Norme 4: Dotation en personnel pour une gestion des projets de qualité (viabilité technique, bon calendrier et efficacité).

• Principal responsable: Gestionnaire responsable de l’embaucheComme le gestionnaire de projet (PM)/directeur de projet (CoP) n’est généralement pas identifié ni disponible à cette étape, le directeur des programmes (HoP) joue souvent le rôle de gestionnaire responsable de l’embauche pour embaucher le PM/CoP et tous les autres postes qui dépendront du PM/CoP.
  • Le gestionnaire responsable de l’embauche dirige la coordination avec le responsable des RH du document de projet et le personnel des RH au siège (spécialistes de l’acquisition de compétences) pour le recrutement de tous personnel clé/Le personnel clé est un terme utilisé spécifiquement par le GEU. Beaucoup d’appels à propositions (RFA) demandent que le candidat identifie le personnel clé du projet. Certaines exigent que le candidat propose des personnes particulières pour les postes de personnel clé et soumettent les CV des postulants. Les postulants pour le personnel clé doivent être eux-mêmes approuvés par le bailleur de fonds et tout changement dans le personnel clé au cours de la mise en œuvre du projet devra obtenir l’approbation préalable du bailleur de fonds. les autres postes de direction du projet.

• Autres personnes impliquées : Responsable des ressources humaines de l’équipe du document de projet ; directeur des ressources humaines (RH) du programme-pays (s’il ne s’agit pas du responsable des ressources humaines de l’équipe du document de projet) ; spécialiste de l’acquisition de compétences du siège (pour les employés internationaux) ; coordinateur du document de projet ; représentant résident (CR) et/ou un autre membre de l’équipe de direction (SMT) selon les besoins
  • Le responsable des RH de l’équipe du document de projet, avec l’appui, selon les besoins, du personnel des RH du programme-pays, gère le processus de recrutement pour les employé embauchés localement ;
  • Le personnel des RH du siège gère le recrutement des postes de personnel international.
  • Pour les document de projet concurrentiels :
    • Le coordinateur du document de projet peut aider au processus de recrutement et s’assurer que les candidats répondent aux exigences du bailleur ;
    • Le CR et/ou un autre membre de la SMT peut aussi être impliqué pour les postes d’échelon D et d’échelon 8 et au dessus.

Demandez l’appui du personnel technique régional et/ou du siège : Les spécialistes des programmes et des opérations de la région et du siège peuvent apporter des contributions utiles pour les descriptions de postes et les stratégies de recherche et peuvent aussi aider en tant que membres du comité des embauches.

• Pour les opportunités de financement concurrentielles : Dans l’idéal, pendant la planification pour l’obtention d’un financementLa planification pour l’obtention d’un financement est le processus d’identification de possibilités particulières de financement, d’évaluation de l’environnement et de mise en œuvre de stratégies pour améliorer les chances d’obtenir un financement particulier. La planification pour l’obtention d’un financement est antérieure à la publication de la sollicitation. ; mettez en route le recrutement au plus tard dans la semaine suivant la décision de poursuivre.La décision « de poursuivre/de ne pas poursuivre » signifie que l’on décide de continuer ou non à s’intéresser à une opportunité de financement particulière. Ces décisions peuvent être prises à différents points : on peut prendre une décision préliminaire de poursuivre/de ne pas poursuivre sur la base d’un projet d’appel à proposition ou de renseignements tels que des informations dans une prévision sur des opportunités de financement imminentes. La décision de poursuivre/de ne pas poursuivre est souvent réexaminée après la publication formelle de l’appel à propositions.
• Pour d’autres documents de projets : Aussitôt que possible pendant l’élaboration du document de projet.

N’attendez pas l’appel à proposition du bailleur pour mettre en route le recrutement du personnel clé/de la direction du projet ! La capacité de CRS à identifier des candidats solides et à obtenir leur engagement devrait être une considération clé dans la décision finale de poursuivre ou non. Vous pouvez mettre le recrutement en route avec des informations de base sur une opportunité de financement concurrentielle. Identifiez le personnel clé et les autres postes probables de direction sur la base d’opportunités de financement passées du même bailleur ainsi que des discussions de planification pour l’obtention d’un financement sur les besoins probables de CRS en personnel. N’attendez pas d’avoir une description de poste « parfaite » pour commencer le recrutement. La description de poste peut toujours être ajustée plus tard, si c’est nécessaire. Mettez un avertissement dans l’annonce de poste pour préciser que le poste dépend de l’approbation du bailleur de fonds.

Mettez en œuvre cette action clé en utilisant le brouillon de CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national dans les programmes-pays de CRS (pour les postes de personnel national) et le Guide de Recrutement pour les Responsables de Recrutement de CRS (pour les postes de personnel international). Utilisez la base de donnée Talent Pool de CRS pour le recrutement de personnel clé.

