Actions clés par:

Norme 1: Planification efficace pour la conception de projets de qualité.

Établir une solide équipe d’élaboration du document de projet et un calendrier réaliste qui suive les directives standard de CRS pour la conception des projets et permette la collaboration des partenaires et leur appui pendant le processus de conception.

Action clé 1 Former une équipe qualifiée et expérimentée pour concevoir le projet et élaborer le document de projet.
Qui

Représentant résident (CR) ou directeur des programmes (HoP)

Quand
  • Pour les opportunités de financement externe : Avant la « décision de poursuivre » ou pendant qu’on prend cette décision. La disponibilité de membres capables de l’équipe de conception du document de projet est une considération clé dans la «décision de poursuivre/de ne pas poursuivre». 
    • Pour les opportunités de financement compétitives que CRS suit, identifiez l’équipe avant que la sollicitation ne soit publiée.
    • Pour les opportunités inattendues, formez l’équipe aussitôt que possible après la publication de la sollicitation.
  • Pour les projets financés par de fonds discrétionnaires : Quand la décision est prise d’élaborer un nouveau projet.
Action clé 2 Prendre des décisions de partenariat sur la base des capacités et de la performance des partenaires, de ce que chacun peut apporter, des directives du document de projet et de l’environnement opérationnel et compétitif.
Qui

Décideur du document de projet ; représentant résident (CR), s’il n’est pas le décideur du document de projet ; coordinateur du document de projet ou gestionnaire de la planification pour l’obtention d’un financement ; autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet ; équipe de direction (SMT) ; cadres des programmes et des opérations ; personnel d’IDEA

Quand
  • Identifiez les partenaires potentiels et, si possible et nécessaire, évaluez leur capacité, bien avant l’élaboration d’un nouveau projet.
  • Pour les opportunités de financements concurrentielles :
    • Pour les opportunités que CRS suit, prenez les décisions préliminaires de partenariat avant la publication de la sollicitation, dans le cadre de la planification de l’obtention d’un financement (Norme 5, action clé 2).
    • Considérez l’état des décisions de partenariat comme un élément clé pour prendre la décision finale de poursuivre/de ne pas poursuivre
    • Confirmez les décisions de partenariat après la publication de la sollicitation et la décision finale de poursuivre.
Action clé 3 Élaborer et mettre en œuvre un plan de dotation provisoire en personnel pour que les activités actuelles soient bien gérées pendant l’élaboration du nouveau document de projet.
Qui

Membres de l’équipe de direction (SMT) et tous les superviseurs des membres de l’équipe d’élaboration du document de projet ; coordinateur du document de projet, membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, décideur du document de projet, personnel en mission de courte durée (TDY) et autres employés des programmes et des opérations assurant le remplacement.

Quand
  • Selon les besoins pour les projets financés par des fonds discrétionnaires (projets « 1550 »)
  • Pour les opportunités de financement externe :
    • Dans l’idéal, pendant la planification pour l’obtention d’un financement pour les opportunités que CRS suit.
    • Pour des opportunités inattendues, dans la semaine suivant la « décision de poursuivre. »
Action clé 4 Prévoir un processus participatif : à partir de la date limite de soumission, calculer à rebours pour élaborer un calendrier réaliste pour la conception d’un projet de qualité et la rédaction d’un document de projet réactif.
Qui

Coordinateur du document de projet ; membres de l’équipe d’élaboration du document de projet ; partenaires.

Quand
  • Pour les opportunités de financement externe, préparez le calendrier et la check-list du document de projet aussitôt que possible et pas plus de 3 jours après la « décision de poursuivre. »
  • Pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, la préparation du calendrier est la première étape après la décision d’élaborer un nouveau projet.
Action clé 5 Confirmer qu’il y a un financement disponible pour couvrir les coûts de conception du projet et d’élaboration du document de projet.
Qui

Décideur pour le document de projet ou représentant résident (CR) ; coordinateur du document de projet et membres de l’équipe d’élaboration du document de projet ; directeur des finances (FM) ; décideur pour le document de projet ; représentant résident (CR), s’il n’est pas le décideur pour le document de projet

Quand
  • Parallèlement à la préparation du calendrier d’élaboration du document de projet
  • Dans l’idéal, avant la publication de l’opportunité de financement, sinon, dans les 3 jours suivant la décision de poursuivre