Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PM/CoP dirige le travail d’élaboration d’un plan complet de clôture du projet.

• Autres personnes impliquées : Les membres de l’équipe interdisciplinaire de clôture du projet, qui sont généralement des employés des programmes (y compris le MEAL), des finances, des ressources humaines, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des TIC et des autres opérations ; des partenaires ; d’autres experts techniquesPar exemple des employés des risques et de la conformité, de la gestion de la chaine d'approvisionnement mondiale, des cadres des ressources humaines qui ne font peut-être pas partie de l’équipe de clôture, des conseillers techniques régionaux, des employés d’IDEA et d’autres personnes connaissant bien la politique de CRS, les exigences du bailleur de fonds et le droit local.
  • Les membres de l’équipe interdisciplinaire de clôture du projet travaillent avec le PM/CoP et les partenaires de CRS pour détailler et programmer les activités de clôture du projet (vous trouverez dans la Norme 16, action clé 1 des directives pour la formation de l’équipe de clôture du projet).
  • Les autres experts techniques apportent leur contribution et leur feedback sur le plan.

• Pour les projets pluriannuels : Préparer le plan initial de clôture entre 12 et 18 mois avant la date de fin du projet, selon la durée et la complexité du projet.
• Pour les projets de 12 mois ou moins : Préparer le plan initial de clôture entre 3 et 4 mois avant la date de fin du projet.

Planifiez puis précisez : Même s’il est important de préparer le plan de clôture bien avant la date de fin du projet, traitez ce plan comme un document vivant. Ajoutez des détails au fur et à mesure que le processus de clôture progresse, revoyez le plan régulièrement et mettez à jour les activités, les responsabilités et les calendriers selon les besoins (vous trouverez dans la Norme 16, action clé 3 des directives sur les revues régulières du plan de clôture). 

Suivez ces étapes pour préparer un plan de clôture du projet complet et réaliste :

1. Le PM/CoP se prépare à diriger le processus de planification de la clôture du projet :

• En revoyant la version appropriéeIl existe deux versions du modèle, une pour les projets financés par des bailleurs de fonds institutionnels et un pour des projets financés par les ressources discrétionnaires de CRS. du Modèle de plan complet pour la clôture du projet et les instructions correspondantes.
• En se concertant au besoin avec l’équipe du projet et la direction du programme-pays pour voir quelles sont les meilleures manières d’impliquer chaque partenaire du projet dans le processus de planification de la clôture (cf. la section « Partenariat » ci-dessous).
• En demandant des recommandations et des leçons apprises à des collègues qui ont eu un rôle de direction ou un rôle clé dans la clôture de projets similairesLe HoP, le personnel d’IDEA, le personnel régional (par ex. DRD ou RTA)  peuvent vous donner des informations sur les employés que vous pourriez contacter. Gateway est une autre bonne source d’information pour trouver les projets financés par le même bailleur de fonds. Les dossiers des projets sur Gateway devraient indiquer pour chaque projet qui est la personne contact. Ils peuvent aussi contenir les rapports de revues après l’action ou la documentation d’autres leçons apprises du projet (qui, conformément à la norme 18 de gestion des projets devraient comprendre des leçons tirées du processus de clôture du projet). dans le programme pays, la région ou au-delà.
• En revoyant l’Aide mémoire : Points sensibles courants lors de la clôture et mesures d’atténuation.

Clôture et projets de suite : La clôture d’un projet dan une situation où un bailleur de fonds a approuvé une nouvelle phase du projet sera différente sur plusieurs points de la clôture qui se produit quand il n’y a pas de projet de suivi (référez-vous à la Norme 16, action clé 5 pour trouver plus de directives sur l’implication des parties prenantes dans la clôture pour différentes situations post-projet). Même si la clôture est souvent plus facile quand il y a un projet de suite, avec généralement moins de tâches de clôture pour les ressources humaines et des processus plus simplifiés pour les biens du projet (par ex. transfert des biens d’un projet au suivant plutôt que cessions, vente ou transfert des biens à une tierce partie), il faudra quand même faire les activités centrales de clôture financière, les derniers rapports programmatiques, financiers et autres et beaucoup des mêmes processus de clôture administrative et cela nécessitera quand même une bonne planification. 

