Norme 16: Clôture de projet redevable et ponctuelle.
Clôturer le projet d’une manière réactive et redevable vis-à-vis des participants, des partenaires, du gouvernement local ou hôte et des bailleurs de fonds.
Former une équipe interdisciplinaire pour planifier et mettre en œuvre les activités de clôture du projet.
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Pourquoi
La clôture du projetLa clôture du projet est une phase finale importante du cycle du projet pour tout projet de CRS, qu’il soit financé par des ressources discrétionnaires de CRS ou par des bailleurs de fonds institutionnels. Elle comprend de nombreuses tâches pour la clôture programmatique, financière, des ressources humaines, de la chaine d'approvisionnement et des autres opérations. L’expression clôture du projet, telle qu’utilisée dans Compass, est un terme général qui englobe les activités se passant à la fois avant et après la date de fin du projet. Pour les projets financés par des bailleurs de fonds institutionnels, le terme « clôture du projet » inclut aussi les activités spécialisées de clôture de la subvention. est un processus intense et complexe, comportant de multiples éléments. Pour garantir une clôture ponctuelle, complète et redevable du projet, CRS et ses partenaires doivent utiliser le temps et les compétences de personnel des programmes, des finances, de la gestion de la chaine d'approvisionnement, des ressources humaines, des TIC et d’autres domaines clés, selon les besoins. Identifier au début de la planification de la clôture une équipe d’employés expérimentés venant de diverses disciplines impliquées dans la clôture du projet :
- Facilite l’élaboration d’un plan de clôture de qualité.
- Garanti l’appropriation du plan de clôture par ceux qui doivent le mettre en œuvre.
- Encourage la redevabilité, la collaboration et la clarté dans les responsabilités.
- Aide le programme-pays à gérer les ressources humaines de manière responsable et à allouer le temps de travail du personnel qu’il faut pour à la clôture.
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Qui
- Principaux responsables : Représentant résident (CR) avec le directeur des programmes (HoP) et le directeur des opérations (HoOps)
- Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet/ directeur de projet (PM/CoP) ; directeur des finances (FM) ; directeur des ressources humaines (RH) ; gestionnaire de la chaine d'approvisionnement ou employé équivalent d’IDEA, selon les cas (par ex. pour les subventions gérées au niveau central)
- Le PM/CoP aide le HoP et le HoOps à définir les profils et les compétences nécessaires dans l’équipe de clôture du projet et dirige au jour le jour les activités de l’équipe une fois qu’elle a été formée.
- Le FM, le directeur des RH et le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement (ou son équivalent, par ex. le gestionnaire des achats) travaillent avec le HoOps pour identifier les membres appropriés de l’équipe de clôture dans chacun de leurs domaines.
Équipes de clôture pour des projets mondiaux ou sur plusieurs pays : Pour les projets mondiaux ou sur plusieurs pays, le directeur de projet met en route le processus de formation de toute l’équipe de clôture du projet, en identifiant des membres potentiels de l’équipe centrale de clôtureLes membres de l’équipe centrale de clôture seront habituellement pris dans les membres de l’équipe régionale ou mondiale du projet qui sont directement imputés au projet. et en contactant chaque programme-pays à propos de la formation de leur propre équipe. Le CR de chaque programme-pays participant a la responsabilité de former l’équipe du programme-pays (CP) qui coordonnera la clôture au niveau du CP.
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Quand
- Pour les projets pluriannuels : Formez l’équipe de clôture du projet entre 12 et 18 mois avant la date de fin du projet, selon la durée et la complexité du projet.
- Pour les projets de 12 mois ou moins : Formez l’équipe de clôture du projet 3-4 mois avant la date de fin du projet.
