Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PM/CoP travaille avec les autres membres de l’équipe du projet et de l’équipe de clôture pour préparer le plan de clôture des informations du projet afin que tous les documents de clôture et autres documents, dossiers et données du projet soient complets et convenablement stockés.

• Autres personnes impliquées : Membres de l’équipe du projet de CRS, membre de l’équipe interdisciplinaire de clôture du projet de CRS, qui comprend habituellement des employés des programmes (dont le MEAL), des finances, des ressources humaines, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des TIC et des autres opérations (y compris le directeur des opérations (HoOps)) ; des employés d’IDEA ou autres employés du siègePar exemple, Global Grants de PIQA, Finances internationales du siège pour les accords de financement avec le Gouvernement des États-Unis, en tant que chef de file. )
  • Les membres de l’équipe du projet travaillent avec le PM/CoP pour préparer les livrables finaux du projet et s’assurer que les documents des phases précédentes du cycle du projet sont complets et convenablement archivés.
  • Les membres de l’équipe de clôture du projet préparent les documents et les archives de clôture conformément au protocole convenu ou les transmettent au PM/CoP pour archivage.
  • Le HoOps ou le coordinateur des dossiers du programme-pays nommé par le HoOps, incorpore le plan de conservation des dossiers du projet dans le calendrier de conservation des dossiers du programme-pays, conformément à la Records Retention PolicyPolitique de conservation des dossiers de CRS.
  • Pour les accords de financement gérés au niveau central, les employés d’IDEA ou autre employés du siège apportent un appui pour sauvegarder la documentation finale du projet dans les systèmes internes de CRS (par ex. Gateway).

• Préparez/finalisez un plan pour conserver, archiver ou éliminer les documents, dossiers et données (digitaux ou autres) du projet au début du processus de clôture.
• Conservez les documents, dossiers et données convenus, conformément au plan de clôture du projet et autres dates limites du bailleur de fonds.

Cette action clé complète la Norme 18, action clé 5 qui traite de la documentation du projet relative aux programmes et à l’apprentissage. Cette action clé s’intéresse aux documents, dossiers et données du projet en dehors des documents standard des finances et des achats que le personnel des opérations conserve conformément à la politique de CRS.

Suivez ces étapes pour que les principaux documents de clôture du projet et autres documents, dossiers et donnéesLes termes « documents, dossiers et données » sont utilisés tout au long de cette action clé pour décrire les nombreux types d’informations générés par un projet, depuis les comptes rendus de réunions en passant par les rapports et les listes de distributions, jusqu’aux bases de données.
  importants du projet soient complets et acceptables afin de pouvoir s’y référer à l’avenir :

1. Le PM/CoP travaille avec l’équipe du projet (pour les documents, dossiers et données des programmes) et les membres de l’équipe de clôture du projet (pour les documents, dossiers et données en lien avec les opérationsComme indiqué ci-dessus, le plan de clôture pour la gestion des informations spécifiques au projet traite des documents du projet autres que les documents et dossiers des finances et des achats tenus par ces équipes pour tous les projets, conformément à la politique de CRS (par ex. POL-FIN-DOC-008 : Politique Documentation des transactions).
     et ceux de la clôture générale) afin de mettre à jour le plan de gestion de l’information du projetL’équipe du projet, y compris le personnel des TIC, doit avoir élaboré lors du démarrage du projet un plan de gestion de l’information indiquant quelles informations documenter, où et comment sauvegarder les documents, dossiers et données du projet, etc. et préparer un plan de clôture pour la gestion de l’information et un stratégie de sortie des données.La stratégie de sortie des données traite habituellement du stockage et du transfert des données et de leur mise dans des formats partageables.

• Assurez-vous que des membres de l’équipe du projet ou de l’équipe de clôture du projet qui sont spécialistes en MEAL et TIC participent à la discussion.
• Pour les projets à financement externe, étudiez les exigences du bailleur de fonds pour la conservation et l’archivage des données et dossiers du projet mentionnées dans l’accord de projet afin qu’elles soient reflétées dans le plan de clôture de la gestion de l’information du projet.
• Formalisez le plan de clôture de la gestion de l’information du projet dans un Plan de conservation, archivage et élimination (Retention, Archiving, and Disposal, ou RAD en anglais)Le concept de plan RAD est habituellement appliqué aux données du projet mais il peut aussi être appliqué à un ensemble plus large d’informations du projet (documents, dossiers et données).  des informations du projet qui reflète les besoins d’informations et de données des parties prenantes prévus pour la fin du projet et après le projet.
  • Utilisez le ELAN Data Retention Tip SheetFeuille de conseils ELAN sur la conservation des données.
     
