Actions clés par:

Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

Monter un système de gestion financière du projet basé sur les plans d’activités mis à jour, permettant un démarrage rapide et une gestion financière efficace tout au long du projet.

Préciser le budget du projet sur la base des changements dans le contexte d’opérations et de la préparation du plan détaillé de mise en œuvre, avec toutes les activités de programme et d’opérations.

  • Pourquoi

    Le contexte opérationnel dans lequel un projet est mis en œuvre change souvent entre la soumission du document de projet et le démarrage du projet. La validation du projet et la préparation du plan détaillé de mise en œuvre peuvent aussi conduire à des changements qui auront un impact sur les chiffres du budget et/ou le calendrier des dépenses du projet. Pour que la planification et la gestion financières soient efficaces, il faut que le gestionnaire du projet et les partenaires du projet comprennent ces impacts sur le budget avant de passer à la mise en œuvre.

  • Qui

    • Principal responsable : Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)
      • Le PM/CoP dirige le travail pour préciser le budget ; s’il n’y a pas encore de PM/CoP au moment de l’examen initial du contexte opérationnel, le gestionnaire de projet provisoire est responsable de cette action clé.

    • Autres personnes impliquées : Directeur des finances et/ou chargé des finances ou comptable ; directeur des opérations (HoOps) ; personnel de la gestion de la chaine d’approvisionnement y compris des achats, selon les cas, ressources humaines (RH) et partenaires de CRS
      • Le personnel des finances aide le PM/CoP pour les mises à jour nécessaires du budget ;
      • l’HoOps et le personnel des finances, des achats et autre personnel de la gestion de la chaine d’approvisionnement et des RH aident le PM/CoP à identifier les changements importants dans l’environnement opérationnel qui pourraient avoir un impact sur le budget du projet.

  • Quand
    • Pour préciser le budget sur la base du contexte opérationnel : Rapidement après l’approbation du projet et avant la saisie du budget détaillé.
    • Pour préciser le budget sur la base de la préparation du plan détaillé des activités : Immédiatement après la préparation du plan détaillé de mise en œuvre (DIP) (cf. Norme 7, action clé 3).
  • Comment

    Suivez ces étapes pour analyser le budget et les prévisions de dépenses du projet pour l’année 1 et y faire les ajustements nécessaires :

    Préciser le budget pour refléter les changements dans le contexte opérationnel

    1. Le PM/CoP étudie l’outil Questions guides pour la mise à jour du budget du projet et se concerte avec le personnel des opérations pour analyser l’impact potentiel des changements dans le contexte opérationnel (par ex. nouvelles questions de sécurité, changements dans les taux de change, révisions récentes de l’échelle des salaires de CRS). Si la validation du projet est terminée, le PM/CoP devra étudier les éventuelles informations supplémentaires tirées du processus de validation.

    Réunion de démarrage financier du projet : La bonne pratique est que le PM/CoP mette en route l’examen du contexte pendant une réunion  de démarrage financier. Le PM/CoP organise cette réunion avec le HoOps et le personnel des finances. Le directeur des programmes (HoP) et le représentant résident (CR) peuvent aussi participer aux discussions qui concernent les tâches, rôles, responsabilités et délais plus généraux de la gestion financière du projet (cf. Norme 8, action clé 5). Si la réunion de démarrage financier a lieu avant la validation du projet, n’oubliez pas de documenter les points clés car ils contribueront à l’examen du contexte opérationnel pendant la validation du projet.