- Faites particulièrement attention aux dates de fin de projet pour les projets à financement externe car la clôture de la subvention,La clôture de la subvention est le processus qui suit la date d’expiration (date d’achèvement du projet ou date indiquée dans l’accord) d’un projet financé par une subvention. Parfois appelée « clôture financière et administrative, » la clôture de la subvention comprend les rapports finaux sur les dépenses du projet, les rapports sur le statut final de tout le matériel et l’équipement acheté avec les fonds du projet, la certification d’audit si nécessaire, la soumission de tous les livrables programmatiques techniques finaux, comme les rapports et tout rapport final concernant la propriété intellectuelle créée grâce au projet. La période de clôture de la subvention peut durer plusieurs semaines ou plusieurs mois après la date d’expiration de la subvention. Dans certains cas, les bailleurs de fonds fournissent un financement pour le processus de clôture. particulièrement pour des bailleurs de fonds ayant des exigences administratives et financières plus complexes pour la clôture des projets, peut être particulièrement contraignante et nécessiter de former l’équipe de clôture du projet plus tôt.
Former l’équipe de clôture à temps pour que les membres de l’équipe puissent mettre en route la planification détaillée de la clôture : Il est de bonne pratique d’utiliser une réunion annuelle ou trimestrielle de planification du projet et de revue (Norme 11, action clé 4) pour commencer à élaborer le plan détaillé de clôture du projet. Identifier l’équipe de clôture avant cette réunion permet aux personnes qui seront responsable de la mise en œuvre les activités de clôture de participer à l’élaboration du plan de clôture du projet. N’oubliez pas que, même s’il est important de former l’équipe tôt, pour les projets pluriannuels, après avoir l’élaboration du plan de clôture du projet (Norme 16, action clé 2), les réunions pour faire le point au début du processus de clôture seront probablement brèves et moins fréquentes (par ex. mensuelles). La fréquence des réunions et les détails à discuter augmenteront quand la date de fin du projet/ l’expiration de la subvention approchera.
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Comment
Suivez ces étapes pour former une équipe de clôture du projet ayant les connaissances, compétences et autorités nécessaires pour planifier et exécuter une clôture responsable et ponctuelle du projet :
- Déterminer quelles sont les compétences et l’expérience nécessaires dans l’équipe de clôture du projet : Le HoP et le HoOps travaillent avec le PM/CoP pour formuler clairement les besoins en personnel pour l’équipe de clôture du projet.Réfléchissez aux éléments clés du projet, surtout ceux qui peuvent présenter des difficultés ou demander des compétences particulières ou un effectif plus nombreux pour la clôture – par exemple le nombre et la solidité des partenariats du projet et la capacité des partenaires du projet ; la complexité des interventions programmatiques techniques ; la familiarité de l’équipe du programme-pays avec le bailleur de fonds et la complexité des exigences de celui-ci pour la clôture ; les complexités du contexte opérationnel qui peuvent rendre la clôture plus difficile et/ou plus longue (communautés éloignées). Il s’agira de définir les compétences et l’expérience dans les domaines des programmes et des opérations qui sont nécessaires dans l’équipe de clôture (par ex. les compétences linguistiques particulières ; l’expérience des processus de clôture de projets et/ou des exigences particulières du bailleur de fonds
- Cliquez ici pour voir des Points à garder à l’esprit quand vous définissez les besoins en personnel pour l’équipe de clôture du projet.
- Les besoins en personnel de clôture varieront selon la complexité du projet (y compris la structure du projet – par ex. dans un seul pays ou dans plusieurs pays/mondial) et les exigences pour la clôture. Voyez les Directives pour la formation d’une équipe de clôture du projet dans « Outils » pour trouver d’autres conseils sur les choses à prendre en compte et les options possibles pour l’équipe de clôture de projets ayant des niveaux de complexité et des sources de financement différents.
- Pour les projets très complexes ou autrement stratégiques, le CR peut participer à la définition des besoins en personnel pour l’équipe de clôture du projet et devra être étroitement impliqué dans le processus de clôture (cf. la description du « Groupe central de clôture » dans Directives pour la formation d’une équipe de clôture du projet. S’il faut un appui externe pour la clôture ou pour des aspects spécifiques du processus de clôture, le CR devra contacter la région et/ou le siège Par ex. IDEA ou le FMRT. (si nécessaire) pour discuter des options.
