Norme 1: Planification efficace pour la conception de projets de qualité.

• Responsables principaux : Membres de l’équipe de direction (SMT) et tous les superviseurs des membres de l’équipe d’élaboration du document de projet.
  • Les membres de la SMT et d’éventuels autres superviseurs des membres de l’équipe d’élaboration du document de projet font identifier par leurs subordonnés directs les principales responsabilités nécessitant un remplacement pendant la période d’élaboration du document de projet et surveillent la mise en œuvre des plans de remplacement.

• Autres personnes impliquées : Coordinateur du document de projet, membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, décideur du document de projet, personnel en mission de courte durée (TDY) et autres employés des programmes et des opérations assurant le remplacement.
  • Le coordinateur du document de projet compile les principales responsabilités et les plans de remplacement dans un plan de dotation provisoire en personnel ; les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet  travaillent avec leurs superviseurs pour déterminer quelles sont les options de remplacement appropriées ; le décideur du document de projetLe décideur du document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre les décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement particulière. Ceci comprend les négociations et accords relatifs aux partenariats/au consortium ; la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS) ; d’autre décisions cruciales pour le budget et l’examen et l’approbation des versions finales des documents du projet (y compris les budgets). C’est un rôle crucial, mais pas à plein temps, dans l’équipe d’élaboration du document de projet.  approuve le plan et aide au besoin à confirmer les remplacements ;
  • Les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, les superviseurs et les personnels en TDY/ceux qui assurent les remplacements s’assurent que la transition se passent bien.

• Selon les besoins pour les projets financés par des fonds discrétionnaires
• Pour les opportunités de financement externe :
  
  • Dans l’idéal, pendant la planification pour l’obtention d’un financementLa planification pour l’obtention d’un financement est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. La planification pour l’obtention d’un financement est antérieure à la publication de la sollicitation. pour les opportunités que CRS suit.
  • Pour des opportunités inattendues, dans la semaine suivant la « décision de poursuivre.La décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière. 
    Les décisions de poursuivre/de ne pas poursuivre peuvent être prises à plusieurs moments : une décision préliminaire peut être prises sur la base d’un projet de sollicitation ou d’intelligence telle que des informations prévoyant de futures opportunités de financements. La décision de poursuivre/de ne pas poursuivre est souvent réexaminée après la publication formelle d’une sollicitation. »

Suivez ces étapes pour garantir un bon remplacement pour les responsabilités en cours pendant l’élaboration du document de projet :

Identifier les responsabilités des membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et les besoins et les plans de remplacement

1. Le superviseur de chaque membre de l’équipe d’élaboration du document de projet (identifié selon la Norme 1, action clé 1) demande à l’employé de résumer ses principales responsabilités en cours et éventuellement des tâches spéciales pendant la période prévue pour l’élaboration du document de projet.
2. Les superviseurs et les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet étudient les responsabilités et les tâches pour lesquelles il faut un remplacement afin d identifier des options appropriées. Il faut prendre en compte la faisabilité et les avantages et les inconvénients de :

• Retarder ou reprogrammer certaines tâches.
• Mettre certaines responsabilités en attente jusqu’après le travail d’élaboration du document de projet.
• Demander l’appui de personnel en TDY ou nommer d’autres employés pour réaliser des tâches particulières ou assumer des responsabilités prioritaires (cf. les exemples du modèle de plan de dotation provisoire en personnel).

Le coordinateur du document de projet participe à ces discussions pour comprendre les responsabilités des membres de l’équipe et les plans de remplacement et pour vérifier que les plans proposés permettront aux membres de l’équipe de consacrer le temps de travail nécessaire au travail d’élaboration du document de projet.

Considérations spéciales pour les relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires : Pour changer la manière dont des employés qui travaillent normalement sur un projet à financement externe imputent leur temps de travail, il faudra peut-être demander l’approbation préalable du bailleur de fonds ou le consulter. Ce sera peut-être aussi nécessaire si CRS propose d’affecter un autre employé pour assumer de manière temporaire les responsabilités d’un employé financé par le projet. De plus, si le membre de l’équipe d’élaboration du document de projet travaille en relation étroite avec un partenaire particulier, il peut y avoir des questions à prendre en compte sur la manière de gérer la relation avec le partenaire pendant que l’employé travaille à l’élaboration du document de projet. Utilisez le plan de dotation provisoire en personnel pour noter les mesures à prendre pour ces circonstances particulières.

