Estándar 10: Sentar las bases para un acercamiento efectivo con los donantes y para la rendición de cuentas.

• Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)
  • El PM o CoP supervisa el proceso de desarrollar las plantillas del proyecto.

• Otros involucrados: Director de operaciones (HoOps); personal de MEAL; gerente financiero o su designado; personal de riesgo y cumplimiento; personal de gestión de cadenas de suministro, según proceda; personal de tecnología de la información y comunicación (TIC); personal de IDEA (para las adjudicaciones centralizadas); personal de proyecto de CRS y del socio
  • El HoOps, personal de MEAL, personal de finanzas, riesgo y cumplimiento y el personal de otras operaciones, junto con el personal de IDEA se aseguran que las plantillas desarrolladas cumplan con las necesidades, políticas y requisitos de CRS y los donantes.
  • El personal TIC brindan apoyo según se necesite con experticia relacionada con optimizar el flujo y la consolidación de datos para presentación de informes.
  • El personal de CRS y del socio proporcionan retroalimentación sobre las plantillas.

• Completar las plantillas antes de presentar el primer informe (informes) u otro de los primeros productos entregables, generalmente:
  • En el primer mes de proyectos que duran menos de 12 meses
  • En el primer trimestre de proyectos que duran más de 12 meses
  • Cuanto antes posible en proyectos de emergencia
• Cuando sea posible, elabore las plantillas a tiempo para su revisión durante el taller de puesta en marcha del proyecto.

Siga estos pasos para desarrollar plantillas de proyecto apropiadas:

1. El PM/CoP revisa el acuerdo de donante final, el Calendario de productos para entregar al donante,The Award Management Deliverables Calendar (Calendario de Productos entregables del Gerente de adjudicación) es una herramienta de seguimiento de "un vistazo" que resume la información de los productos entregables al donante (p. ej., informes técnico y financiero; documentos MEAL p. ej., Términos de referencia y los informes de evaluación; plan de implementación detallado, plan de trabajo, etc.). que CRS debe presentar al donante de conformidad con los términos de la adjudicación del donante.  y cualquier problema señalado en la revisión del borrador del acuerdoPor ejemplo, requisitos para la presentación de informes financieros que pidan más detalles o que sean más complejos de lo habitual. (consultar el Estándar 10, acción clave 1) para:

• Comprender los requisitos de los donantes en cuanto a productos entregables de la adjudicación, incluyendo informes narrativos, financiero y de cadena de suministro, así como los entregables de MEAL (refiérase al Procedimiento MEAL 7.1Procedimiento MEAL 7.1: Integrar los requerimientos MEAL de los donantes en el sistema MEAL y verificar su cumplimiento durante la implementación )
• Confirmar si hay plantillas del donante para los productos entregables
• Identificar cuáles son los productos entregables que requieren que CRS desarrolle una plantilla

2. En el caso de adjudicaciones centralizadas, con el personal de IDEA a cargo de coordinar el acercamiento con donantes, el PM/CoP se comunica con estos miembros de personal para solicitar guía adicional en cuanto a los requisitos y las expectativas del donante.

Plantillas para informes y los formularios que están detrás: Si bien, en última instancia CRS presenta información compilada en sus informes al donante, los datos detrás de estos informes a menudo se recaban en formularios que pueden ser completados por una variedad de personal de proyecto. Trabaje con experto en la materia (p. ej., personal de MEAL, o personal de gestión de cadenas de suministro) para reflexionar sobre lo que se pueda necesitar en formularios para recabar datos más detallados, así como plantillas de alto nivel. Involucre al personal de tecnología de la información y comunicación (TIC) y cualquier punto focal de protección de datos para identificar formas de garantizar un proceso fluido para consolidar los datos que el equipo del proyecto analizará, interpretará e integrará en los informes para el donante, así como un proceso para proteger y despersonalizar la información de identificación personal de cualquier participante del proyecto que pueda usarse en estos informes.

