Actions clés par:

Norme 4: Dotation en personnel pour une gestion des projets de qualité (viabilité technique, bon calendrier et efficacité).

Prévoir un ensemble adéquat de personnel de CRS et des partenaires pour une gestion de projet de qualité.

Faire un plan et un budget de dotation en personnel de démarrage.

  • Quand
    • Pendant la conception du projet.
    • Mettez le plan à jour au besoin pendant le début de démarrage, cf. Norme 9, action clé 1.
  • Comment

    Suivez ces étapes pour permettre la préparation d’un plan et d’un budget complets de dotation en personnel de démarrage :

    1. Une fois que l’équipe d’élaboration du document de projet a défini la structure du personnel du projet, le décideur pour le document de projet, avec l’appui du responsable des ressources humaines du document de projet, étudie la calendrier de dotation en personnel de la phase de démarrage du projet. Pour cela, le décideur du document de projet :

    Démarrage/mise en œuvre : Le démarrage peut être tout à fait différent de la mise en œuvre normale du projet pour ce qui est des activités et du personnel. Le démarrage tend à se concentrer surtout sur les opérations. Il peut s’agir d’installation de bureaux, de planification de la chaine d'approvisionnement, de recrutement et d’intégration. Les activités de démarrage du projet comprennent aussi la mise en place de systèmes et de processus pour le projet, comme la gestion financière, le MEAL et la communication. Le démarrage, surtout pour les projets complexes, nécessite aussi une excellente documentation pour permettre la transition avec le personnel permanent qui n’est pas encore en poste, une bonne communication avec le bailleur et l’établissement d’une fondation solide pour la mémoire institutionnelle du projet. Enfin, le développement des relations avec les partenaires, bailleurs de fonds et nouveaux employés est aussi une priorité pendant le démarrage du projet.

    1. Le décideur du document de projet travaille avec le coordinateur du document de projet et le PM/CoP provisoire (s’il y en a un) ainsi qu’avec d’autres personnels clés de programmes et des opérations (par ex. HoOps, HoP, directeur des RH, personnel de la chaine d'approvisionnement, y compris les achats). Ensemble, ils étudient les Questions de réflexion pour l’élaboration d’un plan de dotation en personnel de démarrage ainsi que le Modèle de plan et de budget de début de démarrage et la liste des Réunions et évènements principaux de démarrage du projet.
    1. Le décideur du document de projet, avec si nécessaire l’appui du responsable des ressources humaines et du coordinateur du document du projet, utilise l’analyse des étapes 1 et 2 pour créer un organigramme pour la phase de démarrage.
    • Identifiez les rôles et responsabilités pour les activités de démarrage ainsi que l’expérience et les capacités nécessaires.
    • Calculez le temps/la quantité de travail nécessaires pour réaliser ces activités.

    Plans de dotation en personnel pour le démarrage – entre « impulsion » et peu : Pour les grands projets ou les projets complexes, on pourra avoir besoin d’une équipe complète « d’impulsion » capable à la fois d’embaucher et/ou d’intégrer d’autres employés, d’impliquer les partenaires pour la planification et la mise en œuvre d’activités de début de démarrage et de garantir l’achèvement rapide des livrables de démarrage, comme le plan de travail du projet, les termes de référence de l’étude de base, etc. De petits projets n’auront peut-être besoin que d’un PM et de quelques autres employés qui travailleront à temps partiel au démarrage.

    1. Le décideur du document de projet détermine comment remplir chaque poste dans l’organigramme de démarrage. Pour les postes de démarrage qui ne seront pas immédiatement occupés par le personnel permanent du projet, les options de dotation en personnel de démarrage pourront être :

    La base de données Talent Source de CRS peut être utile pour identifier des candidats potentiels pour un TDY.

    1. Le décideur pour le document de projet travaille avec le HoOps ou le FM pour déterminer un budget pour le plan de dotation en personnel de démarrage, selon le temps de travail nécessaire pour chaque poste.

    Étudiez attentivement les options pour le personnel de démarrage et les coûts associés : Utiliser des employés actuels pour appuyer le démarrage d’un nouveau projet peut être pesant et stressant pour eux si l’on ne fait pas d’ajustements à leur charge de travail. Pesez soigneusement les pours et les contres. Les employés actuels travaillant à des projets en cours apportent une compréhension des systèmes et du personnel de CRS mais peuvent être débordés et finalement ne bien servir aucun des projets. Si l’appui de personnel actuel est la meilleure option, prévoyez surtout un remplacement pour les responsabilités actuelles afin de ne pas affecter négativement les autres projets. Les consultants apportent des effectifs et des compétences supplémentaires mais ne sont peut-être pas ce qu’il y a de mieux pour certains rôles de démarrage et ils auront peut-être besoin de plus de temps pour l’orientation. Des employés en TDY extérieurs au programme-pays peuvent aussi être une bonne option mais, comme les consultants, ils peuvent avoir besoin de temps pour leur orientation.

