Norme 3: Budgétisation précise et efficiente du document de projet.

• Principal responsable : Responsable du budget du document de  projet
  • Le responsable du budget du document de projet a la responsabilité de préparer le budget détaillé et le texte descriptif du budget.

• Autres personnes impliquées : Coordinateur du document de projet ; autres membres de l’équipe du document de projet (par ex. responsables technique, MEAL et ressources humaines) ; directeur des finances (FM) s’il n’est pas le responsable du budget ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; responsable(s) du budget du/des partenaire(s) ; décideur du projetLe décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps ; chargé régional des finances (RFO) ; personnel d’IDEA.
  • Le coordinateur du document de projet permet au processus d’élaboration du budget d’être coordonné à d’autres étapes de la conception du projet et de l’élaboration du document de projet ;
  • Les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, particulièrement le responsable technique, le responsable des ressources humaines, le responsable MEAL et le personnel de la chaine d'approvisionnement et des TIC contribuent au budget pour leur domaine d’expertise ;
  • Le FM et le HoOps fournissent des informations sur les coûts partagés et les coûts unitaires ;
  • Le responsable du budget de chaque partenaire apporte la contribution du partenaire au budget ;
  • Le décideur du document de projet approuve le budget et le texte descriptif du budget ;
  • Le RFO et le personnel IDEA donnent des conseils si nécessaire, y compris pour ce qui est des budgets élaborés pour des mécanismes de financement de contrats.

Les rôles dans l’élaboration du budget pour plusieurs scénarios de documents de projet : Les rôles pour l’élaboration du budget (ou « proposition budgétaire » (Cost Application)) varient selon la nature de l’opportunité. Pour de grands documents de projet avec des budgets et textes de budgets complexes, le processus sera facilité si l’on identifie un rédacteur du texte descriptif en plus du responsable du budget car ces deux responsabilités demandent des compétences différentes. Pour l’élaboration de documents de projet sur plusieurs pays ou dirigés depuis le siège, il peut y avoir un responsable global du budget plus des responsables du budget au niveau des pays ; le coordinateur général du document de projet vérifie que le responsable du budget dans le programme-pays est en lien avec ses homologues dans les autres pays et avec le responsable global du budget.

• Selon le calendrier d’élaboration du document de projet ; finaliser pour la date limite dans le calendrier.

Cette action clé est dépendante de l’identification préalable de l’équipe d’élaboration du document de projet (cf. Norme 1, action clé 1) et de l’élaboration d’un calendrier d’élaboration du document de projet (cf. Norme 1, action clé 4). Elle est guidée par la « Norme de qualité » suivante du ProPack I :

• Le personnel technique et financier et les parties prenantes travaillent en tandem sur les projets de calendrier des activités et de budget

Suivez ces étapes pour préparer et mettre à jour le budget détaillé du projet et le texte descriptif du budget :

1. Le responsable du budget, travaillant avec le coordinateur du document de projet, précise les paramètres de CRS et éventuellement du bailleur de fonds pour l’élaboration du budget. Pour cela, le responsable du budget :

• Étudie les outils de Cost GuidanceDirectives pour les coûts , Cost Application GuidanceDirectives pour la proposition budgétaire et DIP-to-BudgetNotez que, bien que « du DIP-au-budget » soit le nom habituellement utilisé pour cet outil, étant donné qu’à la phase de conception du projet, on prépare un calendrier des activités plutôt qu’un DIP, « Du calendrier des activités-au-budget » serait un nom plus exact.  de CRS et adapte l’outil du DIP-to-budget selon les besoins.
• Se réfère au calendrier général d’élaboration du document de projet pour préparer un calendrier pour l’élaboration du budget, en commençant au début de l’étape de conception et en prévoyant suffisamment de temps pour la revue.
• Avec l’appui du FM, si nécessaire, il compile, revoit et analyse les informations sur le budget et les dépenses de projets similaires. Ce travail préparatoire est particulièrement important quand on prépare un budget pour un projet totalement nouveau ; pour les projets de suivi, de réplication ou d’expansion, commencez par la version la plus à jour du budget du projet et intégrez-y toutes les leçons apprises. La compilation et l’examen de ces informations aide aussi à déterminer des coûts plus justes et plus réalistes ainsi que la distribution des dépenses prévues sur les différentes années du projet.