- Utilisez le Modèle de plan complet de clôture comme guide pour les types de soutien des ressources humaines dont on aura besoin dans l’équipe de clôture du projet.
- Pour les subventions gérées au niveau central ou les autres subventions pour lesquelles le personnel d’IDEA a une bonne connaissance des exigences du bailleur de fonds et des procédures, consultez IDEA pour étudier les attentes et les exigences du bailleur de fonds pour la clôture de la subvention et tenez en compte pour déterminer ce qu’il faut dans l’équipe.
- Demandez : « Qui a déjà fait cela ? » Parlez à d’autres employés du programme-pays ou de la région qui ont une bonne expérience de la clôture (dans l’idéal, pour des projets du même genre) et demandez-leur des recommandations sur ce qui nécessaire dans l’équipe de clôture. C’est surtout important quand on planifie la clôture d’un projet financé par un bailleur de fonds que le programme-pays ne connaît pas encore.
Planifier des processus de clôture de programmes simultanées ou qui se chevauchent : Si plusieurs projets se clôturent au même moment ou à quelques mois les uns de autres, discutez des synergies qui pourraient être possibles entre les processus d’opérations et de coordination de la clôture et de la manière dont cela pourrait affecter la composition des équipes de clôture des projets. Par exemple, est-ce que le même employé des RH pourrait calculer les soldes de congés pour les employés de tous les projets qui se clôturent en même temps ? Le CR et les RH pourraient-ils adapter une liste similaire de points de discussion à utiliser dans les discussions avec le personnel des projets ? Le personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement/d’administration pourrait-il préparer le compte physique pour l’inventaire de tous les projets qui se clôturent en même temps ? Si les différents projets comportent certains partenaires communs, y a-t-il des moyens de simplifier la communication et l’appui aux partenaires pour la clôture et de traiter délicatement les inquiétudes probables des partenaires qui devront clôturer plusieurs projets en même temps ?
- Identifier les membre de l’équipe de clôture et demander l’accord du CR : Le HoP, le HoOps et le PM/CoP utilisent la liste de besoins de personnel pour l’équipe de clôture du projet pour identifier les membres de l’équipe de clôture puis transmettent la liste au CR pour accord et suivi.
- Cliquez ici pour voir une Liste de conseils pour identifier une équipe appropriée pour la clôture.
- Prenez en compte les connaissances, les compétences et le temps des employés qui font partie de la structure du personnel du projet mais voyez plus loin que ces seuls employés (qui sont généralement spécialisés dans la clôture programmatique). Il est aussi important de garder à l’esprit le calendrier prévu pour le départ du projet de ces employés, en particulier s’il y a une réduction progressiveRéduction progressive (« Phase Down ») : Réduire le niveau d’une activité mais en continuant à apporter un appui. La phase de diminution progressive peut préparer un arrêt ou un transfert. (Hello, I must be going…) prévue des activités du projet avant l’arrêtArrêt (« Phase Out ») : Interrompre l’appui ou l’implication dans une activité de projet. On n’essaie pas de trouver un nouveau sponsor pour continuer l’activité. (Hello, I must be going…) final.
- Consultez les superviseurs des employés qui ne sont pas rattachés directement au HoP, HoOps ou CoP/PM. Partagez le modèle de plan de dotation provisoire en personnel comme outil que les superviseurs pourront adapter et utiliser avec leur personnel pour que les responsabilités en cours soient convenablement ajustées ou qu’il y ait un remplacement, si nécessaire.
- Lors de l’identification de membres potentiels de l’équipe de clôture du projet, posez des questions sur les autres activités majeures dans l’unité ou le département de l’employé ainsi que sur les calendriers des congés du personnel qui peuvent être en conflit avec la période de clôture du projet, y compris la période de clôture administrative et financière après l’expiration de la subvention. Trouvez des manières de réduire les éventuels conflits de planification.
