Norme 12: Gestion efficace des produits tout au long de la chaine d’approvisionnement.

• Principal responsable : Gestionnaire de la chaine d'approvisionnement
  • Le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement (ou la personne qui dirige la gestion de la chaine d'approvisionnement s’il n’y a pas de gestionnaire de la chaine d'approvisionnement), avec l’assistance du coordinateur MEAL et des partenaires (le cas échéant) définit les indicateurs clés de performance (KPI) correspondant aux activités de la chaine d'approvisionnement, s’assure que le personnel de la chaine d'approvisionnement  collecte les données sur les KPI et les analyse et que l’on prend des mesures en réponse aux données sur les KPI.

• Autres personnes impliquées : Personnel de la chaine d'approvisionnementLe personnel de la chaine d'approvisionnement comprend : gestionnaire des achats, gestionnaire d’entrepôt, gestionnaire de la logistique, chargé des transports, etc. Pour plus d’information sur les rôles dans la CDA, référez-vous à la section 2 : Rôles et responsabilités du Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement et au Site des descriptions de postes standard. ; coordinateur MEAL ; gestionnaire de projet (PM)/directeur de projet (CoP) ; directeur des finances (FM) ; partenaires
  • Le personnel de la chaine d'approvisionnement met en œuvre les activités de la chaine d'approvisionnement et fait des rapports sur ces activités et une analyse et des plans d’action ;
  • Le coordinateur MEAL aide le personnel de la chaine d'approvisionnement à définir les indicateurs de performance pour la chaine d'approvisionnement et travaille avec le personnel de la chaine d'approvisionnement et le PM/CoP pour réfléchir aux informations relatives à la chaine d'approvisionnement qui viennent du système MEAL ;
  • Le PM/CoP et le FM participent à l’analyse des activités de chaine d'approvisionnement et incorporent les informations dans les autres plans, prévisions et rapports du projet.
  • Les partenaires participent à la collecte et l’analyse des données de la gestion de la chaine d'approvisionnement.

• Suivre les KPI pour la chaine d'approvisionnement de manière continue, avec une analyse et des décisions chaque trimestre pour l’amélioration de la performance.
• Suivre les données relatives à la chaine d'approvisionnement dans le système MEAL du projet selon la fréquence établies dans le plan MEAL du projet et le manuel d’opérations.

Suivez ces étapes pour suivre la mise en œuvre des activités de la chaine d'approvisionnement et prendre des décisions en conséquence :

Suivre les KPI pour la chaine d'approvisionnement :

1. Le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement (ou équivalent) établit les KPI relatifs à la performance de la chaine d'approvisionnement, selon la nature du projet.

• Voyez des exemples de KPI pour la performance de la chaine d'approvisionnement dans le Manuel de gestion de la chaine d'approvisionnement, Section 12.IV.

Que sont les KPI pour la chaine d'approvisionnement ? Les KPI sont des indicateurs internes suivis par le personnel de la chaine d'approvisionnement pour collecter des informations sur l’ensemble du système de la chaine d'approvisionnement et identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires. Les KPI sont essentiels pour les grands programmes de distribution. Cependant, même pour de plus petits programmes, tenir des KPI sur l’efficience de la chaine d'approvisionnement (par ex. taux de traitement des demandes d’achats) peut aider à améliorer l’efficience et l’efficacité.

2. Le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement élabore des formulaires de collecte des données ou modifie des formulaires existants, pour collecter des informations sur les KPI relatifs à la chaine d'approvisionnement.

• Le coordinateur MEAL peut donner des conseils si le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement n’a pas suffisamment d’expérience en élaboration de formulaires.

La collaboration aux formulaires de collecte des données entre les programmes (y compris le MEAL), la chaine d'approvisionnement et les autres parties prenantes concernées peut éviter les redondances entre les départements et permettre d’intégrer les données collectées dans les outils existants pour maximiser l’efficience plutôt que de créer des outils et une analyse séparés.

3. Conformément aux approches de gestion adaptative présentées dans la Norme 11, action clé 4, le PM/CoP, le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement et le FM ajustent les plans (plan détaillé de mise en œuvre, plans de distribution du pipeline, plans d’envois, prévisions de dépenses/de trésorerie, etc.) selon les besoins sur la base d’une analyse et de décisions en collaboration, ce qui crée un cycle de planification et de suivi (cf. Norme 12, action clé 1).

Pour augmenter l’efficience et la collaboration interdisciplinaires, combinez la revue de la gestion de la chaine d'approvisionnement et les réunions trimestrielles de revue du projet et de planification. Ces réunions sont des occasions de voir quels progrès ont été faits et de préciser les plans selon l’analyse de l’ensemble du projet à partir des points de vue des programmes, des finances et des autres opérations. Dans certains projets, particulièrement les projets où il y a de grandes équipes de gestion de la chaine d'approvisionnement, il peut être plus approprié d’organiser avec le PM/CoP ou le gestionnaire de la chaine d'approvisionnement une réunion consacrée à la gestion de la chaine d'approvisionnement avant la réunion trimestrielle de revue du projet, puis de partager les points clés de cette réunion à la réunion trimestrielle générale.

Suivre les éléments de la chaine d'approvisionnement dans le système MEAL général du projet

4. Selon les exigences définies pendant l’atelier d’élaboration du système MEAL (cf. Norme 7, action clé 4), le personnel de la chaine d'approvisionnement, de la distribution et du suivi collecte des données sur les indicateurs et produit des rapports quantitatifs et analytiques pour l’équipe du projet et l’équipe de la chaine d'approvisionnement. Ces rapports devront servir de base à l’analyse et à la prise de décisions régulières du projet et peuvent aussi contribuer aux rapports aux bailleurs de fonds externes, comme les rapports sur les participants servis.
5. Le PM/CoP et le coordinateur MEAL travaillent avec l’équipe de la chaine d'approvisionnement pour transmettre les informations pertinentes aux parties prenantes externes par l’intermédiaire de rapports, selon les besoins d’informations et les exigences des parties prenantes (pour des directives sur les rapports aux bailleurs de fonds, cf. Norme 15, action clé 3).