Estándar 2: Diseño participativo y basado en evidencia para el éxito del proyecto.

• Principal responsable: Coordinador de la propuesta
  • El coordinador de propuesta garantiza que se involucren apropiadamente los socios en el proceso de diseño de acuerdo con el análisis de actores relacionado con quién debe ser informado, consultado y quién de participar en el diseño del proyecto.

• Otros implicados: Líder técnico de la propuesta; líder de presupuesto de la propuesta; otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta; tomador de decisiones de la propuesta;El tomador de decisiones es un miembro del personal superior (normalmente el representante de país) que tiene la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas con relación a la respuesta de CRS ante una oportunidad de financiamiento específica. Incluye negociaciones y convenios de asocio/consorcio; reclutar y seleccionar al personal clave; definir los parámetros iniciales del presupuesto (incluyendo contrapartida de CRS); otras decisiones vitales sobre el presupuesto; y revisar y aprobar las versiones finales de los documentos de la propuesta (incluyendo presupuestos). Es un rol crítico, pero no a tiempo integral, en el equipo de desarrollo de propuesta. equipo de desarrollo de propuesta del socio y liderazgos del socio; gerente financiero (FM) y/o director de operaciones (HoOps)
  • El líder técnico y miembros del equipo de desarrollo de propuesta mantienen comunicación de dos vías y colaboración con los socios para garantizar que a los socios se les incluya en toma de decisiones clave (consultar la guía detenida sobre la participación de CRS con socios en cuanto a decisiones presupuestarias en el Estándar 3).

• Durante todo el diseño de proyecto - consultar la guía del paso 1 más adelante sobre cuándo y cómo involucrar al socio en todo el proceso con base en necesidades, interés y factibilidad.

Siga estos pasos para garantizar que los socios se involucren apropiadamente en toma de decisiones clave para el diseño del proyecto:

1. Después de que CRS y sus socios confirmen la decisión que han de trabajar juntos un proyectoEn el caso de oportunidades de financiamiento competitivas, esta confirmación debe ser formalizada por medio de acuerdo de formación de equipo (o un acuerdo pre-formación de equipo, según el estado de la oportunidad). (consultar la guía sobre decisiones de formar asociaciones del Estándar 1, acción clave 2), el coordinador de propuesta con el líder técnico y otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta según sea apropiado, se reúnen con el equipo del socio para hablar del cronograma de desarrollo de propuesta. Como parte de esta reunión, CRS y el socio revisan la participación del socio en el proceso de desarrollo de propuesta y otros temas clave relacionados con la toma de decisiones del proyecto.

• Involucrar al tomador de decisiones de la propuesta en estas discusiones según la necesidad (por ejemplo, en torno a temas delicados como techos presupuestarios preliminares del socio - consultar la guía sobre llegar a estimados iniciales presupuestarios del Estándar 3, acción clave 1).
• Usar las preguntas de la "Lista de Control para la colaboración con- y apoyo de socios en el diseño del proyecto" (ProPack I, Tabla 2a) como guía para la mejor manera de involucrar a los socios en definir los componentes del diseño de proyecto.
• Aprovechar las discusiones preliminares de asociación descritas en Estándar 1, acción clave 2 (guía para las discusiones al formar asociaciones de proyecto), pero concentrarse más en los detalles de cuándo, dónde y cómo deben participar los socios en los pasos clave y las decisiones sobre el diseño. Esto ayuda a promover mutua rendición de cuentas en el proceso de diseño de proyecto.
• En cuanto a propuestas desarrolladas para financiamiento externo, recalcar podría ser que CRS tenga que tomar decisiones importantes en tiempos cortos con flexibilidad limitada.
• En el caso de oportunidades de financiamiento competitivas, revisar el entendimiento de CRS de a las expectativas y los objetivos del donante en cuanto al proyectoConsultar la guía sobre clarificar e influenciar las prioridades de los donantes para oportunidades de financiamiento del Estándar 5, acción clave 3. que tendrán influencia en la toma de decisiones sobre el diseño de proyecto.
• Enfatizar que el desarrollo de propuesta es un proceso complejo con múltiples momentos de toma de decisión, y factores que están fuera del control del equipo de desarrollo de propuestaEstos factores podrían incluir temas internos de CRS de elaboración de presupuesto; retroalimentación del revisor; preferencias del donante; nueva información sobre una oportunidad financiada externamente, incluyendo información más detallada sobre los intereses del donante, los competidores, etc. que tienen influencia en la toma de decisiones.
• Resaltar el compromiso de CRS con la participación de los socios en la toma de decisiones en la medida de lo posible, y explicar la lógica de las decisiones que CRS tenga que tomar sin consulta plena.

