Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

Organizar un sistema de gestión financiera para el proyecto con base en planes de actividad actualizados que brinde soporte para una puesta en marcha rápida y gestión financiera efectiva durante todo el transcurso del proyecto.

Trabajar con los socios para hacer un diagnóstico de su capacidad de gestión financiera y desarrollar planes para su mejoramiento.

Por qué
La capacidad de gestión financiera en los socios de CRS impacta la gestión financiera en general de los recursos del proyecto. Previo al inicio de las actividades del proyecto con socios nuevos,De conformidad con el Anexo 1 a la Política de Gestión Financiera de Subreceptores de CRS,
"los subreceptores que hayan sido evaluados antes del 1 de octubre de 2017 no tendrán que ser re-evaluados a menos que el programa de país establezca que esto sea necesario o beneficioso. Esto no debe desmotivar la decisión del Programa de país de re-evaluar si se considera necesario (debido al riesgo) o beneficioso (para dar reconocimiento y valorar las mejoras en la calificación del subreceptor)." y según convenga con los socios actuales, CRS hace un diagnóstico de la organización socia, en cuanto a las capacidades, los sistemas y procesos de gestión financiera. Según sea necesario con base en los resultados del diagnóstico,Cualquier organización socia con una calificación general de menos de 75% de la puntuación máxima posible en el diagnóstico de capacidad de gestión financiera de subreceptor, para un área operativa, debe desarrollar un ICIP. CRS brinda a la organización socia apoyo para desarrollar un Plan de Mejora de Controles Internos (ICIP). Al hacer el diagnóstico de capacidad en gestión financiera del subreceptor y al apoyar al socio en mejorar su capacidad de gestión financiera, CRS logra lo siguiente:
- Ejercer la debida diligencia antes de ejecutar un sub-convenio con la organización, para comprobar que dicha organización sea capaz de administrar responsablemente los recursos financieros del proyecto.
- Decidir la forma de asignar los recursos de monitoreo y fortalecimiento de capacidades de CRS de la manera más efectiva y eficiente durante la implementación del proyecto.
- Establecer controles apropiados para mitigar el riesgo del proyecto hasta que se aborden plenamente las cuestiones relativas al ICIP.
- Establecer o fortalecer relaciones productivas con subreceptores.

Quién
- Principal responsable: Director de operaciones (HoOps)
  - El HoOps se asegura que CRS realice el diagnóstico formal del subreceptor antes de hacer el compromiso financiero inicial de otorgar fondos; revisa los planes de mejora y se asegura que se documenten apropiadamente las evaluaciones y los planes de mejora.
- Otros implicados: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP); gerente financiero (FM) y otro personal asignado de finanzas o de cumplimiento; director de programas (HoP) u otro personal asignado de programas; representante de país (CR)
  - El PM o CoP (si ha sido designado y si tiene disponibilidad en el momento del diagnóstico) trabaja de cerca con el HoOps para garantizar que el diagnóstico de capacidad de gestión financiera sea completado, maneja las relaciones con el subreceptor en torno al proceso de diagnóstico, e idóneamente participa como miembro del equipo de diagnóstico.
  - El FM u otro personal asignado de finanzas o cumplimiento realiza el diagnóstico.
  - El HoP u otro personal asignado de programas le ayuda al PM/CoP y finanzas.
  - El CR notifica formalmente al subreceptor que CRS tiene intención de realizar el diagnóstico, y da apoyo en cuanto a comunicación con el socio en torno al diagnóstico, según la necesidad.

Cuándo
- En el caso de subreceptores nuevos u otros subreceptores que requieran un diagnóstico actualizadoDe conformidad con el Anexo 1 a la Política de Gestión Financiera de Subreceptores de CRS,
  "los subreceptores que hayan sido evaluados antes del 1 de octubre de 2017 no tendrán que ser re-evaluados a menos que el programa de país establezca que esto sea necesario o beneficioso. Esto no debe desmotivar la decisión del Programa de país de re-evaluar si se considera necesario (debido al riesgo) o beneficioso (para dar reconocimiento y valorar las mejoras en la calificación del subreceptor)." : Realizar los diagnósticos de gestión financiera del subreceptor antes de preparar el convenio de subreceptor, ya que los resultados del diagnóstico afectarán la frecuencia de la presentación de informes plasmada en el convenio.
- Los diagnósticos se pueden realizar durante la etapa de diseño (para mayor información, ver Estándar 3, acción clave 4); para proyectos con fondos externos, es más común realizar el diagnóstico durante la puesta en marcha. Si los diagnósticos no se completaron durante la fase de diseño, completar el diagnóstico (o los diagnósticos) en el periodo previo a la vigencia del convenio y de puesta en marcha, de ser posible, cuando haya fuerte indicio que se vaya a ganar.

Cómo
La presente acción clave es complemento del diagnóstico de capacidad de del socio no-financiero descrita en Estándar 6, acción clave 4. Todos los aspectos de la implementación de esta acción clave siguen la guía en la política de gestión financiera del subreceptor (SRFMP) de CRS. Esta acción clave se concentra en cumplir los siguientes pasos clave del SRFMP:

