Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.
Monter un système de gestion financière du projet basé sur les plans d’activités mis à jour, permettant un démarrage rapide et une gestion financière efficace tout au long du projet.
Travailler avec les partenaires pour évaluer leur capacité en gestion financière et élaborer des plans d’amélioration.
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Pourquoi
La capacité des partenaires de CRS en termes de gestion financière a un impact sur toute la gestion financière des ressources du projet. Avant de mettre en route des activités du projet avec de nouveaux partenaires,Selon l’Addendum 1 à la politique de gestion financière des sous-récipiendaires de CRS, « les sous-récipiendaires qui ont déjà été évalués avant le 1er octobre 2017 ne doivent pas être réévalués sauf si le programme-pays considère que c’est nécessaire ou avantageux. Cela ne doit pas décourager un programme-pays de décider de faire une nouvelle évaluation s’il le juge nécessaire (d’après les risques) ou avantageux (pour reconnaître et apprécier les améliorations dans les notes du sous-récipiendaire. » et selon les cas avec des partenaires actuels, CRS évalue les capacités, systèmes et processus de gestion financière des organisations partenaires. Selon les besoins et sur la base des résultats de l’évaluation,Toute organisation partenaire dont la note à l’évaluation des capacités de gestion financière des sous-récipiendaires est inférieure à 75% de la note maximale possible pour un domaine fonctionnel donné doit préparer un ICIP. CRS aide l’organisation partenaire à préparer un plan d’amélioration des contrôles internes (ICIP). Des évaluations bien gérées des capacités de gestion financière des sous-récipiendaires et un appui à l’amélioration des capacités de gestion financières des partenaires aident CRS à :
- Réaliser une vérification préalable avant d’exécuter un sous-accord avec n’importe quelle organisation afin de s’assurer que l’organisation est capable de gérer de manière responsable les ressources financières du projet.
- Déterminer comment allouer les ressources de CRS pour le suivi et le renforcement des capacités de la manière la plus efficace et la plus efficiente pendant la mise en œuvre du projet.
- Établir les contrôles appropriés pour atténuer les risques du projet jusqu’à ce que les problèmes de l’ICIP soient totalement résolus.
- Établir ou renforcer des relations productives avec les sous-récipiendaires.
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Qui
- Principal responsable : Directeur des opérations (HoOps)
- Le HoOps s’assure que CRS fait une évaluation formelle des sous-récipiendaires avant de prendre l’engagement financier initial pour les fonds de la subvention ; il revoir les plans d’amélioration et s’assure de la bonne documentation des évaluations et des plans d’amélioration.
- Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; directeur financier (FM) ou autre employé désigné des finances ou de la conformité ; directeur des programmes (HoP) ou autre employé désigné des programmes ; représentant résident (CR)
- Le PM ou CoP (s’il a été nommé et qu’il est disponible au moment de l’évaluation) travaille en proche collaboration avec le HoOps pour s’assurer que l’évaluation des capacités de gestion financière est faite, il gère la relation avec le sous-récipiendaire lors du processus d’évaluation et, dans l’idéal, y participe en tant que membre de l’équipe d’évaluation.
- Le FM ou un autre employé désigné des finances ou de la conformité fait l’évaluation.
- Le HoP ou un autre employé pertinent des programmes aide le PM/CoP et les finances.
- Le CR prévient formellement le sous-récipiendaire de l’intention de CRS de faire une évaluation et apporte son aide pour d’autres communications avec le partenaire, selon les besoins.
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Quand
- Pour les nouveaux sous-récipiendaires ou d’autres sous-récipiendaires dont l’évaluation doit être actualiséeSelon l’Addendum 1 à la politique de gestion financière des sous-récipiendaires de CRS, « les sous-récipiendaires qui ont déjà été évalués avant le 1er octobre 2017 ne doivent pas être réévalués sauf si le programme-pays considère que c’est nécessaire ou avantageux. Cela ne doit pas décourager un programme-pays de décider de faire une nouvelle évaluation s’il le juge nécessaire (d’après les risques) ou avantageux (pour reconnaître et apprécier les améliorations dans les notes du sous-récipiendaire. » : Faites les évaluations des capacités financières des sous-récipiendaires avant de préparer l’accord de sous-récipiendaire, car les résultats de l’évaluation affecteront la fréquence des rapports indiquée dans l’accord.
