Norme 7: Planification détaillée réaliste et participative de la mise en œuvre pour l’impact du programme.
Élaborer, avec les partenaires, un plan détaillé de mise en œuvre basé sur les faits qui comprenne les activités programmatiques, financières, des achats, logistiques et de relations avec les bailleurs de fonds.
Mettre à jour/préciser le calendrier des activités du document de projet pour préparer un plan détaillé de mise en œuvre complet pour la première année du projet.
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Pourquoi
La plupart des documents de projets comprennent un calendrier des activités qui résume les activités du projet, le moment prévu pour chaque activité et les personnes ou organisations qui ont la responsabilité de les réaliser. Les calendriers des activités des documents de projets ne sont cependant pas suffisamment détaillés pour guider la mise en œuvre du projet et, de ce fait, l’élaboration d’un plan détaillé de mise en œuvre (DIP) pour le projet est une étape essentielle du processus de démarrage du projet. La préparation d’un DIP grâce à un processus participatif permet que :
- Les bonnes activités, faites au bon moment et dans le bon ordre mènent aux produits et à l’impact prévu, dans les temps et conformément au budget.
- Les membres de l’équipe de mise en œuvre du projet comprennent parfaitement, acceptent et s’approprient les décisions sur l’ordre et le moment des activités, les responsabilités et les relations entre les activités du projet.
- L’équipe de mise en œuvre du projet analyse attentivement les risques, problèmes et opportunités de la mise en œuvre du projet et incorpore les activités appropriées pour gérer les risques et les problèmes et pour optimiser les opportunités.
Qu’est-ce qu’un DIP ? Un DIP est un calendrier des activités et sous-activités qui comporte suffisamment de détails pour faciliter une mise en œuvre harmonieuse et efficace du projet. Chaque projet doit avoir un DIP. Les DIP sont généralement présentés sous forme de tableau. Le DIP initial du projet documente :
- Ce qui doit être accompli tout au long du projet pour que la mise en œuvre soit réussie – en insistant sur la définition de ce qui doit être réalisé pendant les 12 premiers mois du projet.
- À quel moment les activités seront accomplies et comment elles seront ordonnées.
- Qui dans l’équipe du projet est responsable de chaque activité et qui d’autre participe.
- Les jalons que les gestionnaires suivront pour s’assurer que le projet respecte le calendrier.
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Qui
- Principal responsable : Gestionnaire/directeur de projet (PM/CoP)
- Le PM/CoP a la responsabilité d’organiser l’atelier DIP, de finaliser le DIP (et ensuite de le mettre à jour dans le cadre des planifications et revues trimestrielles et annuelles et de s’assurer que les employés de CRS et des partenaires préparent des plans de travail basés sur le DIP.
- Autres personnes impliquées : Personnel des programmes et des opérations de CRS et des partenaires ; direction de CRS et des partenaires, en particulier pour les grands projets, les projets complexes ou stratégiques ; conseillers techniques et directeurs régionaux adjoints, selon les cas.
- Le personnel des programmes et des opérations de CRS appuie le PM/CoP pour la préparation de l’atelier DIP.
- Le personnel des programmes de CRS et des partenaires participe à l’élaboration du DIP pendant l’atelier et prépare et gère des plans de travailUn plan de travail (workplan) est un document qui décrit en détail les tâches nécessaires pour réaliser les sous-activités d’un projet. (Notez qu’il ne doit pas être confondu avec le terme « Plan de travail » (Work Plan) de l’USAID qui est un livrable spécifique de la subvention). basés sur le DIP.
- Le personnel des opérations de CRS et des partenaires aide à détailler les activités relatives aux opérations et aide à ancrer les calendriers généraux du DIP dans les réalités opérationnelles.
- La direction de CRS et des partenaires appuie la planification du DIP et peut participer à l’atelier DIP.
- Les conseillers techniques et le personnel régional peuvent apporter leur expérience régionale et/ou mondiale pour des projets complexes ou autrement stratégiques, en particulier si le projet comprend des approches ou des activités que l’équipe du projet ne connaît pas encore.
