Estándar 1: Planificación efectiva para un diseño de proyecto con calidad.
Establecer un equipo robusto para el desarrollo de la propuesta y un cronograma realista que sigue la guía estándar de CRS para el diseño de proyectos y garantiza que haya colaboración y apoyo de los socios en el proceso de diseño.
Conformar un equipo calificado y experimentado para diseñar el proyecto y desarrollar la propuesta.
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Por qué
Cuando los componentes programáticos y/u operativos de un proyecto no están bien diseñados y alineados, es inevitable que haya desafíos en la gestión del proyecto. Uno de los factores más importantes para determinar la calidad del diseño de proyecto es la capacidad y experiencia del equipo a cargo de su diseño.
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Quien
- Principal responsable: Representante de país (CR) o director de programas (HoP)
- Para oportunidades financiadas externamente: el CR es responsable de ver que esté instalado un equipo calificado y experimentado para liderar el diseño de proyecto y el desarrollo de la propuesta.
- Para proyectos con fondos discrecionales: el HoP lidera la conformación de un equipo para el diseño de proyecto.
- Otros involucrados: HoP; director de operaciones (HoOps); personal de crecimiento (BD) del programa de país (según proceda); personal de crecimiento de la región; directores regionales adjuntos (DRD).
- Para oportunidades financiadas externamente:
- el HoP y HoOps trabajan con el CR para identificar el personal de programa de país que puede cumplir los roles del equipo de propuesta y dónde se necesita apoyo externo
- el personal de crecimiento de la región y los DRD, según sea necesario, apoyan al equipo de programa de país para identificar otros miembros del equipo de propuesta.
- Para oportunidades financiadas externamente:
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Cuando
- Para oportunidades financiadas externamente: antes de tomar la decisión de proceder, o como parte de la misma. La disponibilidad de miembros de equipo de propuesta capaces es una consideración clave para la decisión de proceder o no procederUna decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si de se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento en particular o no. La decisión de seguir o desistir se puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no procederpreliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no procederse suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria.
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- Para oportunidades de financiamiento competitivas que ha estado dando seguimiento CRS, hay que identificar al equipo antes de que lance la convocatoriaUna convocatoria es un documento formal emitido por un financiador que solicita gestiones, propuestas, ofertas o cotizaciones. El término exacto que se usa difiere según el donante y mecanismo de financiamiento (asistencia o adquisición), pero todos los siguientes caen bajo el término general "convocatoria": Request for Applications (RFA), Request for Proposals (RFP), Grant Application Request, Annual Program Statement (APS). .
- Para oportunidades inesperadas, se debe conformar al equipo cuanto antes posible después de que se lance la solicitud.
- Para proyectos con fondos discrecionales: Cuando se tome la decisión de desarrollar un proyecto nuevo.
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Cómo
Siga estos pasos para garantizar que haya un equipo calificado y experimentado instalado oportunamente para desarrollar un diseño de proyecto con calidad y una propuesta fuerte:
Para proyectos con fondos discrecionales ("1550")
- El HoP lidera la conformación de un equipo de diseño de proyecto. Normalmente es mucho más pequeño que en oportunidades financiadas externamente, debido a la naturaleza de la propuesta que se desarrolla. Al momento de conformar el equipo, tenga presente que:
- Los equipos de diseño de proyecto para proyectos con fondos discrecionales, siempre necesitan como mínimo un coordinador de propuesta, líder técnico, líder MEAL y redactor de la propuesta, como mínimo (un mismo individuo puede ocupar más de un rol, dependiendo de sus calificaciones y disponibilidad).
- El equipo de diseño de proyecto debe interactuar con el personal de directivos, finanzas y otras operaciones para garantizar que sea adecuado el presupuesto, la dotación de personal y planificación operativa (ej., compras, reclutamiento, etc.).
- Nivel de esfuerzo y análisis de disponibilidad son consideraciones para la membresía del equipo de diseño de proyecto, que pueden variar dependiendo del plazo para el proceso de diseño de proyecto, y la complejidad del diseño del proyecto.
- La participación en un equipo de diseño de proyecto formal y un proceso de diseño de un proyecto con fondos discrecionales, puede ser buena preparación para miembros del personal con menos experiencia que desean ocupar roles en oportunidades de financiamiento competitivas en el futuro.