Suivez ces étapes pour recruter proactivement pour les postes de direction du projet. Télescopez les étapes selon les besoins pour les différents postes et les différents contextes de projets (par ex. des projets sur plusieurs pays) :

Stratégie d’embauche, publication et élaboration de critères d’évaluation

1. Le gestionnaire responsable de l’embauche (ou le personnel d’acquisition des compétences du siège, pour les postes internationaux), le responsable des RH du document de projet (ou un employé désigné des RH) et le coordinateur du document de projet étudient la liste des postes de personnel clé et/ou d’autres postes importants de direction du projet. Ils élaborent et mettent en œuvre une stratégie préliminaire d’embauche en utilisant le CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national dans les programmes-pays de CRS et le Guide de Recrutement pour les Responsables de Recrutement de CRS (pour les postes de personnel international). L’élaboration d’une stratégie d’embauche comprend :

• La discussion des préférences et exigences du bailleur de fonds qui pourraient affecter la dotation en personnel (cf. Check-list des réalités du bailleur de fonds) et les critères d’évaluation pour déterminer quel est le meilleur candidat.
• La discussion des meilleures manières de trouver des candidats hautement qualifiés.
• L’adaptation des descriptions de postes standard pertinentes pour chaque poste.
• La préparation des formulaires de demandes de personnel et leur soumission pour approbation. Pour les postes internationaux embauchés par l’intermédiaire du siège, le gestionnaire responsable de l’embauche crée une demande par l’intermédiaire de Applicant Tracking System for Hiring Managers.Système de suivi des candidats pour l’embauche de gestionnaires

Continuez à préciser la stratégie de recherche : Continuez à élaborer des stratégies sur la recherche de candidats après la première annonce d’emploi. Pour les opportunités de financement concurrentielles, il est particulièrement important de mettre à jour le stratégie de recherche si c’est nécessaire suite à la publication de l’appel à document de projet du bailleur, qui contiendra peut-être des informations plus détaillées sur le personnel clé ou les postes de direction du projet. Envoyez l’annonce à des collègues et à des réseaux professionnels. Réfléchissez à différentes manières de garantir que l’offre d’emploi est vue par des candidats de haut niveau, hommes et femmes.

2. Le responsable des RH de l’équipe du document de projet (ou le personnel d’acquisition des compétences du siège) fait avancer le processus de recrutement en :

• Confirmant un panel pour le entretiens (3-4 personnes) et en bloquant du temps sur leur emploi du temps.
• Préparant des propositions de critères pour l’évaluation des candidats (5-7 facteurs cruciaux).
• Présélectionnant et en pré-évaluant des candidats qualifiés avec l’approbation du gestionnaire des embauches.Si le gestionnaire responsable de l’embauche ne fait pas partie de la SMT et que le poste est à l’échelon 8 ou D ou au-dessus, un membre de la SMT ou équivalent devra aussi étudier les notes de pré-évaluation pour présélectionner les candidats pour l’entretien (étape 3) et contribuer à la sélection du meilleur candidat pour le poste (étape 4).
• Programmant les tests et les entretiens.
• Finalisant les questions d’entretien.
• Le personnel des RH du siège suit deux étapes supplémentaires : poster les notes de présélection dans le système de suivi des candidats et faire remplir la candidature en ligne par les candidats.

Faites régulièrement le point sur l’état du processus de recrutement : Le gestionnaire des embauches, le responsable des RH de l’équipe du document de projet et le coordinateur du document de projet doivent faire régulièrement le point tout au long du recrutement. Ceci accélère la prise de décisions sur des questions telles que d’autres stratégies de recherche, les candidats à présélectionner et/ou inviter pour des tests ou un entretien, etc. C’est particulièrement important pour les documents de projet concurrentiels, quand plusieurs organisations essaient peut-être de recruter les mêmes candidats.

3. Le gestionnaire responsable de l’embauche dirige le panel d’entretien de CRS pour mener l’entretien avec les candidats, en utilisant les formulaires d’évaluation des candidats et des questions d’évaluation standard.

• Réunissez-vous peu de temps après la fin de tous les entretiens pour décider quel est le candidat préféré et discuter de ce sur quoi il faudra se concentrer lors des vérifications des références et quelles références contacter.

Tip: Utilisez Hiring Manager’s Guide to InterviewingGuide de l’entretien pour le gestionnaire des embauches  et la section sur les entretiens du projet de CRS Country Program National Staff Recruitment Checklist and GuidanceCheck-list et directives pour le recrutement de personnel national dans les programmes-pays de CRS  ou Guide de Recrutement pour les Responsables de Recrutement de CRS pour vous préparer aux entretiens. 

4. Le responsable des RH de l’équipe du document de projet (ou le personnel d’acquisition des compétences du siège) vérifie les références pour le candidat préféré, met au propre les notes et les transmet au gestionnaire responsable de l’embauche, en indiquant s’il y a des préoccupations.
5. Le gestionnaire responsable de l’embauche étudie les informations sur la vérification des références et peut soit :

• Approuver le candidat préféré en tant que premier choix, sur la base du feedback sur la vérification des références et demander que le siège fasse une offre, soit
• Conseiller au responsable des RH de l’équipe du document de projet de vérifier les références du candidat qui était le second choix.

Vérifications de sécurité et des antécédents et clôture

6. Le responsable des RH de l’équipe du document de projet ou le personnel d’acquisition des compétences du siège fait une Vérification Bridger, détermine une fourchette appropriée pour l’offre et obtient l’approbation pour celle-ci et termine les étapes suivant l’offre.

Conseil : Bloquez le plus possible le personnel clé pour éviter des difficultés lors du démarrage du projet et avec le bailleur si CRS devait gagner le projet mais qu’un membre du personnel clé se retirait.