- Les évaluations peuvent être faites pendant la phase de conception (cf. Norme 3, action clé 4 pour plus d’informations) ; pour les projets à financement externe, il est plus courant de faire l’évaluation pendant le démarrage. Si les évaluations n’ont pas été faites pendant la phase de conception, faites-les si possible pendant la période de démarrage avant l’accord de financement, une fois qu’il y a une nette indication que la victoire est probable.
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Comment
Cette action clé complète l’évaluation des capacités non financières des partenaires, dans la Norme 6, action clé 4. Tous les aspects de cette action clé sont guidés par la Politique de gestion financière des sous-récipiendaires (SRFMP) de CRS. Cette action clé se concentre sur les étapes clés de la SRFMP qui suivent :
Avant et pendant l’évaluation des capacités de gestion financière
- Le CR informe formellement le partenaire de l’évaluation imminente.
- Utilisez au besoin la Sample Notification LetterExemple de lettre de notification
- Pour les nouveaux partenaires, il peut être utile que le CR ou un autre membre de la direction rencontre le partenaire pour expliquer le processus de la SRFMP et répondre aux éventuelles questions.
- Après avoir discuté avec le PM/CoP de la nécessité de l’évaluation et de plans, le HoOps nomme un ou plusieurs évaluateursLes évaluateurs sont les employés de CRS qui font l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires. Pour plus d’informations sur les tâches des évaluateurs, cf. les points 2.1b et 2.1m de la SRFMP. qui feront l’évaluation de la capacité de gestion financière.
- Conformément à la SRFMP, l’évaluation devra être faite par un membre désigné du département des finances du programme-pays et/ou de l’équipe d’audit interne, un employé de la conformité ou le HoOps.
- Dans l’idéal, le PM ou un autre membre de l’équipe des programmes devra aussi participer à l’équipe d’évaluation.
- Le ou les évaluateurs travaillent avec un employé nommé par le partenaire pour:
- Fixer la date de l’évaluation.
- Déterminer quels employés du partenaire seront impliqués dans le processus d’évaluation.
- Faire l’évaluation en utilisant la Check-list pour l’évaluation financière des sous-récipiendaires (cf. « Outils et modèles »).
Aidez le partenaire à se préparer à l’évaluation : Pour garantir un processus d’évaluation efficace, transmettez au partenaire, avant de fixer la date de l’évaluation, la Subrecipient Assessment Document List. Cette liste aide à préciser l’étendue de l’évaluation et permet au partenaire de préparer les documents nécessaires avant l’évaluation. Ceci aide donc le partenaire et CRS à utiliser plus efficacement le temps passé à l’évaluation sur le site.
- À la fin du processus d’évaluation, le ou les évaluateurs présentent les constatations et en discutent avec la direction de l’organisation partenaire avant de finaliser le rapport d’évaluation.
Suivi après l’évaluation
- En travaillant en proche collaboration avec le PM/CoP ou d’autres employés désignés des programmes et des experts des finances, le HoOps vérifie que le partenaire prépare un Plan d’amélioration des contrôles internes (ICIP) pour répondre aux constatations de l’évaluation.
- CRS peut aider le partenaire à élaborer le plan mais le partenaire doit en prendre la responsabilité.
- Le HoOps revoit le plan pour vérifier qu’il couvre tous les problèmes significatifs qui ont été identifiés pendant l’évaluation.
