Acciones clave por:

Estándar 1: Planificación efectiva para un diseño de proyecto con calidad.

Establecer un equipo robusto para el desarrollo de la propuesta y un cronograma realista que sigue la guía estándar de CRS para el diseño de proyectos y garantiza que haya colaboración y apoyo de los socios en el proceso de diseño.

Confirmar que hay financiamiento disponible para cubrir los costos del diseño de proyecto y el desarrollo de la propuesta.

  • Por qué

    El diseño de proyecto y desarrollo de propuesta tiene actividades con costos que se deben estimar, financiar y gestionar para garantizar un proceso de diseño de calidad. Identificar costos probables del diseño de proyecto y desarrollo de propuesta y obtener los recursos para cubrir dichos costos antes o al inicio del proceso de diseño:

    • Permitir que CRS haga las contrataciones de personal apropiadas para el equipo de diseño de proyecto y desarrollo de propuesta.
    • Ayudar al equipo de diseño de proyecto y desarrollo de propuesta a planificar e implementar actividades de desarrollo de diseño y propuesta con calidad.
  • Cómo

    Siga estos pasos para garantizar que el equipo de desarrollo de propuesta tenga los recursos financieros necesarios para apoyar las actividades de diseño de proyecto y desarrollo de propuesta:

    1. El coordinador de propuesta trabaja con otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta para identificar y estimar todos los costos conocidos asociados con los pasos del diseño de proyecto y desarrollo de propuesta descritos en el cronograma de propuesta
    1. El coordinador de propuesta compila los costos en un presupuesto organizado según las categorías de gasto de CRS y trabaja con el FM para estimar costos directos asignados basado en los costos directos de desarrollar la propuesta.
    • Notar que CRS no tiene una plantilla para preparar un presupuesto de costos para desarrollar propuestas; considere el uso de la plantilla de Guía para la Aplicación de Costos (CAG) como punto de partida y ver un ejemplo en la sección de "Herramientas."
    • Incluir notas de presupuesto escuetas pero claras según la necesidad para costos más complejos (considere la posibilidad de agregar una columna para "notas" a la plantilla de presupuesto).
    • Revisar las muestras de presupuesto bajo "Otros Recursos" según la necesidad.
    1. El coordinador de propuesta comparte el presupuesto total de las actividades de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta con el tomador de decisiones de la propuesta (y el CR, en caso que el CR no sea el tomador de decisiones de la propuesta) para su revisión y autorización. 

    ¿DSPN específico de esta oportunidad, o número de proyecto 1552 estándar? En la mayoría de proyectos, los equipos de diseño de proyecto/desarrollo de propuesta cargarán los costos al proyecto 1552 general del programa de país (o regional). En el caso de oportunidades grandes y estratégicas, en las que se requiere de inversiones considerables para el diseño del proyecto y desarrollo de propuesta, o en las que es importante llevar control y análisis minucioso de los costos específicos de diseño y desarrollo de propuesta de esa oportunidad y el retorno de la inversión, la alta dirección podría decidir que se ha de establecer un DSPN separado para los costos de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta.

    1. Si los costos estimados de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta superan los recursos del programa de país presupuestados para actividades de crecimiento estratégico, el CR habla con la región y de ser necesario con la oficina IDEA, para identificar otros recursos disponibles. El coordinador de propuesta apoya al CR en la preparación y presentación de solicitudes formales pidiendo recursos, según proceda (p. ej., según los procesos de reserva regional o OverOps Growth Fund).  

    En el caso de oportunidades de financiamiento competitivas estratégicas, que ha dado seguimiento por mucho tiempo el programa de país, el equipo de país o regional puede haber asignado fondos para los costos previstos de planificación de captura y desarrollo de propuesta (p. ej., apoyo TDY, fondos para los pasos de evaluación y diseño, etc.). En estos casos, revisar el monto asignado y confirmar que sea suficiente a la luz de los estimados presupuestarios desarrollados según la guía proporcionada arriba.

  • Asocio
    • CRS revisa con cada socio el plan de participación del socio en las actividades de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta, basado en el rol del socio (consultar el Estándar 2, acción clave 2 sobre cómo incluir a socios en la toma de decisiones claves).
    • En el caso de socios locales, dependiendo del rol del socio en el proyecto propuesto y su ubicación física, y de los recursos que disponga CRS para el desarrollo de la propuesta, el equipo de desarrollo de propuesta deberá tratar con el tomador de decisiones de la propuesta (y el CR, si no es el mismo) la posibilidad de que CRS brinde apoyo financiero para facilitar la participación del socio local en el proceso. El tomador de decisiones de la propuesta debe clarificar si CRS va a cubrir costos de desarrollo de propuesta del socio; que nivel de financiamiento se dispone para esto; y cómo cubrirá los costos del socio CRS (ver el siguiente literal), antes de que CRS y socios desarrollen presupuestos para los costos del socio para el diseño del proyecto y desarrollo de propuesta.   
    • Las maneras más comunes de cubrir costos de los socios locales incluyen las siguientes:
      • Pago directo: CRS paga directamente los gastos del socio como transporte, viáticos, alojamiento, alimentación en el local de la reunión, etc. (p. ej., si los socios tienen que viajar para participar en el taller de diseño). Siguiendo este abordaje, CRS debe obedecer las políticas y los procedimientos institucionales en cuanto a la compra de bienes y servicios. Los socios tendrían que cubrir los costos de personal para la participación del personal en las actividades de diseño y CRS no podría cubrir los costos del personal del socio a través del abordaje por pago directo.
      • Convenio: CRS y el socio local firman un nuevo convenio para el proceso de diseño de proyecto y desarrollo de propuesta y los costos relacionados. Siguiendo este abordaje, el socio es considerado subreceptor y se ha de aplicar la política de gestión financiera del sub-receptor de CRS  
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el mismo proceso cuando CRS sea subreceptor.
  • Proyectos de emergencia

    En las emergencias de inicio rápido, las evaluaciones y otras actividades que informan el desarrollo de propuestas nuevas, también informan la respuesta ante la emergencia en curso. Estas actividades y el tiempo del personal relacionado con las mismas se suelen cargar directamente a un proyecto de respuesta a emergencias (que CRS habría articulado usando fondos discrecionales). En tales casos, un presupuesto separado para el diseño del proyecto y desarrollo de propuesta resultaría innecesario.