Menu
Recherche par mots clés
Menu
Actions clés par
Actions clés par:
Conception
Démarrage
Mise en œuvre
Clôture

Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

Clôturer le projet d’une manière réactive et redevable vis-à-vis des participants, des partenaires, du gouvernement local ou hôte et des bailleurs de fonds.

Suivre et gérer de près la mise en œuvre du plan de clôture, en communiquant avec le bailleur de fonds en temps utile.

  • Comment

    Suivez ces étapes pour gérer efficacement et suivre la mise en œuvre du plan de clôture du projet :

    Points réguliers de l’équipe de clôture pour suivre la progression de la clôture

    1. Le PM/CoP et les autres membres de l’équipe de clôture du projet se mettent d’accord sur la date et le lieu de réunions régulières pour faire le point qui ont lieu :
    • Chaque mois après l’élaboration du plan de clôture du projet et jusqu’à 4-6 mois avant la date de fin du projet (pour les projets pluriannuels).
    • Toutes les deux semaines à partir de 3-5 mois avant la date de fin du projet (pour les projets <12 mois, commencez par des réunions toutes les deux semaines).
    • Chaque semaine pendant le dernier mois avant la date de fin du projet et de la date de fin du projet/ expiration de l’accord de financement jusqu’à la réalisation de toutes les activités de clôture qui restent.

    Pour les subventions mondiale/sur plusieurs pays : Établissez un calendrier à deux niveaux pour les réunions pour faire le point : un pour l’équipe centrale de clôture et les responsables du programme-pays ensemble et un pour faire le point avec l’équipe de clôture de chaque programme-pays.

    Coordination virtuelle des équipes de clôture : Certaines équipes de clôturePar exemple les équipes pour les projets mondiaux/sur plusieurs pays ou les projets à l’intérieur d’un même pays où les membres de l’équipe de clôture sont dans un bureau central plus un ou plusieurs bureaux secondaires. peuvent être éparpillées à plusieurs endroits. Dans ces cas, il est encore plus important d’établir et de respecter un calendrier régulier d’appels pour faire le point pour la coordination et l’identification et la résolution de problèmes avant qu’ils ne deviennent graves. Pensez aux difficultés de communication, établissez au besoin des plans de secoursPar exemple, demandez aux employés qui ont une mauvaise connexion internet de transmettre leurs questions, problèmes et principales nouvelles par e-mail ou par téléphone avant la réunion ; prévoyez un numéro de téléphone à appeler ou planifiez de faire le point lors de téléconférences téléphoniques si la connectivité téléphonique est meilleure. et prévoyez une bonne préparation avant les réunions et une animation bien préparée pendant les réunions virtuelles.

    1. Le PM/CoP organise la revue par l’équipe de la situation des activités du plan de clôture du projet, en utilisant la Check-list : Réunions pour faire le point avec l’équipe de clôture du projet et l’Aide mémoire : Points sensibles courants lors de la clôture et mesures d’atténuation.
    • La pratique recommandée, en particulier pour les plans de clôture de projets plus complexes, est que chaque personne responsable d’une activité de clôture mette à jour la situation de l’activité dans le plan avant la réunion. Cela aide l’équipe à se concentrer sur les activités qui sont en retard ou risquent de prendre du retard et à maintenir la réunion centrée sur les questions, les décisions et les mesures de suivi.

    Encourager une communication précoce et ouverte sur les difficultés de la clôture : Un « effet domino » où un retard dans une activité affecte de nombreuses autres activités est un risque majeur dans la clôture. Il est essentiel d’identifier les difficultés ou les difficultés potentielles avant qu’elles ne déclenchent d’autres problèmes. Le PM/CoP doit créer un environnement favorableCet environnement favorable est parfois appelé lieu de travail « psychologiquement sûr. » Le DR. Amy Edmonson décrit la « sûreté psychologique » comme « la conviction que l’on ne sera pas puni ni humilié pour avoir soulevé des questions ou des inquiétudes ou pour des erreurs » (pour plus de renseignements sur la sûreté psychologique, cf. Norme 11, action clé 1).  pour une communication précoce et ouverte parmi tous les membres de l’équipe. Assurez-vous que les membres de l’équipe savent que les questions sont les bienvenues et que les mauvaises nouvelles reçues tôt valent mieux que de mauvaises nouvelles reçues tard.

