Norme 6: Planification précoce de la transition et du démarrage (y compris avant l’accord de financement).

• Principal responsable : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP) ou autre personne formée à l’approche de CRS pour l’évaluation des capacités des partenaires (cf. cadre ci-dessous)
  • Le PM/CoP fait faire une évaluation de la capacité des partenaires, selon l’approche de CRS pour le partenariat et le renforcement des capacités.

• Autres personnes impliquées : Les employés possédant une expertise en partenariat et en renforcement des capacités dans le programme-pays, la région ou au siège ; représentant résident (CR) et équipe de direction (SMT) ; conseillers techniques et spécialistes des programmes, finances et autres opérations.
  • Les employés qui ont une expertise en partenariat et renforcement des capacités apportent un appui technique ;
  • Le CR et la SMT apportent un appui dans des domaines qui sont particulièrement stratégiques et/ou sensibles et participent à la préparation du plan d’action ;
  • Les experts en programmes, opérations et finances aident à adapter les outils d’évaluation (selon les besoins), participent à l’évaluation et appuient l’élaboration du plan d’action.

Capacités pour l’évaluation des capacités : Si le PM/CoP n’est pas formé à l’approche de CRS pour l’évaluation des capacités, il contactera [email protected]. L’équipe de partenariat et de renforcement des capacités du siège et la communauté de pratique aideront le PM/CoP à trouver une personne qui a l’expertise demandée dans le pays, la région ou au siège et qui sera principalement responsable de l’évaluation avec le HOCAI (Instrument d’évaluation de la capacité organisationnelle holistique).

• Suivez le calendrier fixé dans le plan de début de démarrage ; faites l’évaluation pour la fin du premier trimestre au plus tard.
• Dans l’idéal, CRS et chaque partenaire fait une première évaluation des capacités pendant la phase de conception. Dans ce cas, l’évaluation durant la phase de démarrage :
  
  • Complètera l’évaluation préliminaire de la phase de conception.
  • Mettra à jour l’évaluation en utilisant d’éventuelles informations supplémentaires sur le projet.
  • Servira de première évaluation complète des capacités et des besoins relatifs au projet.

Cette action clé complète l’évaluation des capacités en gestion financière des sous-récipiendaires décrite dans la Norme 8, action clé 2. Si la évaluation des capacités en gestion financière est exigéeSelon l’addendum 2 à la politique de gestion financière des sous-récipiendaires de CRS, « il n’est pas obligatoire d’évaluer à nouveau les sous-récipiendaires qui ont déjà fait l’objet d’une évaluation avant le 1er octobre 2017, sauf si le programme-pays détermine que cela serait nécessaire ou bénéfique. Cela ne devra pas décourager un programme-pays de décider de réévaluer s’il considère que c’est nécessaire (du fait des risques) ou bénéfique (pour reconnaître et apprécier les améliorations dans les notes d’un sous-récipiendaire). »
  , dans l’idéal, CRS et le partenaire devront faire l’évaluation plus générale des capacités en même temps et de manière coordonnée avec l’évaluation financière. Cela améliore l’efficacité et la coordination et permet de limiter au maximum le dérangement dû à l’évaluation pour l’organisation partenaire.

Suivez ces étapes pour que les évaluations des capacités des partenaires et l’élaboration de plans de renforcement des capacités soient conformes aux principes de partenariat et aux procédures de CRS :

Déterminer le besoin de renforcement des capacités et son étendue :

1. Dans le cadre le la planification du début de démarrage le PM/CoP et le partenaire, avec l’appui de spécialistes du partenariat et de la SMT, si nécessaire, discutent de la capacité organisationnelle, spécifiquement de la capacité technique du partenaire dans les domaines des programmes ou des opérations dont il a la responsabilité dans le cadre du projet.

• Revoyez d’éventuelles discussions sur les capacités lors de la phase dé conception et les résultats des évaluations des capacités des partenaires éventuellement faites à ce moment.
• Si CRS et le partenaire déterminent qu’il y a suffisamment d’informations déjà disponibles dans tous les domaines organisationnels et techniques (ou dans certains de ces domaines), qu’elles soient tirées de précédentes évaluations des capacités appuyées par CRS ou d’autres, CRS et le partenaire utilisent les constatations de la ou des évaluations précédentes pour préparer un plan d’action pour le renforcement des capacités, en suivant les étapes 6-9 ci-dessous.
• Si CRS et le partenaire déterminent qu’il faut une évaluation pour traiter des domaines organisationnels et/ou techniques directement pertinents pour le projet, CRS et le partenaire continuent avec le processus d’évaluation des capacités décrit ci-dessous.
• Note : Si CRS et le partenaire déterminent qu’il est nécessaire d’évaluer les capacités dans un domaine technique spécifique (programmes ou opérations), travaillez en coordination avec des experts pour sélectionner un outil approprié pour l’évaluation des capacités techniques.

