Actions clés par:

Norme 12: Gestion efficace des produits tout au long de la chaine d’approvisionnement.

Gérer la chaine d’approvisionnement d’une manière efficace - grâce à une proche collaboration entre les équipes des programmes, des finances et des opérations - afin d'approvisionner des items d’un projet, les stocker, les conserver et les distribuer soit aux bénéficiaires soit pour l'utilisation interne.

Mettre à jour et exécuter en collaboration les plans de gestion de la chaine d'approvisionnement dans la ligne des objectifs du projet et du DIP.

  • Quand
    • En continu, tout au long de la mise en œuvre, de manière cyclique avec le suivi de la chaine d'approvisionnement (cf. Norme 12, action clé 2)
  • Comment

    Cette action clé s’appuie sur les plans de gestion de la chaine d'approvisionnement élaborés pendant le démarrage du projet et précisés lors de la préparation du plan détaillé de mise en œuvre. Suivez ces étapes pour des mises à jour régulières et une exécution efficace des plans de gestion de la chaine d'approvisionnement (y compris les plans d’achats) :

    1. Le personnel de la chaine d'approvisionnement communique étroitement avec le PM/CoP tout au long de la mise en œuvre du projet pour revoir, préciser et mettre à jour les plans de gestion de la chaine d'approvisionnement, y compris le plan de distribution, sur la base des informations à jour du projet.
    • En plus des revues formelles des plans du projet et des exigences dans le cadres de réunions trimestrielles et annuelles de revue du projet et de planification, le PM/CoP communique au personnel de gestion de la chaine d'approvisionnement tous les changements affectant les achats du projet et tous les autres aspects de la gestion de la chaine d’approvisionnement dès qu’il est au courant de ces changements.
    1. Le gestionnaire des achats remet à jour le Procurement PlanPlan d’achats du projet élaboré pendant le début de démarrage, à partir des informations du PM/CoP (pour plus d’informations, cf. Manuel des achats P2P).
    2. Le PM/CoP soumet à temps, tout au long de la mise en œuvre du projet, les formulaires de demande d’achat (PRFs) pour les articles qui sont dans le plan des achats.
    3. Pour les projets où les activités de gestion de la chaine d'approvisionnement ne comprennent pas de distribution de biens à part l’équipement et les fournitures de base pour le projet, s’il n’est peut-être pas nécessaire d’avoir les plans détaillés de distribution et d’envoi décrits ci-dessous, le PM/CoP doit travailler avec le personnel des opérations (par ex. le gestionnaire de la flotte) pour préparer des calendriers des transports selon les besoins et prendre d’autres dispositions pour que les biens du projet soient aux endroits où l’on a besoin d’eux, aux moments où on a besoin d’eux, pour mettre en œuvre le projet conformément au plan détaillé de mise en œuvre (DIP).

    Planification détaillée de la gestion de la chaine d'approvisionnement pour des projets ayant des volets distribution

    1. Après avoir consulté les équipes de distribution et autres parties prenantes concernées, le PM/CoP revoit et met à jour les exigences de distributions (biens demandés, quantités d’articles, nombres de bénéficiaires est lieux/points de prestation de service (SDP), selon les cas et dates de livraison) comprises dans le Plan de distributionCf. Section 11 du Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement pour plus d’informations sur le plan de distribution.  du projet et transmet le plan mis à jour au gestionnaire de la chaine d'approvisionnement (ou équivalent).
    • Utilisez les informations du DIP annuel et des réunions de planification de la distribution organisées avec l’équipe du projet et les partenaires pour mettre à jour le plan de distribution.
    1. Le gestionnaire de la logistique utilise le plan de distribution préparé par le PM/CoP pour créer un Plan d’envoi et vérifie ce plan avec le gestionnaire d’entrepôt pour déterminer si les articles sont en stock ou s’il faut acheter des articles additionnels.
    • Incluez les informations pour le chargement, le transport et, le cas échéant, le stockage des biens dans des lieux spécifiques (entrepôts, points de prestation de services (SDP)) une fois que les biens auront été envoyés des entrepôts ou reçus des fournisseurs.
    1. Le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement revoit et ajuste le plan d’envoi selon les besoins avant de l’accepter et de le signer et en donne un exemplaire au PM/CoP et au gestionnaire d’entrepôt.
    1. Le chargé des transports, avec l’assistance du gestionnaire de la logistique, prépare le calendrier des transports.

