Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

• Principal responsable: Gerente de proyecto/director del proyecto (PM/CoP)
  • El PM/CoP asume el liderazgo en cuanto a involucrar al personal de finanzas y directivos superiores para establecer roles y responsabilidades claras para la gestión financiera del proyecto. 

• Otros implicados: Director de operaciones (HoOps); director de programas (HoP); gerente financiero y otro personal de finanzas asignado al proyecto (ej., contador, oficial de finanzas); otro personal del proyecto con responsabilidades específicas de gestión financiera (ej., director adjunto de proyecto)  
  • La dirección superior y personal de finanzas revisan y confirman roles individuales, responsabilidades y fechas de entrega para las tareas de gestión financiera.

• Después de haber completado el traspaso desde el equipo de desarrollo de propuesta al equipo de puesta en marcha/implementación de proyecto, pero antes de que comience la implementación de proyecto; idealmente antes del taller de arranque del proyecto.

Siga estos pasos para establecer claramente los roles y responsabilidades de gestión financiera del proyecto:

1. El PM/CoP, con apoyo del HoP, HoOps y gerente financiero, convoca a una reunión con el personal programático y financiero que estarán involucrados en la gestión financiera y la presentación de informes del proyecto (ej., gerentes de presupuesto adicionales del equipo de proyecto). En la reunión, el equipo:
   • Revisa la Matriz de Roles y Responsabilidades de Gestión Financiera del Proyecto.
   • Adapta la Matriz para que refleje requisitos específicos del programa de país o el proyecto.
   • Asigna tareas de gestión financiera a miembros específicos del equipo.
   • Desarrolla un calendario de tareas financieras y fechas de entrega—para las subvenciones, este calendario se debe hacer con base en las fechas límite del convenio. Tenga en cuenta capturar esta información en una hoja que se agrega al Calendario de productos para entregar al donante. 
   • Se identifican los requisitos de la gestión financiera del proyecto para hacer hincapié con los socios durante el taller de puesta en marcha del proyecto y al establecer la gestión financiera del socio para el proyecto.

Reunión presencial de puesta en marcha financiera del proyecto: Es buena práctica revisar roles específicos y responsabilidades de gestión financiera del proyecto, y desarrollar un calendario de tareas y fechas límite durante la reunión interna de puesta en marcha financiera del proyecto. Otros puntos de agenda podrían incluir revisar las preguntas del contexto operativo en la herramienta "Preguntas para Guiar las Actualizaciones del Presupuesto" (consultar Estándar 8, acción clave 3); (para proyectos con fondos externos) el convenio final con el donante y los requisitos para la presentación de informes financieros; matriz de autoridad de firmas; cualquier orientación especial en cuanto a la codificación del proyecto; estatus de las tareas de preparación de la gestión financiera; y cómo orientar a los socios en cuanto a los requisitos de gestión financiera del proyecto. Si el proyecto tiene personal sobre el terreno, recuerde que debe presupuestar transporte para que todo el personal de finanzas y jefes de oficina en el terreno puedan participar. Para hacer el mejor uso del tiempo del personal y los recursos del proyecto, considere que la reunión de puesta en marcha financiera del proyecto se planifique para justo antes del taller de puesta en marcha.

2. El PM/CoP documenta las tareas y fechas límite convenidas y las comparte con el equipo del proyecto. El equipo del proyecto consulta las tareas asignadas, el calendario de tareas y las fechas límite en toda la gestión financiera del proyecto (Estándar 13) y durante las reuniones de revisión de proyecto (consultar Estándar 11, acciones clave 1 y 3) y se actualizan las tareas asignadas según sea necesario para reflejar las modificaciones en el convenio.