Pour les opportunités de financement externe, en plus des choses ci-dessus, le responsable du budget :

• Étudie les appels pour la soumission de projet du bailleur de fonds.
• Détermine quel est le modèle approprié de budget selon les spécifications du bailleur de fonds et identifie des conseils pour préparer un budget pour le bailleur (consulter le FM, le RFO ou l’employé d’IDEA selon les besoins).
• Revoit l’analyse sur les exigences du bailleur de fonds pour la préparation du budget telles que documentées dans la Check-list des réalités des bailleurs de fonds.
• Identifie les principales catégories du budget selon les spécifications du bailleur et détermine comment les aligner au mieux avec la structure des coûts et les codes de comptes de CRS.
• Travaille avec le coordinateur du document de projet pour définir comment l’équipe d’élaboration du document de projet travaillera avec les partenaires sur la préparation du budget en tenant compte de la capacité de partenaires et d’autres considérations ainsi que de la personne de l’équipe d’élaboration du document de projet qui dirigera la communicationIl pourra s’agit du coordinateur du document de projet, du responsable du budget, du responsable technique ou même d’un chargé de liaison avec les partenaires (un rôle de l’équipe d’élaboration du document de projet qui est parfois inclus dans des processus où il y a des partenariats nombreux et/ou complexes). avec les partenaires sur la préparation et la finalisation du budget.

La préparation du budget est plus que la gestion des formules du budget : Le rôle du responsable du budget ne consiste pas seulement à compiler les chiffres du budget. Le responsable du budget doit suffisamment bien comprendre la conception du projet pour pouvoir poser les bonnes questions pendant la préparation du budget. Il est de bonne pratique que le responsable du budget (et le rédacteur du texte descriptif du budget, le cas échéant) participent aux premières réunions de conception du projet sur les objectifs et les activités probables du projet. S’il comprend quelle est la teneur du projet, le responsable du budget peut travailler plus efficacement avec d’autres responsables de l’équipe d’élaboration du document de projet pour clarifier et préciser les coûts, ce qui permet un budget plus précis et réaliste et un texte de budget cohérent.

2. Le responsable du budget précise les calculs préliminaires du budget pour identifier les facteurs de coûtsLe travail pour préciser le budget/l’élaboration de la première version complète du budget se fait souvent pendant un atelier conjoint budget/calendrier des activités (cf. ProPack I p. 148). des activités et pour préciser les estimations pour la dotation du projet en personnel à partir des besoins en personnel définis dans le calendrier des activités et reflétés dans le plan initial de dotation du budget en personnel.

Plusieurs pays, un seul budget cohérent : Pour les projets sur plusieurs pays, envisagez de préparer des directives pour le budget (par ex. des tableaux simples de budgétisation), détaillant les principaux éléments de toutes les activités qui seront réalisées dans plusieurs pays, avec des instructions pour la budgétisation (comment budgétiser la fréquence et le nombre d’unités pour une activité, coûts unitaires s’ils sont standardisés), etc.). Mettez-vous d’accord dès le début de la préparation du budget sur les lieux et les modes et coûts de transport pour les réunions de planification et de coordination ainsi que les visites d’assistance technique et l’appui au suivi dans/entre les pays. Déterminez dans quel(s) budget(s) on inclura ces coûts. Partagez les informations de chacun des programmes-pays sur les questions budgétaires (comme les budgets et dépenses de projets passés). Si un programme-pays a plus d’expérience dans la mise en œuvre des activités prévues pour le projet, assurez-vous que le personnel de ce pays travaille en proche collaboration avec le(s) responsable(s) budgétaire(s) de l’autre/des autres programme(s) pays pour aider à préparer un budget réaliste.