- Envisagez des options d’appui d’impulsion, selon les besoins. Ce sera peut-être nécessaire dans des cas où il y a plusieurs projets complexes qui doivent être clôturés au même moment ou si la clôture du/des projet(s) doit se faire à un moment où les ressources du programme-pays sont peut-être déjà mises à rude épreuve Par exemple pendant une transition dans la direction du programme-pays ; les congés prolongés d’un employé clé ; la conception ou de démarrage d’un nouveau projet important. Les options d’appui d’impulsion peuvent être d’impliquer quelqu’un de l’équipe FMRT (équipe de gestion d’intervention sur le terrain) pour faire partie de l’équipe de clôture ou remplacer un membre de la SMT participant à l’équipe de clôture, de demander pour l’équipe de clôture un appui en TDY d’un employé d’IDEAPar exemple, des employés de PSIDE (Appui aux projets et relations avec les bailleurs de fonds institutionnels) sont disponibles pour un appui en TDY pour la clôture ; d’autres unités d’IDEA (par ex. l’équipe du Fonds mondial) pourront peut-être aussi offrir un appui temporaire à l’équipe de clôture. ou de profiter d’autres appui d’employés en TDY ou de volontairesLes volontaires ne seront peut-être pas une option dans tous les programmes-pays mais il peut s’agir de volontaires du Peace Corps et/ou de volontaires du Youth Corps national (ou de l’équivalent dans votre pays). Si vous prévoyez l’aide de volontaire pour assumer les responsabilités d’un membre de l’équipe de clôture du projet, prévoyez surtout assez de temps pour préparer le volontaire à assurer un remplacement de qualité. pour libérer le temps des employés du programme-pays afin qu’ils puissent travailler à la clôture.
Qui participe aux équipes de clôture des projets ? Bien que les études de clôture de projets soient toujours interdisciplinaires, la taille et la composition exacte d’une équipe de clôture particulière varieront. Référez-vus à Directives pour la formation d’une équipe de clôture du projet pour voir des exemples de composition potentielle d’une équipe de clôture pour différents types de projets.
- Orienter l’équipe de clôture et donner le ton : Une fois que tous les superviseurs ont confirmé la participation des membres de leur équipe à l’équipe de clôture du projet, le PM/CoP réunit l’équipe de clôture pour discuter du processus de planification de la clôture et de ce qui est attendu de l’équipe, des rôles et des responsabilités.
- L’implication du CR dans cette première réunion de l’équipe de clôture aide à souligner l’importance du processus de clôture et de la participation des membres de l’équipe.
- Pour les projets sur plusieurs pays ou mondiaux, le CR devra organiser la réunion de l’équipe de clôture du pays et vérifier que l’équipe comprend bien comment les équipes de clôture des pays et au niveau central se coordonneront et communiqueront. Impliquez le directeur de projet dans cette discussion si cela est utile et faisable.
CONSEIL – Reliez la participation à l’équipe de clôture et les plans de performance : Au début du cycle annuel de préparation des plans de performance, le HoP et le HoOps devront travailler avec le superviseur pour que tout membre du personnel qui fait partie d’une équipe de clôture du projet, qui participera sans doute à l’équipe de clôture d’un projet pendant l’année fiscale (FY) indique la participation à l’équipe de clôture dans son plan annuel de performance. Cela permet de formaliser l’engagement des parties prenantes clés (HoP, HoOps, superviseur et employé) à prévoir du temps pour que tout membre de l’équipe contribue de façon significative au processus de clôture.
- Gérer la performance de l’équipe de clôture : Une fois que l’équipe a élaboré le plan initial de clôture du projet (cf. Norme 16, action clé 2 pour des directives détaillées), le CR, le HoOps et le HoP font régulièrement le point avec le PM/CoP sur la progression par rapport au plan de clôture, aux besoins d’appui et aux éventuels problèmes pour la participation, la performance ou la charge de travail des membres de l’équipe du projet.
