Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

• Principal responsable : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP)
  • Le PM/CoP prend la tête du travail avec les partenaires pour monter leurs systèmes de gestion financière

• Autres personnes impliquées : Directeur des finances (FM) et/ou autres employés affectés des financesLes « autres employés affectés des finances » comprennent tout employé occupant un poste concerné par le renforcement de la capacité financière des partenaires ou des employés ayant une responsabilité spéciale pour l’appui à la mise en œuvre de la politique de CRS sur la gestion financière des sous-récipiendaires. ; personnel des partenaires ; personnel d’IDEA ; responsable régional des finances (RFO) et/ou directeur régional adjoint pour la qualité de la gestion (DRD/MQ).
  • Le FM ou les autres employés des finances affectés apportent leur expertise technique pour appuyer le PM/CoP dans le processus de montage de la gestion financière des partenaires ;
  • Le personnel des partenaires travaille avec le PM/CoP et le FM pendant tout le processus ;
  • Selon ce qui est nécessaire et exigé pour les projets à financement externe, le personnel d’IDEA et ou le RFO et/ou le DRD/MQ revoit les outils et les modèles élaborés pour s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et systèmes de CRS et qu’ils produisent les bonnes informations pour que CRS réponde aux exigences du bailleur de fonds.

• Dans le cadre de la signature des sous-accords et avant le transfert des fonds du projet aux partenaires ; au début de la phase de début de démarrage s’il est prévu que les partenaires mettent en œuvre des activités pendant les premiers mois du projet.
• Pour les projets à financement externe : Démarrez le processus à la réception du projet d’accord du bailleur de fonds.

Ajustements et orientation supplémentaire pendant la mise en œuvre : Pendant la mise en œuvre du projet, CRS et ses partenaires peuvent identifier d’autres aspects de la gestion financière qui ont besoin d’amélioration ou certains aspects de la gestion financière et des rapports financiers du projet qui doivent être révisés. Travaillez avec les partenaires pour faire les changements nécessaires et faites une orientation pour les employés à propos des processus, formats et/ou calendriers révisés. Il est aussi important d’organiser une orientation pour les employés qui rejoignent l’équipe du projet après l’orientation de démarrage.

Suivez ces étapes pour aider les partenaires à faire le montage et l’orientation du personnel des partenaires à la gestion financière et aux rapports financiers pour le projet :

1. Pour les projets à financement externe : Le PM/CoP consulte le directeur des opérations (HoOps) et le directeur des programmes (HoP) pour déterminer s’il faut faire des ajustements au modèle d’accord de sous-récipiendaire de CRS. Ces ajustements seront peut-être nécessaires répercuter les exigences du bailleur de fonds, selon les termes de l’accord final du bailleur de fonds.

• Suivez la Politique et procédure de CRS pour les accords y compris Agreement Process Map,Diagramme du processus des accords  pour permettre une bonne revue de l’accord de sous-récipiendaire, avec les éventuelles modifications.
• En plus des termes de l’accord du bailleur de fonds que CRS doit incorporer dans l’accord de sous-récipiendaire, faites attention aux aspects particulièrement complexes de la gestion financière, identifiés pendant la revue par le HoOps et le FM du projet d’accord du bailleur de fonds. Ceux-ci ne nécessiteront peut-être pas d’ajustements au modèle d’accord de sous-récipiendaire mais CRS devra garder ces exigences à l’esprit pendant le travail avec les partenaires pour mettre en place les processus et calendriers de gestion financière.

2. Le PM/CoP, HoOps et le HoP déterminent aussi s’il faut de nouvelles procédures pour aider les partenaires à se conformer aux termes de l’accord. 

CONSEIL : Envisagez d’inclure dans le texte de l’accord de sous-récipiendaire ou en annexe, tous les calendriers, le contenu demandé et les modèles pour les rapports financiers des partenaires. Cela permet de confirmer toutes les exigences par écrit, dès le début du projet.