3. Le responsable du budget demande l’appui du FM et/ou du HoOps pour calculer les groupes de coûts d’appui au projet (espace de bureau, utilisation des véhicules, etc.) ou préciser les calculs initiaux pour ces coûts et vérifier que la planification du budget reflète les implications des décisions de gestion et de plans de dotation en personnel.

• Vérifiez que les calculs budgétaires permettent des salaires concurrentiels, avec des augmentations au mérite, aussi bien pour le personnel spécifique au projet que pour le personnel dans les coûts partagés regroupés.
• Lorsqu’on précise le budget, faites des ajustements pour refléter la structure du personnel pendant la durée du projet (par ex. certains postes peuvent démarrer après le premier mois ou s’achever au début du dernier trimestre du projet quand les activités ralentiront en préparation à la clôture).

4. Le responsable du budget rencontre le/les responsable(s) du budget du/des partenaire(s) pour continuer à préciser et terminer les budgets des partenaires ou les aider à élaborer leurs budgets (s’ils n’ont pas été préparés pendant l’étape 2, ci-dessus) – pour plus de directives, cf. Norme 3, action clé 4.

• Le responsable technique de CRS, le responsable technique des partenaires et le rédacteur du texte descriptif du budget (le cas échéant) devront participer aux sessions de préparation ou de revue et de précision du budget avec les partenaires pour s’assurer que tous les détails programmatiques sont correctement incorporés aux budgets des partenaires et reflétés dans le texte descriptif du budget.

5. Le responsable du budget revoit toutes les informations budgétaires de CRS et des partenaires et les consolide dans le modèle du budget.

La préparation du budget est un processus itératif : Les plans pour les activités du projet, le moment où se passent les activités, les niveaux des effectifs, le/les lieu(x) précis et même l’étendue du projet peuvent changer pendant l’élaboration et la revue du document de projet. L’un des principaux rôles du coordinateur du document de projet est de travailler avec le responsable du budget pour que le budget soir régulièrement mis à jour pour refléter ces changements.

6. Le responsable du budget (ou le rédacteur du texte descriptif du budget, s’il fait partie de l’équipe du document de projet) finalise les notes/le texte accompagnant le budget :

• Faites particulièrement attention à ce que le budget et le texte descriptif du budget correspondent, surtout quand il y a eu de nombreux changements dans le budget.
• Pour les documents de projet préparés pour un financement externe, utilisez le texte descriptif du budget pour insister sur l’optimisation des ressources de CRS et sa maitrise des coûts.

7. Le décideur du document de projet (ou pour les projets financés par des fonds discrétionnaires, le CR) étudie l’ébauche de budget et de texte descriptif du budget pour confirmer qu’ils sont conformes aux réglementations du bailleur de fonds et à la politique de CRS.
8. Le coordinateur du document de projet organise la revue du budget et du texte descriptif du budget conformément aux directives régionales (consultez vos directives régionales pour la revue et la Norme 2, action clé 5).
9. À la suite de la revue, le responsable du budget traite le feedback des relecteurs avec l’appui du FM et des membres de l’équipe du document de projet si nécessaire.
10. Le responsable du budget transmet les versions finales du budget et du texte descriptif du budget au coordinateur du document de projet qui :

• Vérifie que le programme-pays a obtenu les approbations nécessaires de la région et du siège pour le budget (par ex. pour des exceptions à la politique de CRS sur le recouvrement des coûts indirects).
• Vérifie que le budget et le texte descriptif du budget sont intégrés aux autres éléments du dossier final du document de projet (en coordination avec l’éditeur/préparateur du dossier s’il fait partie de l’équipe d’élaboration du document de projet).
• (Pour les opportunités de financement externe) Organise la soumission au bailleur de fonds.