Antes de- y durante el diagnóstico de capacidad de gestión financiera
1. El CR comunica formalmente al socio la inminente evaluación.
- Usar la Sample Notification Lettermuestra de carta de notificación si es práctico.
- En el caso de socios nuevos, puede ser provechoso que el CR o algún otro miembro de altos niveles gerenciales se reúna con el socio para explicar el proceso SRFMP y resolver dudas.
1. Después de hablar de la necesidad y los planes del diagnóstico con el PM/CoP, el HoOps asigna a un evaluadorLos evaluadores son miembros de personal de CRS que desarrollan el diagnóstico de gestión financiera del subreceptor. Para mayor información sobre las tareas de los evaluadores, consultar puntos 2.1b y 2.1m del SRFMP. o más para realizar el diagnóstico de capacidad de gestión financiera.
- De conformidad con el SRFMP, el diagnóstico lo debe realizar un miembro designado del departamento de finanzas del programa de país y/o equipo de auditoría interna, personal de cumplimiento o el mismo HoOps.
- Idóneamente, el PM u otro miembro del equipo de programas también debe participar en el equipo evaluador.
1. El trabajo del evaluador (los evaluadores) se realiza junto con un miembro de personal asignado por el socio, para lograr lo siguiente:
- Fijar la fecha del diagnóstico.
- Identificar al personal del socio que participará en el proceso de diagnóstico.
- Realizar el diagnóstico haciendo uso de la Lista de control de evaluación financiera de subreceptor (ver las herramientas y plantillas).
Ayudar al socio a prepararse para el diagnóstico: Para que el proceso de evaluación sea eficiente, comparta con el socio la Subrecipient Assessment Document List antes de programar la fecha del diagnóstico. Esta lista ayuda a clarificar el alcance del diagnóstico y ayuda asegurando que el socio prepare los documentos necesarios en anticipación al diagnóstico. A su vez, esto ayuda al socio y a CRS a usar de forma más eficiente el tiempo de diagnóstico in situ.
1. Al final del proceso de diagnóstico, el evaluador (los evaluadores) hace una presentación y socializa los hallazgos con los liderazgos de la organización socia, antes de completar el informe del diagnóstico.
Dar seguimiento posterior al diagnóstico
1. Trabajar de cerca con el PM/CoP u otro personal asignado de programas y expertos en la materia de finanzas, el HoOps garantiza que el socio prepare un plan de mejora de controles internos (ICIP) para dar respuesta a los hallazgos del diagnóstico.
- CRS puede apoyar al socio en el desarrollo del plan, pero el socio debe asumir la apropiación del plan.
- El HoOps revisa el plan para verificar que abarque todas las cuestiones importantes identificadas en el diagnóstico.
Identificar las medidas de mitigación temporales que sean necesarias: Al revisar el ICIP, asegurar de que el plan priorice el manejo de los controles internos que puedan comprometer la capacidad del subreceptor para salvaguardar los recursos del proyecto. Hasta no resolver completamente estos asuntos, el subreceptor debe trabajar con CRS para identificar e implementar medidas que mitiguen el riesgo.Entre esas medidas podrían figurar las siguientes: El personal de CRS acompaña a los socios en procesos en los que los sistemas actuales de los sub-receptores son débiles (por ejemplo, procesos de revisión de ofertas y selección de proveedores); CRS adquiere artículos en nombre del sub-receptor; el personal del sub-receptor sigue de cerca al personal de CRS para aprender de primera mano sobre sistemas/procesos específicos, etc.
1. El HoOps o la persona que designe sube las evaluaciones de SRFMP y PMCIs a Gateway (ver Job Aid: Cómo dar entrada a Evaluaciones SRFM Estándar) y lo comparte con el FM con copia al HoP, al PM/CoP pertinente, y el socio, dentro del plazo que se detalla en el SRFMP.

Asocio
- De conformidad con la guía del SRFMP, los socios tienen participación plena en la implementación del diagnóstico de la gestión financiera del subreceptor y planificación de la mejora.
- Como parte del compromiso de CRS con el fortalecimiento institucional dentro del abordaje general de fortalecimiento de capacidades del socio, CRS y el subreceptor desarrollan conjuntamente el plan para mejora de controles, según la necesidad, con relación a todas las actividades financieras del socio, no sólo aquellas que guardan relación directa con los proyectos implementados con CRS.
- Ver las páginas 4-5 del SRFMP para consideraciones especiales en caso que CRS firme un convenio de subreceptor con el gobierno local o departamento u oficina de una entidad gubernamental más grande.
- El SRFMP no se aplica a socios que ejecuten actividades por contrato. Los programas de país pueden considerar el uso de contratos, en vez de convenios de subreceptor, como mecanismo de financiamiento cuando los productos entregables se puedan definir y medir claramente y la naturaleza de las actividades lo amerite (consultar el Estándar 3, acción clave 3 para más guía al respecto de este tema). Consultar con la Oficina de Asesoría Legal de CRS para determinar el instrumento de financiamiento más apropiado, de ser necesario.
- SRFMP no aplica en caso de fondos transferidos a socios locales a manera de contribución (a condición de que la contribución no sea financiamiento de un proyecto con aporte de contrapartida). Las contribuciones, que se financian con recursos discrecionales de CRS, no requieren de convenios con los subreceptores. La naturaleza del asocio, el número de empleados, las consideraciones de acceso y seguridad, y la rentabilidad de operar a través de un convenio de subreceptor son factores que debe considerar CRS a la hora de determinar si sea el más apropiado una contribución en efectivo o un convenio de subreceptor.
Cuando CRS es subreceptor
- Seguir el mismo proceso para los subreceptores de segundo nivel de CRS.
Proyectos de emergencia
- Si no es posible realizar un diagnóstico de SRFMP antes de preparar el convenio de subreceptor, prepare el convenio suponiendo que el socio tiene controles internos inadecuados (a saber, requiere de adelantos mensuales, liquidaciones).
- Realice un diagnóstico completo de cada sub-receptor nuevo en cuanto permitan las condiciones, y ajuste condición de riesgo del socio según los hallazgos.

Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

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Políticas y Procedimientos

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