Norme 13: Gestion financière efficace pendant la mise en œuvre du projet.

• Principal responsable : Gestionnaire du budget Le gestionnaire du budget est la personne à qui la supervision de la gestion d’une ou plusieurs unités opérationnelles a été confiée et assignée. Cette personne doit être à l’échelon D ou plus et désignée par le chef de division ou de département.
  • Le gestionnaire du budget analyse les rapports, identifie les questions et prend des décisions pour le projet sur la base de l’analyse des informations des rapports.

• Autres personnes impliquées : Directeur financier (FM); autres membres de l’équipe des programmes du projet ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des opérations (HoOps) ; représentant résident (CR)
  • Le FM prépare les rapports et précise les questions liées aux données des rapports ;
  • Les autres membres de l’équipe des programmes du projet contribuent à l’analyse et aux plans d’actions correspondants ;
  • Le HoP et le HoOps revoient les rapports et l’analyse ;
  • Le CR et les autres membres de la direction analysent les tendances au niveau du programme-pays et identifient d’éventuels problèmes nécessitant un suivi en dehors du programme-pays.

Les bureaux secondaires et la revue du BCR (rapport de comparaison du budget) : Si un projet est géré à partir d’un bureau secondaire, l’équipe de ce bureau peut revoir le ou les BCR et les rapports de balance âgée spécifiques au projet à ce niveau.

• Chaque mois, les rapports de comparaison du budget et les rapports de balance âgée sont diffusés dans les 5 jours précédant la clôture financière de fin de mois.
• Les revues financières coïncidant avec les re-prévisions sont aussi des occasions d’analyse financière et de prise de décisions.

Reclassifications : Identifiez chaque mois les dépenses nécessitant une reclassification et assurez-vous que les écritures d’ajustement sont postées dans le système financier avant le dernier jour du mois en question. Faites particulièrement attention à la reclassification faite le dernier mois de l’année fiscale. Cela permet que les données financières du projet pour l’année fiscale soient justes avant la clôture de fin d’année.

Suivez ces étapes pour analyser les rapports du système financier pour prendre au bon moment les décisions pour le projet :

Préparer au bon moment des rapports complets et précis

1. Le FM prépare et distribue chaque mois les rapports de comparaison de budget (BCR) et les rapports de balance âgée à tous les gestionnaires de budget et à l’équipe de direction du programme-pays (SMT). Selon ce qui est demandé par le gestionnaire du budget, le FM prépare aussi des rapports détaillés de transactions. Au minimum, les rapports devront comprendre les informations suivantes :

• Les rapports de comparaison de budget pour chaque DSPN doivent contenir les éléments suivants :
  
  • Dépenses depuis le début de la période annuelle (YTD) pour tous les projets, avec les coûts directs et affectés plus les engagements, divisés par le budget annuel amendé (taux de consommation du budget pour l’année fiscale). Utilisez le modèle standard YTD BCR templateModèle de BCR depuis le début de la période annuelle
  • Dépenses depuis le début (en anglais, « inception to date » ou ITD) plus engagementsLes engagements (« commitments » en anglais) sont des responsabilités légales découlant des accords de sous-récipiendaires et des bons de commande >10K$ exécutées par les programmes-pays de CRS ou en leur nom. par rapport au montant total débloquéLe montant débloqué est le montant total que le bailleur de fonds s’est engagé à dépenser sur ce projet à date à date pour les projets non financés par des fonds discrétionnaires (taux de consommation du budget pour les engagements). Utilisez le modèle standard ITD BCR templateModèle de BCR depuis le début
  • Les dépenses depuis le début (ITD) plus les engagements par rapport au total du montant de la subventionLe montant la subvention est la l’estimation de la valeur totale de  la subvention sur la durée du projet selon l’accord de financement du bailleur. à date pour les projets pluriannuels (taux de consommation sur la durée de l’accord de financement). Notez que le gestionnaire du budget tire actuellement cette information des dossiers Gateway et non du système financier.
• Les rapports de balance âgée doivent contenir des informations sur la situation en termes de défauts de paiement des avances aux sous-récipiendaires (1231) et des avances au personnel (1212, 1213,1291) enregistrées dans le cadre du projet ainsi que les coûts non acceptables des sous-récipiendaires (GL 6170 and 6909).

Tenez les gestionnaires de budgets informés des tendances et risques financiers : En plus de partager les BCR et les rapports de balance âgée, les finances et le HoOps doivent informer les gestionnaires de budgets de toutes les tendances et tous les risques financiers qui pourraient avoir un impact sur leurs budgets. Il peut s’agir de changements prévus dans les coûts directs affectés, de gains/pertes  dans les taux de change, de changements de politiques, etc.

