Norme 2: Conception participative basée sur les faits pour des projets réussis.

• Principal responsable : Coordinateur du document de projet
  • Le coordinateur du document de projet vérifie que les partenaires sont convenablement impliqués dans le processus de conception, conformément à l’analyse des parties prenantes qui a déterminé qui devrait être informé, consulté ou impliqué dans la conception du projet.

• Autres personnes impliquées : Responsable technique du document de projet ; responsable du budget du document de projet ; autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet ; décideur pour le document de projet Le décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps. ; équipe d’élaboration du document de projet des partenaires et direction des partenaires ; directeur des finances (FM) et/ou directeur des opérations (HoOps)
  • Le responsable technique et les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet maintiennent une communication dans les deux sens et une collaboration avec les partenaires pour que ceux-ci participent aux décisions importantes (pour plus de détails sur l’implication de CRS avec les partenaires pour les décisions de budget du projet, cf. Norme 3).

• Tout au long de la conception du projet – vous trouverez dans l’étape 1 ci-dessous des directives sur quand et comment impliquer les partenaires tout au long du processus, selon les besoins, l’intérêt et la faisabilité.

Suivez ces étapes pour que les partenaires soient convenablement impliqués dans les principales décisions du projet :

1. Une fois que CRS et ses partenaires ont confirmé leur décision de travailler ensemble au projetPour les opportunités de financement concurrentielles, cette confirmation devra être formalisée par un accord de collaboration (ou un accord de pré-collaboration, selon le statut de l’opportunité). (cf. Norme 1, action clé 2 pour plus de directives sur les décisions de partenariat du projet), le coordinateur du document de projet, avec le responsable technique et d’autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet, selon les cas, rencontre l’équipe du/des partenaire(s) pour discuter du calendrier d’élaboration du document de projet. Lors de cette réunion, CRS et le partenaire étudient la participation du partenaire au processus d’élaboration du document de projet et d’autres questions clés concernant la prise de décisions pour le projet.

• Impliquer le coordinateur du document de projet dans ces discussions selon les besoins (par exemple pour des questions sensibles comme les plafonds provisoires de budget pour les partenaires – pour des directives sur la manière d’arriver aux premières estimations du budget, cf. Norme 3, action clé 1).
• Utiliser les questions dans la « Check-list pour la collaboration et l’appui aux partenaires pendant la conception du projet » (ProPack I Tableau 2a) pour planifier comment impliquer au mieux les partenaires dans la définition des éléments clés de la conception du projet.
• S’appuyer sur les discussions préliminaires de partenariat présentées dans la Norme 1, action clé 2 (directives sur les décisions de partenariat du projet) mais se concentrer surtout sur les points concernant quand, où et comment les partenaires doivent participer aux principales étapes et décisions de conception. Cela aide à promouvoir une redevabilité mutuelle dans le processus de conception du projet.
• Pour les documents de projets élaborés pour un financement d’un bailleur de fonds externe, insister sur le fait que CRS aura peut-être besoin de prendre des décisions importantes dans des délais courts et avec une flexibilité limitée.
• Pour les opportunités de financement concurrentielles, étudier ce que CRS sait des attentes et objectifs du bailleur de fonds pour le projet,Vous trouverez dans la Norme 5, action clé 3 des directives sur comment clarifier et influencer les priorités du bailleur de fonds pour les opportunités de financement. ce qui influera sur les décisions de conception du projet.
• Insister sur le fait que l’élaboration du document de projet est un processus complexe avec des prises de décisions multiples ainsi que des facteurs hors du contrôle de l’équipe d’élaboration du document de projetCes facteurs peuvent être des questions de budget interne de CRS ; le feedback des relecteurs ; les préférences du bailleur de fonds ; de nouveaux renseignements sur une opportunité de financement externe, y compris des informations plus précises sur les intérêts du bailleur de fonds, les concurrents, etc. qui influent sur les décisions. 
• Souligner que CRS s’engage à impliquer ses partenaires dans la prise de décision à chaque fois que c’est possible et à expliquer pourquoi CRS devra éventuellement prendre certaines décisions sans une concertation complète.