Se préparer aux évaluations des capacités des partenaires

2. Le PM/CoP se prépare à l’évaluation :

• En se coordonnant avec les autres personnes du programme-pays qui travaillent avec le partenaire afin que les évaluations soient harmonisées, que le partenaire ne doivent pas subir de multiples visites pour les évaluations et que l’équipe du projet connaissent les éventuels plans de renforcement des capacités qui existentEn plus des plans spécifiques de renforcement des capacités pour d’autres projets, CRS peut avoir des plans pluriannuels plus larges pour le renforcement des capacités de partenaires stratégiques à long terme. Le PM/CoP étudiera tous les plans de renforcement des capacités du partenaire et vérifiera que l’évaluation des capacités et le plan d’action du projet tirent parti de ces plans et les complètent. pour le partenaire.
• En étudiant le HOCAI (Instrument d’évaluation de la capacité organisationnelle holistique), chapitre 2, pages 5-14, qui décrit le processus d’évaluation des capacités, en se concentrant sur les étapes « Préparation » et « Plan. »

Outils d’évaluation des capacités : Le HOCAI reflète neuf domaines principaux de l’évaluation des capacités. Il est permis d’utiliser d’autres outils d’évaluation si un bailleur de fonds ou un partenaire le demande. Quand vous évaluez des domaines techniques (programmes ou opérations) qui ne sont pas couverts par le HOCAI, travaillez avec les conseillers techniques ou des experts pour sélectionner un outil approprié pour compléter le HOCAI. 

3. Le PM/CoP et l’équipe du projet de CRS étudient Les principes de partenariat de CRS et le processus d’évaluation des capacités du partenaire et de préparation du plan d’action.
   
   • Cf. Le guide Capacity Strengthening Theory of Change de CRS pour une présentation du processus.
4. Le PM/CoP détermina quelle est la personne la plus appropriée pour dirigerSi personne n’est assez qualifié dans le programme-pays, le PM/CoP peut demander l’aide de l’équipe de partenariat et de renforcement des capacités. Cf. Section « Qui » plus haut. l’évaluation des capacités du partenaire.

• La personne choisie pour diriger l’évaluation des capacités doit avoir une bonne connaissance des principes de partenariat de CRS et de son approche du renforcement des capacités et une connaissance générale de la relation de CRS avec le partenaire, c’est-à-dire l’histoire de cette relation, les réussites et les difficultés.
• Si le PM/CoP répond aux critères ci-dessus, il peut diriger l’évaluation des capacités du partenaire ; sinon, le PM travaillera en proche collaboration avec la personne qui aura été identifiée pour diriger ce processus.

4. Le PM/CoP finalise les détails de l’évaluation avec le partenaire, dont la confirmation de l’accord du partenaire et de CRS sur l’objet, le processus et le calendrier de l’évaluation.

Faire l’évaluation des capacités du partenaire et préparer le plan d’action

5. Le PM/CoP et l’autre employé qui dirige l’évaluation des capacités du partenaire (le cas échéant) utilisent les étapes de l’évaluation des capacités présentées dans le HOCAI chapitre 2, pages 8-14, pour :

• Faire l’évaluation.
• Analyser les données.
• Choisir les domaines de capacité et les éléments à améliorer.
• Préparer un plan d’action de renforcement des capacités organisationnelles en utilisant l’outil d’évaluation organisationnelle pour la planification d’actions. Le PM/CoP met l’outil rempli dans le dossier de l’institution partenaire sur Gateway.
  
  • Si l’évaluation pour le renforcement des capacités comprend des domaines techniques (programmes ou opérations) complémentaires au HOCAI, préparez un plan d’action appropriée pour ces domaines de renforcement des capacités.

Le renforcement des capacités est plus qu’une formation formelle : Le plan d’action de renforcement des capacités doit consolider l’approche multidimensionnelle du renforcement des capacités plutôt que de se contenter d’une formation formelle. Trouvez des occasions d’apprendre en faisant (par ex. accompagner un homologue plus expérimenté, visites d’échange, brefs voyages d’étude, etc.), particulièrement pendant la phase de démarrage où ont lieu de nombreuses activités fondamentales de gestion de projet et de programmation.

Suivi après l’évaluation des capacités

6. Le PM/CoP vérifie que les plans spécifiques au projet pour le renforcement des capacités qui ont été convenus avec le partenaire sont incorporés dans le plan détaillé de mise en œuvre (DIP) du projet et réexaminés formellement au moins une fois par an.
7. Le PM/CoP fait aussi un suivi avec ses collègues qui travaillent avec le partenaire pour parler du plan de renforcement des capacités du partenaire. Cela permet à CRS et aux partenaires d’avoir une image complète de la capacité du partenaire et de mieux pouvoir coordonner les activités du plan d’action.
8. Le PM/CoP utilise CapTrackCapTrack est un tableau simple conçu pour noter les informations de base sur les activités planifiées pour le renforcement des capacités, comme les participants, l’activité et son objectif, sa description, sa durée, le lieu, le coût et qui est responsable. CapTrack est un complément pour d’autres outils de renforcement des capacités, comme HOCAI et l’outil d’évaluation organisationnelle pour la planification d’actions pour programmer et développer les activités dans le plan de renforcement des capacités.