Analyser les rapports

2. Le gestionnaire du budget revoit les dépenses réelles par rapport aux prévisions de dépenses, en concertation avec les autres membres de l’équipe des programmes du projet (cette revue peut être faite pendant les rencontres régulières de l’équipe du projet pour faire le point). Dans le cadre de l’analyse, l’équipe analyse les dépenses à la lumière des réalisations du projet et de l’exécution des activités du projet selon le plan détaillé de mise en œuvre (DIP) du projet. Plus précisément, le gestionnaire du budget et l’équipe analysent les rapports financiersPour les projets à financement externe, l’équipe analyse à la fois l’accord de financement du bailleur et les rapports de CRS sur les contreparties financières et les dépenses/projections. pour vérifier que les dépenses réelles et projetées sont :

• Exactes et complètes :
  
  • Les transactions pour les dépenses et engagements postés reflètent-elles les coûts réellement encourus pour le projet pendant la période du BCR ?
  • Y a-t-il des transactions qui correspondent à des DSPN différents ?
  • Y a-t-il des montants qui ne sont pas exacts ?
  • Manque-t-il des dépenses ou des engagements ?
• Dans la ligne du budget pour ce qui est du calendrier :
  
  • Les dépenses à date sont-elles dans les temps pour ce qui concerne le budget de CRS (année fiscale (FY)), les obligations envers le bailleur (ITD) et le total de la subvention ?
  • Les dépenses sont-elles sur la bonne voie relativement aux dépenses finales projetées pour l’année fiscale (prévision de dépenses de CRS), pour les engagements existants et pour le total de la subvention ?
  • Qu’est-ce qui cause des variations, y compris des changements programmatiques (se référer au DIP) ?
  • Peut-on résoudre les incohérences entre ce qui est prévu (pour l’année fiscale, la durée de l’engagement ou la durée de la subvention) ? Si les variations sont inévitables, quels changements dans les dépenses projetées sont nécessaires et impliquent-ils des modifications de l’accord de financement (par ex. CRS ne pourra pas dépenser les fonds du bailleur pendant la durée de la subvention et devra demander une extension sans financement additionnel) ?

Documenter l’analyse financière et faire des ajustements sur la base de l’analyse

3. Le gestionnaire de budget documente toutes les actions de suivi (par ex. avec les partenaires sur les avances en souffrance) et les ajustements proposés dans les ressources humaines, les ressources matérielles et les plans d’activités du projet pour répondre aux dépassements ou aux sous-utilisations du  budget. Il faudra peut-être réviser le DIP du projet (pour des directives sur les revues trimestrielles et annuelles du DIP, cf. Norme 11, action clé 3) et ou les prévisions de dépenses.

• Incluez les mesures à prendre dans l’Outil d’analyse financière, d’action et de communication trimestrielles (feuille de calcul FAACTPour plus d’informations sur l’outil FAACT, cf.   Norme 13, action clé 1. ).

4. Le gestionnaire de budget fait le suivi avec les finances, le HoP et le HoOps pour toutes les questions ou les problèmes concernant les transactions, les taux de consommation du budget et les mesures correctives nécessaires.

• Même si toutes les transactions sont correctes et que les dépenses sont sur la bonne voie, il est de meilleure pratique de le documenter formellement, par ex. dans les notes de la réunion de revue du BCR du programme-pays.
• Si un gestionnaire de budget est dans l’incapacité de participer à une réunion de revue du BCR, il devra envoyer un e-mail aux finances (avec copie au HoP et au HoOps) documentant qu’il a revu le BCR et qu’aucune action n’est nécessaire.

5. La SMT revoit les BCR YTD et ITD pour voir les tendances et les risques financiers et revoit d’autres informations que le FM préparera pour justifier les données du rapport BCR. La revue de la SMT doit comprendre, au minimum :

• Les taux de consommation du budget, surtout pour les budgets arrivant à expiration
• Les changements significatifs dans les coûts directs affectés
• Les gains/pertes sur les taux de change
• Les arriérés dans les avances aux sous-récipiendaires (âgées de plus de 90 jours)
• Quel est l’âge des dépenses des sous-récipiendaires non acceptées en GL 6170 et 6909 (Plus de 90 jours) ?
• Exactitude et exhaustivité des coûts de personnel imputés aux projets (les fiches de présences sont-elles complètes et imputées correctement ?)

Organisez des réunions mensuelles interdisciplinaires de revue du BCR : Il est de bonne pratique de faire une revue conjointe (programmes, finances et direction) des BCR et des plans d’actions pour chaque projet, préparées par le gestionnaire du budget à l’étape 3. Documentez ces réunions et faites le suivi à la réunion suivante.

6. Le CR détermine si les risques et les problèmes identifiés pendant l’analyse du BCR nécessitent une discussion avec la direction régionale ou le personnel des relations avec les bailleurs de fonds et s’occupe des communications nécessaires.

Informer les employés qui ont des responsabilités de relations avec les bailleurs de fonds des variations dans le budget : Pour des projets à financement externe, informez au moins une fois par trimestre le personnel responsable des relations avec les bailleurs de fonds au niveau supérieur (par ex. les collègues d’IDEA) des éventuels dépassements ou sous-utilisations importants du budget et des facteurs causant ces variations. Tenir ces employés au courant aide CRS à déterminer quand et comment discuter de questions de budget avec le bailleur de fonds (pour plus de directives, cf. Norme 15, action clé 2).