    1. Le PM/CoP travaille avec le personnel du projet pour réviser le budget en utilisant l’outil Questions guides pour la mise à jour du budget du projet. La révision du budget à ce stade permet :
    • D’identifier les changements dans le niveau de ressources disponibles pour les activités du projet avant l’élaboration du DIP, garantissant ainsi que le DIP est construit sur les informations budgétaires les plus actuelles. Par exemple, des fluctuations favorables du taux de change pourraient permettre une augmentation du projet ou l’intensification de certaines activités.
    • De garantir que le budget qui est saisi dans le système financier est basé sur des chiffres exacts qui reflètent la situation sur le terrain au moment du démarrage du projet.
    1. Pendant qu’on examine le contexte opérationnel et qu’on précise le budget, le PM/CoP discute avec l’équipe de direction du programme-pays (SMT) de toutes les nouvelles préoccupations (par ex. contraintes de flexibilité du budget, ressources supplémentaires de contrepartie financière nécessaires, etc.). Si le projet est financé par une subvention et qu’il y a un gestionnaire de la subventionLe gestionnaire de la subvention est la personne responsable de la gestion d’un projet conformément aux termes de l’accord de financement et qui représente CRS auprès du bailleur de fonds pour cette subvention. Ce n’est pas un poste mais plutôt un rôle attribué : cette personne peut être le chargé de la gestion de la subvention, le directeur de projet, le directeur des programmes ou le gestionnaire de projet/directeur de projet.   externe au programme-pays, le PM/CoP devra aussi l’impliquer dans ces discussions.
    • Pour les projets financés par des subventions, le PM/CoP et la SMT et/ou le gestionnaire de la subvention devront peut-être discuter avec le bailleur de fonds des ajustements au budget qui nécessitent l’accord ou l’approbation du bailleur de fonds (cf. Norme 10, action clé 4).
    • Pour tous les projets, le PM/CoP documente les changements convenus dans le budget pour servir de référence à l'avenir (cette documentation est particulièrement importante s'il a des transitions dans le personnel). Ajoutez une colonne « Notes » ou une feuille « Mises à jour du budget » au fichier du budget approuvé, mettez à jour les notes du budget et/ou enregistrez les changements au budget dans un registre général des changements au projet.

    Examen du budget après l’élaboration du DIP

    1. À la suite de l’élaboration du DIP le PM/CoP :
    • Étudie les questions concernant le DIP dans l’outil Questions guides pour la mise à jour du budget du projet et y répond.
    • Utilise ces réponses pour analyser tous les changements significatifs par rapport au budget d’origine.
    • Discute des principales préoccupations sur les impacts budgétaires avec la direction. Comme dans l’étape 3 ci-dessus, pour les projets financés par une subvention, le PM/CoP et la direction et/ou le gestionnaire de la subvention devront peut-être discuter avec le bailleur de fonds des ajustements au budget en lien avec le DIP qui nécessitent l’accord ou l’approbation du bailleur de fonds.
    • Documente les changements faits au budget sur la base de l'élaboration du DIP. Les changements peuvent être notés dans le fichier du budget approuve (colonne « Notes » ou feuille « Mises à jour du budget »), dans une version mise à des notes budgétaires et/ou dans un registre des changements au projet.
    1. Une fois que le PM/CoP a analysé le budget, identifié les changements liés au DIP pour le calendrier ou les niveaux de ressources et obtenu l’approbation du bailleur de fonds, si nécessaire, pour les changements proposés, le PM/CoP utilise le calendrier du DIP pour prévoir la dépense mensuelle par ligne budgétaire (selon les besoins) afin d’aligner le budget au DIP et aux plans d’achats. La prévision sert ensuite de référence tout au long de l’année fiscale.

    CONSEIL : Il peut être bon que le PM/CoP saisisse la prévision mensuelle de dépense directement dans le classeur du budget, car cela peut être utile pour d’autres tâches de gestion financière, depuis la saisir du budget du bailleur de fonds dans le système financier de CRS jusqu’à la préparation des prévisions de trésorerie et des plans trimestriels de dépenses

  • Partenariat
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus quand CRS est sous-récipiendaire.
    • Étudiez l’accord de CRS avec le chef de file et demandez les approbations nécessaires avant de faire un changement quelconque au budget.
  • Projets d’urgence
    • Du fait du calendrier habituellement court de la conception du projet et des changements rapides dans le contexte opérationnel, comme les questions de sécurité, on a souvent des changements dans le ciblage et les activités dans les projets d’urgence et ces changements peuvent appeler à des mises à jour du budget.
    • Il est aussi courant dans les urgences de voir des changements dans les coûts directs affectés (« groupés ») quand de nouveaux projets d’intervention d’urgence sont approuvés.
    • C’est pourquoi une communication étroite avec le personnel des opérations et une utilisation fréquente de l’outil Questions guides pour la mise à jour du budget sont cruciales dans les projets d’urgence.