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Quand
Selon le calendrier préparé dans le plan de début de démarrage et les éventuelles exigences du bailleur de fonds.Par exemple, les accords de l’USAID exigent habituellement la soumission d’un « plan de travail annuel » dans les 45 jours suivant l’accord de financement. En général :
- Pour les projets de moins de 12 mois, pendant le premier mois
- Pour les projets de plus de 12 mois, pendant le premier trimestre
- Aussi tôt que possible pour les projets d’urgence
Ateliers de démarrage et de DIP : Pour les projets complexes et les projets avec un consortium ou de nombreux partenaires de mise en œuvre, envisagez de séparer l’atelier de démarrage et l’atelier DIP (cf. Réunions et évènements principaux du démarrage du projet pour plus de détails sur l’ordre et l’objet des ateliers). Pour un projet complexe, organiser un atelier de démarrage séparé, plus tôt, pourra :
- Contribuer à ce que l’équipe qui préparera le DIP ait une bonne compréhension des éléments fondamentaux du projet avant de commencer la planification détaillée de la mise en œuvre.
- Offrir plus de temps pour développer des rapports et une perspective parmi les employés potentiellement divers du consortium/des partenaires qui vont travailler ensemble à la planification du DIP.
- Donner l’occasion d’identifier les informations à collecter et d’autres activités de préparation qui peuvent aider les participants à l’atelier DIP à utiliser plus efficacement leur temps lors de l’atelier.
- Aider les organisateurs à faire le meilleur usage du temps des participants. Par exemple, les membres de la direction devront participer aux discussions générales de l’atelier de démarrage mais ne devront peut-être pas être impliquées dans les détails de la planification du DIP.
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Comment
Suivez ces étapes pour préparer un DIPUn plan détaillé de mise en œuvre est un calendrier des activités et sous-activités qui comprend suffisamment de détails pour faciliter une mise en œuvre harmonieuse et efficace du projet. complet pour le projet :
Préparer l’élaboration du DIP
- Le PM/CoP, qui travaille au besoin avec une petite équipe de planification, détermine qui sont les participants appropriés de CRS et des partenaires, prépare l’ordre du jour et le plan d’animation pour l’atelier DIP et organise la logistique et le matériel en utilisant les étapes présentées dans : Planifier un atelier DIP : Guide pratique. Gardez les points suivants à l’esprit pendant la préparation de l’atelier DIP :
- La contribution de personnel expérimenté des programmes et des opérations est cruciale pour préparer un DIP réaliste : Impliquez des employés à la fois des programmes et des opérations dans l’élaboration du DIP. La contribution du personnel de terrain et de personnel des opérations est cruciale pour pouvoir estimer de manière réaliste l’ordre et la durée des activités.
- Assurez-vous que tout le monde est à l’aise avec les principaux termes et concepts de la planification des activités : En plus des nombreux termes et concepts qui peuvent faire partie de la conception programmatique technique du projet, la planification des activités comporte une autre série de termes, concepts et approches (par ex. structure de répartition du travail,La structure de répartition du travail est une liste hiérarchique des tâches dressée en décomposant le projet en parties et la répartition du projet en tâches de plus en plus détaillées. schémas de réseau,Un schéma de réseau est une synthèse picturale des décisions et des flux qui composent une procédure ou un processus (par exemple la fourniture d’un produit) du début jusqu'à la fin). chemin critiqueLe chemin critique du projet est la séquence des activités qui représente le chemin le plus long entre le début et la fin du projet. ). Vérifiez que l’animateur de l’atelier DIP et tous les chefs des petits groupes les connaissent bien.
- Planifiez bien l’analyse des risques du projet dans le cadre de l’élaboration du DIP : Les plans de projets les mieux préparés peuvent dérailler si l’on ne fait pas assez attention aux risques. Planifiez les sessions de l’atelier pour que le processus d’élaboration du DIP soit basé sur l’identification et l’analyse préalables des risques et des problèmes du projet et approfondisse la compréhension qu’ont les participants des risques et problèmes du projet et leur capacité à les gérer.
- Réfléchissez à la manière la plus appropriée de documenter et de stocker le DIP : L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet (par ex. MS Project) n’est pas actuellement standardisée partout à CRS. Réfléchissez à la manière la plus appropriée et la plus utile de documenter le DIP du projet (par ex. un logiciel de gestion de projet, si le personnel sait comment l’utiliser efficacement ; un tableau Excel qui maximise la fonction tableur pour faciliter les ajustements aux jalons et calendriers et le suivi ; Smartsheet ou un logiciel similaire). Pensez aussi à la manière de vous assurer que le personnel peut accéder à la version la plus récente du DIP (par ex. un classeur sur le Cloud) tout en protégeant l’intégrité des fichiers et des données.
