Norme 4: Dotation en personnel pour une gestion des projets de qualité (viabilité technique, bon calendrier et efficacité).

• Principal responsable : Responsable des ressources humaines du document de projet (pour toutes les opportunités de financement externe et les documents de projet pour un financement discrétionnaire avec des besoins importants en RH) ou coordinateur du document de projet (pour les documents de projet financés par des fonds discrétionnaires sans responsable des ressources humaines).
  • Le responsable des ressources humaines du document de projet coordonne l’élaboration de la structure du personnel du projet ;
  • S’il n’y a pas de responsable des ressources humaines (par ex. pour un petit projet financé par des fonds discrétionnaires), le coordinateur du document de projet s’en occupe.

• Autres personnes impliquées : Décideur du document de projetLe décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps. ; équipe de direction (SMT) ; personnel des ressources humaines (RH) du programme-pays ; équipe d’élaboration du document de projet, y compris le coordinateur du document de projet et le responsable technique ; personnel d’IDEA ; direction des partenaires ; conseillers techniques ; directeur des finances (FM) et/ou directeur des opérations (HoOps).
  • La SMT avec le directeur des RH (s’il n’est pas le responsable des ressources humaines du document de projet) et le HoOps, le FM, la direction des partenaires, les experts techniques et des employés expérimentés des programmes donnent des recommandations sur le nombre et le type d’employés ;
  • Pour les opportunités de financement avec des bailleurs de fonds gérés au niveau central, le personnel d’IDEA donne des conseils relatifs aux exigences et préférences du bailleurs de fonds pour la dotation en personnel : le décideur du document de projet approuve la structure finale du personnel.

• Organiser la discussion initiale pendant la planification pour l'obtention d'un financementLa planification pour l’obtention d’un financement est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. La planification pour l’obtention d’un financement est antérieure à la publication de la sollicitation. (si possible, pour les opportunités de financement concurrentielles) ou l’atelier de l'atelier de conception du projet.Pour les opportunités de financement concurrentielles où CRS a décidé d’investir dans la planification pour l’obtention du financement, CRS devra dans l’idéal faire un premier atelier de conception du projet dans le cadre de cette planification (cf. Norme 5, action clé 2). Il pourra être suivi d’un second atelier de conception une fois que le bailleur de fonds aura publié un appel pour la soumission de projets.
• Préciser les plans aussitôt que possible pendant la panification et la budgétisation lors d’un atelier après la conception.

Cette action clé contribue à la « norme de qualité » suivante du ProPack I :

• Les plans de gestion du document de projet sont faisables, réalistes et basés sur une analyse rigoureuse impliquant les membres de l’équipe de direction du programme-pays.

Suivez ces étapes pour que la structure du personnel, les descriptions de postes et les profils soient appropriés au projet, en gardant à l’esprit qu’il y aura de nombreux ajustements pendant le processus :

Identifier les premières exigences pour la dotation en personnel pendant le début de la conception du projetY compris pendant la planification pour l’obtention d’un financement, le cas échéant.

1. Le responsable des ressources humaines (ou le coordinateur, quand il n’y a pas de responsable des ressources humaines) du document de projet travaille avec le décideur du projet, le coordinateur et le responsable technique du document de projet et éventuellement le personnel d'IDEAPour les opportunités de financement ayant des bailleurs de fonds gérés au niveau central. pour étudier les facteurs contextuels qui peuvent influer sur la dotation du projet en personnel. Utilisez le ProPack I, Chapitre VIII, pages 138-141, et les questions qui suivent comme bases pour la réflexion sur les exigences pour la dotation en personnel et l’assistance technique :

• Le projet comprendra-t-il des activités qui sont nouvelles pour le programme-pays et/ou les partenaires et nécessitera-t-il donc plus de personnel et d’appui en gestion (y compris une assistance technique) ?
• Est-ce que le projet collectera et gérera des informations personnelles identifiables (IPI) des participants et/ou comprendra des aspects de collecte et de protection de données complexes ou sensibles ?
• Les zones cibles probables du projet sont-elles isolées ou difficiles d’accès, ce qui nécessiterait beaucoup de temps pour les déplacements ?
• Le projet comprendra-t-il une coordination intensive avec des parties prenantes externesPar exemple : acteurs du secteur privé, gouvernement, organes de coordination, autres organisations de mise en œuvre, bailleur(s) de fonds. ? L’équipe du projet dirigera-t-elle ou appuiera-t-elle cette coordination ?
• De quel niveau d’accompagnement de CRS les partenaires auront-ils besoin, selon leurs capacités actuelles pour les programmes et la gestion et leurs rôles prévus dans le projet ? (Cf. Norme 1, action clé 2 sur les questions de sélection et de capacité des partenaires).

