Estándar 8: Organización financiera del proyecto oportuna e integral.

• Principal responsable: Gerente de proyecto o director del proyecto (PM/CoP)
  • El PM/CoP dirige el proceso de colaboración con los socios para establecer sus sistemas de gestión financiera de proyectos.

• Otros implicados: Gerente financiero (FM) y/u otro personal financiero designado;“Otro personal financiero" incluye todo personal en puestos enfocados en fortalecer la capacidad financiera del socio o personal con responsabilidad especializada de brindar apoyo en la implementación de la política de gestión financiera de subreceptores de CRS.  personal del socio; personal de IDEA; oficial financiero de la región (RFO) y/o director adjunto regional para calidad de gestión (DRD/MQ)
  • El FM u otro personal de finanzas asignado, aporta su experiencia en la materia para apoyar al PM/CoP en el proceso de establecer la gestión financiera del socio; el personal del proyecto trabaja con el PM/CoP y FM durante el proceso.
  • Según se necesite y se solicite en caso de proyectos con fondos externos, el personal de IDEA y/o el RFO y/o DRD/MQ revisa las herramientas y plantillas desarrolladas, para garantizar que cumplan con las políticas y los sistemas de CRS y de que generen la información apropiada para cumplir los requisitos del donante.

• Como parte de la firma de sub-convenios y antes de transferir los fondos del proyecto a los socios; a inicios de la fase de puesta en marcha si se ha programado que los socios implementen actividades en los primeros meses del proyecto.
• En el caso de proyectos con fondos externos: Comenzar el proceso al recibir el borrador del convenio con el donante. 

Ajustes y orientación adicional durante la implementación: Durante la implementación del proyecto, CRS y sus socios pueden identificar aspectos adicionales de la gestión financiera que requieran de mejoras o la necesidad de modificar ciertos aspectos de la gestión financiera del proyecto y la presentación de informes. Trabajar con el socio para hacer los cambios necesarios y orientar al personal sobre los procesos, formatos y horarios modificados. Además, es importante programar la inducción de todo el personal que se incorpore al equipo del proyecto después de la orientación de puesta en marcha.

Siga estos pasos para ayudarle a los socios a establecer y orientar al personal del socio para la gestión financiera y presentación de informes que son específicos para el proyecto:

1. Para proyectos con fondos externos: El PM/CoP habla con el director de operaciones (HoOps) y director de programas (HoP) para determinar si se requiere hacer ajustes en la plantilla de acuerdo con subreceptor de CRS. Dichos ajustes podrían ser necesarios para "bajar" los requisitos del donante, con base en los términos del convenio final con el donante.

• Seguir las Políticas y Procedimientos para Convenios de CRS, incluyendo el Mapa de Proceso del Contrato para garantizar que se haga una revisión apropiada del convenio de subreceptor, incluyendo las posibles modificaciones.
• Además de los términos del convenio con el donante que CRS debe incorporar al convenio con el subreceptor, prestar atención especial a los aspectos complejos de la gestión financiera identificados durante la revisión que hicieron el HoOps y FM del borrador del convenio del donante. Si bien, éstos podrían no necesitar ajustes en la plantilla del acuerdo de subreceptor, CRS deberá tener en cuenta estos requisitos a la hora de trabajar con los socios en preparar los procesos y la programación de la gestión financiera.

2. El PM/CoP, HoOps y HoP también determinan si se requiere de nuevos procedimientos para dar apoyo al socio en el cumplimiento de los términos del convenio. 

CONSEJO: Considere la posibilidad de incluir toda la programación para presentar informes financieros, requisitos de contenido, y plantillas del socio como parte del texto del convenio de subreceptor o en un anexo. Esto ayuda a confirmar todos los requisitos por escrito, desde el inicio del proyecto.

