Norme 1: Planification efficace pour la conception de projets de qualité.

• Principal responsable : Décideur pour le document de projetLe décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps. ou représentant résident (CR)
  • Le décideur pour le document de projet (ou le CR, if si le CR n’est pas le décideur pour le document de projet) revoit les coûts pour la conception du projet et l’élaboration du document de projet préparés par l’équipe d’élaboration du document de projet et confirme la disponibilité du financement.

• Autres personnes impliquées : Coordinateur du document de projet et autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet ; directeur des finances (FM) ; décideur pour le document de projet ; représentant résident (CR), s’il n’est pas le décideur pour le document de projet
  • Le coordinateur du document de projet travaille avec les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet pour identifier et estimer les coûts de la conception du projet et de l’élaboration du document de projet ;
  • Le FM étudie le projet de budget préparé par le coordinateur du document de projet et calcule les coûts directs affectés.

• Parallèlement à la préparation du calendrier d’élaboration du document de projet
• Dans l’idéal, avant la publication de l’opportunité de financement, sinon, dans les 3 jours suivant la décision de poursuivreLa décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière. Ces décisions peuvent être prises à différents points : on peut prendre une décision préliminaire de poursuivre/de ne pas poursuivre sur la base d’un projet d’appel à proposition ou de renseignements tels que des informations dans une prévision sur des opportunités de financement imminentes. La décision de poursuivre/de ne pas poursuivre est souvent réexaminée après la publication formelle de l’appel à propositions.

1. Le coordinateur du document de projet travaille avec les autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet pour identifier et estimer tous les coûts connus correspondant aux étapes de la conception du projet et de l’élaboration du document de projet présentées dans le calendrier du projet.

• Référez-vous à Guidance on Business Development CostsDirectives pour les coûts de mobilisation des ressources dans CRS’ Cost Guidance.Directives pour les coûts de CRS
• Utilisez les Conseils pour estimer les coûts de la conception du projet et de l’élaboration du document de projet
• Étudiez Guidance on Budgeting and Charging Technical Assistance in Projects and ProposalsDirectives sur la préparation du budget et l’imputation de l’assistance technique dans les documents de projet et les projets pour bien prévoir au budget ce qui est nécessaire pour la contribution des TA au processus d’élaboration du document de projet.
• Discutez de la meilleure manière d’estimer et de budgétiser les coûts correspondant à la participation des partenaires locaux à la conception du projet et à l’élaboration du document de projet. Confirmez les ressources disponibles pour les coûts encourus par le partenaire avant de discuter avec celui-ci.
• Cherchez des manières de maximiser les économies, surtout pour ce qui est des voyages et des ateliers.

2. Le coordinateur du document de projet compile les coûts dans un budget organisé selon les catégories de coûts de CRS et travaille avec le FM pour estimer les coûts directs affectés sur la base des coûts directs d’élaboration du document de projet.

• Notez que CRS n’a pas de modèle fixe pour préparer un budget pour les coûts d’élaboration du document de projet ; envisagez d’utiliser le modèle de Cost Application Guidance (CAG)Directives pour les propositions budgétaires comme point de départ et voyez l’exemple de modèle dans « Outils. »
• Incluez des notes budgétaires brèves mais claires pour les coûts plus complexes (vous pouvez ajouter une colonne « notes » au modèle du budget).
• Étudiez selon les besoins les exemples de budgets dans « Autres ressources. »

3. Le coordinateur du document de projet transmet au décideur pour le document de projet (et au CR si le CR n’est pas le décideur pour le document de projet) le budget total pour les activités de conception du projet et d’élaboration du document de projet pour revue et approbation.

DSPN spécifique au projet ou numéro de projet 1552 standard ? Pour la plupart des projets, les équipes de conception de projet/élaboration du document de projet imputeront les coûts au projet 1552 général du programme-pays (ou régional). Pour de grandes opportunités stratégiques où il faut beaucoup d’investissement dans la conception du projet et l’élaboration du document de projet ou important pour une autre raison de suivre et d’analyser de près les coûts de conception et d’élaboration du document de projet spécifiques à l’opportunité et le retour sur investissement, la direction peut décider d’établir un DSPN séparé pour les coûts de conception du projet et d’élaboration du document de projet.

4. Si les coûts estimés de conception du projet et d’élaboration du document de projet dépassent les ressources que le programme-pays a budgétisées pour les activités de mobilisation de ressources, le CR consulte la région et au besoin le département IDEA pour trouver d’autres ressources disponibles. Le coordinateur du document de projet aide le CR à préparer et soumettre une demande formelle de ressources si nécessaire (par exemple selon les processus de demande pour la réserve régionale ou le fonds de croissance d’OverOps).

Pour les opportunités de financement concurrentielles stratégiques que le programme-pays suit peut-être depuis longtemps, l’équipe du pays ou de la région a peut-être déjà réservé des fonds pour les coûts anticipés de planification pour l’obtention d’un financement et d’élaboration du document de projet (par ex. appui en TDY, financement pour les étapes d’évaluation préliminaire et de conception, etc.). Dans ces cas, voyez quel est le montant réservé et confirmez qu’il est suffisant par rapport aux estimations de budget préparées selon les directives ci-dessus.