Organizar la logística del proceso de toma de decisiones considerando la participación de los socios: Garantizar que los socios puedan tomar parte en momentos clave de toma de decisiones del proyecto (p. ej., talleres de diseño de proyecto; desarrollo del presupuesto y programación de actividades, etc.) por lo que podría ser necesario modificar los tiempos de los eventos de diseño y adaptarlos a la disponibilidad del socio, seleccionar un lugar para el taller que sea de fácil acceso para los socios y hacer arreglos para que haya traducción según se necesite para reducir las barreras para la participación plena. 

2. El coordinador de propuesta trabaja con el líder técnico de propuesta y otros miembros del equipo de desarrollo de propuesta para facilitar la participación del socio en las sesiones de diseño de proyecto, de conformidad con el plan descrito en el paso 1. 

• Usar las sesiones de diseño de proyecto para hacer un mapa de los actores interesados, analizar la información y usar esa información para tomar decisiones de diseño como la selección de objetivo y estrategia, y desarrollar la teoría de cambio del proyecto, el marco de resultados y Proframe.
• En cuanto a las decisiones de estructura de gestión de proyecto, cuando el proyecto incluya un consorcio de socios, utilizar Marco de Alineación del Consorcio para la Excelencia (CAFE). durante el diseño de proyecto para orientar las conversaciones sobre cómo debe operar el consorcio, incluyendo posibles estructuras, procesos y abordajes
• Usar la "Lista de Control para la colaboración con- y apoyo de socios en el diseño del proyecto" de ProPack I (Tabla 2a) en las sesiones de planificación del diseño, para ayudar al equipo de CRS a que involucre apropiadamente a los miembros de equipo de desarrollo de propuesta del socio y los liderazgos del socio en las decisiones sobre el diseño. Esto es especialmente importante para las decisiones que impactan directamente los tiempos y la naturaleza (alcance) de las actividades de proyecto del socio, la contratación de personal de proyecto del socio, gobernanza del proyecto, y los fondos presupuestados para el personal y actividades del socio.
• Consultar la guía sobre trabajar con socios para desarrollar presupuesto de proyecto en el Estándar 3, acción clave 4.

Apalancar la experiencia del socio en cuanto a realidades operativas: Además de garantizar que los socios contribuyan a establecer objetivos del proyecto y seleccionar las estrategias de proyecto apropiadas, involucre a los socios en la toma de decisiones sobre el alcance y la programación del proyecto. Los socios, especialmente las organizaciones con profunda experiencia en las zonas de intervención propuestas para el proyecto, aportan abundantes conocimientos sobre el tiempo y esfuerzo que se requiere para implementar las estrategias propuestas para el proyecto - esta es información importante para que cuando el equipo de desarrollo de propuesta elabore un alcance de proyecto y una programación sean realistas.

3. El coordinador de propuesta se asegura de que los socios tengan la oportunidad de revisar secciones clave del borrador de propuesta de forma integrada con el proceso de revisión que hace el equipo de desarrollo de propuesta, como se describe en el cronograma de desarrollo de propuesta.
4. El coordinador de propuesta pone a los socios al tanto de la retroalimentación sobre la propuesta recibida de los revisores de las oficinas regional y HQ de CRS, incluyendo decisiones sobre el diseño de proyecto, o cambios necesarios basados en la retroalimentación de los revisores.

• La buena práctica es organizar una teleconferencia o reunión con los socios para tratar la retroalimentación principal de la revisión.
• En el caso de oportunidad de financiamiento competitiva con plazos estrictos, CRS podría tener que tomar decisiones rápidas para responder a comentarios importantes, ya que los comentarios podrían impactar múltiples secciones de la propuesta y tomar tiempo considerable para abordarlos apropiadamente. En caso de que los cambios recomendados impacten directamente los alcances de trabajo de los socios y/o sus presupuestos, CRS deberá hablar con el socio afectado sobre los comentarios, las recomendaciones y el posible plan de respuesta de CRS antes de integrar el cambio.
• En caso que la retroalimentación de la revisión implique cambios en el alcance de trabajo o presupuesto del socio, el personal de alto nivel de CRS y del socio (p. ej., representante de país y director del socio) deben tratar el asunto, en persona idóneamente.

5. El coordinador de propuesta garantiza que cada socio reciba copia de la narrativa técnica, así como del presupuesto de socio final, después de finalizada la propuesta (y que haya sido presentada, si procede).