    1. Le PM/CoP distribue des brefs comptes-rendus de réunion après chacune des réunions pour faire le point, avec le résumé des principales questions dont on a discuté, les mesures à prendre et les personnes responsables. L’équipe de clôture revoit au début de la réunion suivante la liste des mesures à prendre suite à la réunion.

    • Cliquez ici pour une liste de Conseils pour préparer et partager les comptes-rendus des réunions pour faire le point.
      • Mettez la SMT en copie quand vous partagez les comptes-rendus de réunions pour son information et son appui pour le suivi, si nécessaire.
      • Référez les lecteurs au plan de clôture mis à jour ; n’essayez pas de résumer la situation de toutes les activités dans le compte-rendu.
      • Pour les subventions à financement central, mettez en copie l’employé d’IDEA qui a la responsabilité des contacts avec le bailleur de fonds du projet et de l’appui.
      • Pendant le dernier trimestre du projet, créez une chaine d’e-mails pour les comptes-rendus de réunions pour qu’il soit facile de s’y référer et d’identifier les mesures à prendre qui sont reportées d’une réunion à la suivante et devront peut-être être portées à l’attention de personnes plus haut placées. Cf. l’e-mail : Exemple de compte-rendu de réunion : Réunion pour faire le point avec l’équipe de clôture dans « Autres ressources ».

    Réunion dans les pays pour faire le point sur des subventions mondiales/sur plusieurs pays : Mettez le CoP/directeur de projet en copie quand vous partagez le compte-rendu des réunions de l’équipe de clôture du programme-pays. Soulignez les questions ou problèmes qui nécessitent une réponse/action/décision rapide de l’équipe de clôture au niveau central ou la consultation d’un bailleur de fonds du projet et suivez-les directement avec le CoP/directeur de projet.

    Activités et réunions régulières de coordination du projet pendant la dernière année/ le dernier trimestre

    1. En plus des réunions formelles de l’équipe de clôture pour faire le point, le PM/CoP et l’équipe du projet suivent l’environnement du projet et l’environnent opérationnel plus large grâce à des activités, réunions et discussions continues de coordination. Il s’agit de :

    Un suivi continu des changements dans l’environnement opérationnel du projet, de la situation des activités de programmation prévues et de la progression par rapport aux objectifs du projet et des dépenses par rapport au budget approuvé du projet aidera le PM/CoP et l’équipe du projet à identifier dès le début du processus de clôture si une extension sans financement supplémentaire serait utile et justifiable. S’il faut une extension sans financement supplémentaire, une décision précoce aidera l’équipe à faire au bon moment les ajustements appropriés aux plans de clôture du projet.

    Faire le point avec les ressources humaines : Des points réguliers avec les ressources humaines ne font peut-être pas partie de la coordination habituelle de la phase de mise en œuvre pour la plupart des projets. Cependant, dans des projets comportant des équipes importantes, il est de bonne pratique que le PM/CoP rencontre régulièrement le personnel des ressources humaines tout au long de la clôture pour revoir et actualiser le plan de dotation en personnel de clôture selon les besoins et de répondre rapidement à des problèmes de RH touchant l’équipe ou des individus. C’est particulièrement important dans les cas où CRS a mis en route les activités de clôture tout en attendant d’un bailleur de fonds des nouvelles d’une extension du projet ou d’un projet de suite.

