Acciones clave por:

Estándar 1: Planificación efectiva para un diseño de proyecto con calidad.

Establecer un equipo robusto para el desarrollo de la propuesta y un cronograma realista que sigue la guía estándar de CRS para el diseño de proyectos y garantiza que haya colaboración y apoyo de los socios en el proceso de diseño.

Planificar un proceso participativo: trabajar al revés, desde la fecha de presentación, desarrollar un cronograma realista para el diseño de un proyecto de calidad y una propuesta que responda a las prioridades del donante.

  • Por qué

    El diseño de proyecto que se hace con prisa y/o sin participación de los actores apropiados puede generar retos significativos para la gestión del proyecto. Desarrollar un cronograma para el diseño del proyecto y el desarrollo de la propuesta ayuda a clarificar y formalizar los pasos y el tipo de participación que se requiere de los actores para que sea de calidad el diseño de proyecto, con sus plazos, roles y responsabilidades. Para oportunidades financiadas externamente, una lista de control de la propuesta ayuda a garantizar que CRS produzca una propuesta que aborda todos los requisitos del donante en cuanto a contenidos y formato.

  • Quien

    • Principal responsable: Coordinador de la propuesta
      • El coordinador de la propuesta es responsable de redactar y actualizar el cronograma y la lista de control y compartir con  todos los actores involucrados.

  • Cuando
    • Para oportunidades financiadas externamente, desarrollar el cronograma y la lista de control de la propuesta cuanto antes posible y no más de 3 días después de que se tome la decisión de seguir o desistir.
    • Para proyectos con fondos discrecionales, desarrollar el cronograma como un primer paso después de decidirse por desarrollar un nuevo proyecto.
  • Cómo

    Esta acción clave la orienta el siguiente "estándar de calidad" de ProPack I:

    • En todas las circunstancias, el personal de CRS desarrolla un cronograma de diseño de proyecto cuando planifican el diseño del proyecto

    Hay que seguir estos pasos para desarrollar un cronograma realista para un proceso participativo de diseño de proyecto y desarrollo de propuesta (seleccione aquí para obtener guía sobre proyectos con fondos discrecionales):

    Para oportunidades financiadas externamente (lista de control de la propuesta)

    Empezar anticipadamente a elaborar cronogramas y listas de control durante la planificación de captura: Para oportunidades que CRS tiene bajo seguimiento, en particular oportunidades grandes y competitivas, el coordinador de propuesta (si ha sido identificado y está disponible) y/o líder de la planificación de captura (suele ser del personal de crecimiento del programa de país o jefe de programas [HoP]) debe preparar una propuesta preliminar del cronograma de desarrollo y lista de control. Los borradores se pueden actualizar y las fechas puntuales se pueden agregar después de que aparezca la solicitud. Usar como guía las solicitudes anteriores del mismo donante y cronogramas y listas de control de procesos de propuesta anteriores con ese donante, si los hay disponibles. Revise Gateway y consulte con el personal de crecimiento (BD) para identificar los documentos más apropiados para usar como punto de partida. 

    1. Todos los miembros del equipo de desarrollo de propuesta revisan con cuidado las guías de la propuesta/convocatorias de propuestas del donante, antes de desarrollar un cronograma o actualizar algún cronograma preliminar que se halla desarrollado durante la planificación de capturaPlanificación de captura es el proceso de identificar oportunidades particulares de financiamiento, evaluar el ambiente y emplear estrategias para aumentar las probabilidades de ganar una oportunidad específica. La planificación de captura ocurre antes de que se publique la convocatoria.  Esto es para garantizar que todos entiendan los requisitos técnicos y de aplicación de costos.
    2. El coordinador de la propuesta prepara una sencilla lista de control para desarrollo de propuesta, copiando los requisitos para presentar la propuesta de la convocatoria de propuesta a un archivo en Excel.
      • En la lista de control se debe incluir:
        • Todo lo que se requiere en cuanto a secciones, apéndices y anexos de la propuesta (haciendo referencia a la página de la convocatoria para propuestas que detallan los requisitos para esa sección).
        • El responsable de preparar cada sección o anexo.
        • Los plazos para completar cada requisito.
        • Una columna donde se indique el estatus de cada sección/anexo. 
      • Consultar pREPARE! (CRS 2015f), Annex 3, para ver un ejemplo de lista de control para desarrollar propuestas que puede ser adaptada a los requisitos especificados por el donante. 
      • Hay que organizar los puntos de la lista en el mismo orden que se presentan los requerimientos de los donantes, no en orden cronológico del desarrollo de cada componente de la propuesta.

    CONSEJO: Suele ser más fácil manejar la lista de control y el cronograma de desarrollo de propuesta (a menudo llamado "plan de producción de la propuesta") en hojas separadas de un mismo archivo en Excel. Hay que crear otras hojas según las necesidades, para especificar y dar seguimiento a información que se solicita de los socios; desglosar los detalles de las reuniones y talleres del proceso de diseño; y capturar otra información de planificación similar.

