Norme 3: Budgétisation précise et efficiente du document de projet.

• Principal responsable : Responsable du budget de CRS
  • Le responsable du budget de CRS supervise le travail fait avec les partenaires pour élaborer leurs budgets.

• Autres personnes impliquées : Responsable technique du document de projet de CRS ; coordinateur du document de projet de CRS ; directeur des finances (FM) de CRS ; responsable du budget du partenaire et autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet du partenaire ; directeur des opérations (HoOps) de CRS ; responsable MEAL du document de projet et autres responsables sectoriels de CRS ; décideur du document de projetLe décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps. de CRS ou représentant résident (CR).
  • Le responsable du budget et le coordinateur du document de projet de CRS appuient le responsable du budget dans son travail avec le partenaire pour étudier les activités et les coûts correspondants ;
  • Le responsable du budget du partenaire et les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet du partenaire préparent des projets de budget ;
  • Le FM et le HoOps de CRS aident pour ce qui est des directives de chiffrage des coûts et de la conformité avec les exigences du bailleur de fonds ;
  • Le responsable MEAL de CRS et éventuellement les autres responsables techniques (de secteur) aident au chiffrage des intrants ;
  • Le décideur du document de projet ou le CR donne l’approbation finale et peut aussi apporter une assistance pour des discussions délicates avec les partenaires sur le budget.

• Selon le calendrier du document de projet ; finaliser pour la date limite dans le plan.

Cette action clé contribue aux « normes de qualité » suivantes de ProPack I :

• Le budget et les notes de budget sont en accord et « racontent la même histoire. »
• Le personnel technique et des finances et les parties prenantes travaillent en tandem sur les projets de calendrier des activités et de budget.

Suivez ces étapes pour travailler avec les partenaires à l’élaboration et à la finalisation de budgets et textes de budget précis et détaillés pour les partenaires.

1. Avant de commencer le processus d’élaboration du budget avec les partenaires, le coordinateur, le responsable technique et le décideur du document de projet (ce dernier selon les besoins, par ex. pour des questions de partenariat particulièrement difficiles) travaillent avec le responsable du budget pour confirmer que CRS et ses partenaires ont les informations et la compréhension nécessaires pour travailler ensemble efficacement à l’élaboration du budget des partenaires. Il peut s’agir de :

• Mettre à jour ou confirmer le plafond budgétaire prévu pour le partenaire. CRS devrait avoir fourni à chaque partenaire un chiffre provisoire au début du travail d’élaboration du document de projet (pour plus de directives, cf. Norme 3, action clé 1). Les discussions sur le projet qui ont suivi et l’élaboration du budget initial ont pu conduire à préciser l’étendue, l’échelle et le calendrier du projet et les rôles et responsabilités de chacun des partenaires, ce qui a pu affecter la ventilation prévue du budget.
• Confirmer que la direction du partenaire est à l’aise avec le calendrier préliminaire des activités du projet et avec les responsabilités du partenaire dans ce calendrier (n’oubliez pas que le calendrier des activités est un élément clé pour l’élaboration du budget du projet).
• Revoir éventuellement les évaluations des capacités des partenaires et les plans d’actions remplis dans le cadre de la conception du projet (cf. Norme 1, action clé 2), ou d’autres évaluations comprenant des informations pertinentes pour budgétiser le renforcement des capacités des partenaires spécifiquement pour le projet.
• Confirmer l’approche à adopter pour l’élaboration des budgets des partenaires (cf. « Conseils » dans l’encadré ci-dessous).

Conseils pour préparer les budgets avec les partenaires : La préparation des budgets peut être une question délicate et il faudra peut-être une approche individualisée avec chaque partenaire. L’équipe d’élaboration du document de projet de CRS doit encourager un bon équilibre entre la clarté et la transparence pour ce qui est de la portée programmatique et géographique du partenaire dans le projet et l’efficacité et la sensibilité dans le développement des budgets des partenaires. L’élaboration du Proframe du projet, l’identification et la programmation des principales activités et, si possible, la définition de principaux coûts unitaires et facteurs de coûts sont des étapes importantes à réaliser de manière participative avec tous les partenaires présents. Il faudra peut-être élaborer séparément avec chaque partenaire son budget détaillé. Discutez de l’approche la plus appropriée en tant qu’équipe d’élaboration du document de projet.

2. Le responsable du budget adapte (selon les besoins) et partage les directives, formats et modèles pour la préparation du budget (élaborés dans le cadre de la Norme 3, action clé 2) afin d’aider les partenaires à élaborer leur propre budget détaillé et leurs notes budgétaires. Ceux-ci devront comprendre les éventuelles directives pour les coûts unitaires des activités ou les coûts qui seront présentés à la fois dans les budgets des partenaires et dans celui de CRS.

• Cf. ProPack I, Chapitre IX, Calendrier des activités et budget, pour plus de directives, y compris la liste de points à confirmer avec les partenairesSelon le ProPack I, les points à confirmer avec les partenaires sont : les catégories de coûts, comment utiliser le calendrier des activités pour guider le chiffrage des activités, comment s’assurer que les coûts du projet sont liés aux résultats du projet et l’importance de présenter tous les calculs des coûts de manière transparente. relatifs à leur compréhension du budget et de la préparation du budget.
• Comme le suggère le ProPack I, envisagez d’organiser une brève formation pour les partenaires afin de voir le processus d’élaboration du budget, les directives, les formats et les modèles avant ou pendant l’atelier de conception du projet.