3. Le PM/CoP, en collaboration avec le personnel des finances et le HoOps, aide le partenaire à élaborer de nouveaux outils, modèles ou processus, selon les besoins, ou d’ajuster ceux qui existent déjà, pour tenir compte des exigences spécifiques au projet. Les ajustements les plus fréquents sont ceux aux modèles de liquidation financière, afin d’enregistrer les informations demandées par le/les bailleur(s) de fonds. Les ajustements aux modèles de rapports financiers et autres peuvent être :

• La création de nouveaux modèles pour enregistrer des informations qui sont demandées par le bailleur de fonds mais que CRS et se partenaires ne suivent pas habituellement.
• L’élaboration de directives spécifiques au projet pour le codage des dépenses du projet, afin de faciliter les rapports conformément aux exigences du bailleur de fonds.
• Des ajustements aux calendriers habituels de soumission et de revue des rapports de liquidation pour que CRS puisse remplir ses engagements envers le/les bailleur(s) de fonds du projet.
• Des ajustements aux processus internes et aux responsabilités des employésDans certains cas, les partenaires devront peut-être embaucher de nouveaux employés pour permettre une bonne séparation des tâches. du partenaire pour assurer une bonne séparation des fonctions.

Surtout, mettez en place des modèles de rapports financiers des partenaires qui suivent les créances des partenaires afin d’avoir une image complète des dépenses et des engagements des partenaires. Cela facilitera la clôture du projet.

Quand vous mettez en place des outils, modèles ou processus de gestion financière et de rapports spécifiques au projet, cherchez d’abord à vous appuyer sur le compétences et systèmes actuels des partenaires et à les améliorer (par ex. les formulaires et rapports existants de l’organisation, un logiciel financier particulier ou un système utilisant Excel), plutôt que de simplement copier les modèles et systèmes de CRS.

4. Si l’équipe de CRS et du partenaire élabore de nouveaux processus de gestion financière et de rapports financiers, ou des processus révisés, le PM/CoP consulte le RFO et/ou le DRD/MQ et/ou le personnel d’IDEA pour vérifier que ces changements correspondent aux termes de l’accord de sous-récipiendaire et aux règles et réglementations du bailleur de fonds.

Selon la complexité du projet (par ex. Le nombre de partenaires ou de pays impliqués, les exigences du bailleur de fonds, la longueur du projet), l’équipe du projet peut décider de préparer un manuel de conformité des partenaires qui sera utilisé dans toutes les organisations partenaires. (Voyez par exemple (AIDSRelief Point of Service Management GuideGuide de gestion des points de service d’AIDSRelief ou CRS Moldova Partner Compliance ManualManuel de conformité pour les partenaires de CRS Moldova ).

5. Le PM/CoP, avec l’appui du FM ou d’autres employés désignés des finances et des opérations, prépare et mène une orientation sur la gestion financière et les rapports financiers pour les employés et les partenaires (des directives sur l’orientation à la gestion financière et aux rapports financiers paraitront bientôt).

• Faites cette orientation, soit durant l’atelier de démarrage du projet complet (cf. Norme 7, action clé 2 et les Modules de l’atelier de démarrage soit pendant des réunions individuelles de démarrage entre les partenaires et CRS.
• Planifiez ces sessions d’orientation assez tôt pour que les employés de finances de CRS soient disponibles et pour éviter des conflits avec des engagements tels que la clôture de fin de mois.

6. Le PM/CoP et le FM accompagnent les partenaires et suivent leur conformité pour ce qui est des processus et calendriers de gestion financière et de rapports financiers afin de déterminer s’il faut faire des ajustements aux outils, modèles ou procédures ou s’il faut un renforcement additionnel des capacités.

• Concentrez-vous sur le mentorat, la formation en milieu travail et d’autres techniques de renforcement des capacités.
• Prévoyez suffisamment de temps et de personnel pour accompagner les partenaires quand ils mettent en œuvre de nouveaux processus et systèmes de gestion financière et de rapports financiers spécifiques au projet, en particulier en cas d’exigences complexes du bailleur de fonds et/ou si le projet est financé par un bailleur de fonds que le partenaire ne connaît pas encore.
• N’oubliez pas que l’orientation des nouveaux partenaires aux processus et formats de gestion financière demande un appui plus intense de CRS, en particulier du personnel des finances.