Ne manquez pas de documenter l’analyse par l’équipe des éléments ci-dessus et d’autres questions contextuelles. Il s’agit de contributions importantes pour élaborer et présenter le plan de dotation en personnel à la fois à l’interne et dans le document de projet.

Considérations particulières pour les opportunités de financement externe : En plus des éléments ci-dessus, étudiez les informations sur les attentes et les exigences du bailleur de fonds relatives au personnel du projet, ainsi que d'autres exigences et préférences du bailleur de fondsPar exemple, en plus du personnel (« clé ») exigé, le bailleur peut avoir des exigences particulièrement rigoureuses pour la gestion financière, les rapports ou le suivi et la supervision du projet, qui peuvent demander plus de temps de travail à CRS et/ou à ses partenaires. qui peuvent influer sur la dotation en personnel et la gestion du projet.

• S’il y a un appel à soumission de projets/appel à proposition (RFA) ou un projet de RFA, étudiez les informations sur la dotation du projet en personnel.
• S’il n’y a pas encore d’appel formel à soumission de projets (par ex. pendant la planification pour l’obtention d’un financement), consultez le personnel d’IDEA et d’autres qui ont des connaissances sur le bailleur et sur des opportunités de financement similaires pour identifier quelles seront les exigences probables du bailleur en ce qui concerne la dotation en personnel.
• Voyez les directives de la Norme 5, action clé 4 et en particulier la Check-list des réalités des bailleurs de fonds pour plus d’informations sur l’évaluation des exigences et préférences des bailleurs et leur implication pour la conception du projet.

2. Le responsable des ressources humaines du document de projet (ou le coordinateur du document de projet, avec l’appui du personnel des RH du programme-pays) utilise cette discussion pour :

• Préparer une première liste des postes et profils du projet (compétences et expertise), avec les échelons pour chaque poste.
• Déterminer quelles sont les implications budgétaires probables de la liste préliminaire des postes nécessaires en utilisant les directives de CRS sur l’échelle des salaires et les rémunérations.
• Identifier les prochaines étapes dans le processus de recrutement pour les postes prioritaires (par ex. personnel clé/Le personnel clé est un terme utilisé spécifiquement par le GEU. Beaucoup d’appels à propositions (RFA) demandent que le candidat identifie le personnel clé du projet. Certaines exigent que le candidat propose des personnes particulières pour les postes de personnel clé et soumettent les CV des postulants. Les postulants pour le personnel clé doivent être eux-mêmes approuvés par le bailleur de fonds et tout changement dans le personnel clé au cours de la mise en œuvre du projet devra obtenir l’approbation préalable du bailleur de fonds. / postes de direction du projet prévus ou connus). Cf. aussi Norme 4, action clé 3 sur le recrutement précoce pour les postes clés.

3. Si les étapes 1 et 2 ont été faites dans le cadre de l’atelier avant la conception, lors de la planification pour l’obtention d’un financement pour une opportunité de financement concurrentielle, le responsable des ressources humaines du document de projet travaille avec le coordinateur et le responsable technique du document de projet pour incorporer ces informations dans les discussions sur la structure du personnel du projet lors de l’atelier de conception du projet, une fois que la sollicitation a été publiée.

Précisez les plans initiaux de dotation en personnel à partir des détails additionnels sur la conception et la gestion du projet.

4. En utilisant l’échelle, l’étendue et le calendrier du projet définis pendant l’atelier de conception du projet ainsi que les discussions ultérieures de l’équipe du document de projet et de la direction sur les implications budgétaires, le responsable des ressource humaines du document de projet travaille avec le coordinateur du document de projet, le responsable financier et les partenaires du projet pour continuer à préciser le nombre et les types d’employés du projet. Pour plus de directives, cf. ProPack I, Chapitre VIII, pages 138-141. De plus :

• Revoyez la question de la quantité d'appui dont auront besoin les partenaires,Les partenaires qui n’ont jamais travaillé avec CRS et/ou qui ont moins d’expérience pourront avoir besoin de plus d’appui. Le projet devra donc peut-être prévoir plus de temps de travail du personnel ainsi que des compétences spécifiques en renforcement des capacités. , une fois qu’on aura détaillé leurs responsabilités et pris des décisions sur les dispositions CRS-partenaires pour le financement (par ex. sous-accord de financement ou contrat – pour plus de directives, cf. Norme 3, action clé 4).
• Évaluez si chaque poste proposé est nécessaire pour toute la durée du projet ou si certains postes devraient démarrer plus tard ou se terminer plus tôt selon ce qui est nécessaire pour le démarrage, le passage à l’échelle supérieure et la clôture (cf. Norme 2, action clé 3).
• Identifiez les éventuels besoins d’assistance technique (AT) à des moments particuliers du projet, dont le démarrage (cf. aussi Norme 4, action clé 2, sur la préparation d’un plan de dotation du projet en personnel.