    Para todas las propuestas (cronograma de desarrollo de propuesta)

    1. El coordinador de la propuesta dirige al equipo de desarrollo de propuesta al identificar todos los pasos necesarios para el diseño de proyecto, desarrollo de propuesta, su revisión y finalización (de conformidad con la guía de ProPack I). Para oportunidades financiadas externamente, el equipo también detalla los pasos adicionales necesarios para presentar la propuesta de manera oportuna. El coordinador de la propuesta captura los pasos y los individuos que lideran y los que apoyan para la concreción de cada paso, y la programación para completar cada paso en el cronograma de desarrollo de propuesta.

    ¡No corra con la preparación del cronograma! Resista la tentación de ocuparse de inmediato de las actividades de diseño de proyecto, aunque sea muy breve el tiempo entre tomar la decisión de seguir y la fecha límite de presentación al donante. Cuando son cortos los tiempos, planificar con cuidado los pasos para el diseño de proyecto y desarrollo de la propuesta resulta aún más importante. Revisar cada actividad de diseño de proyecto y componente de la propuesta puede ayudarle al equipo a identificar formas de facilitar ciertos pasos. Cuando el tiempo es corto, el coordinador de propuesta también puede preparar un borrador de cronograma, luego se refina con todo el equipo de desarrollo de propuesta.

    1. El coordinador de propuesta y los miembros del equipo de desarrollo de propuesta, incluso los socios, consensuan "normas de trabajo" para acceder a- y actualizar el cronograma de desarrollo de propuesta, para que a todos les quede claro dónde y cómo acceder al cronograma y la lista de control. Este paso es de particular importancia para oportunidades de financiamiento externo. Entre las normas se debe incluir:
      • Un software/plataforma específica donde se mantiene el cronograma y la lista de control (ej., OneDrive, SharePoint, MS Teams, Dropbox, Google Docs), teniendo presente que algunos socios y consultores externos podrían no contar con acceso a todas las opciones.
      • Una norma común aceptada para nombrar/archivar para poder controlar las versiones. 
    2. El coordinador de propuesta comparte el cronograma final (y la lista de control si procede) con todos los miembros del equipo de desarrollo de propuesta y otro personal involucrado en el proceso de desarrollo de propuesta (ej., encargados de la revisión a nivel regional, personal de IDEA).
      • Para procesos complejos, destaque los pasos que necesitan la retroalimentación de individuos que no están involucrados en los procesos diarios y asigne una fecha para responder. Incluya esta información en un correo electrónico, y solicite que le confirmen su disposición de reunirse en la fecha especificada.
    3. El coordinador de propuesta usa el cronograma y lista de control para revisar el progreso durante las reunión ordinaria de avances; actualiza los documentos según sea necesario; y comparte las versiones actualizadas con todos los actores de conformidad con normas consensuadas (consultar el paso 4). 
  • Asocio
    • Las contribuciones del socio al cronograma de desarrollo de propuesta son esenciales para que el diseño sea realista y participativo.
    • En lo posible, desarrolle el cronograma de la propuesta—identificando los pasos para diseñar el proyecto y desarrollar la propuesta, los responsables y tiempos/plazos—con la participación de todos los miembros del equipo de desarrollo de propuesta, incluyendo los socios.
    • Para oportunidades financiadas externamente: A la hora de revisar la lista de control para desarrollar la propuesta, asegúrese de destacar los insumos que se necesitan de los socios (ej., cartas de apoyo, información sobre desempeño anterior o capacidad), y plazos para que los socios hagan llegar sus insumos a CRS.
  • Cuando CRS es sub-receptor
    • Siga el mismo proceso cuando CRS sea subreceptor. Tenga presente, sin embargo, que CRS sólo será responsable de ciertos componentes de la propuesta.
    • El coordinador de propuesta de CRS deberá trabajar de cerca con el principal para identificar todos los insumos que se requieren de CRS. Haga contacto en una etapa temprana del proceso, ya que el desarrollo del cronograma y lista de control de CRS dependerán de esta información.
    • Cerciórese que cualquier acuerdo de hacer equipo en un proyecto describa claramente los productos que se requieren de CRS en la propuesta (consultar Proposal Teaming Agreement Guidance y Proposal Development Teaming Agreement Boilerplate de CRS como referencia de lo que CRS normalmente requiere de sus subreceptores).
  • Proyectos de emergencia
    • Los plazos de entrega de propuestas de emergencias suelen ser extremadamente breves, en particular en emergencias de inicio rápido. Use la técnica del telescopio para los proceso de diseño y desarrollo de propuesta, y use días—en vez de semanas—como la unidad de planificar el cronograma.
    • Que haya miembros de Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) que participen en los pasos clave del diseño para hacer la revisión técnica.