- Cliquez ici pour voir D’autres choses à prendre en compte pour l’élaboration du DIP pour des projets complexes (Par ex. grands projets multisectoriels ; projets sur plusieurs pays ; projets mis en œuvre dans des lieux différents ayant des contextes opérationnels très différents)
L’élaboration du DIP est particulièrement difficile pour les projets complexes. Pour ces projets, le PM/CoP devra voir comment fractionner la complexité du projetIl est intéressant de noter que beaucoup de ce que CRS et les bailleurs de fonds appellent « projets » pourrait mieux correspondre à la définition de « programme » dans le secteur de la gestion des projets/programmes, c’est à dire « un groupe de projets liés de manière coordonnée pour obtenir des avantages ainsi que le contrôle qui ne seraient pas disponibles s'ils étaient gérés
Individuellement. » (Le guide du PMD Pro).
Des objectifs stratégiques (OS) individuels, avec leurs résultats intermédiaires (RI) ou des RI avec leurs activités pourraient être considérés comme des « projets » à part entière. en se concentrant sur de plus petits éléments (par ex. chaque objectif , ou les activités par pays pour un projet sur plusieurs pays). Dans certains projets, bien que les activités puissent être les mêmes dans les différents lieux de mise en œuvre, les contextes de mise en œuvre peuvent être très différents et le PM/CoP devra faire des plans pour garantir que la répartition et la programmation des activités dans le DIP reflète les réalités particulières des différents contextes de mise en œuvre.Dans de tels cas, discutez avec le HoP et d’autres membres de l’encadrement du projet (par ex. le directeur de projet adjoint (DCoP), les responsables de secteur) de la manière d’organiser au mieux l’élaboration du DIP. Veillez surtout à ce que chaque partie du projet (par ex. un ensemble d’objectifs concernant un secteur programmatique particulier) peut être planifiée au niveau de détail le plus utile par les personnes ayant la meilleure compréhension de cet élément du projet, mais gardez à l’esprit les connexions entre les différents éléments du projet.
Télescopez les directives pour l’animation du DIP selon ce qui est approprié pour ces projets et ces variations. Par exemple, l’équipe peut décider d’organiser un processus d’élaboration du DIP en deux phases. Pendant la première phase, on pourrait organiser des ateliers DIP séparés par lieux (province, pays, etc.). Chacune des équipes travaillant à chaque endroit suit le même plan d’animation, guidé par la conception globale du projet mais chacune élabore un DIP qui reflète le contexte particulier à ce lieu pour la mise en œuvre du projet. Un atelier DIP central suivrait, avec des représentants des ateliers DIP de la première phase. Cet atelier combinerait et, au besoin, réconcilierait, chacun des plans préparés pendant la première phase, traiterait les éléments transversaux et créerait un DIP global pour le projet.
Élaborez le DIP grâce à un atelier participatif
- Le PM/CoP (ou un autre animateur choisi) anime un atelier visant à transformer le calendrier des activités du projet en un DIP avec des sous-activités, un calendrier actualisé et des responsabilités assignées. En plus des idées détaillées d’animation et des directives de planification du « Guide pratique » et du modèle de guide d’animation de l’atelier DIP, gardez les points suivants à l’esprit :
- Renforcez la compréhension qu’ont les participants du cadre des résultats, des produits et des activités du projet, du contexte opérationnel, y compris les risques pour la mise en œuvre et des approches clés avant de détailler et de programmer les activités.
- Vous trouverez dans les Modules de l’atelier de démarrage des directives sur les principaux détails du projet que les participants doivent comprendre avant de se lancer dans l’élaboration du DIP.
- Programmez les activités pour toute la durée du projet mais préparez des sous-activités plus détaillées pour une période initiale (par ex. la première année pour un projet de développement).
- Trouvez un équilibre entre le temps passé à la planification détaillée en petits groupes et la revue et le feedback en plénière sur le travail des petits groupes. Cela aide l’équipe du projet à identifier les connexions entre les sous-activités dans les différents résultats intermédiaires, les améliorations potentielles de l’efficience et les problèmes potentiels de charge de travail pour les employés qui ont des responsabilités dans différentes sous-activités pour plusieurs produits et résultats intermédiaires.
