Norme 2: Conception participative basée sur les faits pour des projets réussis.

• Principal responsable : Responsable technique du document de projet
  • Le responsable technique supervise la préparation du calendrier des activités avec la contribution des autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet (y compris les partenaires)Les employés expérimentés des partenaires peuvent apporter leur connaissance des réalités du terrain et des contraintes pratiques.  et souvent avec l’appui du coordinateur du document de projet.

• Autres personnes impliquées : Autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, comme le coordinateur du document de projet, les responsables du budget et des RH et les autres responsables des opérations (par ex. responsable de la chaine d'approvisionnement, d’ICT4D) et le personnel clé des partenaires ; directeur des opérations (HoOps) ; gestionnaire des achats ou de la gestion de la chaine d'approvisionnement ;Si ces personnes ne font pas partie de l’équipe d’élaboration du document de projet.  autres experts techniques ; personnel d’IDEA (pour les opportunités de financement avec des bailleurs de fonds gérés au niveau central, le cas échéant).
  • Le responsable du budget, le responsable des RH et tout autre responsable des autres opérations travaillent avec le responsable technique pour donner des détails et des estimations réalistes pour le calendrier des activités de démarrage et de clôture dans leur domaine d’expertise.
  • Le HoOps, le gestionnaire des achats, le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement (s’ils ne font pas partie de l’équipe d’élaboration du document de projet) et d’autres employés clés des opérations (par ex. le personnel TIC pour les projets qui ont un élément ICT4D important) s’assurent que le calendrier des activités reflète les réalités opérationnelles.
  • Les autres experts techniques apportent des contributions et des leçons apprises sur les activités de démarrage, de passage à l’échelle et de clôture et leur programmation dans leurs domaines d’expertise.
  • Pour les relations avec les bailleurs de fonds qui sont gérées au niveau central, le personnel d’IDEA vérifie que le calendrier des activités reflète bien les exigences du bailleur de fonds et l’expérience qu’a CRS des préférences, complexités et tendances du bailleur de fonds (cf. aussi Norme 5, action clé 4).

• Pendant la planification du calendrier des activités du projet.

Suivez ces étapes pour que le calendrier des activités du document de projet comprenne suffisamment de temps pour le démarrage, le passage à l’échelle et la clôture,La clôture du projet est une phase finale importante du cycle du projet pour tout projet de CRS, qu’il soit financé par des ressources discrétionnaires de CRS ou par des bailleurs de fonds institutionnels. Elle comprend de nombreuses tâches pour la clôture programmatique, financière, des ressources humaines, de la chaine d'approvisionnement et des autres opérations. L’expression clôture du projet, telle qu’utilisée dans Compass, est un terme général qui englobe les activités se passant à la fois avant et après la date de fin du projet. Pour les projets financés par des bailleurs de fonds institutionnels, le terme « clôture du projet » inclut aussi les activités spécialisées de clôture de la subvention.
   conformément à l’expérience, aux meilleures pratiques et aux normes de gestion des projets de CRS :

1. L’équipe d’élaboration du document de projet étudie et suit le ProPack I chapitre 9, directives de la section 2 sur l’élaboration du calendrier des activités du projet :

• Comme c’est recommandé dans le ProPack I, l’élaboration du calendrier des activités se fait souvent lors d’un atelier collaboratif impliquant le personnel des programmes, des finances et des autres opérations de CRS et des partenaires. Vous trouverez dans le ProPack I, tableau 9, une liste des rôles et responsabilités dans la programmation des activités.
• Demandez au besoin aux experts techniques des programmes et des opérationsIl peut s’agir de conseillers techniques de la région ou du siège, de personnel d’IDEA ou d’autres employés ayant une bonne compréhension du futur bailleur de fonds du projet, d’équipes d’autres programmes-pays qui ont mis en œuvre des projets similaires ou travaillé avec le même bailleur de fonds, etc. extérieurs à l’équipe de conception leurs contributions sur les activités de démarrage et de clôture et leur calendrier.

2. Pendant l’élaboration du calendrier des activités, l’équipe d’élaboration du document de projet et leurs collègues des autres opérations utilisent les conseils ci-dessous pour planifier le moment et la durée des activités de démarrage, de passage à l’échelle et de clôture du projet.

Prenez en compte le temps jusqu’à l’accord de financement et le temps nécessaire pour le démarrage : Dans les projets à financement externe, estimez à la fois le temps que cela prendra probablement pour finaliser l’accord de financement ET le temps nécessaire pour réaliser les activités de démarrage fondamentales et analysez comment ce calendrier s’aligne avec des cycles qui pourraient être cruciaux pour la programmation des activités du projet (par ex. saisons agricoles, calendriers scolaires). Si cette analyse montre que la mise en œuvre du projet peut commencer trop tard par rapport aux saisons ou cycles critiques, CRS pourra envisager d’explorer la possibilité d’une autorisation de dépenses avant l’accord de financementPar exemple en utilisant une lettre de pré-accord de financement (ou le terme équivalent utilisé par le bailleur de fonds).  Une lettre de pré-accord de financement (PAL) est une lettre envoyée par le bailleur de fonds avant la signature de l’accord de financement. Les PAL sont utilisés dans des situations où le projet doit débuter immédiatement et où toutes les questions programmatiques et techniques sont résolues. Habituellement, une PAL fixera une date à partir de laquelle le récipiendaire sera remboursé pour les coûts du programme antérieurs à la date de signature de l’accord de financement. Pour les financements du GEU, la PAL ne représente généralement pas plus de 20% du budget total du programme. si le bailleur de fonds approuve le projet ou d’utiliser les ressources de CRS pour démarrer les activités en attendant l’approbation du bailleur. Dans ces situations, consultez le personnel d’IDEA et la direction régionale.

