Estándar 1: Planificación efectiva para un diseño de proyecto con calidad.

• Principal responsable: Tomador de decisiones de la propuesta El tomador decisiones es un miembro del personal superior (normalmente el representante de país) que tiene la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas con relación a la respuesta de CRS ante una oportunidad de financiamiento específica. Incluye negociaciones y convenios de asocio/consorcio; reclutar y seleccionar al personal clave; definir los parámetros iniciales del presupuesto (incluyendo contrapartida de CRS); otras decisiones vitales sobre el presupuesto; y revisar y aprobar las versiones finales de los documentos de la propuesta (incluyendo presupuestos). Es un rol crítico, pero no a tiempo integral, en el equipo de desarrollo de propuesta. o representante de país (CR)
  • El tomador de decisiones de la propuesta (o CR, si el CR no es el tomador de decisiones de la propuesta) debe revisar los costos del diseño de proyecto y desarrollo de propuesta que preparó el equipo de desarrollo de propuesta y confirmar si hay disponibilidad de fondos.

• Otros implicados: Coordinador de propuesta y otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta; gerente financiero (FM); tomador de decisiones de la propuesta; representante de país (CR), en caso que no sea el tomador de decisiones de la propuesta
  • El coordinador de propuesta trabaja con los miembros del equipo de desarrollo de propuesta para identificar y estimar costos del diseño de proyecto y desarrollo de propuesta;
  • El FM revisa el borrador de presupuesto preparado por el coordinador de propuesta y calcula los costos directos asignados.

• Paralelo con la preparación del cronograma de desarrollo de propuesta (Estándar 1, acción clave 4) detallando los pasos para el diseño de proyecto y el desarrollo de la propuesta
• Idóneamente, antes de que sea lanzada la oportunidad de financiamiento; de otro modo, dentro de los 3 días de la decisión de "proceder"Una decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento específica o no. La decisión de proceder o no proceder se puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no proceder preliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no proceder se suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria.

1. El coordinador de propuesta trabaja con otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta para identificar y estimar todos los costos conocidos asociados con los pasos del diseño de proyecto y desarrollo de propuesta descritos en el cronograma de propuesta. 

• Consultar la Guidance on Business Development CostsGuía sobre Costos de Crecimiento Estratégico de CRS’ Cost GuidanceGuía de Costos de CRS
• Usar los Consejos para Estimar los Costos de Diseño de Proyecto y Desarrollo de Propuesta.
• Revisar la Guidance on Budgeting and Charging Technical Assistance in Projects and Proposals para garantizar un presupuesto apropiado según sea necesario para obtener aportes por parte de los asesores técnicos en el proceso de desarrollo de propuesta.
• Hablar de la mejor manera de estimar y presupuestar costos relacionados con la participación del socio local en el proceso de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta. Confirmar con la CR la disponibilidad de recursos para los costos de los socios locales antes de hablar con socios.
• Buscar maneras de maximizar la eficiencia de costos, especialmente en lo relacionado con transporte y talleres.

2. El coordinador de propuesta compila los costos en un presupuesto organizado según las categorías de gasto de CRS y trabaja con el FM para estimar costos directos asignados basado en los costos directos de desarrollar la propuesta.

• Notar que CRS no tiene una plantilla para preparar un presupuesto de costos para desarrollar propuestas; considere el uso de la plantilla de Guía para la Aplicación de Costos (CAG) como punto de partida y ver un ejemplo en la sección de "Herramientas."
• Incluir notas de presupuesto escuetas pero claras según la necesidad para costos más complejos (considere la posibilidad de agregar una columna para "notas" a la plantilla de presupuesto).
• Revisar las muestras de presupuesto bajo "Otros Recursos" según la necesidad.

3. El coordinador de propuesta comparte el presupuesto total de las actividades de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta con el tomador de decisiones de la propuesta (y el CR, en caso que el CR no sea el tomador de decisiones de la propuesta) para su revisión y autorización. 

¿DSPN específico de esta oportunidad, o número de proyecto 1552 estándar? En la mayoría de proyectos, los equipos de diseño de proyecto/desarrollo de propuesta cargarán los costos al proyecto 1552 general del programa de país (o regional). En el caso de oportunidades grandes y estratégicas, en las que se requiere de inversiones considerables para el diseño del proyecto y desarrollo de propuesta, o en las que es importante llevar control y análisis minucioso de los costos específicos de diseño y desarrollo de propuesta de esa oportunidad y el retorno de la inversión, la alta dirección podría decidir que se ha de establecer un DSPN separado para los costos de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta.

4. Si los costos estimados de diseño del proyecto y desarrollo de propuesta superan los recursos del programa de país presupuestados para actividades de crecimiento estratégico, el CR habla con la región y de ser necesario con la oficina IDEA, para identificar otros recursos disponibles. El coordinador de propuesta apoya al CR en la preparación y presentación de solicitudes formales pidiendo recursos, según proceda (p. ej., según los procesos de reserva regional o OverOps Growth Fund).  

En el caso de oportunidades de financiamiento competitivas estratégicas, que ha dado seguimiento por mucho tiempo el programa de país, el equipo de país o regional puede haber asignado fondos para los costos previstos de planificación de captura y desarrollo de propuesta (p. ej., apoyo TDY, fondos para los pasos de evaluación y diseño, etc.). En estos casos, revisar el monto asignado y confirmar que sea suficiente a la luz de los estimados presupuestarios desarrollados según la guía proporcionada arriba.