacidades del socio de forma simultánea y en coordinación con el diagnóstico financiero. Esto aumenta la eficiencia y coordinación, y ayuda a minimizar las interrupciones en la organización-socio, producto del proceso de diagnóstico. 

Siga los siguientes pasos para garantizar que los diagnósticos de capacidad de socio y el desarrollo de planes de fortalecimiento de capacidades se lleven a cabo de acuerdo con los principios y procesos de las asociaciones de CRS:

Determinar las necesidades y el alcance del diagnóstico de fortalecimiento de capacidades:

1. Como parte de la planificación de la puesta en marcha anticipada,el PM/CoP y el socio, con apoyo de especialistas en asocios y el SMT según sea necesario, abordan el tema de capacidad organizativa, específicamente la capacidad técnica del socio en las áreas programáticas u operativas que competen al socio en el proyecto.

• Revisar cualquier discusión durante la fase de diseño sobre el tema de capacidad y los resultados de cualquier diagnóstico de capacidad del socio realizado en ese momento.
• Si CRS y el socio determinan que hay suficiente información disponible en todas o algunas de las áreas organizativas y técnicas, que provenga de diagnósticos de capacidad realizados previamente con apoyo de CRS u otros, CRS y el socio harán uso de los hallazgos de los diagnósticos anteriores para desarrollar un plan de acción para el fortalecimiento de capacidades, siguiendo los pasos del 6 al 9 a continuación.
• Si CRS y el socio determinan que se necesita un diagnóstico para abordar áreas organizativas y/o técnicas que tienen relevancia directa con el proyecto, CRS y el socio procederán con el proceso de diagnóstico de capacidades según se describe a continuación.
• Nota: en caso que CRS y el socio identifiquen que haya necesidad de evaluar la capacidad en un área técnica específica (programación u operaciones), hay que coordinar con expertos en la materia para seleccionar la herramienta apropiada de diagnóstico de capacidades técnicas.

Preparar para diagnóstico de capacidades del socio

2. El PM/CoP se prepara para el diagnóstico de la siguiente forma:

• Coordinar otros del programa de país que trabajen con el socio para garantizar lo siguiente: que los diagnósticos estén armonizados; que al socio no se le abrume con múltiples visitas de evaluación; y que el equipo del proyecto conozca los planes de fortalecimiento de capacidadesAdemás de los planes de fortalecimiento de capacidades específicas para otros proyectos, CRS podría tener planes más amplios, plurianuales de fortalecimiento de capacidades con socios estratégicos de largo plazo. El PM/CoP debe revisar todos los planes de fortalecimiento de capacidades de socios y asegurarse que la evaluación de capacidad del proyecto y los planes de acción aprovechen y complementen dichos planes.   del socio.
• Revisar el Instrumento Holístico de Evaluación de Capacidad Organizacional (IHECO), Capítulo 2, de la página 5 a la 14, donde se describe el proceso de diagnóstico de capacidades, con enfoque en los pasos de "Preparación" y "Planificación".

Herramientas de diagnóstico de capacidades: el IHECO refleja nueve áreas principales de diagnóstico de capacidades. Se permite el uso de distintas herramientas de diagnóstico si así lo requiere un donante o socio. Al evaluar áreas técnicas (programática u operativa) que no se cubran con el IHECO, hay que trabajar con asesores técnicos y expertos en la materia para seleccionar una herramienta apropiada que complemente el IHECO. 

3. El PM/CoP y equipo de proyecto de CRS revisan los principios de las asociaciones de CRS y el diagnóstico de capacidades del socio y el proceso de planificar acciones.

• Consultar el resumen del proceso que está en CRS Capacity Strengthening Theory of Change.

4. El PM/CoP debe determinar quién es la persona idónea para liderarSi no hay un individuo con calificación adecuada en el programa de país, el PM/CoP podrá buscar apoyo del equipo de asocios y fortalecimiento de capacidades. Ver la sección anterior "Quién". el diagnóstico de capacidades del socio.

• El individuo que sea seleccionado para liderar el diagnóstico de capacidades debe comprender bien los principios de asocio de CRS y el enfoque de fortalecimiento de capacidades, y poseer una comprensión general de la relación que tiene CRS con el socio, a saber, la trayectoria de la relación y los éxitos y desafíos.
• Si el PM/CoP cumple con los criterios antes mencionados, él o ella podrá liderar el diagnóstico de capacidades del socio; de otra forma, el PM/CoP trabajará de cerca con el individuo identificado para liderar el proceso.

5. PM/CoP pasa a ultimar los detalles del diagnóstico con el socio, incluyendo confirmar el acuerdo entre CRS y el socio en cuanto al propósito, proceso y horario del diagnóstico.

Realizar el diagnóstico de capacidades del socio y desarrollar el plan de acción

6. El PM/CoP y otro personal que lideran el diagnóstico de capacidades del socio (si procede) deberán usar los pasos para el diagnóstico de capacidades detallados en IHECO, capítulo 2, páginas 8-14, para lograr lo siguiente:

• Realizar el diagnóstico.
• Analizar los datos.
• Seleccionar las áreas de capacidad y los componentes que se han de mejorar.
• Desarrollar el plan de acción para el fortalecimiento de capacidades organizacionales haciendo uso del libro de trabajo "Análisis Organizacional para la Planificación de Acciones" para planificar la acción. El PM/CoP sube el libro de trabajo completado al registro de la institución socia en Gateway.
  • Si el diagnóstico de fortalecimiento de capacidades incluye áreas técnicas (programación u operaciones) complementarias del IHECO, habrá que desarrollar un plan de acción apropiado para dichas áreas de fortalecimiento de capacidades.

El fortalecimiento de capacidades es más que una capacitación formal: el plan de acción para fortalecimiento de capacidades debe reforzar el enfoque multifacético del fortalecimiento de capacidades de CRS, en vez de depender únicamente de la capacitación formal. Identificar oportunidades para aprender-haciendo (p. ej., "observación práctica" de colega más experimentado; visitas de intercambio; giras educativas cortas, etc.), particularmente durante la fase de puesta en marcha cuando toman lugar muchas de las actividades fundamentales de gestión de proyectos y programación.

Dar seguimiento posterior al diagnóstico de capacidades

7. El PM/CoP se asegura de que los planes de fortalecimiento de capacidades específicos del proyecto acordados con el socio sean incorporados al plan de implementación detallado del proyecto (PID), y que se revisen formalmente como mínimo una vez al año.
8. El PM/CoP también consulta con los colegas que trabajen directamente con el socio para compartirles el plan de fortalecimiento de capacidades del socio. Esto ayuda a garantizar que CRS y los socios tengan una imagen integra de la capacidad del socio y puedan coordinar de mejor manera las actividades del plan de acción. 
9. El PM/CoP usa CapTrackCapTrack es una tabla sencilla diseñada para la captura rápida y fácil de informaciones básicas sobre las actividades planificadas para el fortalecimiento de capacidades, incluyendo participantes, actividad y propósito, descripción, duración, ubicación, costo y responsables. CapTrack es complemento de otras herramientas para el fortalecimiento de capacidades, incluyendo HOCAI y “Análisis Organizacional para la Planificación de Acciones".  para programar y detallar las actividades del plan de fortalecimiento de capacidades.