Plans de pérennisation et de désengagement/transition : Le plan de pérennisation et de désengagement/transition du document de projet est souvent très général. Pendant l’élaboration du DIP, consacrez du temps à détailler les plans pour les activités de réduction progressive,Réduction progressive (« Phase Down ») : Réduire le niveau d’une activité mais en continuant à apporter un appui. La phase de diminution progressive peut préparer un arrêt ou un transfert. (Hello, I must be going…) transfertTransfert (« Phase Over »)
Réduire de manière substantielle l’appui pour une activité ou un service de projet mais identifier aussi une institution qui prendra la succession et continuera à fournir le service. Le sponsor aide la nouvelle institution à développer les capacités et les ressources nécessaires. (Hello, I must be going…) et/ou arrêtArrêt (« Phase Out »)
Interrompre l’appui ou l’implication dans une activité de projet. On n’essaie pas de trouver un nouveau sponsor pour continuer l’activité. (Hello, I must be going…) (pour plus d’informations sur ces concepts, cf. « Hello, I must be going…Bonjour, je dois partir…. » dans « Autres ressources »). N’oubliez pas de commencer à réfléchir à la pérennité et au désengagement/à la transition dès le début du projet. Identifiez et programmez des activités de contact et de communication avec les parties prenantes et les communautés, en particulier avec les participants directs pour poser les bases des transitions anticipées du projet et garantir la redevabilité de CRS. Programmez au besoin une autre session de planification pour continuer à développer les plans de pérennisation et de désengagement.Après l’atelier : Finalisez, utilisez et actualisez le DIP
- Le PM/CoP coordonne les choses suivantes :
- Finalisation du DIP.
- Note : Les DIP doivent être préparés avant l’élaboration de l’ensemble du système MEAL du projet ; après l’élaboration du système MEAL, le PM/CoP travaillera avec le personnel MEAL pour incorporer les principales actions MEAL dans le DIP.
- Distribution du DIP final à tous les membres de l’équipe du projet de CRS et des partenaires (cf. étape 2 – réfléchissez pour voir comment et où il vaut mieux sauvegarder le DIP).
- Soumission d’une version convenablement consolidée du DIPLe DIP élaboré grâce aux procédures de CRS contient plus de détails que ce dont a besoin le bailleur de fonds. Révisez et formatez le DIP comme il faut avant de le soumettre au bailleur. Pour les relations avec les bailleurs de fonds gérées au niveau central, consultez le personnel d’IDEA pour savoir quel niveau de détail inclure. au bailleur de fonds du projet, s’il le demande.
- La direction du programme-pays s’assure que tous les gestionnaires et les équipes impliqués dans la mise en œuvre du projet utilisent le DIP comme guide pour leurs plans de travail trimestriels ou mensuels pour l’équipe et pour chaque individu.
- Dans les environnements de projet qui changent rapidement, les équipes doivent envisager des préparer des plans de travail pour des périodes plus courtes (par ex. par semaine ou par mois. Référez-vous à la section « Projets d’urgence » ci-dessous plus d’idées)
- Le PM/CoP et les autres employés du projet qui travaillent avec les partenaires encouragent et aident les partenaires à suivre un processus similaire avec leurs propres équipes.
- Le PM/CoP dirige l’équipe du projet, y compris les partenaires, dans des revues régulières de la progression du projet par rapport au DIP.
- Organisez au moins une fois par trimestre des revues formelles du DIP (cf. les directives de la Norme 11, action clé 4).
- Actualisez les sous-activités, responsabilités et calendriers selon ce qui est nécessaire, sur la base des revues du DIP, de l’examen des données MEAL, de l’analyse financière et de l’examen régulier des problèmes et des risques du projet (cf. Norme 11, action clé 2).
- L’équipe du projet prépare un nouveau DIP pour chaque période suivante du projet (cf. Norme 11, action clé 4), en utilisant les directives et outils tirés de cette action clé (adaptés selon les besoins à la phase de mise en œuvre du projet).
Ne laissez pas votre DIP sur une étagère (ni prendra la poussière virtuelle sur le disque dur du PM/CoP) ! Le DIP est un outil de gestion de projets d’une importance capitale, mais seulement si on l’utilise ! Il est crucial que le PM/CoP fasse preuve de leadership pour que le DIP soit utilisé et actualisé dans le cadres des discussions régulières de planification et de revue des programmes, de la planification et de l’analyse du budget et de la planification de chaque équipe et de chaque unité.
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Partenariat
- La participation d’employés expérimentés des programmes et des opérations des partenaires à l’atelier DIP et à l’ensemble du processus d’élaboration du DIP est essentielle pour que le DIP reflète les réalités du terrain et des partenaires. Cela aidera aussi CRS et ses partenaires à comprendre de la même manière les rôles et responsabilités organisationnels et individuels pour la mise en œuvre du projet.