    1. Le décideur pour le document de projet, avec le responsable des ressources humaines du document de projet, étudie le plan et le budget de dotation en personnel avec la SMT et le personnel régional si nécessaire.

    Impliquer la région pour le financement y la dotation en personnel pour le démarrage: Si on a besoin de personnel de la région en TDY pour le démarrage ou s’il faut un financement supplémentaire (pour des activités avant l’accord de financement, comme des rencontres avec les partenaires, des évaluations des capacités avant l’accord de financement ou d’autres activités ne faisant pas partie du budget du document de projet), le CR devra contacter le directeur régional pour en discuter.

    1. Le décideur du document de projet travaille avec les autres membres de la SMT (et de la direction régionale le cas échéant) pour confirmer la disponibilité des membres proposés pour l’équipe de démarrage.
    • Envisagez d’utiliser le Modèle de plan de dotation provisoire en personnel et les directives de la Norme 1, action clé 3 pour la planification du remplacement du personnel de démarrage.
    1. Le CR envoie une demande au chargé régional des finances pour qu’il réserve, si nécessaire, un financement pour les coûts de dotation en personnel avant l’accord de financement.
  • Partenariat
    • Le démarrage suppose souvent un travail intensif avec les partenaires du projet, en particulier les nouveaux partenaires. Le plan de dotation en personnel de démarrage doit inclure des employés qui ont de bonnes capacités en partenariat et en renforcement des capacités.
    • Accompagnez les partenaires dans l’élaboration de leurs propres plans de démarrage, si nécessaire. Expliquez clairement aux partenaires si CRS peut financer certaines dépenses de dotation en personnel de démarrage, et lesquelles, car cela affectera les dates dans les plans de dotation en personnel de démarrage des partenaires.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Pendant la conception et la préparation du budget du projet, discutez avec le chef de file des éventuels paramètres qu’il peut avoir fixé pour la dotation en personnel de démarrage de CRS. Il s’agit de préciser l’éventuel appui du projet pour le personnel de pré-accord de financement et le calendrier pour engager le personnel du projet de CRS.
  • Projets d’urgence
    • Souvent, les premières semaines d’une situation d’urgence impliqueront une équipe composée presque uniquement de personnel en TDY, disponible seulement pour une semaine ou deux. Comme les employés arrivent et repartent, il est important d’avoir des cahiers des charges simples et clairs qui leur permettront de démarrer rapidement, selon les fonctions qui sont nécessaires à ce moment-là. On n’a pas besoin de détails, de dates ni des étapes pour les livrables comme dans le cahier des charges d’un consultant. Utilisez la section sur les ressources humaines du Emergency Field Operations Manual,Manuel pour les opérations d’urgence sur le terrain  pour vous aider.
    • Pour embaucher rapidement du personnel national local, il faut des descriptions de postes. Utilisez les Descriptions de postes standard de CRS et voyez les directives pour le recrutement pour le démarrage dans la Norme 9, action clé 4
    • Les budgets des plans de dotation en personnel de démarrage des projets d’urgence doivent comprendre un budget pour la prise en charge du personnel, y compris le R&R.
    • Prévoyez un plan de dotation en personnel de démarrage suffisant pour couvrir les absences de personnel en R&R, qui sont habituelles au début d’une intervention d’urgence majeure.
    • Pour les grandes interventions, il est aussi important de maintenir la filière de personnel en TDY pour chaque poste, en recrutant l’employé suivant alors que l’employé en TDY est encore là.
    • Aidez à la transition entre un employé en TDY et le suivant en insistant sur les notes et réunions de transmission.
    • Impliquez le département HRD (Département d’intervention humanitaire) pour prévoir l’appui d’impulsion et autre appui pour les RH, y compris des directives sur la prise en charge du personnel.
    • Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Ces documents donnent des directives sur la coordination et le développement, la mise en œuvre, le suivi et les rapports pour un appel de financement d’urgence via le réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et emergencies@crs.org comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS (emergencies@crs.org).