- Aunque puede que haya menos personal y un menor nivel de esfuerzo para desarrollar un proyecto con fondos discrecionales, siempre es necesario que se confirme el aval de los supervisores de los miembros del equipo de diseño de proyecto. También es buena práctica documentar formalmente la composición del equipo de diseño de proyecto y revisar los roles, responsabilidades y las expectativas particulares al inicio del proceso.
Para oportunidades financiadas externamente
- El CR, HoP y HoOps, y cualquier personal de crecimiento (si forman parte del personal del programa de país) revisan periódicamente el estado de las oportunidades de financiamiento en el horizonte (seguimiento en Gateway).
- Cuando la información (ej., proyección en grants.gov; información del personal de IDEAS; información local) indica que hay probabilidad de una oportunidad de financiamiento que CRS ha determinado que potencialmente sea buena opción (consultar "Otros recursos"), el CR lidera el proceso de conformar el equipo de propuesta, empezando por revisar la lista de Proposal Team Roles and ResponsibilitiesLista de roles/responsabilidades y calificaciones del equipo de desarrollo de propuesta. (se está elaborando la lista actualizada; mientras tanto, consulte la tabla Roles y Responsabilidades del Equipo de Propuesta en la Guía para la Aplicación Técnica de CRS, asegúrese de identificar un gerente de transición de la propuestaEl gerente de transición de la propuesta es el responsable de garantizar que los documentos de la propuesta, documentos de respaldo, e informaciones de contexto relevantes se capturen, compilen y entreguen al equipo de puesta en marcha/implementación de proyecto. (PTM) y de incorporar un líder para MEAL y un líder de recursos humanos como parte del equipo).
- El equipo del programa de país revisa la lista de roles del equipo de desarrollo de propuesta, según sea necesario, basado en los requisitos previstos y la naturaleza de la convocatoria de propuestasUna convocatoria de propuestas es un documento formal emitido por un financiador que solicita gestiones, propuestas, ofertas, o cotizaciones.. El término exacto difiere según el donante y mecanismo de financiamiento (asistencia o adquisición), pero todos los siguientes caen bajo el término "convocatoria de propuestas": Request for Applications (RFA), Request for Proposals (RFP), Grant Application Request, Annual Program Statement (APS). Hay casos en los que el donante también inicialmente convoca Notas Conceptuales (CN) o Expresiones de interés (EOI).
. Las revisiones pueden incluir añadir algunos o todos los siguientes roles:
- Líder de gestión de cadenas de suministro para un proyecto con bienes o grandes cantidades de otros artículos para su distribución.
- Líder de ICT4D para proyectos con significativos componentes de ICT4D.
- "Enlace con subreceptores", es un rol para proyectos en los que hay muchos arreglos complejos con subreceptores.
- Asesores expertos en programación, operaciones y/o en la materia del donante (ej., experto en gestión de adjudicación, u otro especialista con donantes; departamento PIQA (Impacto de programas y Garantía de calidad) o asesor técnico de la región; especialista TIC, etc.), que pueda contribuir con ciertos aspectos del proceso de diseño y participar en revisiones de la propuesta.
Equipos de propuesta para oportunidades con múltiples programas de país: cuando una propuesta incluya múltiples países, es aún más importante reflexionar sobre los roles de programas y operaciones. Considere la posibilidad de identificar un encargado en cada país para ciertas responsabilidades del equipo de propuesta (ej., coordinar el proceso de la propuesta; reclutar; desarrollar el presupuesto), pero que haya claridad en cuanto a quién es líder general para programación y operaciones y defina quién tendrá la responsabilidad de tomar decisiones y la autoridad para los temas que afectan a más de un programa de país.
- El equipo de programa de país identifica al personal del programa de país apropiado, con las destrezas y experiencia necesarias para los roles del equipo de propuesta de conformidad con la lista Proposal Team Roles and ResponsibilitiesLista de roles/responsabilidades y calificaciones del equipo de desarrollo de propuesta.
actualizada (tenga en cuenta que algunos roles no son de tiempo completo y que la misma persona podría desempeñar más de un rol, si está calificada adecuadamente). El equipo también dialoga sobre qué posibilidad hay de que el personal identificado pueda dedicar el nivel de esfuerzo (LOE) que lleva el proceso de desarrollar la propuesta, teniendo en cuenta que el nivel de esfuerzo puede variar según la fase (ej., planificación de captura o desarrollo de propuestaPlanificación de captura es el proceso de identificar oportunidades particulares de financiamiento, evaluar el ambiente y emplear estrategias para aumentar las probabilidades de ganar una oportunidad específica. La planificación de captura ocurre antes de que se publique la convocatoria.