    Gestion des points de prestation de services (SDP) : Si les biens du projet doivent être stockés dans des SDP gérés par des partenaires, le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement et le gestionnaire de la logistique, en coordination avec les partenaires, doivent confirmer que les lieux de stockage respectent les critères minimums de CRS (cf. la check-list d’inspection dans « Outils »). Si c’est nécessaire, CRS devra investir dans la capacité des partenaires à gérer efficacement le stockage et la distribution au dernier kilomètre.

    1. Tout au long de la mise en œuvre du projet, le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement et le PM/CoP travaillent en coordination pour organiser des formations/révisions sur les meilleures pratiques de CRS pour les distributions (cf. Section 11 : Distribution dans le Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement).
    1. Le PM/CoP prend en compte les plans de distribution et d’envoi, les ressources humaines et le matériel (par ex. documents de communication, articles pour la distribution, comme des balances, des sacs, etc.) nécessaires pour les distributions dans la planification financière du projet (prévisions de dépenses et prévisions de trésorerie).
    1. Si c’est nécessaire, le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement, avec l’appui du gestionnaire d’entrepôt, prépare une méthodologie de réapprovisionnement et un calendrier pour le déplacement des biens de l’entrepôt central de CRS vers les entrepôts ou SDP des partenaires conformément au plan de distribution et au plan d’envoi correspondant.

    Exécution des plans de gestion de la chaine d'approvisionnement pour des projets ayant des volets distribution

    1. Le gestionnaire d’entrepôt envoie les biens aux SDP ou autres lieux de stockage conformément au plan de distribution.
    2. L’équipe de distribution :
    • Reçoit les biens et aménage le site de distribution conformément aux meilleures pratiques de CRS (cf. Section 11 : Distribution dans le Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement).
    • Distribue les biens aux bénéficiaires conformément aux meilleures pratiques de CRS (cf. Section 11 : Distribution dans le Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement).
    • S’assure que les biens endommagés ou non utilisés sont retournés à l’entrepôt ou au fournisseur, conformément aux modalités du contrat.
    1. Le PM/CoP confirme que les quantités d’articles distribués et celles des articles endommagés ou retournés correspondent aux documents qui suivent la circulation des marchandises depuis l’entrepôt ou le fournisseur.
  • Partenariat
    • Dans les projets qui comprennent la distribution de marchandises aux bénéficiaires, les partenaires jouent souvent le rôle principal dans la mise en œuvre des distributions et ce sont eux qui ont le meilleur accès aux réseaux et installations nécessaires pour transporter et stocker les biens du projet. De ce fait, le PM/CoP et le personnel de la chaine d'approvisionnement de CRS doivent faciliter la participation pleine et active des partenaires dans la planification, l’exécution et la réflexion sur comment améliorer les distributions.
    • Dans certains projets, CRS a la propriété des biens mais stocke ceux-ci dans les entrepôts de partenaires. Ces dispositions et les attentes du partenaire pour la gestion des biens stockés dans ses entrepôts doivent être clairement indiquées dans l’accord de sous-récipiendaire de CRS avec le partenaire. Selon les besoins, au cours de la mise en œuvre, revoyez ces attentes et exigences, y compris l’importance de conserver des données sur les indicateurs clés de performance (KPI) pour le suivi et la gestion de l’efficacité de la circulation et de la distribution des biens.
  • Quand CRS est sous-récipiendaire
    • Quand CRS est sous-récipiendaire, consultez le chef de file par rapport au processus ci-dessus, à moins que CRS n’ait, dans le cadre de la subvention, des responsabilités spécifiques d’achats ou de distribution pour certains articles. Si CRS a la responsabilité principale pour les achats et la distribution, suivez le processus ci-dessus.
  • Projets d’urgence