Acciones clave por:

Estándar 1: Planificación efectiva para un diseño de proyecto con calidad.

Establecer un equipo robusto para el desarrollo de la propuesta y un cronograma realista que sigue la guía estándar de CRS para el diseño de proyectos y garantiza que haya colaboración y apoyo de los socios en el proceso de diseño.

Decidir sobre el asocio, basado en la capacidad y el desempeño del socio, y lo que puede contribuir, las guías de la propuesta y el entorno operativo y competitivo.

  • Por qué

    Como señalado en ProPack I de CRS (páginas 10-11) la selección de socios puede ser un factor clave para el éxito final del proyecto. Los socios de CRS en el proyecto incluyen una variedad de organizaciones, desde aquellas con las que CRS ha establecido un compromiso y asociación de largo plazo, hasta las organizaciones que entran a la implementación, o asociación funcional, enfocada en los objetivos de un proyecto o programa específico con CRS. En algunos contextos de proyecto podría ser que haya muchas organizaciones con las cuales CRS podría formar una asociación. En estos casos, es importante ver la capacidad y trayectoria de desempeño del socio a la luz de los requisitos del proyecto (incluyendo los requisitos de los donantes) para la selección de socios. En otros entornos operativos o cuando sean otros tipos de proyectos (incluyendo proyectos que CRS financia con recursos discrecionales), podrían ser muy claros los asocios de proyecto, o podrían ser pocas las opciones de asociación que explorar.

    Independientemente del contexto de la asociación, el éxito en el diseño de proyecto y su implementación dependen de una comprensión clara de lo que puede contribuir cada organización, y de las capacidades organizativas y los vacíos en las capacidades con respecto a los requisitos del proyecto. Tomar decisiones de formar asociaciones con base en los principios de las asociaciones de CRS y la comprensión de la capacidad del socio logra lo siguiente:

    • Mejorar la habilidad de CRS para diseñar e implementar proyectos que realmente respondan a las necesidades de las personas que atiende CRS.
    • Permitir que CRS elabore una estructura de gestión de proyecto efectiva que tome en cuenta las capacidades y limitaciones organizativas.
    • Demostrar ante cualquier donante de proyecto que CRS tiene una fuerte comprensión del entorno operativo, los problemas y los actores relevantes de la oportunidad de proyecto.
  • Cómo

    Siga estos pasos para garantizar que se tomen apropiadamente las decisiones de formar asociaciones que reflejen los principios de las asociaciones de CRS:

    En el caso de oportunidades de financiamiento competitivas: (pulse aquí para pasar a la guía para los proyectos con fondos discrecionales de CRS)

    1. El coordinador de propuesta o gerente para la planificación de captura solicita que el equipo de desarrollo de propuesta, SMT y otro personal operativo y de acercamiento con donantes presenten ideas de posibles socios (consultar Preguntas guía para las decisiones de formar asociaciones).
    • Consultar ProPack I Tabla 2a, con una práctica lista de control para la colaboración con- y apoyo de socios en el diseño del proyecto.

    Invertir tiempo fuera de los proyectos para entender las posibilidades para la formación de asocios: Como se resalta en ProPack I, los esfuerzos periódicos por comprender las posibilidades para la formación de asocios puede resultar en asocios mejor informados, más estratégicos y competitivos que se traducen a mejoras en la gestión del proyecto e impacto positivo para las personas a las que atienden CRS y nuestros socios.