Conseils pour la programmation des activités de clôture

• Ne planifiez pas que les activités sur le terrain continuent jusqu’au dernier jour du projet. Quand c’est possible, dans les projets pluriannuels à financement externe, laissez une période tampon d’au moins un à trois moisDans certains projets pluriannuels complexes, les partenaires terminent les activités avec les participants jusqu’à six mois avant la date de fin du projet. Un minimum de trois mois est recommandé mais ce n’est pas toujours possible du fait du calendrier des évaluations finales du projet, etc. Terminer les sous-accords des partenaires avec au moins un mois de battement avec la date de fin de l’accord de financement permet à CRS d’avoir le temps de revoir et traiter les liquidations finales des partenaires (y compris de résoudre les soldes impayés, les coûts litigieux, etc.). Cela donne aussi le temps à CRS, si nécessaire, d’éliminer les biens du projet détenus par le partenaire avant l’expiration de l’accord de financement. Cela aide CRS à terminer la clôture administrative et financière finale et les processus de clôture de l’accord de financement en temps opportun, avec moins de temps de travail des employés de CRS nécessaire après l’expiration de l’accord de financement.
    entre les dates de fin des sous-accords des partenaires et la date de fin du projet.
• Comme c’est souligné dans la Norme 16, action clé 2, prévoyez de préparer le plan de clôture du projet en commençant 12-18 mois avant la date de fin du projet pour les projets pluriannuels et au moins 3 mois avant la date de fin du projet pour les projets < 12 mois. Pensez que pour les projets complexes, la préparation du plan de clôture et la réalisation des processus de clôture peut prendre beaucoup de temps.
• Assurez-vous que le calendrier des activités reflète l’engagement de CRS pour la redevabilité lors de la clôture Par exemple, des rencontres avec les parties prenantes du projet au début du processus de clôture pour discuter de la clôture et la planifier ; des évènements de clôture avec les communautés et les principaux groupes de parties prenantes pour célébrer les réussites du projet ; des rencontres d’apprentissage. Référez-vous à la Norme 16, action clé 5 et à la Norme 18 pour plus des directives plus détaillées sur les activités de clôture centrées sur l’apprentissage et la redevabilité – envers les participants du projet, les bailleurs de fonds, le gouvernement et les autres parties prenantes – référez-vous à les politiques de MEAL 3 (Évaluation), 6 (Redevabilité vis-à-vis des bénéficiaires) et 7 (Redevabilité vis-à-vis des bailleurs de fonds et autres parties prenantes). Cela comprend l'engagement de CRS à respecter et à protéger les données personnelles des participants au projet. Esto incluye el compromiso de CRS de respetar y proteger los datos personales de los participantes del proyectoPrograme tiempo suficiente para la limpieza de datos y para despersonalizar o anonimizar la PII de los participantes del proyecto antes de cargarla en cualquier base de datos disponible públicamente, incluido Gateway.
    .
• Faites contribuer le personnel des opérations à l’estimation du temps nécessaires pour les activités essentielles de clôture des opérations,Voyez les activités dans la bonne version du Modèle de plan complet de clôture du projet (dans la Norme 16, action clé 2) pour une liste détaillée d’activités standard de clôture des programmes et des opérations.  comme la clôture du personnel, l’élimination des biens et autres activités de clôture de la gestion de la chaine d'approvisionnement, la clôture des sous-accords, les rapports et documents finaux financiers et des autres opérations et les activités finales de gestion des données et de conformité du projet.

Planifiez la fin dès le commencement : Quand un projet fournit des services (par ex. éducation, soins médicaux, intrants subventionnés) qui doivent être maintenus au-delà de la période du projet, la conception du projet devra comprendre une stratégie pour le transfertTransférer signifie réduire de manière substantielle l’appui pour une activité ou un service de projet mais identifier aussi une institution qui prendra la succession et continuera à fournir le service. Le sponsor aide la nouvelle institution à développer les capacités et les ressources nécessaires. (Hello, I must be going , Levinger et McLeod, 2002) des responsabilités de prestation des services (au gouvernement, à un autre acteur, à la communauté elle-même) et pour l’arrêtArrêter signifie Interrompre l’appui ou l’implication dans une activité de projet. On n’essaie pas de trouver un nouveau sponsor pour continuer l’activité (Hello, I must be going , Levinger et McLeod, 2002) responsable d’autres services ou appuis supportés par le projet. Assurez-vous que le calendrier des activités reflète des calendriers réalistes pour la stratégie ou les stratégies adoptées.

3. Le coordinateur du document de projet transmet le calendrier des activités aux relecteurs dans le dossier complet du document de projet. Voyez la Norme 2, action clé 5 pour des directives détaillées sur la revue du document de projet.