    Ce document a été élaboré pour aider les programmes de transfert d’argent mais il comprend des directives utiles sur la conservation, l’archivage et l’élimination des données qui peuvent être appliquées à n’importe quel projet. pour les directives et utilisez si c’est utile la seconde feuille (Exemple de modèle de plan RAD) dans Outils pour élaborer un plan RAD pour les informations du projet en tant que point de départ.
  • Actualisez la liste des documents, dossiers et données du projetNotez que les dossiers sur le personnel du projet seront conservés par les ressources humaines de CRS conformément à la politique de CRS. qui ont été créés et déterminez quels autres documents, dossiers ou ensembles de données seront générés pendant la période de clôture (par ex. rapport d’évaluation finale, données de l’enquête finale, plan d’élimination du projet, etc.).
  • Comparez la liste des documents du projet actuellement sauvegardés sur Gateway àTous les documents clés de la phase de conception du projet devraient avoir été postés dans le cadre des activités de début de démarrage/de transition. Cf. Norme 6, action clé 1. Comme c’est indiqué dans d’autres actions clés, mettez les autre documents clés préparés et soumis pendant le démarrage et la mise en œuvre du projet sur le dossier Gateway dès qu’ils sont finalisés (par ex. après y avoir incorporé toutes les révisions demandées par le bailleur de fonds). à la liste complète des Gateway Key Documents.Documents clés de Gateway  Indiquez clairement dans le plan RAD les responsabilités et les calendriers pour la documentation complète du projet sur Gateway.
  • Référez-vous à la première feuille (Liste de documents potentiels à conserver) dans le ficher Outils pour élaborer un plan RAD pour les informations du projet) pour trouver des idées sur les documents (en dehors des documents clés qui doivent être mis sur Gateway) que le projet peut avoir créés et qu’il devrait conserver et archiver.
  • Assurez-vous que le plan RAD reflète quels sont les données, dossiers et autres documents du projet que les politiques de CRS et le droit localPour les programmes-pays, ces exigences sont spécifiées dans le Calendrier de conservation des dossiers du projet qui est demandé par la politique de gestion des dossiers de CRS pour chaque bureau de programme-pays. Pour les départements du siège, chaque gestionnaire de département doit étudier et mettre à jour chaque année le calendrier maitre de conservation des dossiers de CRS. demandent de conserver.
  • N’oubliez pas qu’une gestion efficace des informations du projet pendant la clôture implique aussi de décider ce qu’on ne gardera pas. Toutes les informations du projet ne continueront pas à être utiles après le projet ou à perpétuité. Si l’on archive ces informations, il sera plus difficile de trouver les documents, dossiers ou données utiles et cela pose des risques pour la sécurité des données et l’exposition d’informations identifiables sur les participants des programmes.
• Pour les projets qui utilisent une plateforme de transfert d’argent et de biens (CAT) utilisez CAT guidance on data protectionDirectives sur la protection des données CAT et CAT ClosureClôture de CAT de CRS

Documents clés du projet : La liste des documents des dossiers des projets et des subventions mis sur Gateway est le principal point de départ pour déterminer quels documents doivent être conservés dans le cadre du plan de clôture de la gestion des informations. Cependant, identifier tous les documents qui sont ou vont être sauvegardés sur Gateway n’est qu’une partie du processus de conservation et d’archivage. Les discussions sur les besoins probables de données et d’informations des parties prenantes à la fin du projet et après le projet peuvent souligner la nécessité de conserver d’autres documents, dossiers et données pour répondre aux besoins prévus d’information et d’apprentissage des parties prenantes internes et externes.Par exemple, s’il est prévu que le projet fera l’objet d’un audit ou s’il est probable qu’il y aura beaucoup d’intérêt interne ou externe pour les données et l’apprentissage du projet parce que le projet était un projet pilote ou comprenait un volet recherche. Il peut aussi être nécessaire de conserver plus de documentation du projet que d’habitude si la mise en œuvre du projet s’est déroulée dans un contexte extrêmement explosif ou qu’il a dû faire face à d’autres risques, problèmes, difficultés ou changements.
  De plus, l’équipe du projet peut décider d’inclure un exemplaire des documents stockés sur Gateway dans un archive plus complète du projetLe champ « type de document » sur Gateway aide les employés à naviguer entre les principaux documents sur Gateway. Cependant, stocker les documents du projet dans une archive complète du projet, avec des options flexibles pour les noms des fichiers, etc. peut permettre au personnel de rechercher plus facilement des documents, dossiers et données du projet, y compris en cas d’audit ou autre revue.
  sauvegardée sur une plateforme différente ou dans un autre format (cf. étape 2 ci-dessous)

2. Le PM/CoP travaille avec le personnel des TIP pour déterminer quels sont les plateformes,En plus de la mise en ligne des documents clés exigés sur Gateway.  formats (par ex. pour les données du projet) et systèmes les plus appropriés pour archiver les documents, dossiers et données du projet devant être conservés conformément au plan RAD.