2. Suite à l’identification de l’équipe de clôture du projet, le PM/CoP organise une réunion de l’équipe de clôture de CRS pour préparer une première version du plan de clôture en utilisant le Modèle de plan complet pour la clôture du projet. Selon l’approche choisie pour la clôture par l’équipe du projet et la direction, cette première réunion peut aussi impliquer du personnel clé des programmes.

Qu’est-ce qui fait un bon plan de clôture pour un projet de CRS ? Un bon plan de clôture pour un projet de CRS :

• Est complet, basé sur les leçons apprises et reflète une compréhension approfondie des éléments programmatiques et opérationnels de la clôture du projet, y compris la conformité aux politiques et exigences de CRS et éventuellement du bailleur de fonds.
• Identifie clairement les actions, rôles, responsabilités et calendriers pour la clôture, adaptés aux modalités du projet et de l’accord de financement Par exemple, les partenariats spécifiques au projet et le rôle de chaque partenaire ; la structure du personnel de l’équipe du projet et du programme-pays de CRS ; l’environnement opérationnel du projet ; les parties prenantes spécifiques au projet ; s’il doit y avoir un projet de suite ; si CRS sera impliqué dans d’autres projets ou activités avec les partenaires/ communautés/ autres parties prenantes du projet après la clôture de celui-ci.
• Inclut les activités qui encouragent la redevabilitéPar exemple réunions de désengagement/transition et réflexions, cérémonies de clôture, réunions de transfert formel, etc. de l’équipe du projet envers les participants, communautés et autres parties prenantes dans le pays et sont des occasions de célébrer ce qu’ont réalisé le projet et ses parties prenantes.
• Donne une feuille de route claire pour élaborer des plans de clôture plus détaillésPar exemple plan de cession des biens, plans de clôture du personnel, plans pour les évaluations finales, plans de gestion/sortie des données.
• Prévoit suffisamment de temps pour la revue par des experts techniquesPar exemple des employés des risques et de la conformité, de la gestion de la chaine d'approvisionnement mondiale, des cadres des ressources humaines qui ne font peut-être pas partie de l’équipe de clôture, des conseillers techniques régionaux, des employés d’IDEA et d’autres personnes connaissant bien la politique de CRS, les exigences du bailleur de fonds et le droit local. et autres de ces plans et autres produits du processus de clôture (par ex. rapports finaux et certifications).
• Incorpore des activités pour atténuer les risques et résoudre les problèmesPar exemple non-conformité avec les exigences applicables, dépassement ou sous-utilisation du budget, coûts litigieux, relations difficiles avec les parties prenantes, départ prématuré d’employés du projet, etc. qui pourraient avoir un impact négatif sur le calendrier et la redevabilité de la clôture du projet.
• Organise et programme bien les activités de clôture pendant que les membres clés de l’équipe du projet sont encore là. En général, cela signifie qu’il faut programmer l’achèvement des activités programmatiques sur le terrain ou le transfert des responsabilités pour ces activités bien avant la date de fin du projet. Pour les projets pluriannuels, les partenaires devraient conclure les activités des programmes au moins trois mois avant la date de fin du projet/d’expiration de l’accord de financement pour que la clôture financière puisse être faite dans les temps (cf. aussi Norme 2, action clé 3).  

3. Le PM/CoP transmet le projet de plan de clôture à des relecteurs internes qui connaissent bien le projet, son contexte opérationnel et/ou les exigences du bailleur de fonds et incorpore le feedback des relecteurs.

Plans de clôture des bailleurs de fonds et plans de clôture de CRS : Certains bailleurs demandent de soumettre un plan de clôture pour le projet. Pensez que le niveau de détail demandé par le bailleur ou qui lui sera utile sera moindre que le niveau de détail dont a besoin CRS pour gérer efficacement la clôture. Utilisez le Modèle de plan complet pour la clôture du projet pour préparer le plan global, puis simplifiez les détails pour préparer les documents de clôture demandés par le bailleur de fonds.