Déterminez s’il faut des mesures temporaires d’atténuation : Lors de la revue de l’ICIP, assurez-vous que le plan donne la priorité au traitement des contrôles internes qui pourraient compromettre la capacité du sous-récipiendaire à protéger les ressources du projet. Jusqu’à ce que ces problèmes soient totalement résolus, le sous-récipiendaire doit travailler avec CRS pour identifier et mettre en œuvre des mesures pour atténuer les risques.Ces mesures pourraient être : Accompagnement des partenaires par le personnel de CRS pour des processus où les systèmes actuels des sous-récipiendaires sont faibles (par ex. processus d’étude des offres et de sélection des fournisseurs) ; achats faits par CRS pour le sous-récipiendaire ; observation des employés de CRS par les employés du sous-récipiendaire pour apprendre directement les différents systèmes/processus, etc. .
- Le HoOps ou son représentant met les évaluations SRFMP et les ICIP sur Gateway (cf. le Guide pour mettre en ligne les évaluations SRFMP standard et les transmet au FM, avec une copie au HoP, au PM/CoP concerné et au partenaire, dans les délais spécifiés dans la SRFMP.
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Partenariat
- Selon les directives de la SRFMP, les partenaires sont des participants à part entière à la mise en œuvre de l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires à la planification des améliorations.
- Dans le cadre de l’engagement de CRS pour le renforcement institutionnel à l’intérieur d’une approche globale de renforcement des capacités des partenaires, CRS travaille avec le sous-récipiendaire pour préparer un plan pour améliorer, selon les besoins, les contrôles en lien avec toutes les activités financières du partenaire et pas seulement celles qui sont en lien direct avec les projets mis en œuvre en partenariat avec CRS.
- Vous trouverez aux pages 4-5 de la SRFMP des considérations particulières pour quand CRS signe un accord de sous-récipiendaire avec le gouvernement local ou un département ou un bureau à l’intérieur d’une entité gouvernementale plus importante.
- La SRFMP ne s’applique pas aux partenaires exécutant des activités contractuelles. Les programmes-pays peuvent envisager d’utiliser des contrats, et non des accords de sous-récipiendaire, comme mécanisme de financement quand les livrables peuvent être clairement définis et mesurés et que la nature de ces activités justifie un tel traitement (pour plus de directives sur ce sujet, cf. Norme 3, action clé 3). Consultez au besoin le bureau du conseiller juridique de CRS pour déterminer quel est l’instrument de financement le plus approprié.
- La SRFMP ne s’applique pas non plus aux fonds transférés aux partenaires locaux en tant que contribution (à condition que la contribution ne finance pas un projet en contrepartie financière). Les contributions, qui sont financées par les ressources discrétionnaires de CRS, ne nécessitent pas d’accord de sous-récipiendaire. La nature du partenariat, le nombre d’employés, les questions d’accès et de sécurité et le rapport coût-efficacité d’une opération utilisant un accord de sous-récipiendaire sont des facteurs que CRS doit prendre en compte pour déterminer si une contribution en argent ou un accord de sous-récipiendaire serait plus approprié.
Quand CRS est sous-récipiendaire- Suivez le même processus pour les sous-récipiendaires de second niveau de CRS.
Projets d’urgence- S’il n’est pas possible de faire une évaluation conformément à la SRFMP avant de préparer l’accord de sous-récipiendaire, préparez l’accord en faisant l’hypothèse que le sous-récipiendaire a des contrôles internes inadéquats (c.-à-d. qu’il faut des avances et des liquidations mensuelles).
- Faites une évaluation complète de chaque nouveau sous-récipiendaire dès que les conditions le permettent et ajustez le niveau de risques du partenaire selon les constatations de l’évaluation.
Ressources Clés
Outils et modèles
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Guide Gateway : Mettre en ligne les évaluations SRFMP standard
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Plan d’amélioration des contrôles internes (ICIP) (cf. la feuille 2 du fichier Excel)
Politiques et Procédures
Ressources Additionnelles
- Principal responsable : Directeur des opérations (HoOps)