3. En el caso de productos entregables programáticos: si el donante no ha proporcionado una plantilla para un producto entregable,Por ejemplo, un plan de trabajo de proyecto, un informe de avances técnico, un plan de MEAL o cuadro de control de indicadores, o un plan de gestión de riesgo de proyecto. 
    
   Notar que los planes de gestión de riesgo se incluyen con los productos entregables "programáticos" porque los donantes que los piden típicamente los solicitan como parte de los informes técnicos programáticos. Sin embargo, es importante señalar que los riesgos del plan de gestión de riesgos / evaluación de riesgos del proyecto puede abarcar más que sólo los riesgos programáticos y puede incluir riesgos relacionados con lo operativo. Consultar el Estándar 11, acción clave 2 para ver más información sobre riesgos del proyecto y como identificar y manejar problemas del proyecto.  entonces el PM/CoP trabaja con otros miembros del equipo de proyecto y expertos en la materia para desarrollar o adaptar plantillas y todos los formularios y las herramientas relacionadas.

• Usar las plantillas que se encuentran en la sección “Herramientas y Plantillas” como punto de partida.
• En caso que el donante esté financiando otros proyectos de CRS, solicitar copias de las plantillas desarrolladas por otros programas de país y las lecciones aprendidas de los programas de país, sobre la utilidad de dichas plantillas. Preguntar al personal de IDEA si el donante les ha proporcionado retroalimentación formal o informal en cuanto a su satisfacción con dichas plantillas.
• En el caso de los informes de avances técnicos, tener presente que el proceso de desarrollar un sistema MEAL de proyecto y su manual operativo, incluye plantillas detalladas para crear informes y formularios subyacentes que reemplazarán todos los documentos preliminares desarrollados en esta etapa temprana. 

4. En el caso de informes financieros: En el caso de adjudicaciones principales proporcionadas por el Gobierno de EEUU, el departamento Overseas Finance de CRS presenta todos los informes financieros del proyecto usando la plantilla obligatoria SF 425. En el caso de informes financieros presentados por un programa de país u oficina regional, o en el caso de adjudicaciones no-principales proporcionadas por el Gobierno de EEUU presentados por un equipo de proyecto de HQ, el PM/CoP trabaja con el gerente financiero (o personal equivalente en HQ) para desarrollar la plantilla de informe financiero apropiada.

• Usar la plantilla de la aplicación de costos de la propuesta como punto de partida.
• Buscar apoyo del oficial financiero de la región o de personal de Overseas Finance según sea necesario para desarrollar y/o revisar la plantilla. 
• Consultar "Cuando CRS sea receptor" más adelante para guía para desarrollar plantillas de informe financiero cuando CRS no sea el principal.

5. En el caso de productos entregables e informes de gestión de cadenas de suministro: en su mayoría, los donantes que dan financiamiento para proyectos que incluyen la distribución de bienes tienen sus propias plantillas para los productos entregables e informes, u otros requisitos para la información a la que deben dar seguimiento CRS y sus socios. A falta de plantillas del donante, el PM/CoP trabaja con el personal de gestión de cadenas de suministro del programa de país para desarrollar plantillas apropiadas.

• Usar los recursos de la Guía para la Administración de Cadenas de suministro (p. ej., Muestras de Distribution ReportInforme de distribución ) como punto de partida.
• Buscar apoyo del personal de la región y de Global Supply Chain Management, según sea necesario para desarrollar y/o revisar la plantilla.

6. Después de completar las plantillas iniciales, el PM/CoP trabaja con los líderes de programas y operaciones (p. ej., personal de MEAL, HoOps, gerente financiero o su designado, personal de gestión de cadenas de suministro) para orientar a los miembros del equipo de proyecto de CRS sobre los detalles de las plantillas para crear informes, y el proceso que se ha de seguir para completarlas.

7. Cuando el personal de CRS y sus socios comiencen a dar uso a las plantillas para los productos entregables a donantes de forma recurrente (p. ej., plantillas para informes), el PM/CoP recaba retroalimentación del personal involucrado en preparar estos informes, para identificar las mejoras o depuración necesarias en los formatos y/o la guía sobre cómo completarlos.