Acciones clave por:

Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

Organizar un sistema de gestión financiera para el proyecto con base en planes de actividad actualizados que brinde soporte para una puesta en marcha rápida y gestión financiera efectiva durante todo el transcurso del proyecto.

Revisar el borrador del acuerdo de donante para asegurarse de que CRS pueda cumplir los requisitos financieros de los donantes.

  • Por qué

    Un convenio con un donante es un documento jurídicamente vinculante. Firmar un convenio en el cual se incluyan requisitos financieros que no puede cumplir CRS pone en riesgo a la institución y socava la credibilidad de CRS en cuanto a gestión de proyectos. Firmar un convenio con requisitos financieros que son imprecisos o difíciles de cumplir también puede crear serios desafíos para la gestión del proyecto y la relación con donantes. Hacer que expertos en la materia hagan un examen minucioso de los requisitos financieros que se proponen, le ayuda a CRS a identificar riesgos, solicitar modificaciones según sea necesario y evitar problemas con la gestión del proyecto a futuro.

  • Quien

    • Principal responsable: Director de Operaciones (HoOps), o en su defecto el gerente financiero cuando no haya HoOps, para proyectos administrados por programa de país; personal del departamento de Institutional Donor Engagement and Advancement (IDEA) para proyectos administrados desde HQ.
      • Ya sea HoOps o personal de IDEA guía la redacción del convenio durante la porción financiera de la revisión y pide la participación de miembros relevantes del personal del programa de país, o del departamento de IDEA.

    Recuerde involucrar a Overseas Finance Grants Management Unit de HQ para borradores de convenios con términos con incongruencias en cuanto a los Estándares Mínimos para Términos Financieros de Convenios (Minimum Standards for Agreement Financial Terms), y la Office of General Counsel para convenios no-rutinarios con valor de más de $1 millón, y convenios rutinarios con valor de más de $5 millones, según las Políticas y Procedimientos de Convenios.

  • Cuando

    Inmediatamente después de que el donante comparta el borrador del convenio

    CONSEJO: Cuando sea posible, solicite un ejemplo de la plantilla de convenio normal del donante de inmediato al recibir la notificación de que el donante ha dado su aprobación. Esto puede ayudar a acelerar la revisión de CRS para identificar posibles requisitos financieros problemáticos, mientras que el donante esté ultimando detalles específicos de la aprobación del contrato.

  • Cómo

    Revisar los requisitos financieros del donante es parte de la revisión general del borrador de convenio con el donante y se realiza de conformidad con las Políticas y Procedimientos para Convenios de CRS, incluyendo el mapa para Convenios (APM).

    Siga estos pasos para una revisión completa de los requisitos que proponen los donantes:

    (Nota: Los siguientes pasos se han redactado para el escenario en el que el contrato lo maneja un programa de país con un director de operaciones (HoOps) y gerente financiero; haga las modificaciones necesarias siguiendo el mapa para Convenios si el convenio se está gestionando en otras condiciones, o si la estructura del personal es diferente).

    1. Después de recibir el borrador del acuerdo del Propietario del Convenio, el HoOps y gerente financiero usan la guía de los Minimum Standards for Agreement Financial Terms with Donors"Estándares mínimos para términos financieros del acuerdo con donantes” para identificar descaminos entre los requisitos en el borrador de Convenio con el donante y las políticas de CRS (ej., la política de Contabilidad y Presentación de informes para Subvenciones), procedimientos y preferencias.
    2. El HoOps y gerente financiero comparten su análisis del convenio contra la guía en los Minimum Standards for Agreement Financial Terms with Donors"Estándares mínimos para términos financieros del acuerdo con donantes” con el Propietario del Convenio.
      • El HoOps y gerente financiero hablan con el Propietario del Convenio si otros expertos temáticos deben participar en la revisión (ej., HQ Overseas Finance Grants Management Unit) en especial si en su revisión, HoOps y gerente financiero identifican preocupaciones en cuanto a los requisitos financieros que propone el donante.
      • Para borradores de acuerdo donde los requisitos para la presentación de informes financieros no esté alineado con las políticas y términos de CRS, el representante de país (CR) trabajará con el liderazgo de la región y/o el enlace de IDEA para el donante para negociar un acuerdo modificado de ser posible.
    3. El Propietario del acuerdo manda un resumen el análisis del borrador de los requisitos financieros del convenio, junto con el resumen de la revisión del convenio (ARS) y la Listado de Verificación de Revisión del Contrato del Propietario, al encargado de revisión de siguiente nivel, es decir, DRD/MQ.  
    4. El DRD/MQ hace una revisión final y asume el liderazgo para revisiones adicionales y aprobaciones que se requieren en la Política de Convenios.

    CONSEJO: Si el donante es nuevo para el programa de país, pero no para CRS, entre en contacto con otro programa de país con trayectoria de trabajo con dicho donante para comprender mejor las implicaciones de los requisitos financieros del donante en cuanto a la gestión del proyecto. Hable con el personal de participación de donantes (donor engagement) y/o busque el registro de la institución donante en Gateway para identificar con qué otros programas de país puede consultar.

  • Asocio

    Esta acción tiene que ver específicamente con la revisión interna de CRS del borrador de convenio del donante. Consultar Estándar 8, acción clave 6 para mayor información en cuanto a requisitos financieros de asocios y convenios.

  • Cuando CRS es sub-receptor

    Siga el mismo proceso de revisión de requisitos financieros en el acuerdo de CRS con el principal.

  • Proyectos de emergencia

    Siga el mismo proceso para proyectos de emergencia.