Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.
Organizar un sistema de gestión financiera para el proyecto con base en planes de actividad actualizados que brinde soporte para una puesta en marcha rápida y gestión financiera efectiva durante todo el transcurso del proyecto.
Introducir el presupuesto al sistema financiero de forma que se facilite su análisis y la presentación de informes.
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Por qué
Comparar gastos del proyecto con los montos presupuestados y tomar las decisiones correspondientes es fundamental para la buena gestión del proyecto. En cuanto a los proyectos con fondos externos, producir informes financieros certeros que cumplen con las expectativas de los donantes y sus requisitos, es igualmente crítico. Esto sólo es posible cuando el personal ingresa el presupuesto al sistema financiero de CRS con:
- La distribución de gastos previstos de manera apropiada a través del año fiscal para facilitar el análisis rutinario; y
- La codificación de las partidas presupuestarias de manera apropiada para poder revisar y dar seguimiento a la información según lo solicite el donante.
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Quien
- Principal responsable: Gerente de presupuesto (Budget managerEl gerente de presupuesto es el individuo al que se le asigna y está a cargo de supervisar la gestión de una o más unidades empresariales. Este individuo debe ser de "D Band" o más alto, designado por el jefe de división o departamento.
o BM) (típicamente es el gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoPEl gerente de presupuesto es el individuo al que se le asigna y está a cargo de supervisar la gestión de una o más "business units". Este individuo debe ser del "D Band" o más alto, designado por el jefe de división o departamento.
)
- El BM convierte el presupuesto de la propuesta al formato que se requiere para dar ingreso al sistema financiero de CRS.
- Otros implicados: Gerente financiero (FM), director de programas (HoP), director de operaciones (HoOps), personal de la región (ej., Director Adjunto Regional para Gestión de Calidad (DRD/MQ) u oficial financiero de la región (RFO))
- El Gerente financiero brinda apoyo técnico al gerente de proyecto/director del proyecto según se necesario para la codificación del presupuesto, obtiene las aprobaciones necesarias, y da ingreso al presupuesto detallado cuando se haya aprobado;
- El HoP brinda apoyo haciendo controles de calidad;
- El DRD/MQ o RFO da la aprobación final.
La colaboración entre los gerentes de presupuesto y financiero es crítica, especialmente en los proyectos con requisitos complejos para la presentación de informes a donantes. El personal de finanzas puede aprovechar su comprensión del sistema financiero de CRS para determinar la mejor forma de hacer uso de sus capacidades y solventar sus limitaciones en cuanto al análisis financiero y presentación de informes a donantes.
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Cuando
- De inmediato después de firmar el convenio o recibir la carta de autorización previa, los presupuestos actualizados serán ingresados al inicio de cada año fiscal posterior.
Nota: Los gastos no se pueden cargar al presupuesto del donante hasta que el presupuesto sea ingresado al sistema financiero de CRS.
Preparar el Budget Template Formel Formulario de la Plantilla de Presupuesto (BTF) después de actualizar el presupuesto, en la medida de lo posible: Aunque es urgente completar el proceso de dar ingreso al presupuesto, el presupuesto sólo se debe ingresar al sistema financiero después de ser actualizado para que refleje todos los cambios del contexto operativo (ej., fluctuaciones en la tasa de cambio, temas de seguridad que afectan las actividades y costos del proyecto) y toda modificación inicial de planes o programas de actividades que sea necesaria (consultar Estándar 8, acción clave 3). Asegúrese de obtener todas las aprobaciones del donante que se necesiten para las modificaciones del presupuesto, antes de ingresarlas al sistema financiero.
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Cómo
Siga los siguientes pasos para garantizar que se ingrese de manera correcta el nuevo presupuesto de proyecto al sistema financiero:
- El gerente del presupuesto (BM) se reúne con el personal de finanzas para obtener guía sobre consideraciones especiales en cuanto a los códigos del presupuesto para garantizar que CRS pueda cumplir con requisitos financieros especificados en el proyecto. Es de particular importancia que el BM se comunique con finanzas cuanto antes si no tiene experiencia con este proceso. Para llevar control de contribuciones en especie, incluso componentes en especie de cualquier contrapartida de CRS, el BM y finanzas tendrían que elaborar un plan para recoger datos sobre estas contribuciones (ver "Monitoring Cost Share" en la politica Planning and Managing Cost Share).
- Después de consultar con finanzas, el BM sigue el proceso descrito en la guía de Pasos para convertir presupuestos de donantes a presupuestos del sistema Financiero de CRS, para traducir el presupuesto aprobado por el donante al formulario de la plantilla de presupuesto de CRS (BTF), que se necesita para ingresar el presupuesto al sistema financiero de CRS.
CONSEJO para proyectos con fondos externos: Si los requisitos del donante son especialmente complejos, considere la participación del RFO o expertos de HQ para preparar el presupuesto, y/o considere que BM y finanzas podrían desarrollar el BTF conjuntamente.
- El gerente de proyecto/director del proyecto actualiza los registros de Gateway asociados con el nuevo proyecto, facilitando que se procese el formulario del nuevo Número de Código del donante del Proyecto (DSPN) (paso 7). Consultar "Setting up a New Award, DSPN, and Project in Gateway". Específicamente, el PM/CoP debe:
- Confirmar que el campo "estatus" del registro "Opportunity" en Gateway que está asociado con el proyecto haya sido actualizado y diga "Approved".
- Ingresar la información necesaria al registro del proyecto en Gateway, al registro del DSPN, y (para subvenciones-grants) al registro del convenio (award record). Estos registros se generan automáticamente cuando se cambia el estatus del registro "Opportunity" a "Approved".
