Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

• Principal responsable : Directeur des opérations (HoOps)
  • Le HoOps s’assure que CRS fait une évaluation formelle des sous-récipiendaires avant de prendre l’engagement financier initial pour les fonds de la subvention ; il revoir les plans d’amélioration et s’assure de la bonne documentation des évaluations et des plans d’amélioration.

• Autres personnes impliquées : Gestionnaire de projet ou directeur de projet (PM/CoP) ; directeur financier (FM) ou autre employé désigné des finances ou de la conformité ; directeur des programmes (HoP) ou autre employé désigné des programmes ; représentant résident (CR)
  • Le PM ou CoP (s’il a été nommé et qu’il est disponible au moment de l’évaluation) travaille en proche collaboration avec le HoOps pour s’assurer que l’évaluation des capacités de gestion financière est faite, il gère la relation avec le sous-récipiendaire lors du processus d’évaluation et, dans l’idéal, y participe en tant que membre de l’équipe d’évaluation.
  • Le FM ou un autre employé désigné des finances ou de la conformité fait l’évaluation.
  • Le HoP ou un autre employé pertinent des programmes aide le PM/CoP et les finances.
  • Le CR prévient formellement le sous-récipiendaire de l’intention de CRS de faire une évaluation et apporte son aide pour d’autres communications avec le partenaire, selon les besoins.

• Pour les nouveaux sous-récipiendaires ou d’autres sous-récipiendaires dont l’évaluation doit être actualiséeSelon l’Addendum 1 à la politique de gestion financière des sous-récipiendaires de CRS, « les sous-récipiendaires qui ont déjà été évalués avant le 1er octobre 2017 ne doivent pas être réévalués sauf si le programme-pays considère que c’est nécessaire ou avantageux. Cela ne doit pas décourager un programme-pays de décider de faire une nouvelle évaluation s’il le juge nécessaire (d’après les risques) ou avantageux (pour reconnaître et apprécier les améliorations dans les notes du sous-récipiendaire. » : Faites les évaluations des capacités financières des sous-récipiendaires avant de préparer l’accord de sous-récipiendaire, car les résultats de l’évaluation affecteront la fréquence des rapports indiquée dans l’accord.
• Les évaluations peuvent être faites pendant la phase de conception (cf. Norme 3, action clé 4 pour plus d’informations) ; pour les projets à financement externe, il est plus courant de faire l’évaluation pendant le démarrage. Si les évaluations n’ont pas été faites pendant la phase de conception, faites-les si possible pendant la période de démarrage avant l’accord de financement, une fois qu’il y a une nette indication que la victoire est probable.

Cette action clé complète l’évaluation des capacités non financières des partenaires, dans la Norme 6, action clé 4. Tous les aspects de cette action clé sont guidés par la Politique de gestion financière des sous-récipiendaires (SRFMP) de CRS. Cette action clé se concentre sur les étapes clés de la SRFMP qui suivent :

Avant et pendant l’évaluation des capacités de gestion financière 

1. Le CR informe formellement le partenaire de l’évaluation imminente.

• Utilisez au besoin la Sample Notification LetterExemple de lettre de notification
• Pour les nouveaux partenaires, il peut être utile que le CR ou un autre membre de la direction rencontre le partenaire pour expliquer le processus de la SRFMP et répondre aux éventuelles questions.

2. Après avoir discuté avec le PM/CoP de la nécessité de l’évaluation et de plans, le HoOps nomme un ou plusieurs évaluateursLes évaluateurs sont les employés de CRS qui font l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires. Pour plus d’informations sur les tâches des évaluateurs, cf. les points 2.1b et 2.1m de la SRFMP. qui feront l’évaluation de la capacité de gestion financière.

• Conformément à la SRFMP, l’évaluation devra être faite par un membre désigné du département des finances du programme-pays et/ou de l’équipe d’audit interne, un employé de la conformité ou le HoOps.
• Dans l’idéal, le PM ou un autre membre de l’équipe des programmes devra aussi participer à l’équipe d’évaluation.

3. Le ou les évaluateurs travaillent avec un employé nommé par le partenaire pour:

• Fixer la date de l’évaluation.
• Déterminer quels employés du partenaire seront impliqués dans le processus d’évaluation.
• Faire l’évaluation en utilisant la Check-list pour l’évaluation financière des sous-récipiendaires (cf. « Outils et modèles »).

Aidez le partenaire à se préparer à l’évaluation : Pour garantir un processus d’évaluation efficace, transmettez au partenaire, avant de fixer la date de l’évaluation, la Subrecipient Assessment Document List. Cette liste aide à préciser l’étendue de l’évaluation et permet au partenaire de préparer les documents nécessaires avant l’évaluation. Ceci aide donc le partenaire et CRS à utiliser plus efficacement le temps passé à l’évaluation sur le site.

4. À la fin du processus d’évaluation, le ou les évaluateurs présentent les constatations et en discutent avec la direction de l’organisation partenaire avant de finaliser le rapport d’évaluation. 

Suivi après l’évaluation

5. En travaillant en proche collaboration avec le PM/CoP ou d’autres employés désignés des programmes et des experts des finances, le HoOps vérifie que le partenaire prépare un Plan d’amélioration des contrôles internes (ICIP) pour répondre aux constatations de l’évaluation.

• CRS peut aider le partenaire à élaborer le plan mais le partenaire doit en prendre la responsabilité.
• Le HoOps revoit le plan pour vérifier qu’il couvre tous les problèmes significatifs qui ont été identifiés pendant l’évaluation.

Déterminez s’il faut des mesures temporaires d’atténuation : Lors de la revue de l’ICIP, assurez-vous que le plan donne la priorité au traitement des contrôles internes qui pourraient compromettre la capacité du sous-récipiendaire à protéger les ressources du projet. Jusqu’à ce que ces problèmes soient totalement résolus, le sous-récipiendaire doit travailler avec CRS pour identifier et mettre en œuvre des mesures pour atténuer les risques.Ces mesures pourraient être : Accompagnement des partenaires par le personnel de CRS pour des processus où les systèmes actuels des sous-récipiendaires sont faibles (par ex. processus d’étude des offres et de sélection des fournisseurs) ;  achats faits par CRS pour le sous-récipiendaire ; observation des employés de CRS par les employés du sous-récipiendaire pour apprendre directement les différents systèmes/processus, etc. .

6. Le HoOps ou son représentant met les évaluations SRFMP et les ICIP sur Gateway (cf. le Guide pour mettre en ligne les évaluations SRFMP standard et les transmet au FM, avec une copie au HoP, au PM/CoP concerné et au partenaire, dans les délais spécifiés dans la SRFMP.