Faites bien attention à ce que les partenaires budgétisent bien les transitions du projet : Comme le demande le ProPack I, vérifiez que les partenaires ont les informations dont ils ont besoin pour bien prévoir les transitions du projet dans leur budget, y compris le démarrage et la clôture. (Pour plus de directives sur la planification et la programmation des activités de démarrage, de passage à l’échelle supérieure et de clôture, cf. Norme 2, action clé 3.) Une bonne compréhension du calendrier des transitions du projet et du travail nécessaire pour gérer ces transitions diminuera énormément les casse-têtes de gestion et aidera à planifier les ressources de manière réaliste et précise au niveau de CRS et à celui des partenaires.

3. Le responsable du budget, avec le concours des membres concernés de l’équipe d’élaboration du document de projet (par ex. responsable technique du document de projet, éventuellement responsables sectoriels, responsable MEAL du document de projet et FM ou HoOps) rencontre le ou les partenaires pour construire ou aider à préciser les budgets des partenaires.

• L’élaboration des budgets CRS-partenaires peut se passer dans le cadre de « l’atelier pour le calendrier des activités et le budget » présenté dans le ProPack I ou lors d’une série d’ateliers et de réunions conjointes ou individuelles avec les partenaires, une fois que CRS et ses partenaires ont élaboré le calendrier général des activités.
• Quelle que soit l’approche choisie pour préparer les budgets individuels des partenaires, assurez-vous que le personnel des programmes et celui des opérations, en particulier des finances, travaillent ensemble à revoir le calendrier des activités et à élaborer le budget et le texte du budget.

4. Le responsable du budget étudie le projet de budget de chacun des partenaires pour vérifier s’il est réaliste et complet par lui-même et s’il est cohérent avec les projets de budgets de CRS et des éventuels autres partenaires. Faites particulièrement attention à :

• Garantir la cohérence avec CRS et les autres partenaires (le cas échéant), particulièrement pour des lignes équivalentes, comme les coûts des ateliers, le transport, etc.
• Examiner les ratios généraux des budgets, aussi bien le ratio coûts du programme/coûts administratifs des partenaires que le ratio entre les budgets des partenaires et celui de CRS.
• Examiner attentivement les projets de budgets par rapport aux plans de programmation, de gestion de la chaine d'approvisionnement et de dotation en personnel pour garantir une budgétisation réaliste et complète pour le démarrage et la clôture.Par exemple, et comme indiqué dans le ProPack I, les budgets de clôture devront peut-être inclure des indemnités de licenciement, des incitations selon les plans de maintien en poste et la politique locale, des ralentissements planifiés des dépenses, etc.  Les budgets de démarrage devront peut-être introduire progressivement les dépenses pour le personnel pour les employés embauchés à différents moments ; les dépenses de voyages peuvent varier d’un mois à l’autre pendant les premiers mois du fait des contacts plus intensifs avec les communautés ou au contraire pour la préparation du matériel et des ressources nécessaires avant les contacts avec la communauté.
• Étudier les budgets des partenaires locaux pour vérifier qu’ils ont prévu suffisamment de financement pour les coûts opérationnels, comme l’eau et l’électricité, le loyer, les fournitures et autres coûts nécessaires pour le personnel qui appuiera le projet (qu’ils soient budgétisés en tant que coûts directs ou inclus dans un taux ICR (recouvrement des coûts indirects) si le bailleur de fonds l’autorise)

5. Le responsable du budget, avec l’appui, si nécessaire, d’autres employés de CRS, accompagne les partenaires pour réviser au besoin leur budget et le texte du budget.

• Il faudra peut-être faire un réalignement si le premier budget d’un partenaire est trop élevé ou trop bas.
• Il faudra peut-être aussi un réalignement du fait des précisions apportées à la conception du projet, comme en ce qui concerne la couverture géographique ou le type ou l’étendue des activités.
• Le réalignement peut être une occasion de renforcement des capacités. Envisagez de donner un feedback écrit sur les changements nécessaires (et incluez ce feedback écrit dans le dossier de transition du document de projet Norme 6, action clé 1). Cette document est également utile pour comprendre les raisons des décisions budgétaires du projet plus tard dans la conception ou pendant le démarrage/la mise en œuvre.

6. Le responsable du budget incorpore les budgets et les textes du budget des partenaires dans les fichiers maitres du budget et le envoie au coordinateur du document de projet pour qu’il les distribue pour être revus.
7. Le responsable du budget vérifie que les partenaires font des changements suivant le feedback reçu après la revue régionale.

Qui prépare les textes du budget des partenaires ? CRS doit fournir aux partenaires un modèle et un exemple de la manière de préparer leurs notes budgétaires pour le bailleur de fonds/l’opportunité de financement. Cependant, les partenaires n’auront peut-être pas assez de temps de préparer des notes budgétaires bien rédigées, surtout les partenaires qui n’ont pas beaucoup d’expérience des attentes et des exigences du bailleur de fonds pour les textes de budget. Pour un document de projet complexe, un membre de l’équipe d’élaboration du document de projet (par ex. le responsable du budget ou le rédacteur du texte du budget) peut revoir, corriger et finaliser les notes budgétaires des partenaires.

8. Le coordinateur du document de projet s’assure que les partenaires reçoivent la version finale de leur budget et de leurs notes budgétaires, telle que soumis au bailleur de fonds.