).
- A la hora de considerar si el personal puede dedicar el nivel de esfuerzo necesario, preste atención a eventos grandes del proyecto que se avecinan (ej., evaluación de proyecto, visita de un donante de alto nivel), así como la programación de vacaciones del personal.
- Si el cronograma de la convocatoria es incierto, la buena práctica es desarrollar planes de contingencia (es decir, si la convocatoria aparece en una fecha X, el personal A ocupará el rol; si la convocatoria aparece entre las fechas Y a Z, el personal B ocupará el rol).
- A la hora de identificar al miembro de equipo apropiado para ser gerente de transición de la propuestaEl gerente de transición de la propuesta es el responsable de garantizar que los documentos de la propuesta, documentos de respaldo, e informaciones de contexto relevantes se capturen, compilen y entreguen al equipo de puesta en marcha/implementación de proyecto. (PTM), revise las responsabilidades del PTM (Estándar 6, acciones clave 1 y 3) y recuerde que este rol incluye responsabilidades después de haber presentado la propuesta.
Conocer el contexto del programa de país es vital: los miembros del equipo de propuesta, en particular el líder técnico, deberían estar familiarizados con el contexto del programa de país y los socios del proyecto, para desarrollar un diseño de proyecto realista y manejable. Para propuestas multinacionales, asegúrese de que el líder técnico esté familiarizado con el contexto programático de todos los países (según sea necesario, organizar visitas de campo durante la planificación de captura o al inicio del proceso de desarrollo de la propuesta). Incorpórelo al plan de captura y/o el cronograma de desarrollo de la propuesta. Para áreas programáticas donde la experiencia técnica, perspectivas y/o metodologías particulares de CRS son especialmente fuertes, busque llenar el rol de redactor técnico con un miembro del personal de CRS experimentado en vez de una consultoría.
- Para el personal que no van a supervisar directamente el HoP y HoOps, éstos deben hablar del rol propuesto y nivel de esfuerzo necesario, con el supervisor del candidato a miembro de equipo de desarrollo de propuesta. El HoP y HoOps confirman que el supervisor los apoya, CRS gestiona que se cubra apropiadamente las responsabilidades actuales del miembro de personal (consultar Estándar 1, acción clave 3, para guía sobre desarrollar planes para cubrir personal).
- El CR, con apoyo del coordinador de la propuesta (si ha sido identificado) o HoP, prepara y comparte un borrador de la tabla que contiene los roles y responsabilidades del equipo de desarrollo de propuesta y los individuos identificados para ocupar estos roles, con el personal de crecimiento (BD) regional. El CR señala los vacíos en el equipo de desarrollo de propuesta y pide apoyo del personal regional para identificar a individuos con experiencia que puedan ocupar estos roles.
- Si se solicita un asignado temporal para las funciones (TDY) o el apoyo de un consultor, el CR se asegura de que el equipo de programa de país desarrolle un alcance de trabajo claro.
- El personal de crecimiento (BD) regional trabaja con el DRD de calidad de programa (PQ) para ayudar a llenar los vacíos en el equipo de la propuesta.
- El DRD para calidad de gestión (MQ) aporta información según se solicite para cualquier vacío relacionado con operaciones.
- El personal de crecimiento (BD) regional o el DRD/PQ involucra a IDEA según sea necesario, para obtener el apoyo de HQ, otro personal o de un consultor.
- Cuando se hayan confirmado todos los miembros del equipo de propuesta:
- El coordinador de la propuesta o miembro del equipo directivo superior, documenta la lista de miembros de equipo, sus roles y responsabilidades (para propuestas de financiamiento externo, coloque la lista en Gateway en el Opportunity Record).
- El coordinador de la propuesta incorpora los nombres a un cronograma y listas de control de desarrollo de la propuesta (preliminares).
