Acciones clave por:

Estándar 16: Cierre responsable y oportuno del proyecto.

Realizar el cierre de proyecto de tal forma que responda y rinda cuentas a los participantes, socios, gobiernos anfitriones o locales y a los donantes.

Hacer cuidadoso monitoreo y manejo de la implementación del plan de cierre, incluyendo comunicación oportuna con el donante.

  • Asocio
    • Que el socio complete los pasos del cierre tiene un impacto significativo en el cierre de proyecto en general. Por tanto, dar seguimiento y acompañamiento a los socios mientras dure el proceso de cierre, es esencial para un cierre oportuno. Involucre a los directivos superiores de CRS y del socio según sea necesario para abordar los desafíos (incluyendo responder a solicitudes relacionadas con el cierre).
    • El PM/CoP y personal del proyecto usan el plan de implementación detallado final del proyecto, el plan de cierre específico del socio y los puntos de acción relevantes de las reuniones de control del equipo de cierre como base para la consulta con los socios durante el periodo de cierre.
    • En el caso de que los socios sólo necesiten seguimiento y apoyo normales, en los proyectos plurianuales dónde la planificación del cierre comienza mucho antes de la fecha final del proyecto (p. ej., 12-18 meses antes), las reuniones de planificación y revisión trimestrales y las visitas de monitoreo de proyecto periódicas suelen ser suficientes temprano en el periodo de cierre. A medida que se aproxime la fecha final del convenio, organice reuniones con más frecuencia (p. ej., mensual y luego semanal).
    • En el caso de socios que necesiten de más apoyo para completar las actividades programáticas finales y/o demás actividades de cierre, CRS y el socio deben programar y planificar el apoyo, acompañamiento y revisión más intensivo del avance del cierre, como parte del desarrollo del plan de cierre específico del socio (consultar la guía en el Estándar 16, acción clave 2).
    • Organice reuniones presenciales con cada socio cuatro a seis semanas antes de la fecha final del convenio de subreceptor del socio. Revise las actividades pendientes del plan de cierre de proyecto del socio y asegúrese que haya un plan de acción claro para completar estas actividades antes de la fecha final.
    • Si CRS ha solicitado una extensión sin costo que también ampliaría el sub convenio del socio, o si está pendiente una decisión sobre una propuesta de continuidad que involucra al socio, mantenga informado al socio en este respecto. Esto es de particular importancia para los planes de cierre de personal, en particular dados los requisitos legales en torno a la notificación anticipada del personal cuyos empleos terminan con el proyecto. Si hay aprobación de la solicitud/propuesta, trabaje con el socio para ajustar los planes de cierre. 
    • Durante el transcurso del periodo de cierre, haga recordatorios al socio de la fecha de cierre de los gastos de proyecto del socio, para evitar costos desautorizados y las correspondientes complicaciones en la relación con el socio. Prestar especial atención a problemas en la gestión financiera y liquidaciones del socio en general, ya que los problemas en esta área (errores en la previsión de gastos, demora en liquidaciones, costos cuestionados) producirán demoras en el cierre del proyecto/la adjudicación. Comparta la Lista de Chequeo para el Reporte Financiero Final del Cierre de Subvención con los socios y discuta cómo garantizar la ejecución de todas las acciones necesarias (ej., presentar planilla horaria) completadas a tiempo.
  • Cuando CRS es subreceptor
    • Seguir el mismo proceso, incluyendo la guía antes mencionadas para trabajar con socios de CRS que sean subreceptores de segundo nivel o contratistas de CRS. Los retrasos en el cierre a nivel de socio afectarán a la finalización oportuna por parte de CRS de sus responsabilidades de cierre como subreceptor.
    • Mantener informado al principal de los desafíos o las demoras inesperadas a la hora de completar las actividades de cierre y busque clarificación sin demora si surgen preguntas.
  • Proyectos de emergencia
    • Seguir el mismo proceso, aplicando la técnica de telescopio según sea necesario ya que el proceso de cierre probablemente resulte más comprimido que en un proyecto de desarrollo.
    • Como se ha señalado en acciones clave anteriores (p. ej., Estándar 16, acción clave 2), el cierre financiero cuando han contribuido múltiples donantes a una respuesta a emergencias más amplia, puede resultar complejo. Hacer un monitoreo minucioso del proceso de cierre financiero para identificar los desafíos y resolver problemas cuanto antes posible.