Organisez la logistique du processus de conception en pensant à la participation des partenaires : Pour que les partenaires puissent participer à des moments clés des décisions du projet (par ex. ateliers de conception du projet ; élaboration du budget et planification des activités, etc.), il faudra peut-être ajuster le calendrier des évènements de conception pour tenir compte de la disponibilité des partenaires, choisir un lieu accessible aux partenaires pour l’atelier et prévoir les traductions nécessaires pour réduire les obstacles à une pleine participation.

2. Le coordinateur du document de projet travaille avec le responsable technique du document de projet et les autres membres de l’équipe d’élaboration du document de projet pour faciliter la participation des partenaires aux sessions de conception du projet selon le plan discuté dans la 1^ère étape. 
   • Cliquez ici pour plus de directives
     • Utilisez les sessions de conception du projet pour cartographier ensemble les parties prenantes, analyser les données et utiliser ces données pour prendre des décisions de conception telles que la sélection des objectifs et des stratégies et la préparation de la théorie du changement, du cadre des résultats et du Proframe du projet.
     • Pour les décisions sur les structures de gestion du projet, lorsque le projet comprend un consortium de partenaires, utilisez le Cadre pour la formation de consortiums d’excellence (CAFE) pendant la conception du projet pour guider les discussions sur la manière dont le consortium devra opérer et sur les structures, processus et approches potentiels.
     • Utilisez la « Check-list pour la collaboration et l’appui aux partenaires pendant la conception du projet » du ProPack I (Tableau 2a) pour la planification des sessions de conception afin d’aider l’équipe de CRS à impliquer comme il le faut les membres de l’équipe d’élaboration du document de projet des partenaires et la direction des partenaires dans les décisions de conception. Ceci est particulièrement important pour les décisions qui ont un impact direct sur le calendrier et la nature (étendue) des activités du projet des partenaires, le personnel des partenaires pour le projet, la gouvernance du projet et les fonds prévus au budget pour la dotation en personnel et les activités des partenaires.
     • Référez-vous à la Norme 3, action clé 4 pour des directives pour travailler avec les partenaires à l’élaboration budget du projet.

Tirez parti de l’expérience qu’ont les partenaires des réalités opérationnelles : Ne vous assurez pas seulement que les partenaires contribuent à fixer les objectifs du projet et à sélectionner les stratégies appropriées pour le projet, mais impliquez-les aussi dans les décisions sur l’étendue et le calendrier du projet. Les partenaires, en particulier les organisations qui ont une profonde expérience des zones cibles proposées pour le projet, sont une mine de connaissances sur le temps et le travail nécessaires pour mettre en œuvre les stratégies proposées pour le projet. Il s’agit là d’informations importantes que l’équipe d’élaboration du document de projet doit utiliser pour que le projet ait une étendue et un calendrier réalistes.

3. Le coordinateur du document de projet s’assure que les partenaires ont l’occasion de relire les sections clés du brouillon de document de projet, conformément au processus de revue de l’équipe d’élaboration du document de projet indiqué dans le calendrier d’élaboration du document de projet.
4. Le coordinateur du document de projet tient les partenaires informés du feedback sur le document de projet reçu des relecteurs de CRS à la région et au siège, y compris des décisions ou des changements nécessaires dans la conception du projet suite au feedback de la revue.

• Il est de bonne pratique d’organiser un appel ou une réunion avec les partenaires pour discuter des principaux éléments du feedback de la revue.
• Pour les opportunités de financement concurrentielles avec des délais courts, CRS devra peut-être décider rapidement comment répondre aux principaux commentaires car ceux-ci peuvent avoir un impact sur plusieurs sections du document de projet et il faudra peut-être beaucoup de temps pour bien y répondre. Si les changements recommandés ont un impact direct sur le cahier des charges et/ou le budget des partenaires, CRS discutera des commentaires, des recommandations et de son plan provisoire de réponses avec le partenaire affecté avant d’intégrer le changement.
• Si le feedback de la revue implique un changement significatif dans le cahier des charges du partenaire ou dans son budget, la direction de CRS et du partenaire (par ex. le représentant résident et le directeur du partenaire) devront en discuter, de préférence en personne.

5. Le coordinateur du document de projet vérifie que chaque partenaire reçoit un exemplaire du rapport technique descriptif ainsi que le budget final du partenaire, après la finalisation du document de projet (et sa soumission, le cas échéant).