    Coordination, transmission et documentation quand la date de fin du projet/ expiration de l’accord de financement approche

    1. Le personnel des finances et le PM/CoP programment des rappels pour tous les employés à propos des dates limites pour les dépenses du projet.
    2. Le PM/CoP s’assure que tous les employés membre de l’équipe du projet qui quittent le projet documentent la situation des responsabilités de clôture qui leur ont été attribuées et soulignent les problèmes nécessitant un suivi.
    3. Pendant la dernière réunion de l’équipe de clôture avant la date de fin du projet/ d’expiration de l’accord de financement, l’équipe identifie, et le PM/CoP documente, toutes les activités de clôture qui doivent être terminées avant la date de fin du projet mais qui sont encore en suspens. Le PM/CoP note aussi les recommandations/ les actions prévues par l’équipe et les calendriers pour achever ces tâches, y compris la réaffectation de la responsabilité de tâches en suspens si elles devaient être faites par des employés qui ne seront plus disponibles après la date de fin du projet.
    • Travaillez avec la direction du programme-pays pour confirmer la capacité des autres membres de l’équipe de clôture ou identifier d’autres employés du programme-pays non financés par la subvention qui termineront les activités de clôture du projet.

    Finaliser la clôture sans le PM/CoP : Si le PM/CoP ne peut pas diriger la clôture finale du projet/de la subvention,Par exemple s’il part du programme-pays, quitte CRS ou passe à un autre poste dans le programme-pays qui nécessite un travail à plein temps. e représentant résident (CR) travaille avec le directeur des programmes (HoP) et le directeur des opérations pour identifier une autre personne qui supervisera les activités finales de clôture.Dans l’idéal, le CR et le HoP auront identifié des options appropriées de remplacement pour ce type de scénario quand ils formaient l’équipe de clôture du projet( Cf. Norme 16, action clé 1).  Le superviseur du PM/CoP s’assure que celui-ci prépare un document détaillé de transmission et organise une réunion d’information sur la situation de la clôture du projet avant son départ. Quand c’est possible, cette réunion d’information devra se faire avec la personne qui s’occupera des activités finales de clôture.

    Tâches finales de clôture (après la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement)

    1. Le PM/CoP fait un suivi avec les membres de l’équipe de clôture du projet et les autres employés qui appuient la clôture finale pour terminer les tâches restantes, conformément aux politiques, procédures et dates butoirs de CRS et du bailleur de fonds.
    1. Pour les projets à financement externe : Si le programme-pays soumet des rapports financiers au bailleur de fonds, conformément à la politique de CRS, le programme-pays doit envoyer le rapport financier final aux finances internationales, au siège, pour qu’elles le revoient avant sa soumission. Après la revue de l’analyste financier du siège (qui peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables), s’il faut des corrections, le personnel des finances du programme-pays travaille avec les finances du siège pour que toutes les dépenses soient réconciliées, qu’aucun solde de compte de bilan ne reste ouvert et que les revenus de la subvention soient égaux à ses dépenses. Pour trouver des directives détaillées, référez-vous à PRO-FIN-GRT-017.06 : Revue des rapports financiers aux bailleurs de fonds.
    2.  Le PM/CoP et le personnel des TIC vérifient que toute la documentation et toutes les données du projet sont stockées conformément à la stratégie convenue pour la sortie des données et que les données sont récupérables et dans un format utilisable. Cf. Norme 16, action clé 4 pour des directives plus détaillées sur la documentation finale du projet.

    La clôture finale n’est pas un bon moment pour des surprises ! La période de la clôture finale du projet/de la subvention n’est pas le moment de découvrir et soulever de nouveaux problèmes ou de nouvelles difficultés, que ce soit avec la direction ou avec un bailleur de fonds institutionnel. Grâce à une planification solide de la clôture, aux réunions pour faire le point, au suivi fait au bon moment et à une documentation détaillée, l’équipe du projet devra avoir identifié et résolu les problèmes pour la clôture dès le début du processus de clôture et communiqué selon les besoins avec la direction et les bailleurs de fonds.

