Norme 3: Budgétisation précise et efficiente du document de projet.

• Principal responsable : Décideur pour le document de projetLe décideur pour le document de projet est un cadre (habituellement le représentant résident) qui a la responsabilité de prendre des décisions stratégiques relatives à la réponse de CRS à une opportunité de financement spécifique. Cela comprend les négociations et accords en lien avec les partenariats/consortiums, le recrutement et la sélection de personnel clé, la définition des paramètres préliminaires du budget (y compris une éventuelle contrepartie financière de CRS), d’autres importantes décisions pour le budget et l’étude et l’approbation des versions finales des documents (y compris les budgets). C’est un rôle crucial de l’équipe d’élaboration du document de projet, mais pas un rôle à plein temps.
  • Le décideur pour le document de projet (ou le CR, si celui-ci n’est pas le décideur pour le document de projet) dirige la réflexion sur le type d’accord de financement approprié et le montant.

• Autres personnes impliquées : Représentant résident (CR), s’il n’est pas le décideur pour le document de projet ; coordinateur du document de projet ; équipe de direction (SMT), en particulier le directeur des opérations (HoOps) et le directeur des programmes (HoP) ; experts d’IDEA, selon les besoins ; direction des partenaires.
  • La SMT et les employés d’IDEA, selon les cas, donnent des conseils ;
  • La direction des partenaires donne des informations et le contexte correspondant à cette décision.

• Aussitôt que possible dans l’élaboration du document de projet.

Cette action se base sur la Norme 1, action clé 2 (prendre des décisions sur le partenariat sur la base de la capacité des partenaires). Elle doit être réalisée avant ou en même temps que la Norme 3, action clé 4, sur la préparation des budgets des partenaires.

Suivez ces étapes pour décider du type d’accord de financement approprié avec le partenaire :

1. Le décideur pour le document de projet, en concertation avec l’équipe d’élaboration du document de projet ou les membres de la SMT, selon les besoins, étudie les exigences du bailleur de fonds relatives aux sous-accords de financement ainsi que les directives de CRS Contractor/(Sub)recipient Determination pour identifier le type d’accord de financement le plus approprié pour chaque partenaire.

• Souvenez-vous que le type d’accord de financement avec le partenaire peut avoir des implications significatives pour la conception et le budget du projet, surtout pour ce qui est de la supervision du partenaire par CRS, du calendrier des avances et des liquidations et des étapes pour finaliser l’accord de financement avec le partenaire pendant le démarrage du projet.
• Si l’opportunité de financement vient du gouvernement des États-Unis (GEU), les options sont de faire un accord de financement au partenaire, soit en tant que prestataire (payé pour fournir une activité ou un service au projet) soit en tant que sous-récipiendaire (habituellement distingué par le fait que le partenaire a une responsabilité dans la prise de décisions programmatiques et/ou que sa performance est mesurée par rapport à la réalisation des objectifs du programme fédéral). Pour plus de détails, cf.  {tooltip:US_GOVERNMENT_REGULATION_2_CFR_200_300}
• Envisagez d’utiliser des contrats, et non des accords avec des sous-récipiendaires, quand les livrables peuvent facilement être définis et mesurés. Avec des contrats, CRS ne paie que quand les livrables sont produits, ce qui réduit les coûts relatifs à la supervision par CRS.
• Si l’opportunité de financement vient d’une source autre que le GEU ou des ressources discrétionnaires de CRS, référez-vous à Contractor/(Sub)recipient Determination Tool pour voir quelles sont les options.
• Gardez à l’esprit que de nombreux bailleurs de fonds demanderont à approuver tous les accords avec les sous-récipiendaires pour s’assurer que les conditions principales seront observées par toutes les parties de la mise en œuvre.

2. Le décideur pour le document de projet, avec l’appui du CR si le CR n’est pas le décideur, discute avec le partenaire du type approprié d’accord de financement pour le projet, sur la base de la capacité du partenaire, du travail à effectuer, des politiques et procédures du partenaire et de CRS et des exigences du bailleur.

• Cela peut être une conversation délicate avec les partenaires locaux (cf. la section Partenariat, ci-dessous). Insistez sur le fait que le type d’accord de financement est spécifique au projet et ne sera pas une disposition automatique pour de futurs projets avec le partenaire.
• Vérifiez que le partenaire comprend que, dans les dispositions de l’accord de financement de sous-récipiendaire, l’accord avec le bailleur de fonds liera le partenaire à toutes les principales dispositions réglementaires auxquelles CRS est lié. Pour beaucoup de bailleurs, celles-ci peuvent être assez complexes.
• Discutez aussi du calendrier des déboursements et des rapports financiers et des exigences correspondant au type d’accord de financement sélectionné.

3. Le décideur pour le document de projet transmet à l’équipe du document de projet les informations sur le type d’accord de financement sélectionné pour chaque partenaire et son impact sur les déboursements et les rapports financiers, pour qu’elle puisse en tenir compte dans la dotation en personnel du projet et les plans d’activités et budgets.
4. Pour les partenaires pour lesquels l’analyse indique qu’un accord de financement de sous-récipiendaire est le système le plus approprié, le décideur pour le document de projet travaille avec le HoOps pour déterminer quel est le niveau de risque du partenaire. Cela aide CRS à juger comment gérer au mieux les éventuels risques associés à la capacité du partenaire et comment l’appuyer. Cf. ProPack I, page 136 pour plus de détails.

• Selon la politique de CRS pour la gestion financière des sous-récipiendaires, il n’est pas nécessaire de refaire une évaluation pour les sous-récipiendaires évalués avant le 1^er octobre 2017, sauf si le programme-pays ou la sous-région pense que c’est prudent ou utile. Cependant, tous les partenaires qui n’ont pas été évalués avant le 1^er octobre 2017 doivent être évalués.

5. Pour les partenaires actuels qui n’ont pas été évalués avant le 1^er octobre 2017 ou pour lesquels on pense qu’il est nécessaire de faire une nouvelle évaluation de leur gestion financière, le personnel des programmes et des finances de CRS travaille avec les partenaires pour faire l’évaluation de la gestion et préparer un plan d’amélioration des contrôles internes (cf. les directives pour l’évaluation des partenaires, Norme 1, action clé 2). Si ce n’est pas faisable pendant l’élaboration du document de projet, il faudra le faire aussitôt que possible après.

• Utilisez l’évaluation et d’éventuelles références de performance passée du partenaire (pour les nouveaux partenaires) pour déterminer quelle supervision et quel appui au renforcement des capacités peuvent être requis de CRS et élaborez les plans de gestion de projet et de dotation en personnel en conséquence.

CONSEIL : Pour les documents de projet ayant une forte probabilité de gagner, s’il faut évaluer la capacité de gestion financière d’un sous-récipiendaire mais que ce n’est pas possible de le faire pendant la phase de conception du projet, prévoyez de faire l’évaluation peu après la soumission du document de projet.

6. Pour les subventions du gouvernement des États-Unis, toutes les organisations recevant un financement du GEU doivent avoir un numéro UEI (Unique Entity Identifier). Le HoOps travaille avec les partenaires qui n’ont pas de numéro UEI pour qu’ils en obtiennent un avant l’approbation du bailleur, que leur accord de financement doive être sous forme de contrat ou d’accord de sous-récipiendaire.