Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

• Principal responsable : Gestionnaire du budgetLe gestionnaire du budget est la personne à qui on a assigné et confié la supervision de la gestion d’une ou plusieurs unités d’opérations. Cette personne doit être à l’échelon D ou un échelon plus élevé et nommée par le responsable de la division ou du département. (BM) (habituellement le gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)
  • Le BM convertit le budget du document de projet dans le format permettant de le saisir dans le système financier de CRS.

• Autres personnes impliquées : Directeur des finances, directeur des programmes (HoP), directeur des opérations (HoOps), employé régional [par ex. directeur régional adjoint pour la qualité de la gestion (DRD/MQ) ou chargé régional des finances (RFO)]
  • Le directeur de finances apporte au besoin une assistance technique au PM/CoP pour coder le budget ; il obtient les approbations nécessaires et saisit le budget détaillé une fois qu’il est approuvé ;
  • L’appui du HoP consiste en une vérification du contrôle de qualité ;
  • Le DRD/MQ ou le RFO donne l’approbation finale.

La collaboration entre le gestionnaire du budget et celui des finances est cruciale, particulièrement pour des projets où les bailleurs de fonds ont des exigences complexes pour les rapports. L’employé des finances peut utiliser sa compréhension du système financier de CRS pour déterminer quelle est la meilleure manière d’utiliser ses capacités et de composer avec ses limites dans l’analyse financière et les rapports aux bailleurs de fonds.

• Immédiatement après la signature de l’accord ou la réception de la lettre de pré-accord financier. Les budgets mis à jours seront ensuite saisis au début de chaque année fiscale suivante.

Note : Les dépenses ne peuvent pas être imputées au budget d’un bailleur de fonds tant que le budget n’a pas été saisi dans le système financier de CRS.

Autant que possible, préparez le Formulaire de modèle de budget (BTF) après avoir mis à jour le budget : Bien qu’il soit urgent de faire la saisie du budget, le budget ne devra être saisi dans les système financier qu’après avoir été mis à jour pour refléter les éventuels changements dans le contexte opérationnel (par ex. fluctuations des taux de change, questions de sécurité qui affectent le activités et les coûts du projet) et les ajustements initiaux nécessaires dans les plans ou calendriers d’activités (cf. Norme 8, action clé 3). N’oubliez pas d’obtenir toutes les approbations nécessaires du bailleur de fonds pour les révisions au budget avant de les saisir dans les systèmes financiers.

Suivez les étapes ci-dessous pour garantir une saisie exacte du nouveau budget du projet dans le système financier :

1. Le BM rencontre le personnel des finances pour des conseils sur d’éventuelles considérations spéciales pour le codage du budget afin que CRS puisse respecter les exigences financières spécifiques au projet. Il est particulièrement important que le BM prenne rapidement contact avec les finances s’il n’a pas d’expérience dans ce processus. Pour faire le suivi des contributions en nature, y compris les parties en nature des contreparties financières de CRS, le BM et les finances devront peut-être préparer un plan pour collecter des données sur ces contributions (cf. "Monitoring Cost Share" dans la politique Planning and Managing Cost Share).
2. Après s’être entretenu avec les finances, le BM suit le processus présenté dans les directives des étapes pour convertir les budgets des bailleurs de fonds en budgets du système financier de CRS afin de traduire le budget dans le BTF de CRS qui est nécessaire pour saisir le budget dans le système financier de CRS.

CONSEIL pour les budgets à financement externe : Si les exigences du bailleur de fonds sont particulièrement complexes, envisagez d’impliquer le RFO ou des experts du siège dans le montage du budget et/ou envisagez une élaboration du BTF conjointe de la mobilisation des ressources et des finances.

3. Le PM/CoP met à jour les registres Gateway associés au nouveau projet pour faciliter le traitement du formulaire du nouveau code bailleur source/projet (DSPN) (étape 7). Cf. Setting up a New Award, DSPN, and Project in Gateway. Plus précisément, le PM/CoP :
   • Confirme que la case « Status » dans le registre « Opportunity » de Gateway concernant le projet a été passée à « Approuvé » (Approved).
   • Saisit les informations demandées dans le registre du projet de Gateway, le registre des DSPN et (pour les subventions) le registre des subventions. Ces registres sont automatiquement générés quand le statut du registre « Opportunity » est passé à approuvé.
   • Pour les subventions, joint le résumé de l’examen de l’accord et l’accord totalement signé.
4. Le HoP étudie le BTF et aide au besoin le BF à rédiger le formulaire d’approbation de la gestion du budget (Budget Maintenance Approval Form BMF). Le HoP transmet au directeur des finances le dossier BTF/BMF (avec le budget approuvé pour les subventions).
5. Le directeur des finances (ou son délégué) étudie le dossier BTF/BMF et donne un feedback au BM, en mettant le HoP et le HoOps en copie.
6. Le directeur des finances met à jour le formulaire de réconciliation du budget (BRF) et transmet le dossier BTF/BMF/BRF au représentant résident pour qu’il la soumette à la région pour examen et approbation.
7. Après l’approbation de la région, le directeur des finances  :
   • Obtient les approbations supplémentaires présentées dans le tableau d’approbation de la gestion du budget.
   • Confirme que le PM/CoP a fait les mises à jour de Gateway présentées ci-dessus.
   • Soumet un formulaire de nouveau DSPN.
8. Le directeur des finances poste le BTF approuvé dans le système financier de CRS après avoir obtenu toutes les approbations nécessaires. Le directeur des finances poste aussi le budget de subventions monétaires et de contrepartie financières, selon la PRO-FIN-BUD-004.02 (Grant and Cost Share Budget Input into SunSystems).

Mettez les budget à jour pour une nouvelle saisie chaque année fiscale : CRS saisit d’aborde le budget dans le système financier après la signature des accords pour des projets à financement interne ou suite à l’approbation interne du projet pour des projets financés par des fonds discrétionnaires. Cependant, au début de chaque année fiscale, tous les budgets des projets doivent être saisis à nouveau dans le système. Si le BM ne fournit pas proactivement aux finances un budget de projet mis à jour, dans un format qui peut être saisi dans le système financier, une version dépassée du budget (venant du APP) prévaudra dans le système. Ces informations dépassées feront que les informations sur le budget ne seront pas exactes et cela compliquera l’analyse et les rapports financiers.