    1. En cuanto a socios nuevos, los miembros del SMT y personal programático y operativo designados construyen relaciones y profundizan su comprensión de la organización realizando reuniones preliminares para hablar de la visión, valores, capacidades programáticas y operativas tanto de CRS como del posible socio, y para identificar las fortalezas y debilidades de cada posible socio, y su disposición e interés en involucrarse en el proyecto previsto.
    • Ver Preguntas guía para las decisiones de formar asociaciones y ProPack I, Tabla 2a.
    1. En cuanto a posibles socios de proyecto con los cuales CRS tiene una relación actual, SMT y miembros de personal designados hablan con el socio sobre lo siguiente:
    • El enfoque (técnico, geográfico y grupo focalizado) del proyecto previsto y las respectivas fortalezas y debilidades de CRS y los socios en diseñar un proyecto convincente y exitoso dado el enfoque previsto.
    • Cualquier probable desafío asociado con una oportunidad de financiamiento específica - p. ej., requisitos complejos del donante; parámetros programáticos que podrían limitar ciertos abordajes, o la focalización de ciertas poblaciones, etc.
    1. En el caso de las organizaciones socias actuales y las nuevas en potencia, el coordinador de propuesta (o gerente para la planificación de captura) y personal programático, operativo y financiero clave revisan cualquier información derivada de evaluaciones que haya disponible cuanto a las capacidades del socio en las áreas organizativa y técnica directamente relevantes para la posible oportunidad de financiamiento, y trabajan con liderazgos de la organización para determinar si hay necesidad de evaluar más las capacidades.
    • Consultar ProPack I, Tabla 2a, sección sobre "Discusión y revisión de la capacidad del socio".
    1. Si CRS y el posible socio (actual o nuevo) del proyecto determinan que es necesaria la evaluación de capacidad o que de alguna forma sería práctico hacerla, un equipo multidisciplinario de personal programático y operativo de CRS trabaja con la organización para evaluar su capacidad financiera, operativa y programática.
    • La evaluación podría ser exhaustiva (según necesidad y si permite el tiempo), o se podrían concentrar en llenar vacíos específicos en la información para abordar los requisitos del contexto y del proyecto.
    • Aplicar la técnica del telescopio a la evaluación según la necesidad dado el plazo para desarrollar la propuesta. Concentrarse en comprender el nivel de riesgo que presentan los vacíos en las capacidades. Esto le ayudará a CRS y los socios a desarrollar planes apropiados para la gestión y contratación de personal del proyecto, arreglos para la supervisión y planes de fortalecimiento de capacidades para la gestión efectiva de cualquier riesgo.
    • Consultar la guía sobre el proceso de evaluación de socios del Estándar 6, acción clave 4 (el equipo podría tener que modificar esta guía dado que es probable que haya necesidad de realizar una evaluación rápida de capacidades).
    1. En el caso de haber multiples opciones para formar asocios, el coordinador de propuesta/gerente para la planificación de captura hará lo siguiente:
    • Dirigir al equipo de desarrollo de captura o propuesta en un análisis de posibles asocios basados en insumos desde fuentes actuales, reuniones preliminares con socios y evaluaciones de socios. Considerar el uso de criterios ponderados para facilitar el análisis transparente y objetivo.
    • Trabajar con otros miembros del equipo de desarrollo de captura o propuesta para llegar a un consenso sobre los mejores arreglos para el asocio.
    • Hacer una recomendación al tomador de decisiones de la propuesta (y al CR, en caso que el CR no sea el tomador de decisiones de la propuesta), que revisa y aprueba la selección del socio.
    1. Si las posibles asociaciones ya están aprobadas o predeterminadas según requisitos de los donantes o de CRS, el coordinador de propuesta/gerente para la planificación de captura dirige al equipo en revisar la información sobre la capacidad de cada socio, para tomar esto en cuenta en el diseño de proyecto.
    2. El coordinador de propuesta/gerente para la planificación de captura trabaja con el tomador de decisiones de la propuesta y el CR (si no es el mismo tomador de decisiones de la propuesta) para confirmar y formalizar los arreglos del asocio por medio de acuerdos de formar equipos (Teaming Agreements).
    • Seguir la Teaming Agreement Guidance de CRS y garantizar que se haga revisión del acuerdo según la Política y Procedimiento para Contratos de CRS.
    • Si las decisiones de formar asociaciones todavía no son finales pero CRS quisiera entrar en conversaciones más detalladas sobre el proyecto con el posible socio, asegurar que el posible socio firme un Non-Disclosure Agreement (NDA).Acuerdo de No-Divulgación
    • Asegurar que los liderazgos del socio comprenden el significado de un NDA o Teaming Agreement. Revisar dichos documentos detenidamente para garantizar que las expectativas queden claras. De ser necesario, proporcionar traducción de cortesía.
    • Para asocios no-tradicionales (con sector privado, universidades, etc.), el coordinador de propuesta o gerente para la planificación de captura garantiza que el equipo de desarrollo de propuesta siga los protocolos y procedimientos internos de CRS para la verificación, antes de confirmar el asocio y firmar un Teaming Agreement. Comunicarse con el personal de IDEA (en el caso de asocios con empresas) o PIQA (en el caso de asocios con universidades) y consultar la sección "Otros recursos" a continuación para más guía.