• Pour les projets moins complexes, Gateway peut être la plateforme la plus appropriées pour les documents autres que les documents clés devant être conservés sur Gateway, que l’on stockera dans un fichier Zip « archive de projet » bien organisé.
• Pour les projets complexes, les autres options pour l’archivage de fichiers digitaux peuvent être un classeur OneDrive ou un espace SharePoint.
• Mettez-vous d’accord sur une convention finale pour l’identification des fichiers qui sera claire pour d’autres personnes cherchant des fichiers du projet sans l’aide de l’équipe du projet. Faites connaître la convention d’identification des fichiers à tous les employés qui doivent enregistrer et/ou mettre en ligne des documents et ajoutez-la dans un document de référence (par ex. un fichier « LISEZ-MOI ») dans le classeur principal de l’archive.
• Prévoyez une copie de sauvegarde des documents, dossiers et données numériques archivés (que l’on stockera à un autre emplacement numérique).
• Référez-vous à ELAN Data Retention Tip SheetFeuille de conseils ELAN sur la conservation des données. pour plus de directives.

3. En plus de sauvegarder les fichiers sur Gateway,Si un membre de l’équipe qui finalise un document devant être sauvegardé sur Gateway n’a pas de licence d’utilisateur Gateway, le PM/CoP devra s’assurer que cet employé lui transmet le document, à lui ou à son représentant, pour qu’il le mette en ligne.  selon les documents clés qui sont exigés sur Gateway, le PM/CoP s’assure que les membres des équipes de clôture et du projet sauvegardent les autres fichiers devant être conservés sur la plateforme convenue (ou dans un classeur « archive du projet » qui sera mis sur Gateway sous forme de fichier Zip), conformément au plan RAD, en utilisant la convention acceptée pour nommer les documents.

• Assurez-vous que les employés demandent au besoin l’aide du personnel des TIC pour rendre anonymes les données de suivi du projet et protéger la confidentialité de toutes autres données sensibles du projet.
• Assurez-vous que le personnel qui quitte le projet avant la date de fin du projet a mis en ligne ou transmis tous les documents finaux / les versions actuelles des documents identifiés dans le plan RAD dont ils avaient la responsabilité.

Documenter les décisions de la clôture. Une documentation claire et au bon moment des décisions du projet est une bonne pratique tout au long du cycle de gestion du projet. C’est particulièrement important pendant la clôture car le PM/CoP et l’équipe du projet prennent de nombreuses décisions finales tandis qu’ils se préparent à se séparer. La direction doit s’assurer que le personnel du projet prépare et archive la documentation des décisions importantes prises pendant la période de clôture, en particulier les décisions qui ont un impact sur le budget du projet,Par exemple, si un gestionnaire du budget ou une autre personne, selon la carte d’autorité de CRS, autorise, dans le cadre des activités finales des programmes, une dépense qui ne faisait pas partie du budget de CRS ou du partenaire approuvé à l’origine (mais qui est conforme à la flexibilité approuvée des lignes budgétaires), justifiez et documentez  la raison pour laquelle cette dépense non planifiée a été encourue et autorisée. Si un coût devait à l’origine être imputé au budget d’un bailleur de fonds et qu’il est imputé à la contrepartie financière de CRS dans le cadre de la clôture financière, documentez ce changement et les raisons de ce changement. Si un coût litigieux est résolu pendant la clôture financière avec les partenaires, donnez une explication détaillée de la résolution. Si un employé autorisé approuve une dérogation correspondant à la politique de CRS, assurez-vous que la justification pour la demande et l’approbation de la dérogation est parfaitement claire.
   avec les justifications de ces décisions. La documentation de ces décisions permet aux employés à qui on pourra faire appel après la clôture du projet d’aider une partie prenante interne ou externe à comprendre les dépenses finales du projet, les informations dans un rapport de projet, etc. Les notes de transition préparées pendant la période de clôture, les comptes-rendus des réunions de clôture de l’équipe du projet, la version finale du plan complet de clôture du projet et des documents de clôture similaires, peuvent aussi aider à éclairer/reconstituer l’histoire des décisions de clôture. Incluez ces documents dans l’archive du projet.

4. Pour les appareils informatiques qui doivent être éliminés selon le plan d’élimination du projet, le personnel des TIC devra s’assurer que toutes les données du projet sur ces appareils ont été archivées conformément au plan RAD puis effacer toutes les données du projet, les autres données de l’agence et les programmes et applications dont CRS a la licence, avant de faire l’élimination.
5. Le HoOps (ou le coordinateur des dossiers nommé par le HoOps) ajoute le plan de conservation des dossiers du projet au calendrier de conservation des dossiers du programme-pays conformément à Records Retention PolicyPolitique de conservation des dossiers .