- Pour que les décisions soient prises par la bonne personne au bon moment, assurez-vous que le PM/CoP et la direction sachent tous clairement quelle est l’autorité du PM/CoP pour la prise de décisions (tolérances)Les tolérances du projet fixent des paramètres clairs à l’intérieur desquels un gestionnaire de projet (PM) peut agir de manière autonome et indiquent clairement quand le PM doit demander une approbation. Les tolérances du projet décrivent les niveaux de variation qu’un PM est autorisé à superviser sans demander l’accord des membres de la structure de gouvernance du projet. Les tolérances peuvent concerner des choses comme le budget et le calendrier du projet, l’étendue et la qualité du projet. Par exemple, une tolérance de projet peut décrire en deçà de quel pourcentage un projet ou des lignes budgétaires dans un projet peuvent dépasser le budget ou sous-utiliser les fonds sans l’approbation des membres de la structure de gouvernance du projet ou le nombre de jour de retard acceptables dans le calendrier de mise en œuvre avant qu’il ne faille une approbation de la structure de gouvernance du projet. pendant la période de clôture. C’est particulièrement important pour les projets complexes, y compris les projets qui forment un groupe central de clôture (cf. Directives pour la formation d’une équipe de clôture). Au besoin, actualisez la charte du projetPour les projets des opérations internationales de CRS, une charte de projet est un document qui formalise la structure de gouvernance du projet, avec les rôles, responsabilités et normes de la structure de gouvernance et qui établit les tolérances du projet et l’autorité de prise de décision. pour refléter d’éventuelles nouvelles tolérances ou de nouveaux processus de prise de décision pour la période de clôture.
Protégez le temps de l’équipe de clôture : Les transitions de personnel peuvent laisser le projet et le programme-pays en sous-effectif et les demandes sur les membres de l’équipe de clôture peuvent s’alourdir. Les employés à l’extérieur du programme-pays peuvent ne pas se rendre compte du temps que les employés doivent consacrer aux activités de clôture et peuvent donc demander des choses qui prennent du temps et diminuent le temps disponible pour la clôture. Le CR devra insister à l’intérieur et à l’extérieur du programme-pays sur le fait qu’il est important de respecter le temps dont ont besoin les membres de l’équipe de clôture pour garantir une clôture redevable et ponctuelle.
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Partenariat
- Aidez les partenaires à définir les besoins en personnel de clôture et les rôles nécessaires pour une clôture ponctuelle et redevable du projet au niveau de leur propre organisation. N’oubliez pas que certains partenaires (en particulier les organisations locales partenaires) n’ont peut-être pas de grandes équipes qui appuient de nombreux projets et des opérations générales et risquent donc de disposer de ressources humaines plus limitées en dehors de l’équipe du projet. Les partenaires ont aussi des structures de gestion différentes pour la prise de décision. Assurez-vous que l’équipe de clôture (et le plan de clôture) de chaque partenaire reflète sa structure organisationnelle et ses systèmes internes.
- Référez-vous à la Norme 16, action clé 2 pour des directives sur le travail avec des partenaires pour la préparation de leurs propres plans de clôture de projets.
Quand CRS est sous-récipiendaire- La formation d’une équipe de clôture du projet est une première étape cruciale pour une clôture redevable du projet quand CRS est sous-récipiendaire. Suivez le processus présenté ci-dessus, en demandant au chef de file des directives sur le processus de clôture afin de mieux définir les besoins en personnel de CRS pour la clôture.
Projets d’urgence- Même si les périodes de mise en œuvre des projets d’urgence sont souvent plus courtes et qu’ils ont donc des calendriers plus comprimés pour la clôture des projets, il est quand même important de définir clairement les besoins en personnel de l’équipe de clôture. Cela est vrai même dans des cas où une intervention d’urgence initiale est suivie d’un projet de relèvement qui comprendra dans son personnel beaucoup des membres de l’équipe du projet.
- N’oubliez pas que, pour des projets/interventions d’urgence financés par plusieurs bailleurs de fonds, la clôture financière du projet peut être très complexe, surtout s’il y a eu des problèmes dans le montage financier du projet ou les premiers rapports financiers (cf. les sections « Projets d’urgence » de la Norme 8, action clé 4 et de la Norme 13, action clé 4 pour plus de réflexions et de directives sur cette question). Déterminez surtout de quel appui additionnel l’équipe de clôture peut avoir besoin pour gérer ces questions.
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