Actions clés par:

Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

Clôturer le projet d’une manière réactive et redevable vis-à-vis des participants, des partenaires, du gouvernement local ou hôte et des bailleurs de fonds.

Préparer, soumettre et stocker tous les documents demandés pour la clôture et autres documents, dossiers et données clés du projet.

  • Qui

    • Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
      • Le PM/CoP travaille avec les autres membres de l’équipe du projet et de l’équipe de clôture pour préparer le plan de clôture des informations du projet afin que tous les documents de clôture et autres documents, dossiers et données du projet soient complets et convenablement stockés.

    • Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe du projet de CRS, membre de l’équipe interdisciplinaire de clôture du projet de CRS, qui comprend habituellement des employés des programmes (dont le MEAL), des finances, des ressources humaines, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des TIC et des autres opérations (y compris le directeur des opérations (HoOps)) ; des employés d’IDEA ou autres employés du siègePar exemple, Global Grants de PIQA, Finances internationales du siège pour les accords de financement avec le Gouvernement des États-Unis, en tant que chef de file. )
      • Les membres de l’équipe du projet travaillent avec le PM/CoP pour préparer les livrables finaux du projet et s’assurer que les documents des phases précédentes du cycle du projet sont complets et convenablement archivés.
      • Les membres de l’équipe de clôture du projet préparent les documents et les archives de clôture conformément au protocole convenu ou les transmettent au PM/CoP pour archivage.
      • Le HoOps ou le coordinateur des dossiers du programme-pays nommé par le HoOps, incorpore le plan de conservation des dossiers du projet dans le calendrier de conservation des dossiers du programme-pays, conformément à la Records Management PolicyPolitique de gestion des dossiers de CRS.
      • Pour les accords de financement gérés au niveau central, les employés d’IDEA ou autre employés du siège apportent un appui pour sauvegarder la documentation finale du projet dans les systèmes internes de CRS (par ex. Gateway).

  • Quand
    • Préparez/finalisez un plan pour conserver, archiver ou éliminer les documents, dossiers et données (digitaux ou autres) du projet au début du processus de clôture.
    • Conservez les documents, dossiers et données convenus, conformément au plan de clôture du projet et autres dates limites du bailleur de fonds.
  • Partenariat
    • Travaillez avec les partenaires pour qu’ils fournissent à CRS toutes les propriétés intellectuelles du projet, selon la définition du sous-accord et qu’ils conservent les données du projet qu’ils ont collectées ou générées selon les termes de leur sous-accord avec CRS.
    • Appuyez au besoin les partenaires pour la bonne élimination des données du projet et des appareils informatique désactivés.
    • Aidez les partenaires à archiver les données de manière qu’on puisse y avoir accès à l’avenir en cas de besoin tout en protégeant les informations sensibles, en particulier les informations personnelles identifiables des participants. Cela peut impliquer qu’on les aide à identifier des conventions appropriées pour nommer les fichiers et classeurs archivés et à identifier les plateformes appropriées pour archiver les données.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le processus ci-dessus, en n’oubliant pas les éventuelles exigences spéciales du chef de file.
  • Projets d’urgence
    • Suivez le processus ci-dessus en n’oubliant pas que, dans les situations d’urgence, il peut y avoir plus de décisions de clôture nécessitant une documentation étant donné l’instabilité et le rythme rapide des projets d’urgence.
    • Dans de grandes interventions d’urgence, il peut y avoir de multiples projets d’urgence avec des sources de financement et des exigences complexes et diverses. Une documentation détaillée des décisions de gestion financière pendant la période de clôture est encore plus importante dans ces situations.
    • Dans les situations d’urgence complexes, il peut y avoir une plus forte sensibilité et des considérations supplémentaires par rapport à la protection des données des participants du projet.