- À partir des activités et sous-activités identifiées dans le DIP pour l’ensemble du projet, le personnel des partenaires prépare des plans de travail pour les unités et les employés, avec l’appui de CRS au besoin.
- Le personnel des partenaires directement impliqué dans les activités des programmes et des opérations du projet participe aussi aux revues trimestrielles et aux mises à jour du DIP et à l’élaboration annuelle des DIP suivants (cf. Norme 11, action clé 4).
Quand CRS est sous-récipiendaire- CRS devra avoir élaboré un plan de début de démarrage du projet pour guider la mise en œuvre des activités de démarrage du projet avant le processus d’élaboration du DIP par le chef de file. Cependant, même comme sous-récipiendaire, CRS doit élaborer un DIP pour toute la mise en œuvre des activités dont CRS et ses sous-récipiendaires au second niveau ont la responsabilité. Dans certains projets, le PM de CRS peut décider que CRS et ses éventuels partenaires doivent préparer un DIP préliminaire avant de participer aux activités d’élaboration du DIP dirigées par le chef de file et finaliser le DIP de CRS après le processus d’élaboration du chef de file. Dans d’autres cas, le PM peut choisir d’attendre jusqu’après la finalisation du DIP pour l’ensemble du projet pour organiser l’élaboration du DIP pour CRS et ses partenaires.
- Contactez le chef de file au début du processus de démarrage pour vous renseigner sur son calendrier pour le processus d’élaboration du DIP et confirmer la participation de CRS au processus. La participation à l’élaboration du DIP pour l’ensemble du projet garantit que les calendriers et les responsabilités dans le DIP du projet reflètent ce que CRS et ses éventuels partenaires comprennent du contexte opérationnel, des réalités programmatiques et la meilleure pratique. Cela permet aussi d’établir des attentes et des responsabilités appropriées et réalistes pour CRS et ses partenaires.
- Autant que possible, le PM et le personnel technique de CRS (programmes et opérations, selon les besoins) devront représenter CRS. Assurez-vous que tout employé de CRS contribuant à l’élaboration du DIP pour l’ensemble du projet a une bonne compréhension du contexte de mise en œuvre du projet et des réalités locales.
- Après avoir reçu du chef de file le DIP final, revoyez-le avec les autres employés du projet de CRS et des sous-récipiendaires de CRS. CRS et ses partenaires utiliseront ces informations pour préparer ou finaliser leur propre DIP du projet ainsi que les plans de travail des équipes et de chaque individu.
Projets d’urgence- Préparez le DIP plus tôt pour les interventions d’urgence : il est habituel d’élaborer un DIP pour toute la durée du projet d’urgence mais de détailler les sous-activités et les tâches seulement pour le premier ou les deux premiers trimestres étant donné la probabilité qu’il y ait des changements rapides dans le contexte opérationnel.
- L’élaboration conjointe du DIP par les opérations et les programmes est encore plus importante dans les contextes d’urgence. Faites particulièrement attention à l’ordre des activités et au risque que les retards s’accumulent si des jalons importants sont manqués ou que des tâches opérationnelles prennent du retard.
- Faites une étude critique des hypothèses et des risques dans le cadre de l’élaboration du DIP d’urgence, en partant de l’étude du contexte opérationnel au démarrage et de la validation de la conception du projet (cf. les directives de la Norme 7, action clé 1).
- Revoyez le DIP et mettez-le à jour plus fréquemment (habituellement chaque mois) et organisez des réunions hebdomadaires conjointes des équipes des opérations et des programmes pour suivre la progression par rapport aux plans de travail qui ont été préparés sur la base du DIP pour les équipes et pour chaque individu.
- Si vous travaillez sur une urgence à grande échelle où plusieurs membres de Caritas Internationalis (CI) interviennent et/ou appuient une intervention de la Caritas nationale, veuillez vous référer aux documents du protocole de CI pour la coordination de la réponse d’urgence, du cadre d’urgence et du manuel de la boîte à outils sur le site Baobab de CI. Ces documents donnent des directives sur la coordination et le développement, la mise en œuvre, le suivi et les rapports pour un appel de financement d’urgence via le réseau CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et [email protected] comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS ([email protected]).
Ressources Clés
Outils et modèles
Ressources Additionnelles
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Guide du PMDPro, Phases 2 et 3; structure de répartition du travail et chemin critique
- Principal responsable : Gestionnaire/directeur de projet (PM/CoP)