4. Le PM/CoP revoit les dépenses et engagements du projet jusqu’à aujourd’hui ainsi que les projections des dépenses pour le reste de la période du projet afin de confirmer que CRS et ses partenaires auront les ressources financières nécessaires pour mettre en œuvre le plan de clôture.

Cliquez ici pour voir les Étapes pour confirmer les ressources financières nécessaires pour la clôture.

• Revoyez les dépenses par ligne budgétaire (en pensant à la flexibilité des lignes budgétaires du projet) afin d’identifier les ajustements faisables et nécessaires au budget pour permettre une clôture redevable dans les temps.
• Explorez en détail les besoins budgétaires pour la dotation du projet en personnel pendant la période de clôture. La dotation du projet en personnel est l’un des facteurs les plus cruciaux pour une clôture réussie. Cette analyse détaillée est particulièrement importante pour identifier les options et les problèmesPar exemple si les projections financières indiquent une probable sous-utilisation du budget, il peut y avoir l’option de laisser certains employés clés du projet travailler plus longtemps que prévu dans le projet ou de compléter l’équipe du projet par l’appui de personnel temporaire. à prendre en compte pour préciser les plans de dotation en personnel pour la clôture (cf. étape 5).
• Confirmez ou demandez un financement pour supporter (si nécessaire) les coûts de l’assistance à la clôture par du personnel spécialisé, des employés en mission temporaire ou des consultants, ainsi que les coûts associés aux activités de clôture qui auront lieu après la date de fin de projet/d’expiration de l’accord de financement (selon les cas).

5. Le PM/CoP et les RH utilisent le plan de clôture du projet et l’analyse du budget pour élaborer ou préciser un plan général de clôture du personnel (cf. la catégorie Ressources humaines dans le Modèle de plan complet pour la clôture du projet et commencent à contacter le personnel du projet pour parler des plans et processus de clôture pour le personnel (pour plus de directives, cf. Norme 17, action clé 1).

• Faites particulièrement attention à identifier les activités du plan de clôture qui devraient être ajustées du fait de la date de départ prévu d’un employé ou d’un groupe d’employés. On pourrait par exemple attribuer à un autre employé (par ex. un employé du programme-pays qui travaille sur plusieurs projets) la direction ou l’appui à l’activité ou reprogrammer l’activité (si c’est faisable) pour la faire plus tôt dans le processus de clôture.

6. Le PM/CoP, avec, au besoin, l’appui d’autres membres de l’équipe, travaille avec chacun des partenaires pour préparer les plans de clôture des partenaires. Pour plus de directives, référez-vous à la section « Partenariat » ci-dessous.
7. Le PM/CoP obtient l’approbation de la direction du programme-pays pour le plan complet de clôture du projet et (selon les cas/ si c’est exigé) simplifie le plan pour le soumettre à l’approbation du bailleur de fonds.
8. Le PM/CoP utilise le plan approuvé pour gérer le processus de clôture (cf. Norme 16, action clé 3 pour des directives plus détaillées).

Plans de clôture pour des projets mondiaux/sur plusieurs pays : La planification de la clôture est particulièrement complexe pour ces projets – commencez tôt ! Comme cela est expliqué en détail dans la Norme 16, action clé 1, les projets mondiaux/ sur plusieurs pays ont besoin à la fois d’un plan global de clôture du projetIl suffit généralement d’inclure les activités de clôture correspondant à l’équipe centrale/ de coordination dans le plan général de clôture plutôt que de préparer un plan de clôture séparé pour cette équipe. et d’un plan pour chaque pays participant. Le directeur de projet/ CoP peut déterminer dans quel ordre il vaut mieux préparer le plan global de clôture et les plans de clôture spécifiques aux pays. Quel que soit l’ordre utilisé, il est particulièrement important de faire une revue régulière et de discuter de l’état des activités de clôture au niveau des pays et au niveau central afin de clôturer à temps et de manière redevable ces projets complexes. Pour plus de directives, référez-vous à la Norme 16, action clé 3.