3. Le coordinateur du document de projet compile les responsabilités et les plans de remplacements proposés, en utilisant le modèle de plan de dotation provisoire en personnel (adaptez-le selon les besoins).
4. En utilisant les tâches et les plans de remplacement identifiés dans le plan de dotation provisoire en personnel, les superviseurs et les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet finalisent un cahier des charges (SOW en anglais) pour chaque remplacement.

Déterminer si l’on a besoin de plus d’appui en personnel : Consultez la direction s’il semble s’avérer qu’une majorité des responsabilités d’un membre de l’équipe d’élaboration du document de projet nécessite un remplacement continu et actif, éventuellement pendant une longue période. Réaffecter provisoirement des tâches demandant beaucoup de travail à plusieurs employés peut résulter en une forte diminution de la qualité de l’exécution de ces tâches. Dans de tels cas, la direction, en concertation avec la région, peut envisager d’augmenter provisoirement le personnel du programme-pays. Les différentes options sont par exemple de faire venir un nouvel employé temporaire à plein temps ou en TDY (par ex. un membre de l’équipe d’intervention du siège pour la gestion sur le terrain [Field Management Response Team]), ou d’embaucher un employé temporaire à temps partiel pour assumer les responsabilités du membre de l’équipe d’élaboration du document de projet pour la durée de l’élaboration du document de projet.

Revoir les plans de remplacement et obtenir un soutien pour ces plans

5. Le coordinateur du document de projet transmet un projet de plan de dotation provisoire en personnel au décideur du document de projet et éventuellement à d’autres membres de la SMT de CRS, selon les besoins, pour examen et approbation. Notez que le plan doit être provisoire à cette étape, avec des options de remplacement encore à confirmer. Lors de l’examen du projet de plan, le décideur du document de projet et les autres membres de la SMT discuteront des éléments suivants :

• Les plans de remplacement sont-ils réalistes ? Sinon, que doit-on changer ?
• Comment surveillerons-nous la mise en œuvre des plans de remplacement ?

L’approbation et l’appui de la direction pour les plans de dotation provisoire en personnelle sont essentiels. Si le remplacement des membres de l’équipe d’élaboration du document de projet pour leurs responsabilités en cours n’est pas planifié en détail et accepté par les personnes impliquées dans ce remplacement et leurs superviseurs, les tâches risquent de ne pas être accomplies ou le personnel risque d’être débordé. Cela a un effet négatif sur la progression des projets, les relations et le moral. La direction doit étudier et confirmer avec les superviseurs ne faisant pas partie de la SMT la faisabilité des options de remplacement proposées et aider les superviseurs et les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet à répondre rapidement aux problèmes de remplacement qui se poseraient.

6. Le décideur du document de projet confirme que les superviseurs des employés qui feront un remplacement temporaire appuient ces dispositions et contacte les collègues du siège ou de la région, selon les besoins, pour confirmer le remplacement externe par des employés en TDY ou des consultants.
7. Selon la durée et les responsabilités de l’affectation, les employés et leurs superviseurs peuvent envisager d’ajuster formellement les lignes hiérarchiques et/ou les plans de performance.

• Cette suggestion s’applique à la fois aux membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et à ceux qui les remplacent provisoirement.
• Décrivez clairement dans le cahier des charges les lignes hiérarchiques pour les personnes assumant un remplacement provisoire.
• Pour les grands documents de projet, il est de bonne pratique que le représentant résident (CR) communique au personnel du programme-pays et de la région les réaffectations/révisions dans les responsabilités du personnel du programme pays, les ajustements dans la hiérarchie pendant la période d’élaboration du document de projet et la durée des réaffectations et des changements de supervision.

Organiser une bonne transition et un feedback

8. Les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet et leurs superviseurs organisent des réunions formelles de transition et de compte-rendu avec les employés du programme-pays ou les employés en TDY qui assument un remplacement temporaire. La transition devra se faire au début et à la fin de la période de remplacement. Les réunions de transition et de compte-rendu peuvent aborder de nombreuses questions mais doivent comprendre :

• (Pour les employés qui travaillent à des projets individuels). Un examen du registre des risques et du registre des problèmes du projet.
• Un examen des notes formelles de transition, indiquant les principales tâches appelant à une action immédiate ou à un suivi.

9. Le superviseur donne à l’employé en TDY et à son superviseur un feedback sur l’appui du TDY.

Reconnaissez les efforts exceptionnels : N’oubliez pas de dument reconnaître, conformément à la politique du programme-pays de CRS, la contribution des employés qui ont assumé des responsabilités supplémentaires (par exemple des responsabilités par intérim).