Actions clés par:

Norme 9: Recrutement et intégration proactifs pour un démarrage rapide.

Doter le projet en personnel à temps, avec les bonnes personnes et en utilisant les meilleures pratiques du recrutement et de l’orientation.

Procéder à un recrutement proactif pour les postes selon les besoins du projet et les meilleures pratiques du secteur.

  • Pourquoi

    Une embauche tardive de l’ensemble du personnel du projet est l’une des causes les plus courante de retard ou d’inefficacité dans le démarrage du projet. Une bonne communication et une coordination solide entre le personnel du programme et celui des ressources humaines sur les besoins en personnel et les stratégies de recrutement, combinées à l’utilisation de techniques de recrutement éprouvées, permettent au projet d’avoir les bonnes personnes au bon moment.

  • Qui

    • Principal responsable : Responsable de l’embauche (« hiring manager »)
      • Le responsable de l’embauche/gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)​ (ou un responsable de l’embauche temporaire jusqu’à ce que le PM/CoP soit en place) prend la direction de la coordination avec les RH sur le recrutement pour tous les postes vacants du projet.

    • Autres personnes impliquées : Directeur ou chargé des ressources humaines (RH) (dans les programme-pays) ou spécialiste de l’acquisition des compétences aux RH du siège ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR) et membres de l’équipe de direction (SMT) selon les besoins.
      • Le personnel des RH du programme-pays ou les spécialistes de l’acquisition des compétences du siège (pour les postes recrutés en dehors du programme-pays) gèrent le processus de recrutement ;
      • Le HOP et le HoOps appuient le PM/CoP et le personnel des RH et participent au étapes particulières de recrutement pour les postes prioritaires ;
      • Le CR et autres membres de la SMT peuvent aussi participer au processus d’évaluation pour tous les postes à l’échelon 8 ou au dessus.

  • Comment

    CRS et ses partenaires peuvent avoir recruté du « personnel cléLe personnel clé est un terme utilisé spécifiquement par le Gouvernement des États-Unis. Beaucoup de RFA et de RFP demandent que le candidat identifie le personnel clé du projet. Certaines exigent que le candidat propose des personnes particulières pour les postes de personnel clé et soumettent les CV des postulants. Les postulants pour le personnel clé doivent être approuvés par le bailleur de fonds et tout changement dans le personnel clé au cours de la mise en œuvre du projet devra obtenir l’approbation préalable du bailleur de fonds.  »/du personnel de direction du projet pendant la conception du projet (cf. Norme 4, action clé 3). Pour le reste des employés du projet, suivez le Guide de Recrutement pour les Responsables de Recrutement de CRS (pour le recrutement de personnel international) et la version provisoire de Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national des programmes-pays de CRS (pour le recrutement de personnel national) pour recruter au bon moment du personnel qualifié. Télescopez les étapes selon les besoins pour les différents poste et les différents contextes des projets (par exemples les projets sur plusieurs pays) :

    1. Le responsable de l’embauche et le personnel des RH ont une réunion préliminaire sur la stratégie d’embauche pour établir les attentes générales et définir les rôles et responsabilités pour le processus de recrutement. Selon le Guide de Recrutement pour les Responsables de Recrutement de CRS et la version provisoire de Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national des programmes-pays de CRS  la réunion sur la stratégie d’embauches comprend :
    • L’identification de ce qui est nécessaire pour mettre en route le processus de recrutement pour chaque poste vacant.
    • L’examen de ce qui est exigé pour le poste et des salaires budgétisés pour chaque poste ainsi que le budget pour les frais de recrutement (par ex. l’annonce, les frais de voyage du candidat, etc.).
    • La préparation d’un calendrier approximatif de recrutement pour chaque poste, avec les stratégies d’annonces et de recherche, les critères de sélection et les membres potentiels du comité qui fera les entretiens. Faites cela tôt pour que cela soit mis sur les calendriers des membres de la SMT.
    1. Pour les postes d’employés locaux, les RH remplissent le formulaire de demande de personnel (PRF) ainsi que la description de poste et les soumettent pour approbation au gestionnaire responsable de l’embauche et/ou au CR (ou à la personne pouvant donner son approbation).
    2. Pour les postes d’employés internationaux devant être embauchés par l’intermédiaire du siège, le responsable de l’embauche crée une demande en passant par le Système de suivi des candidats pour les responsables de l’embauche (Applicant Tracking System for Hiring Managers VE) ; ensuite, le spécialiste de l’acquisition des compétences poste le poste sur le système de suivi.

