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Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

Clôturer le projet d’une manière réactive et redevable vis-à-vis des participants, des partenaires, du gouvernement local ou hôte et des bailleurs de fonds.

Préparer un plan de clôture du projet complet et réaliste détaillant les rôles, les responsabilités, les calendriers et les activités et reflétant les conditions du bailleur de fonds.

  • Quand
    • Pour les projets pluriannuels : Préparer le plan initial de clôture entre 12 et 18 mois avant la date de fin du projet, selon la durée et la complexité du projet.
    • Pour les projets de 12 mois ou moins : Préparer le plan initial de clôture entre 3 et 4 mois avant la date de fin du projet.

    Planifiez puis précisez : Même s’il est important de préparer le plan de clôture bien avant la date de fin du projet, traitez ce plan comme un document vivant. Ajoutez des détails au fur et à mesure que le processus de clôture progresse, revoyez le plan régulièrement et mettez à jour les activités, les responsabilités et les calendriers selon les besoins (vous trouverez dans la Norme 16, action clé 3 des directives sur les revues régulières du plan de clôture). 

  • Partenariat
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Bien que le chef de file soit responsable du plan général de clôture du projet, CRS doit quand même préparer un plan complet de clôture pour garantir la clôture redevable et ponctuelle des activités dont CRS et ses éventuels sous-récipiendaires ont la responsabilité.
    • Contactez le chef de file environ 14-18 mois avant la date de fin du projet pour un projet pluriannuel et 4-6 mois avant la date de fin du projet pour un projet de 12 mois ou moins pour demander quels sont le calendrier et les plans du chef de file pour préparer un plan général de clôture du projet.Notez que certaines organisations chefs de file peuvent ne pas utiliser l’expression « plan de clôture » mais plutôt se référer au plan détaillé de mise en œuvre ou au plan de travail pour la dernière année/ période du projet. . Le chef de file a l’autorité et la responsabilité de contacter le bailleur de fonds pour connaître ses exigences et ses calendriers pour la clôture. Il est cependant extrêmement important que CRS et ses partenaires comprennent ces exigences et soient au courant des plans que pourrait avoir le chef de file de demander une modification de l’accord de financement (par ex. une extension avec ou sans financement additionnel) qui pourrait avoir un impact sur le calendrier et l’ampleur des activités de clôture de CRS et de ses partenaires.
    • Dans l’idéal, le chef de file devrait organiser un atelier de planification pour préparer le plan de clôture ou le DIP pour la dernière année ou période du projet. Travaillez avec le chef de file pour vous assurer que des représentants de CRS et de ses partenaires participent à ces rencontres afin de mieux comprendre ce qui est attendu et quelles sont leurs responsabilités. Leur participation permet aussi que les calendriers et les responsabilités du plan de clôture du projet reflètent la compréhension qu’ont CRS et ses partenaires du contexte opérationnel et des réalités des programmes et des opérations, leur expérience de la clôture de projets et les leçons apprises.
    • Suite à l’élaboration du plan global de clôture par le chef de file, CRS et ses partenaires devront élaborer des plans de clôture plus détaillés pour les éléments du projet dont ils ont la responsabilité, en suivant les étapes ci-dessus.
    • Si le chef de file ne prévoit pas de préparation participative du plan de clôture, CRS et ses partenaires devront suivre les étapes ci-dessus pour préparer leurs propres plans de clôture du projet. Avant de travailler sur les plans de CRS et des partenaires, confirmez ce que le chef de file attend pour la clôture et les dates butoirs (selon ce qui est indiqué dans l’accord de CRS avec le chef de file). Une fois que CRS et ses partenaires ont préparé leurs plans de clôture, transmettez au chef de file les principaux détails de ces plans et prévenez-le des difficultés ou des problèmes anticipés dans le processus de clôture.
  • Projets d’urgence
    • Pour la clôture d’un appel d’urgence de Caritas Internationalis, suivez la procédure dans le manuel de la boîte à outils de Caritas Internationalis (CI) pour la réponse d’urgence. Ce document est disponible sur le site Baobab de CI. Si vous n’êtes pas enregistré sur le site Baobab de CI, veuillez vous enregistrer iciLors de l’inscription au site Baobab de CI, les employés de CRS doivent choisir « Caritas États-Unis – CRS » comme leur organisation et indiquer le département d’intervention humanitaire et emergencies@crs.org comme contact de référence. . Si vous avez des questions, veuillez contacter le département d’intervention humanitaire de CRS (emergencies@crs.org).
    • La planification de la clôture pour les projets d’urgence, qui ont tendance à être d’une durée moindre, sera probablement intégrée aux réunions régulières de coordination et de revue. Télescopez le processus de planification de la clôture et assurez-vous d’utiliser la bonne version du Modèle de plan complet pour la clôture du projet (par ex. la version pour les projets < 12 mois pour les projets d’urgence à court terme).
    • Si le projet d’urgence doit être suivi d’un projet de relèvement, le personnel et les biens du projet peuvent passer du projet d’urgence au projet de relèvement. N’oubliez pas cependant qu’il y a quand même des processus de clôture relatifs à ces transitions. Une bonne planification des activités des programmes, finances et autres opérations pour clôturer le projet d’urgence est toujours importante. Si les activités de clôture du projet d’urgence ne sont pas planifiées et exécutées, l’équipe du projet ne pourra pas porter toute son attention au relèvement parce qu’elle devra s’occuper de finir ce qui reste de la clôture du le projet d’urgence.
    • Comme cela était indiqué dans les normes précédentes (par ex. Norme 13, action clé 4), pour les interventions d’urgence à grande échelle où de nombreux bailleurs de fonds ont contribué à un cadre général d’intervention, la clôture financière et les rapports finaux peuvent être particulièrement difficiles et prendre beaucoup de temps, surtout quand on risque d’avoir besoin de reclasser des dépenses. Dans de tels cas, prévoyez surtout suffisamment de temps pour la clôture financière.