Actions clés par:

Norme 8: Montage financier rapide et exhaustif du projet.

Monter un système de gestion financière du projet basé sur les plans d’activités mis à jour, permettant un démarrage rapide et une gestion financière efficace tout au long du projet.

Examiner et documenter les exigences de gestion et les rôles et responsabilités financiers spécifiques au projet.

  • Pourquoi

    Recevoir et attribuer la responsabilité des différentes tâches de gestions financières d’un projet lors du démarrage de ce projet est le fondement d’une bonne gestion du projet. Quand les membres de l’équipe du projet, en particulier le personnel des finances et des programmes, voient clairement quels sont les rôles et les attentes pour la gestion financière, CRS peut travailler de manière collaborative et efficace pour gérer les ressources du projet et produire les rapports demandés.

  • Qui

    • Principal responsable: Gestionnaire de projet/directeur de projet (PM/CoP)
      • Le PM/CoP dirige l’implication du personnel des finances et de la direction dans l’établissement de rôles et responsabilités clairs pour la gestion financière du projet.

    • Autres personnes impliquées : Directeur des opérations (HoOps) ; directeur des programmes (HoP) ; directeur des finances (FM) et autres employés des finances affectés au projet (par ex. comptable, chargé des finances) ; autres employés du projet ayant des responsabilités spécifique de gestion financière (par ex. directeur de projet adjoint)
      • La direction et le personnel des finances examinent et confirment chaque rôle, responsabilité et date butoir pour les tâches de gestion financière

  • Comment

    Suivez ces étapes pour établir clairement quels sont les rôles et responsabilités pour la gestion financière du projet :

    1. Le PM/CoP, avec l’appui du HoP, du HoOps et du directeur des finances, organise une réunion avec les employés des programmes et des finances qui seront impliqués dans la gestion financière du projet et dans les rapports financiers (par ex. autres gestionnaires de budget de l’équipe du projet). À la réunion, l’équipe :

    Réunion de démarrage financier du projet en face à face : Il est de bonne pratique d’examiner les rôles et responsabilités de gestion financière spécifiques  au projet et de préparer le calendrier des tâches et dates butoirs lors d’une réunion interne de démarrage financier du projet. Les autres points à l’ordre du jour de la réunion peuvent être une étude des questions sur le contexte opérationnel dans l’outil « Questions guides pour les mises à jour du budget » (cf. Norme 8, action clé 3) ; (pour les projets à financement externe) l’accord final avec le bailleur de fonds et les exigences concernant les rapports financiers ; le tableau d’autorité pour la signature ; d’éventuelles directives spéciales de codage du projet ; l’état des tâches de gestion financières pour le démarrage ; comment orienter les partenaires aux exigences concernant la gestion financière du projet. Si le projet comporte du personnel de terrain, pensez à prévoir les déplacements au budget pour que tous les employés des finances et les chefs de bureaux du terrain puissent participer. Pour faire le meilleur usage du temps des employés et des ressources du projet, envisagez de planifier la réunion de démarrage financier du projet juste avant la réunion de validation du projet et/ou l’atelier de démarrage.

    1. Le PM/CoP documente les missions et dates butoirs convenues et les transmet à l’équipe du projet. L’équipe du projet se réfère aux missions, au calendrier des tâches et aux dates butoirs tout au long de la gestion financière du projet (cf. Norme 13) et pendant les réunions de revue du projet (cf. Norme 11, action clés 1 et 3) et met à jour les missions selon les besoins pour refléter d’éventuelles modifications de l’accord.
  • Partenariat
    • Cette action clé est interne à CRS mais elle a des implications positives sur les partenariats : Si l’équipe du projet de CRS sait clairement quels sont les rôles et responsabilités de gestion financières, CRS peut garantir que les employés qu’il faut apporteront un appui et un suivi aux partenaires au moment qu’il faut pendant le démarrage, la mise en œuvre et la clôture.
    • Cf. Norme 8, action clé 6 pour plus de détails sur le démarrage financier des partenaires.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Suivez le même processus quand CRS est sous-récipiendaire.
    • Assurez-vous que les dates butoirs dans le calendrier de CRS pour les tâches de gestion financière, y compris le suivi avec n’importe quel sous-récipiendaire de CRS, prévoient suffisamment de temps pour que CRS puisse respecter les dates butoirs du chef de file.
  • Projets d’urgence
    • Suivez le même processus pour les projets d’urgence.
    • S’il y a des changements dans le personnel du projet pendant l’intervention d’urgence, incluez dans l’intégration des nouveaux employés un examen du tableau des rôles et responsabilités de gestion financière ainsi que du calendrier des tâches financières et des dates butoirs.