- El responsable de tomar decisiones de la propuestaEl tomador decisiones es un miembro del personal superior (normalmente el representante de país) que tiene la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas con relación a la respuesta de CRS ante una oportunidad de financiamiento específica. Incluye negociaciones y convenios de asocio/consorcio; reclutar y seleccionar al personal clave; definir los parámetros iniciales del presupuesto (incluyendo contrapartida de CRS); otras decisiones vitales sobre el presupuesto; y revisar y aprobar las versiones finales de los documentos de la propuesta (incluyendo presupuestos). Es un rol crítico, pero no a tiempo integral, en el equipo de desarrollo de propuesta. convoca una reunión formal de todo el equipo de propuesta (durante la planificación de captura o cuanto antes en el proceso de desarrollar la propuesta) para revisar los roles, las responsabilidades y nivel de esfuerzo (LOE) previsto.
- Los miembros y supervisores del equipo trabajan con el equipo directivo superior del programa de país para desarrollar planes para la dotación de personal durante la transición, para garantizar que se dé cobertura ininterrumpida a las responsabilidades mientras se diseña el proyecto y se desarrolla la propuesta.
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Asocio
- Incluya al personal del socio en el equipo de diseño de proyecto en un nivel apropiado para el rol del socio en el proyecto y su capacidad de participar de manera constructiva.
- La participación de los socios en el diseño de proyecto y el desarrollo de la propuesta puede variar desde informarles, consultarles o involucrarlos activamente. Si se les involucra activamente, los altos niveles gerenciales de CRS y el socio tendrán que ver los compromisos de tiempo del personal del socio que participa en el proceso. Si en el proyecto hay múltiples socios involucrados, cada uno puede seleccionar representantes para que participen en el diseño del proyecto. Consultar ProPack I Tabla 2a, Lista de Control para la colaboración con y apoyo de socios en el diseño del proyecto.
- Obtenga el compromiso del socio de participar de inicio a fin. Para oportunidades financiadas externamente, CRS y socio pueden decidirse por formalizar este compromiso con un convenio de hacer equipoUn convenio de formar equipo es un acuerdo entre dos o más entidades para aumentar la competitividad al unir recursos para obtener y desarrollar una adjudicación. Se usa frecuentemente el término en el desarrollo de propuestas basadas en consorcios. — consultar el Estándar 1, acción clave 2.
Cuando CRS es sub-receptor- Podría ser que algunos de los roles en la {tooltip:List of Proposal Development Team Roles/Responsibilities and Qualifications} no se apliquen, dependiendo del alcance de CRS y cómo aborda el desarrollo de propuestas el principal; sin embargo, CRS debe llenar roles centrales como tomador de decisiones, coordinador de propuesta, líder técnico y líder de presupuesto en casi todos los procesos de propuesta, aunque sea subreceptor.
- El CR debe designar a un Gerente de transición de la propuesta (PTM) para las oportunidades como subreceptor, así como las oportunidades dónde CRS es principal; en situaciones que es subreceptor, el rol del PTM es extremadamente importante para mantener documentación clara sobre las decisiones del principal que tienen impacto en el alcance y presupuesto de CRS.
Proyectos de emergenciaA la hora de formar el equipo de propuesta, comuníquese con el liderazgo de Humanitarian Response Department (HRD) para identificar expertos relevantes que participen del proceso (ya sea como miembro del equipo; como asesores en la materia, y/o revisar la propuesta).
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
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Lista de Control para la Colaboración y apoyo de socios durante el diseño del proyecto (de ProPack I de CRS)
Otros Recursos
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Socios - colaboración y apoyo (de ProPack I de CRS)
- El HoP lidera la conformación de un equipo de diseño de proyecto. Normalmente es mucho más pequeño que en oportunidades financiadas externamente, debido a la naturaleza de la propuesta que se desarrolla. Al momento de conformar el equipo, tenga presente que:
- Para oportunidades financiadas externamente: antes de tomar la decisión de proceder, o como parte de la misma. La disponibilidad de miembros de equipo de propuesta capaces es una consideración clave para la decisión de proceder o no procederUna decisión de "proceder o no proceder" es la decisión si de se ha de trabajar una oportunidad de financiamiento en particular o no. La decisión de seguir o desistir se puede tomar en múltiples momentos: una decisión de proceder o no procederpreliminar se puede basar en el borrador de la convocatoria o inteligencia como información en una proyección de oportunidades de financiamiento próximas. La decisión de proceder o no procederse suele re-visitar después de la publicación de una convocatoria.
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- Principal responsable: Representante de país (CR) o director de programas (HoP)
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