  • Partenariat
    • La réalisation des étapes de la clôture par les partenaires a un impact significatif sur la clôture globale du projet. Un suivi et un accompagnement régulier des partenaires tout au long du processus de clôture sont donc essentiels pour faire la clôture dans les temps. Impliquez au besoin la direction de CRS et des partenaires pour résoudre les difficultés (y compris si les partenaires ne répondent pas à des demandes en lien à la clôture).
    • Le PM/CoP et autres employés du projet utilisent le plan détaillé de mise en œuvre final du projet, le plan de clôture spécifique au partenaire et les mesures à prendre pertinentes suite aux réunions pour faire le point avec l’équipe du projet comme base pour faire le point avec les partenaires pendant la période de clôture.
    • Pour les partenaires qui ont besoin d’un suivi et d’un appui moyen dans les projets pluriannuels où la planification de la clôture commence bien avant la date de fin du projet (par ex. 12-18 mois avant), des réunions trimestrielles de revue du projet et de planification et des visites régulières de suivi du projet sont souvent efficaces pour faire le point au début de la période de clôture. À l’approche de la date de fin de l’accord du partenaire, organisez des réunions plus fréquentes (par ex. chaque mois puis chaque semaine) pour faire le point.
    • Pour les partenaires qui ont besoin de plus d’appui pour achever les activités finales des programmes et/ou d’autres activités de clôture, CRS et le partenaire établissent un calendrier et un plan pour un appui plus intensif, un accompagnement et une étude de la progression de la clôture dans le cadre de l’élaboration du plan de clôture spécifique au partenaire (cf. Norme 16, action clé 2 pour plus de directives).
    • Organisez des réunions en personne avec chaque partenaire de quatre à six semaines avant la date de fin indiquée dans l’accord de sous-récipiendaire du partenaire. Voyez quelles sont les activités en attente dans le plan de clôture du projet du partenaire et assurez-vous qu’il y a un plan d’action clair pour achever ces activités avant la date de fin.
    • Si CRS a demandé une extension sans financement supplémentaire qui étendrait aussi l’accord de sous-récipiendaire du partenaire ou s’il attend une décision sur un document de projet de suite qui impliquerait le partenaire, tenez le partenaire au courant de la situation. C’est particulièrement important pour les plans de dotation en personnel de clôture, surtout étant donné les obligations légales concernant le préavis aux employés dont l’emploi se terminera avec le projet. Si la demande/le document de projet est approuvé, travaillez avec le partenaire pour ajuster les plans de clôture.
    • Tout au long de la période de clôture, rappelez aux partenaire la date limite pour les dépenses que les partenaires font pour le projet afin d’éviter des coûts non autorisés et les difficultés qui vont avec pour les relations avec les partenaires. Faites très attention aux problèmes de gestion financière et de liquidation du partenaire en général, car des problèmes dans ce domaine (prévision inexactes des dépenses, liquidations en retard, coûts litigieux) retarderont la clôture financière du projet/de la subvention. Partagez avec les partenaires Clôture de la subvention/ Liste de contrôle du rapport financier final et discutez de la manière de garantir que toutes les actions exigées (par exemple la soumission des feuilles de présence) sont faites à temps.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus, y compris les directives ci-dessus pour travailler avec les partenaires de CRS qui sont sous-récipiendaires au second niveau ou prestataires. Des retards dans la clôture au niveau des partenaires auront un impact sur la réalisation ponctuelle des responsabilités de clôture de CRS en tant que sous-récipiendaire.
    • Tenez le chef de file au courant des difficultés inattendues ou des retards dans la réalisation des activités de clôture et demandez rapidement des clarifications si des questions se posent.
  • Projets d’urgence
    • Suivez le même processus, en télescopant selon les besoins étant donné que le processus de clôture sera probablement plus comprimé que dans un projet de développement.
    • Comme noté dans les actions clés précédentes (par ex. Norme 16, action clé 2), la clôture financière peut être complexe quand plusieurs bailleurs de fonds ont contribué à une intervention d’urgence plus large. Suivez de près le processus de clôture financière pour identifier les difficultés et résoudre les problèmes aussi vite que possible.

Ressources Clés

Outils et modèles

Politiques et Procédures

Ressources Additionnelles