    En el caso de proyectos con fondos discrecionales

    Aunque los proyectos con fondos discrecionales suelen ser menores que los proyectos con fondos externos, suelen ofrecer mayor flexibilidad. A menudo, las ideas de los proyectos con fondos discrecionales tienen que ver con proyectos que CRS ya está implementando y evaluando con un socio actual. En este caso, el posible socio ya es conocido. En el caso de nuevas ideas de proyecto, o proyectos de seguimiento que amplían las áreas técnicas o geográficas donde CRS no tiene socios evidentes, seguir estos pasos:

    1. El HoP o PM solicita que personal de programas, SMT y otros brinden ideas sobre posibles socios. Al evaluar las opciones de asocios, las siguientes preguntas podrían ayudar a determinar cómo aprovechar que hay más flexibilidad con los fondos discrecionales (incluyendo la flexibilidad de incorporar bastante fortalecimiento de capacidades):
    • ¿Hay alguna organización con la que CRS espera poder explorar un asocio de proyecto y posiblemente un asocio organizativo de largo plazo?
    • ¿Hay un socio actual con el que CRS tiene interés en ampliar la colaboración en una nueva área geográfica, población focalizada, sector programático o metodología programática?
    • ¿Hay socios actuales u otras organizaciones con las que a CRS le interesa trabajar que podrían beneficiarse considerablemente de la oportunidad de llevar las capacidades actuales al "siguiente nivel" de efectividad, sostenibilidad o competitividad?
    1. El HoP y PM, con apoyo de miembros del SMT y otro personal programático y operativo según sea necesario, se reúnen con posibles socios del proyecto para hablar de la posibilidad de colaborar para el desarrollo e implementación de un proyecto nuevo.  
    • Con posibles socios nuevos, asegurar que se les explique la misión y el enfoque de CRS, brindando asimismo espacio para que la organización comparta su misión, visión del futuro y capacidad actual.
    • En cuanto a organizaciones con las cuales CRS ya tiene relación, sin generar expectativas, pedir que los liderazgos y el personal del socio compartan sus ideas sobre la mejor manera que pueden contribuir a- y beneficiarse de la posible oportunidad de proyecto.
    • En el caso de ambos, los posibles socios nuevos y los actuales, revisar la información disponible en cuanto a las capacidades organizativas o programáticas relativas a las áreas de concentración previstas del proyecto, y determinar si se necesita de evaluaciones adicionales de la capacidad del socio para informar el diseño.
    1. El HoP, PM y CR (con otros miembros del SMT según sea necesario) hablan de las opciones de formar asocio y confirmar la selección de socio final y cualquier paso siguiente de evaluar capacidad (consultar la guía sobre llevar a cabo el diagnóstico de capacidades del socio en Estándar 6, acción clave 4).
  • Asocio
    • Esta acción se concentra exclusivamente en los socios; consultar los pasos de "como" hacerlo antes descritos.
    • También consultar "Cuando CRS es subreceptor" para ver consideraciones adicionales relativas a los asocios de proyecto.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Como subreceptor, CRS debe confirmar con el principal la existencia de restricciones en cuanto a entrar en relaciones de subreceptor con socios, ya que esto configura un arreglo de sub-subreceptor para el principal.
    • El principal podría pedir la ayuda de CRS para el establecimiento de relaciones de subreceptor directas con los socios de CRS o podría pedir que CRS considere arreglos alternativos de asocio - es decir, contrato por servicios. Estas opciones tienen implicaciones significativas para la gestión de CRS, y las decisiones de formar asociaciones se deben considerar detenidamente con el CR y hablar de forma transparente con el posible socio (ver el Estándar 3, acción clave 4 con más guía sobre sub-adjudicaciones versus contratos). 
    • De no haber restricciones para subreceptores, seguir el proceso antes mencionado.
  • Proyectos de emergencia
    • Si está respondiendo a una emergencia en la que se ha activado el protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, asegúrese de que la selección de socios y la comunicación en torno a la selección de socios sigan las instrucciones de la sección "Asociaciones" del protocolo. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y emergencies@crs.org como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS (emergencies@crs.org).
    • En las situaciones de emergencia de inicio rápido, las decisiones de formar asociaciones podrían tener que basarse en relaciones actuales con organizaciones o el acceso que tenga la organización con las poblaciones afectadas, a falta de tiempo para una revisión más extensa de posibles opciones de socio del proyecto. 
    • En algunas emergencias, en particular emergencias de inicio rápido en áreas que no son propensas a los desastres, algunas organizaciones con mejor acceso a las poblaciones afectadas podrían necesitar considerable apoyo de capacidad para la respuesta a la emergencia. En tales casos, CRS deberá hacer lo siguiente:
      • Considerar el acompañar al socio, hacer arreglos de traslado temporal a varios niveles o arreglos de acuerdos de servicios para la implementación del proyecto;
      • Permitir la flexibilidad para ajustar los arreglos del asocio a medida que evolucione la situación; y
      • Construir opciones para apoyo/supervisión de socios en el diseño y el presupuesto del proyecto.
    • En contextos de respuesta a emergencias cuando sean muy limitadas las opciones para formar asocios o haya limitada capacidad en los socios, CRS podrá determinar que la implementación directa es el mejor abordaje para brindar ayuda para salvar vidas en la fase inicial de la emergencia.