Planifiez avec attention l’assistance technique : L’utilisation stratégique d’une assistance technique à court terme dans le cadre du plan général de dotation en personnel du projet facilite l’apprentissage mutuel et l’incorporation des meilleures pratiques de l’agence et peut aider à rationaliser la structure du personnel permanent. Cependant, l’assistance technique est surtout efficace quand elle est faite dans le cadre d’une relation d’appui continuel. Pensez à incorporer des activités pour impliquer la ou les personnes faisant l’assistance technique tout au long du projet, y compris avant et après les périodes qu’elles passent dans le pays ou à appuyer le projet à distance.

5. Le responsable des ressources humaines et le coordinateur du document de projet et les membres clés de la SMT précisent les plans relatifs au niveau et à la nature de l’appui que doit apporter le personnel des finances et des autres opérations, surtout le personnel partagé ou « pools » de personnelLe personnel partagé, appelé aussi « pools » de personnel est composé d’employés du programme-pays dont le salaire ne peut pas être attribué à des projets spécifiques mais dont le travail bénéficie à toute la gamme des projets du programme-pays. Les salaires de ces employés sont distribués sur tous les projets en utilisant l’un des trois pools d’affectation des coûts partagés (Pool de dépenses pour les véhicules, pools de coûts pour les locaux ou pool d’appui aux projets). L’affectation de ces employés aux pools d’affectation des coûts partagés est définie dans la procédure Processus d’affectation des coûts partagés et dépend du type de poste. de CRS. Référez-vous aux directives du ProPack I Chapitre VIII, pages 139 et 144-145. De plus :

• Étudiez les éventuelles nouvelles informations des employés des finances et autres opérations de CRS sur les exigences du bailleur de fonds pour les rapports et la gestion, ainsi que les besoins d’appui des partenaires (cf. Norme 1, action clé 2) et discutez-en.
• Discutez pour voir s’il faut des ajustements dans le niveau des employés « partagés » de CRS pour répondre aux besoins du projet (en plus des éventuels employés des opérations réservésComme le souligne le ProPack I (page 144), à part pour de très grandes subventions, les fonctions de ressources humaines et d’achats sont occupées par le personnel d’appui partagé du programme-pays. au projet identifiés au cours des étapes précédentes).

Finaliser la structure du personnel du projet et le plan de gestion.

6. Le responsable des RH du document de projet, avec l’appui du coordinateur du document de projet et du responsable technique, si nécessaire, enregistre les décisions prises aux étapes ci-dessus dans un plan de gestion du projet et un organigramme. Cf. ProPack I, Chapitre VIII, pages 136 – 142 pour plus de directives.

• Vérifiez que le projet de plan de gestion reflète des attentes raisonnables des superviseurs (pas plus de 5-6 subordonnés directs).

7. Le responsable des RH du document de projet transmet le plan au décideur du document de projet et aux autres membres de la SMT, selon les besoins, et le finalise selon leur feedback.
8. Le responsable des RH du document de projet crée des descriptions et des profils de postes pour les employés, en utilisant les modèles standard de descriptions de postes. On peut utiliser ces descriptions de postes pour les annonces de postes (pour des directives sur le recrutement, cf. Norme 4, action clé 3) et dans le document de projet.

• Condensez les descriptions de postes en de brèves descriptions de 1-2 paragraphes ou un texte bref et une liste à puces.Pour les descriptions de postes et les profils qui seront incorporés dans un document de projet soumis à un bailleur de fonds, pensez aux éventuelles préférences du bailleur sur la manière de présenter ces informations ainsi que les nombres maximum de pages dans le document de projet.
• Pour les opportunités de financement externe, liez étroitement ces descriptions aux critères techniques et aux critères de gestion dans la RFA et la stratégie proposée pour le projet.
• Pour les profils, préparez des descriptions également brèves des qualifications nécessaires pour chaque poste. Pour les opportunités de financement externe, si CRS a identifié des candidats particuliers, soulignez la manière dont les qualifications de chaque candidat correspondent à ce que demande le poste. Insistez sur l’expérience que le candidat pourrait avoir du travail avec ce bailleur.

Faites preuve de flexibilité et de créativité pour la planification de la structure du personnel. La planification de la structure du personnel sera un processus fluide. Pendant l’élaboration du document de projet, le budget et les activités changeront, ce qui nécessitera des changements dans la structure du personnel. Surveillez bien tous ces éléments pour que les activités du projet, le personnel et le budget soient dans la même ligne et logiques.