Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

• Principal responsable : Le directeur des opérations (HoOps) ou le directeur des finances s’il n’y a pas de HoOps pour des projets administrés par le programme-pays ; le responsable de la gestion de la subvention du département IDEA (Implication et avancement des bailleurs de fonds institutionnels) ou équivalent pour les projets gérés par le siège.
  • Le HoOps ou le responsable du département IDEA (Implication et avancement des bailleurs de fonds institutionnels) guide le projet d’accord dans la partie financière de la revue et implique d’autres employés pertinents du programme-pays ou du département IDEA.

• Autres personnes impliquées : Le directeur des finances et autres experts du sujet du programme-pays concerné ou du siège, selon la nature et la valeur de la subvention et selon ce que demande la carte de processus de l’accord (APM) ; le directeur régional adjoint pour la qualité de la gestion (DRD/MQ) ou le superviseur du responsable du département IDEA ; le responsable de l’accordLe responsable est chargé de faciliter la revue de l’accord, en y intégrant les commentaires, en respectant le calendrier de revue, en assurant le suivi auprès d’autres participants au processus de revue et la distribution de l’accord et des documents connexes aux différentes étapes du processus. ; et le chargé régional des finances (RFO), si le DRD/MQ le demande.
  • Le directeur des finances apporte son expertise technique à la revue, avec des experts du sujet, selon ce que demande l’APM (par ex. Unité de gestion des subventions financières à l’étranger (Overseas Finance Grants Management unit) du siège ; IDEA, Unité du Fonds mondial, équipes d’implication des bailleurs de fonds publics du GEU et non GEU ; équipe des fondations) ;
  • Le DRD/MQ ou le superviseur du responsable d'IDEA fait le contrôle de la qualité ;
  • Le responsable de l’accord incorpore les informations tirées de la revue de exigences financières du bailleur de fonds dans le dossier ARS (résumé de revue de l’accord).

N’oubliez pas d’impliquer l’Unité de gestion des subventions financières à l’étranger (Overseas Finance Grants Management unit) du siège pour tous les projets d’accords dont les termes ne correspondent pas aux normes minimales pour les clauses financières des accords et le Bureau du conseiller juridique pour les accords inhabituels d’une valeur >1 million $ et les accords habituels d’une valeur > 5 millions $, conformément aux politiques et procédures pour les accords.

• Immédiatement après que le bailleur de fonds aura transmis le projet d’accord

CONSEIL : Quand c’est possible, demandez un exemple du modèle d’accord standard du bailleur de fonds immédiatement après réception de l’approbation du bailleur de fonds. Cela peut permettre d’accélérer la revue de CRS et d’identifier des exigences potentiellement problématiques, alors même que le bailleur de fonds sera encore en train de finaliser les derniers détails de la subvention.

La revue des exigences financière du bailleur de fonds fait partie de la revue générale du projet d’accord avec le bailleur de fonds et elle est faite conformément aux politiques et procédures de CRS pour les accords, y compris l’APM.

Suivez ces étapes pour faire une revue approfondie des exigences financières proposées du bailleur de fonds :

(Note : Les étapes ci-dessous sont prévues pour le scénario d’une subvention gérée par le programme-pays, dans un programme-pays où il y a un HoOps et un directeur financier ; ajustez-les selon les besoins, conformément à l’APM, si la subvention est gérée ailleurs ou si la structure du personnel est différente).

1. Après avoir reçu le projet d’accord du responsable de l’accord, le HoOps et le directeur des finances utilisent les Minimum Standards for Agreement Financial Terms with Donor« Normes minimales pour les clauses financières des accords conclus avec les donateurs» pour déterminer s’il y a des déviations entre les exigences financières du projet d’accord du bailleur de fonds et la politique (par ex. Politique Comptabilité et rédaction des rapports sur les subventions), les procédures et les préférences de CRS.
2. Le HoOps et le directeur des finances donnent au responsable de l’accord leur analyse de l’accord selon les directives des Minimum Standards for Agreement Financial Terms with Donor« Normes minimales pour les clauses financières des accords conclus avec les donateurs» .

• Le HoOps et le directeur des finances discutent avec le responsable de l’accord pour voir si d’autres experts du sujet doivent participer à la revue (par ex. l’Unité de gestion des subventions financières à l’étranger), en particulier si la revue du HoOps et du directeur des finances a identifié des problèmes dans les exigences financières proposées par le bailleur de fonds.
• Pour les projets d’accord où le calendrier des rapports financiers ou d’autres exigences financières ne correspondent pas aux politiques et termes de CRS, le représentant résident (CR) travaillera avec la direction régionale et/ou le gestionnaire des relations du bailleur de fonds pour négocier si possible une révision de l’accord.

3. Le responsable de l’accord envoie un résumé de l’analyse des exigences financières du projet d’accord, avec l’ARS et la check-list de revue de l’accord par le responsable, au vérificateur du niveau suivant, le DRD/MQ.
4. Le DRD/MQ fait une dernière vérification et prend la direction pour d’éventuelles revues supplémentaires et les approbations exigées par la politique sur les accords.

CONSEIL : S’il s’agit d’un nouveau bailleur de fonds pour le programme-pays mais pas pour CRS, prenez contact avec un autre programme-pays qui a déjà travaillé avec ce bailleur de fonds pour mieux comprendre les implications des exigences financières du bailleur de fonds sur la gestion des projets. Parlez au personnel de l’unité d’implication des bailleurs de fonds et/ou voyez le registre des institutions bailleurs de fonds sur Gateway pour voir quels sont les autres programmes-pays à consulter.