Actions clés par:

Norme 1: Planification efficace pour la conception de projets de qualité.

Établir une solide équipe d’élaboration du document de projet et un calendrier réaliste qui suive les directives standard de CRS pour la conception des projets et permette la collaboration des partenaires et leur appui pendant le processus de conception.

Confirmer qu’il y a un financement disponible pour couvrir les coûts de conception du projet et d’élaboration du document de projet.

  • Pourquoi

    Les activités de conception du projet et d’élaboration du document de projet ont des coûts qui doivent être estimés, financés et gérés pour garantir un processus de qualité pour la conception. L’identification des coûts probables de conception du projet et d’élaboration du document de projet et l’obtention des ressources nécessaires pour couvrir ces coûts avant ou au début du processus de conception :

    • Permet à CRS de bien doter en personnel l’équipe de conception du projet et d’élaboration du document de projet.
    • Aide l’équipe de conception du projet et d’élaboration du document de projet à planifier et mettre en œuvre de bonnes activités de conception et d’élaboration de document de projet.
  • Comment

    Suivez ces étapes pour que l’équipe d’élaboration du document de projet ait les ressources financières nécessaires pour appuyer des activités de qualité pour la conception du projet et l’élaboration du document de projet :

    1. Le coordinateur du document de projet travaille avec les autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet pour identifier et estimer tous les coûts connus correspondant aux étapes de la conception du projet et de l’élaboration du document de projet présentées dans le calendrier du projet.
    1. Le coordinateur du document de projet compile les coûts dans un budget organisé selon les catégories de coûts de CRS et travaille avec le FM pour estimer les coûts directs affectés sur la base des coûts directs d’élaboration du document de projet.
    • Notez que CRS n’a pas de modèle fixe pour préparer un budget pour les coûts d’élaboration du document de projet ; envisagez d’utiliser le modèle de Cost Application Guidance (CAG)Directives pour les propositions budgétaires comme point de départ et voyez l’exemple de modèle dans « Outils. »
    • Incluez des notes budgétaires brèves mais claires pour les coûts plus complexes (vous pouvez ajouter une colonne « notes » au modèle du budget).
    • Étudiez selon les besoins les exemples de budgets dans « Autres ressources. »
    1. Le coordinateur du document de projet transmet au décideur pour le document de projet (et au CR si le CR n’est pas le décideur pour le document de projet) le budget total pour les activités de conception du projet et d’élaboration du document de projet pour revue et approbation.

    DSPN spécifique au projet ou numéro de projet 1552 standard ? Pour la plupart des projets, les équipes de conception de projet/élaboration du document de projet imputeront les coûts au projet 1552 général du programme-pays (ou régional). Pour de grandes opportunités stratégiques où il faut beaucoup d’investissement dans la conception du projet et l’élaboration du document de projet ou important pour une autre raison de suivre et d’analyser de près les coûts de conception et d’élaboration du document de projet spécifiques à l’opportunité et le retour sur investissement, la direction peut décider d’établir un DSPN séparé pour les coûts de conception du projet et d’élaboration du document de projet.

    1. Si les coûts estimés de conception du projet et d’élaboration du document de projet dépassent les ressources que le programme-pays a budgétisées pour les activités de mobilisation de ressources, le CR consulte la région et au besoin le département IDEA pour trouver d’autres ressources disponibles. Le coordinateur du document de projet aide le CR à préparer et soumettre une demande formelle de ressources si nécessaire (par exemple selon les processus de demande pour la réserve régionale ou le fonds de croissance d’OverOps).

    Pour les opportunités de financement concurrentielles stratégiques que le programme-pays suit peut-être depuis longtemps, l’équipe du pays ou de la région a peut-être déjà réservé des fonds pour les coûts anticipés de planification pour l’obtention d’un financement et d’élaboration du document de projet (par ex. appui en TDY, financement pour les étapes d’évaluation préliminaire et de conception, etc.). Dans ces cas, voyez quel est le montant réservé et confirmez qu’il est suffisant par rapport aux estimations de budget préparées selon les directives ci-dessus.

  • Partenariat
    • CRS et chacun des partenaires étudient le plan pour la participation du partenaire aux activités de conception du projet et d’élaboration du document de projet, selon le rôle du partenaire (cf. Norme 2, action clé 2 sur l’inclusion des partenaires dans les décisions clés).
    • Pour les partenaires locaux, selon le rôle prévu du partenaire dans le projet et l’endroit où il est basé et selon les ressources dont dispose CRS pour l’élaboration du document de projet, l’équipe d’élaboration du document de projet doit discuter avec le décideur pour le document de projet (et le CR s’il n’est pas le décideur pour le document de projet) pour voir si CRS apportera un appui financier pour aider à la participation des partenaires locaux au processus. Le décideur pour le document de projet doit préciser, avant que CRS et les partenaires ne préparent les budgets pour les coûts des partenaires pour la conception de projet/élaboration de document de projet, si CRS couvrira des coûts du partenaire pour l’élaboration du document de projet ; le niveau de financement qui pourra être disponible pour ceci ; et comment CRS couvrira les coûts du partenaire (cf. point suivant).
    • Les manières les plus courantes de couvrir les coûts du partenaire sont :
      • Paiement direct : CRS paie directement les dépenses telles que le transport du partenaire, les allocations journalières, le logement, les repas au lieu de réunion, etc. (par exemple si des partenaires doivent se déplacer pour participer à un atelier de conception). Si CRS adopte cette approche, il devra suivre les politiques et procédures organisationnelles sur l’achat de biens et services. Les partenaires devront couvrir les coûts de personnel pour la participation de leurs employés aux activités de conception car CRS ne peut pas couvrir les coûts de personnel avec cette approche de paiement direct.
      • Accord : CRS et le partenaire local signent un nouvel accord pour le processus de conception de projet et d’élaboration du document de projet et les coûts correspondants. Si l’on adopte cette approche, le partenaire sera considéré comme un sous-récipiendaire et les politiques de CRS pour la gestion financière des sous-récipiendaires s’appliquera.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus quand CRS est sous-récipiendaire.
  • Projets d’urgence
    • Dans les urgences soudaines, les évaluations préliminaires et autres activités qui informent l’élaboration de nouveaux documents de projet informent aussi l’intervention d’urgence en cours. Ces activités et le temps de travail des employés qui y correspond sont souvent imputés directement à un projet d’intervention d’urgence déjà établi (que CRS peut avoir mis en place en utilisant un financement discrétionnaire). Dans ce cas, il ne faudra peut-être pas de budget séparé pour la conception du projet et l’élaboration du document de projet.