    Trouver des candidats capables : Utilisez plusieurs méthodes d’annonces et de recrutement pour identifier des candidats de grande qualité, hommes et femmes. Les méthodes comprennent les recherches sur les réseaux sociaux, les chasseurs de têtes, la publicité, les banques de CV (y compris les bases des données du programme-pays contenant de bons CV venant de processus de recrutement précédents) et recrutement par l’intermédiaire des réseaux professionnels du personnel de CRS. Dans certains pays, il est particulièrement important de se mettre en relation avec des universités locales, des associations professionnelles et/ou des ONG/ONGI et des réseaux gouvernementaux pour attirer des candidats qualifiés.

    1. Le directeur/chargé des RH ou le spécialiste de l’acquisition des compétences au siège :
    • Organise une nouvelle réunion sur la stratégie d’embauche avec le gestionnaire responsable de l’embauche pour préciser les qualifications du poste, la stratégie et le processus de recrutement et le calendrier.
    • Rédige et transmet au gestionnaire responsable de l’embauche 5-7 critères pour l’évaluation des candidats.
    • Crée et présélectionne (et teste, le cas échéant) une liste restreinte de candidats.
    • Rédige les questions d’entretien, programme les entretiens et distribue le dossier d’entretien au comité.
    • Pour les postes de personnel international, le spécialiste d’acquisition des compétences doit aussi poster les notes de présélection dans le VE et demander au candidat de remplir une candidature en ligne.

    CONSEIL : Il peut être difficile de trouver un moment où tout le monde est libre pour les entretiens, étant donné les calendriers chargés de la SMT. Pour de grands projets avec plusieurs recrutements simultanés, étudiez avec la SMT toute la liste des postes stratégiques/de niveau élevé et divisez les responsabilités en conséquence pour que le processus de recrutement puisse commencer rapidement.

    1. Le comité pour les entretiens fait passer un entretien à chaque candidat de la liste restreinte, remplit le résumé de l’entretien/ le formulaire d’évaluation du candidat, discute de tous les candidats et les classe.
    2.  Suite à a sélection des candidats, le personnel des RH :
    • Vérifie les références et fait une Bridger checkVérification Bridger , et toute autre vérification demandée pour le/les candidats sélectionnés.
    • Fait une analyse des rémunérations et demande les approbations pour la fourchette de salaire proposée.
    • Fait une offre au candidat sélectionné.
    • Termine les étapes suivant l’offre et ferme la demande pour le poster.
  • Partenariat
    • Souvent, le personnel des partenaires a la responsabilité du démarrage des activités sur le terrain. C’est pourquoi il est essentiel pour un démarrage rapide que les partenaires aient finalisé le recrutement de personnel qualifié au  moment où ils reçoivent les ressources du projet. 
    • L’employé choisi pour appuyer les partenaires sur les questions de RH (cf. Norme 9, action clé 3) accompagne les partenaires dans le processus de recrutement selon les besoins. En partant des procédures des partenaires pour les RH, cet employé de CRS aidera les partenaires à élaborer des présentations de postes (voir les directives dans la Norme 9, action clé 3), à déterminer quelles sont les meilleures voies pour annoncer les postes et mettre en œuvre des processus solides de sélection, d’entretiens, de tests (si nécessaire) et de vérification des références.
    • Envisagez d’organiser des comités conjoints pour les entretiens en incluant des partenaires dans les entretiens de CRS et vice versa.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus que quand CRS est chef de file, sauf instructions contraires.
  • Projets d’urgence
    • Collaborez étroitement avec le département d’intervention humanitaire (HRD) pour identifier et recruter du bon personnel et de bons employés en mission de courte durée pour le démarrage.