3. El PM/CoP, en colaboración con el personal financiero y el HoOps, apoya al socio con el desarrollo de nuevas herramientas, plantillas o procesos según sea necesario, o con ajustar los actuales, para acomodar los requisitos específicos del proyecto. Los ajustes se necesitan con más frecuencia en las plantillas de informe de liquidación, para capturar información específica que requiere el donante (los donantes). Los ajustes a la plantilla de informe financiero y otros ajustes podrían incluir:

• Crear nuevas plantillas para capturar la información que requiera el donante, de la cual no suelen llevan control CRS ni los socios.
• Desarrollar guía específica del proyecto para códigos de gastos del proyecto, para facilitar la presentación de informes según los requisitos del donante.
• Ajustes a la programación de presentación y revisión del informe de liquidaciones para garantizar que CRS pueda cumplir con los compromisos ante el donante del proyecto.
• Ajustes en los procesos internos y responsabilidades del personalEn ciertos casos, puede ser necesario que la organización socia contrate personal adicional para garantizar funciones segregadas. del socio, para garantizar funciones segregadas.

Asegúrese de preparar plantillas de reportes financieros del socio con control de las cuentas por cobrar del socio, para asegurar un cuadro completo de los gastos y compromisos del socio. Esto facilita el cierre del proyecto.

Al establecer herramientas, plantillas y procesos de gestión financiera y presentación de informes específicos para un proyecto, trate primero de aprovechar y mejorar las habilidades y los sistemas existentes de los socios (p. ej., los formularios e informes organizativos existentes, un programa de software financiero en particular o un sistema basado en Excel), en lugar de limitarse a replicar las plantillas y los sistemas de CRS.

4. Si el equipo de CRS y sus socios desarrollan procesos de gestión financiera y de informes nuevos o los modifican, el PM/CoP debe consultar con el RFO y/o DRD/MQ y/o personal de IDEA, para asegurarse de que los cambios sean compatibles con los términos del convenio de sub-receptor y con las normas y reglamentos de los donantes.

Según la complejidad del proyecto (p. ej., número de socios y países involucrados, requisitos de los donantes, duración del proyecto), el equipo del proyecto podría desarrollar un manual de cumplimiento de socios para su uso en todas las organizaciones socias (véase AIDSRelief Point of Service Management Guide,Guía de gestión de Punto de servicio para Alivio del SIDA  o CRS Moldova Partner Compliance ManualManual de Cumplimiento de Socios de CRS Moldova como ejemplos).

5. El PM/CoP, con apoyo del FM u otro personal asignado de finanzas y operaciones, prepara e imparte una orientación sobre la gestión financiera y la presentación de informes para el personal y los socios (próximamente se publicará la guía para Orientación para socios sobre gestión financiera y presentación de informes).

• Impartir esta orientación durante el taller de puesta en marcha general (consultar el Estándar 7, acción clave 2 y Componentes Fundamentales del Taller de Puesta en Marcha), o durante reuniones de puesta en marcha entre CRS y socios individuales.
• Preparar estas reuniones con antelación para garantizar la disponibilidad del personal financiero de CRS y evitar conflictos con compromisos como el cierre de mes.

6. El PM/CoP y FM acompañan a los socios y monitorean el cumplimiento de los socios de los procesos y la programación de gestión financiera y presentación de informes para establecer si hay necesidad de hacer ajustes en las herramientas, plantillas o procedimientos, o si se requiere de fortalecimiento de capacidades adicional.

• Concentrar esfuerzos en mentoreo, capacitación en el trabajo o técnicas de fortalecimiento de capacidades.
• Programar suficiente tiempo y personal para dar acompañamiento a los socios cuando implementen procesos y sistemas nuevos de gestión financiera y presentación de informes específicos del proyecto, en particular cuando los requisitos de los donantes sean complejos y/o cuando el proyecto tenga financiamiento de un donante nuevo para el socio.  
• Tener presente que para orientar a los socios nuevos en procesos y formatos de gestión financiera se requiere de más apoyo intensivo de CRS, en particular del personal financiero.