- Para subvenciones, anexar la Reseña de la Revisión del Convenio y el Convenio completamente firmado.
- El HoP revisa el formulario de la plantilla de presupuesto (BTF) y brinda apoyo al BM según sea necesario para redactar el borrador del Formulario de aprobación de Mantenimiento de Presupuesto (BMF). El HoP comparte el paquete BTF/BMF (con el presupuesto aprobado, en el caso de las subvenciones) con el gerente financiero.
- El gerente financiero (o su delegado) revisa el paquete BTF/BMF y proporciona retroalimentación al BM, con copia al HoP y HoOps.
- El gerente financiero actualiza el Budget Reconciliation Formel Formulario de Conciliación de Presupuesto (BRF) y comparte el paquete BTF/BMF/BRF con el representante de país, para su presentación posterior a la región para revisión y aprobación.
- Con la aprobación de la región, el gerente financiero debe:
- Obtener aprobaciones adicionales descritas en la Budget Maintenance Approval Matrixla Matriz de Aprobaciones de Mantenimiento del Presupuesto .
- Confirmar que el gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP) haya completado las actualizaciones en Gateway que se describen anteriormente.
- Presentar un New DSPN Formun Formulario de DSPN Nuevo .
- El gerente financiero coloca el BTF aprobado en el sistema financiero de CRS después de haber obtenido todas las aprobaciones necesarias. El gerente financiero también coloca el presupuesto de las subvenciones en efectivo y de contrapartida de conformidad con PRO-FIN-BUD-004.02 (Grant and Cost Share Budget Input into SunSystems).
Actualizar el presupuesto para volver a dar ingreso cada año fiscal: CRS primero ingresa los presupuestos al sistema financiero cuando se firman los convenios para proyectos con fondos externos, o después de la aprobación interna de proyectos con fondos discrecionales. Sin embargo, al inicio de cada año fiscal, se debe volver a dar ingreso al sistema a todos los presupuestos de los proyectos. Si el gerente del presupuesto no es proactivo en proporcionar a finanzas una versión actualizada del presupuesto de proyecto—en un formato que pueda ser ingresado al sistema financiero—perdurará en el sistema una versión desactualizada del presupuesto (del APP). Esta información desactualizada generará información presupuestaria incorrecta y complicará el análisis financiero y la presentación de informes.
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Asocio
- El Gerente del presupuesto sigue el mismo proceso al convertir los montos para los socios incluidos en el presupuesto de la propuesta, usando códigos de cuenta que están en los Pasos para Convertir Presupuestos de Donantes a Presupuestos del Sistema Financiero de CRS, para presupuestos específicos para subreceptores.
- Este ejercicio de conversión de presupuesto es un procedimiento necesario únicamente para la gestión financiera de CRS. Los socios típicamente tienen sus propios sistemas contables y su participación en este ejercicio no es necesaria. Sin embargo, si hay interés por parte de socios, este proceso puede ser una oportunidad para fortalecimiento de capacidades en cuanto al uso de códigos y hacer proyecciones.
Cuando CRS es sub-receptorSiga el mismo proceso en caso que CRS sea subreceptor.
Proyectos de emergenciaSiga el mismo proceso para proyectos de emergencia, teniendo presente que:
- Los entornos operativos de la mayoría de proyectos de emergencia son cambiantes. Es todavía más importante en las emergencias que se prepare el BTF después de actualizar el presupuesto para reflejar los cambios en el contexto operativo del proyecto entre el momento de presentar la propuesta y su aprobación final.
- Si se prepara incorrectamente el presupuesto del proyecto de emergencias, en particular respuestas a emergencias con fondos de donantes múltiples, esto puede acarrear mucho trabajo adicional en las etapas posteriores de gestión financiera y cierre financiero del proyecto.
- Los arreglos de contratación de personal durante emergencias a veces resultan en tener a gerentes de proyecto/directores del proyecto con fuertes habilidades técnicas, pero limitadas habilidades de gestión financiera, que asumen la responsabilidad de establecer el sistema financiero del proyecto. En estos casos, es especialmente crítico que el gerente de proyecto/director del proyecto busque la guía de personal financiero experimentado.
- Si está trabajando en una emergencia a gran escala donde varios miembros de Caritas Internationalis (CI) están respondiendo y/o apoyando una respuesta de Cáritas nacional, consulte los documentos Protocolo de Caritas Internationalis para la coordinación de CI en la respuesta de emergencia, Marco de emergencia y el Kit de herramientas de Caritas Internationalis para la respuesta a emergencias en el sitio web de CI Baobab. Estos documentos brindan orientación sobre la coordinación y el proceso de desarrollo, implementación, monitoreo y presentación de informes sobre un llamado de emergencia para obtener fondos a través de la red de CI. Si no está registrado en el sitio de CI Baobab, regístrese aquí.Al registrarse para el sitio de CI Baobab, el personal de CRS debe seleccionar "Caritas Estados Unidos - CRS" como su organización y enumerar el Departamento de Respuesta Humanitaria y [email protected] como contacto de referencia. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el Departamento de Respuesta Humanitaria (HRD) de CRS ([email protected]).
Recursos Clave
Plantillas y Herramientas
Políticas y Procedimientos
- Principal responsable: Gerente de presupuesto (Budget managerEl gerente de presupuesto es el individuo al que se le asigna y está a cargo de supervisar la gestión de una o más unidades empresariales. Este individuo debe ser de "D Band" o más alto, designado por el jefe de división o departamento.
o BM) (típicamente es el gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoPEl gerente de presupuesto es el individuo al que se le asigna y está a cargo de supervisar la gestión de una o más "business units". Este individuo debe ser del "D Band" o más alto, designado por el jefe de división o departamento.
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